Cahier des Clauses Techniques Particulières. SYSTEMES DE REPROGRAPHIE MONOCHROME ET COULEUR

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1 Cahier des Clauses Techniques Particulières. SYSTEMES DE REPROGRAPHIE MONOCHROME ET COULEUR Lot n 1 : Lot n 2 : location et maintenance d'une unité numérique de reproduction (noir et blanc) de documents, d'un système de gestion de files d'impression, d'un logiciel de traitement de fichiers et d une connexion réseau. location et maintenance d'une machine de reproduction (couleur) et d'une connexion réseau Sommaire : - ARTICLE I : objet du marché - ARTICLE II : Expression du besoin - ARTICLE III : Matériel. - ARTICLE IV : Conditions générales de maintenance et de location. - ARTICLE V : Périodes d intervention. - ARTICLE VI : Documentation. - ARTICLE VII : Formation. 1

2 Le présent marché a pour objet la location et la maintenance de deux systèmes de reprographie monochrome et couleur. II.1. Nature des travaux. L Ecole assure la reprographie en noir et blanc et couleur : - des fascicules de cours. - des fascicules de travaux pratiques - des notes de service - des revues de presse - du journal interne - de diverses plaquettes - de transparents supports de cours - des rapports de conseil d administration - des thèses,des dossiers de soutenance. Le tirage des fascicules de cours et les fascicules de travaux pratiques représente 70% de la charge de travail de la reprographie. Ces fascicules : -sont dotés de couvertures imprimées d un grammage de 160gr à 180gr /m2 -comportent jusqu à 200 pages essentiellement en recto verso. -sont tirés à 160 exemplaires et nécessitent des intercalaires et différents types d agrafages. II.2. Volume des travaux. ARTICLE III : MATERIEL.!" # $ " % # # III.1 Système n 1. N/B Le système n 1 concerne la location et la maintenance d'une unité numérique de reproduction de documents, composé : D un moteur d impression destiné à traiter globalement environ 2.8 millions d'équivalents copies A4 par an, d'une solution logicielle de gestion de files d'impression, de traitement de fichiers et de connexion réseau sur le site de l école. Le moteur d impression proposé doit permettre l'impression recto-verso automatique (originaux et copies), A4 et A3. Le grammage pouvant aller jusqu à 180 gr/m2. Le fournisseur en plus des coûts du matériel de base, indique les coûts de location pour les 2

3 fonctionnalités&'( - module de finition (agrafage, pliage, tri), - magasins supplémentaires, - mode livret (piqûre à cheval), - mode livret, grosse capacité, - encarteuse (inserter) hors four - scanner pour exportation de fichier PDF. Le fournisseur indique également : - le vitesse de production( nbre copies / minute) - le nombre de feuilles par magasin supplémentaire, - les capacités d'agrafage, - le nombre de page maxi par module "mode livret", - la vitesse du scan et la définition (pour exportation de fichier PDF). Gestion des impressions La solution logicielle doit permettre aux services utilisateurs d'envoyer des documents simultanément (plusieurs fichiers) au service reprographie par l'intermédiaire d'une solution informatique afin qu'ils y soient imprimés par les opérateurs uniquement (bon de travail électronique). Le logiciel de traitement de fichiers fourni avec le moteur n 1 doit permettre la fusion de fichier, la création d'un PDF, la pagination Le service reprographie doit pouvoir. imputer les impressions réalisées (en mode copieur et en mode imprimante) aux services utilisateurs sur des comptes différenciés. La solution proposée doit s intégrer du mieux possible à l'infrastructure informatique existante, à savoir : - pour la partie "client", la solution doit fonctionner dans les environnements Windows ( Xp et windows7), Macintosh (OS X), Linux,cent OS et Ubuntu et également en environnement multiutilisateurs (Windows Terminal Serveur, ) : - l'environnement serveur comprend aujourd'hui les systèmes et technologies suivants : Linux Red Hat Entreprise, Windows Server 2003 R2 x64, Apache, PHP. La solution logicielle doit offrir des choix de finition équivalents à ceux en mode copieur : recto/verso automatique, etc Les copieurs étant en réseau, elle permet aussi de gérer les impressions du copieur couleur (moteur n 2) et offrir des choix de finition équivalents à ceux en mode copieur : recto/verso automatique, reconnaissance et facturation différentes des pages noires et couleurs. Connexion du copieur. Le fournisseur s'engage à connecter physiquement le copieur au réseau informatique dans les locaux de la reprographie situé à l'adresse indiquée. Le copieur est à raccorder au réseau Ethernet (TCP/IP 10/100/1000Mb/s ) de l école et doit supporter les langages PostScript et PCL de dernière génération. Les pilotes d'impression pour l'ensemble des systèmes d'exploitation des postes de travail des utilisateurs (Windows NT, 2003, XP et Macintosh OS X) doivent être disponibles. Le service d'impression LPD doit également être livré. Le nombre d utilisateurs qui pourront se connecter aux deux moteurs sera environ de 200 postes. III.2 système n 2. Couleur. Le système n 2 concerne la location avec maintenance d'une unité de production (couleur) et de sa connexion au réseau sur le site de l école à l atelier reprographie. Le copieur couleur doit être en mesure de traiter un volume annuel de production de à pages A4. 3

4 Nota : dans le cas ou le système N 1 est indisponible, le système N 2 devra pouvoir palier temporairement et partiellement à l incapacité du premier. En impression par le réseau, le système doit pouvoir être piloté par la solution logicielle décrite en paragraphe III.1 «système n 1 N&B». Les choix offerts en finition mode «imprimante» doivent être équivalents à ceux offerts en mode «copieur». Le moteur d impression doit permettre l'impression recto/verso automatique (originaux et copies), A4 et A3 ; Format papier jusqu'au A3 +. Le grammage pouvant aller jusqu à 180 gr/m2. Le fournisseur en plus des coûts du matériel de base, indique les coûts de location pour les modules fonctionnels complémentaires: - module de finition (agrafage, pliage, tri), - magasins supplémentaires, - mode livret (piqûre à cheval), - encarteuse (inserter) hors four, - module de taquage. - scanner pour exportation de fichier PDF. Le fournisseur indique également : - le nombre de feuilles par magasin supplémentaire, - les capacités d'agrafage, - le nombre de page maxi en "mode livret", - la vitesse du scan et la définition (pour exportation de fichier PDF). La solution proposée doit traiter en mode copieur et en mode impression par le réseau des dossiers contenant des pages couleurs et noires avec une vitesse adaptée automatiquement Connexion du copieur Le fournisseur s'engage à connecter physiquement le système au réseau informatique de l école dans les locaux de la reprographie situé à l'adresse indiquée. Le copieur devra être raccordé au réseau Ethernet (TCP/IP) de l école et doit supporter les langages Post Script et PCL de dernière génération. Les pilotes d'impression pour l'ensemble des systèmes d'exploitation des postes de travail des utilisateurs (Windows NT, 2003, XP et Macintosh OS 10, X) doivent être disponibles. Le service d'impression LPD doivent être également offert. Le nombre d utilisateurs qui pourront se connecter aux deux moteurs sera environ de 200 postes.. III.3. Conformité aux normes et aux règlements. Les matériels fournis seront garantis conformes aux normes françaises en vigueur et à la marque CE. ARTICLE IV : CONDITIONS GENERALES DE MAINTENANCE ET DE LOCATION. IV.1. Conditions de Maintenance Pour chaque moteur, la maintenance s'effectue par le biais d'un coût copie (y compris maintenance connexion). Les coûts copie peuvent varier selon le type de matériel. La facturation de la maintenance est effectuée par trimestre civil. Elle est à terme échu, trimestriellement sur la base des copies réellement consommées. La facturation est effectuée par trimestre civil ou au prorata du trimestre civil pour le premier et dernier paiement du marché. La durée de la maintenance et la durée de la location prennent effet à compter de la date de mise en service des machines par le titulaire jusqu'à la fin de la durée de validité du marché. En cas d'adjonction ultérieur d'un accessoire la durée de maintenance et de location expire à la même date que celle du copieur. 4

5 La prestation de maintenance comprend : - la fourniture des consommables : toner, agrafes, tambour, lubrifiants et autres.., - la main-d'oeuvre, les déplacements, la fourniture et le remplacement des pièces de toute nature mises hors d'usage par un emploi normal des matériels, à l'exclusion du papier et de l électricité. IV.2. Maintenance préventive. Pour chaque moteur, le titulaire du lot concerné assure la maintenance préventive définie en nombre de passages pour une année pleine soit 4 fois minimum. Elle couvre toutes les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage, d'entretien courant et de remplacement des pièces d'usure, permettant au matériel l'usage auquel il est destiné. La maintenance préventive s'opère sur site, pendant les heures d'ouverture de l'établissement, en accord avec le responsable du service «reprographie» (voir article 5 ci-après). Toute intervention est recensée par le titulaire sur le carnet de bord de chaque appareil. IV.3. Maintenance curative Pour chaque moteur, le titulaire assure la maintenance curative qui couvre toute intervention du titulaire rendue nécessaire afin de rendre utilisable un des éléments essentiels du matériel loué en état de fonctionnement. Le titulaire est tenu, au titre de la maintenance curative, d'intervenir dans un délai à préciser par le titulaire sans toutefois dépasser 8h maximum les jours ouvrés pour chaque matériel loué. Ce délai est compté à partir de la date et de l'heure de réception de la demande de dépannage. Cette demande est effectuée par téléphone (confirmée éventuellement par fax). La maintenance curative s'opère pendant les heures d'ouverture de l'établissement (voir. article 5 ci-après). Toute intervention est recensée par le titulaire sur le carnet de bord de chaque appareil. Les délais de remise en ordre de bon fonctionnement du moteur est à préciser par le titulaire dans l annexe à l acte d engagement sans toutefois pouvoir dépasser les 2 jours ouvrés. En cas d'impossibilité de réparer le matériel sur le site ou de pannes à répétition, le titulaire prendra les dispositions nécessaires pour procéder au remplacement de l équipement défaillant par un autre ayant des caractéristiques équivalentes. Dans ce cas, le titulaire du marché confirmera par fax les délai et date de l échange. En outre, durant la période d attente, le titulaire prendra en charge la production des pages imprimées. IV.4. Consommables Pour chaque poste, le titulaire est tenu de fournir les consommables (décrit à l'article IV.1) dans un délai à préciser sans dépasser 4 jours ouvrés à partir de la date et l'heure de réception de la demande. Cette demande est effectuée soit par téléphone, fax ou par mail. Le titulaire devra mettre en place un dispositif de récupération et de recyclage des cartouches de toner vide. IV.5. Carnet de bord Pour chaque moteur, le titulaire prévoit la mise en place d'un carnet de bord destiné à consigner principalement : - les dates, heures et délais d'intervention, - la période d'indisponibilité, - la nature des pannes constatées et les mesures prises, - la description des pièces et organes remplacés, - le nom et la signature du technicien ayant effectué l'intervention, ARTICLE V : PERIODES D'INTERVENTION Le titulaire pourra intervenir suivant les horaires d'ouverture de l'établissement : 8h00-12h00 et 13h00-17h00. ARTICLE VI : DOCUMENTATION 5

6 Pour chaque système, une documentation rédigée en français est fournie à la livraison par le titulaire. Il s'engage à fournir également les rectificatifs éventuels aux mêmes conditions. ARTICLE VII : FORMATION Pour chaque système, le titulaire s'engage à former le personnel ( 3 opérateurs )dans les dix jours qui suivront l'admission du matériel. Le contenu de la formation doit comprendre au minimum : - le pilotage du matériel et utilisation de la solution logicielle. - le chargement et déchargement des consommables. - les premières interventions suite aux incidents qui ne relèvent pas de la maintenance préventive. La formation se déroulera sur le site de l école. En cas de retard dans l'exécution de cette prestation, l école pourra appliquer les pénalités prévues dans le CCAP. 6

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