LA MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS AUDIOVISUELS DU SIEGE DE LA CHAMBRE DES CONSEILLERS - RABAT

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1 ROYAUME DU MAROC PARLEMENT CHAMBRE DES CONSEILLERS APPEL D OFFRES OUVERT N 01/2012 SUR OFFRES DE PRIX RELATIF A LA MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS AUDIOVISUELS DU SIEGE DE LA CHAMBRE DES CONSEILLERS - RABAT CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES 1

2 ROYAUME DE MAROC CHAMBRE DES CONSEILLERS LA MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS AUDIOVISUELS DU SIEGE DE LA CHAMBRE DES CONSEILLERS En application des dispositions de l article 18 du Décret n du 16 Moharrem 1428 (05 Février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'état ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion. ENTRE. ET d'une part, La Société, au capital Dhs, inscrite au registre de commerce sous le numéro.., affiliée à la CNSS sous le numéro, patente N., titulaire d un compte bancaire ouvert... - Sous le n. représentée par Monsieur.,en qualité., agissant au nom et pour le compte de la dite Société en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés et faisant élection de domicile ". D autre part. 2

3 SOMMAIRE Article 1 : OBJET DU MARCHE CADRE Article 2 : DESCRIPTION DES EQUIPEMENTS A ENTRETENIR Article 3 : CONSISTANCE DE LA MISSION Article 4 : DUREE D EXECUTION-ORDRES DE SERVICE DE COMMENCEMENT DES PRESTATIONS - RESILIATION Article 5 : DEFINITION DES PRESTATIONS Article 6 : CONTENU DES PRESTATIONS Article 7 : GESTION DE LA PRESTATION Article 8 : MODALITE D EXECUTION DES PRESTATIONS Article 9 : CONDITIONS DE REALISATION DES TRAVAUX. Article 10 ESSAIS ET CONTROLE DES PRESTATIONS Article 11 : CONDITIONS DE RECEPTION Article 12 : MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX. Article 13 : REGIME DE VARIATION DES PRIX DES PRESTATIONS Article 14 : RETENUES DE GARANTIE Article 15 : REGLEMENT DES PRESTATIONS Article 16 : PENALITES Article 17 : OBLIGATION DE L ENTREPRENEUR Article 18 : OBLIGATIONS DE L ADMINISTRATION. Article 19 : ASSURANCES CONTRE LES RISQUES Article 20: VALIDITE DU MARCHE CADRE Article 21 : CONTROLE DES PRESTATIONS. Article 22: DOCUMENTS CONTRACTUELS Article 23 : DOCUMENTS GENERAUX Article 24 : NANTISSEMENT Article 25 : REGLEMENT DES DIFFERENTS ET LITIGES Article 26 : CONNAISSANCE DES PRESTATIONS Article 27: CAUTIONNMENT Article 28 : DOMICILIATION DES PAIEMENTS Article 29 : MONTANT DU MARCHE CADRE Article 30 : BORDEREAU DES PRIX DETAIL ESTIMATIF 3

4 Article 1 OBJET DU MARCHE Le présent Marché cadre a pour objet la maintenance des installations et équipements audiovisuels de la chambre des conseillers pièces de rechange et mains d œuvre). Article 2 - DESCRIPTION DES EQUIPEMENTS A ENTRETENIR Les équipements concernés par le présent marché concernent les systèmes audiovisuels en : Salle hémicycle Régie son Régie audio /vidéo et Nodal TV Régie de post production et archivage Le système de vidéosurveillance Les équipements des salles de commission Les équipements de la sono de sécurité et d affichage électronique Les équipements de la Zone Royale et de la présidence répartis en sous ensembles listés ci-dessous : EN REGIE AUDIO/VIDEO/NODAL TV - Sous ensemble 1 *Système de Captation et gestion du système de pilotage centralisé des caméras de prises de vues robotisées de type Radamec * Système de contrôle Vision avec voies de commandes triax des 6 cameras * Gestion de l indexation de la prise de parole Télévic avec le système de prise de vue Radamec, paramétrage des outils. - Sous ensemble 2 * Mixage et trucage vidéo final avec monitoring * Mixage audio final avec monitoring * Réalisation de titrage sur générateur de caractères arabe /latin avec monitoring * Murs d images virtuels normal /secours *Dispositif A/ V normal/ secours - Sous ensemble 3 * Gestion technique et informatisée du Nodal : -Grille de commutation A/V et signaux entrants et sortants -Génération de signaux de référence et distribution A/V -Centrale d intercommunication -Contrôle qualité -Logiciels de configuration, de diagnostic et d exploitation 4

5 - Sous ensemble 4 * Montage linéaire pilotage 4 VTR * Enregistrements A/V * Duplication et transfert sur supports amovibles - Sous ensemble 5 * Magnétoscopes lecteurs enregistreurs * Lecteurs enregistreurs disque durs * Grilles Vidéo Numérique/analogique internes à la régie finale * Grilles Vidéo Numérique/analogique pour les connexions entrantes vers la régie finale et les connexions sortantes de la régie finale * Grilles Audio Numérique/analogique internes à la régie finale * Grilles Audio Numérique/analogique pour les connexions entrantes vers la régie finale et les connexions sortantes de la régie finale * Gestion des patchs audio * Gestion des patchs vidéo * Gestion du monitoring *Interphonie filaire et HF Gestion des 35 boîtiers de connexions audio vidéo réseau interphonie électrique - Sous ensemble 6 * Ensemble des convertisseurs et autres codeurs vidéo * Ensemble des convertisseurs et autres codeurs audio * Captation satellite * Système de diffusion HF * Système de Visio conférence * Diffusion vidéo vers l hémicycle * Diffusion VGA vers l hémicycle REGIE SON - Sous ensemble 1 * Captation et gestion des microphones HF * Sources audio internes à la régie * Système d enregistrement * Console de mixage et correction * Diffusion sonore dans l hémicycle et dans les tribunes * Interphonie * Interconnexion de la régie son avec le nodal 5

6 - Sous ensemble 2 * Système de conférence et de ses 340 postes captation microphone et diffusion bas parleur * Gestion informatisé du système de conférence * Gestion informatisé du système de vote * Gestion du système de temps et Gestion des dispositifs normal/secours - Sous ensemble 3 * Gestion de l interprétation simultanée et de son système de diffusion IR multi langue * Gestion des pupitres interprètes - Sous ensemble 4 * Régie lumière et exploitation * Système d éclairage lumière hémicycle Projecteurs d appoints forte puissance (16) et lumière d ambiance plafonniers (plus de 500 spots) POST PRODUCTION ARCHIVAGE A/V - Sous ensemble 1 * Système d archivage des médias en live comme en différé * Encodage, décodage, stockage * Archivages sur bande DLT * Transfert des médias sur les différents postes - Sous ensemble 2 * Gestion du réseau informatique * Gestion des postes de consultations * Gestion des outils périphériques (scanner, imprimantes ) * Gestion des duplications CD, DVD - Sous ensemble 3 * Station de montage Off line 2D 3D * Transfert des médias entre les différents postes * Stockage médias externe et interne AFFICHAGE DYNAMIQUE - Sous ensemble 1 *Système d affichage dynamique avec création de contenu, gestion des play-lists, programmation de la diffusion et gestion du réseau de diffusion. 6

7 SYSTEMES AUDIOVISUELS DES SALLES DE COMMISSIONS / REUNIONS - Sous ensemble 1 * Equipements A/V des salles de commissions * Enregistrement audio * Interconnexion avec les différentes salles (Nodal, Visioconférence, Régie audio/vidéo ) SONORISATION D AMBIANCE ET DE SECURITE - Sous ensemble 1 * Système de la sono de sécurité : diffusion audio dans le bâtiment, programmation * Système d alimentation de secours batteries * Contrôle et gestion de l alarme. SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE ET CONTROLE D ACCES Multiplexeur 16 entrées pupitre Unité centrale de gestion et de contrôle Lecteur des badges Cameras Magnétoscope d enregistrement moniteurs Station de réception et télémétrie PROGRAMMATION ET EXPLOITATION LOGICIELLES En coordination avec l équipe exploitante de la Chambre des Conseillers les techniciens du contractant veilleront à la gestion et programmation de tous les appareils intégrant un programme propre et spécifique aux installations A/V et de tous les logiciels liés aux diagnostics, exploitation et application. * Programmation des mélangeurs audio Vidéo de type respectif : YAMAHA 1000 et KAYAK * Programmation du Système de conférence de type Télévic Vote / résultat vote / temps de parole/gestion des micros Prise parole Traduction simultanée * Programmation du Système de vidéo projection multimédia * Programmation du Système sono de sécurité * Programmation du Système de robotisation des caméras de type 7

8 Radamec *Programmation des systèmes de pilotage interfaçage des systèmes de prise de parole avec le système prises de vues Radamec * Programmation du système de Téléaffichage NetTV Tools * Programmation de la grille de commutation A/V * Programmation du générateur de caractères A/L * Programmation du système d intercommunication filaire et HF * Programmation du système Archivage encodage décodage indexation, consultation * Programmation du système de postproduction A/V. Les caractéristiques techniques, les spécifications et les performances des différents matériels spécifiés dans le présent cahier des prescriptions techniques sont données à titre indicatif, Le contractant est réputé connaître l état des équipements lors de la prise en charge du marché. Le contractant devra déclarer au moins trois mois avant la fin de l année budgétaire les équipements déclarés obsolètes. Un bilan des performances de ceux-ci sera réalisé de manière contradictoire entre Le contractant et responsable du service utilisateur afin de confirmer et/ou infirmer la maintenabilité possible et les mises à niveau technique incluses dans le marché. Dans le cas ou Le contractant n'aura pas respecté ce délai, il devra assurer la maintenance de ces équipements. Il pourra faire un prêt de matériel de performances équivalentes pour tenir ses engagements Il donne tout conseil qu'il juge utile sur l'utilisation des équipements et les améliorations à apporter. Il signale tout non conformité des équipements, à la réglementation. Il avertit l'utilisateur de la nature et de la périodicité des contrôles réglementaires et se prête aux sujétions qu'ils entraînent. Le contractant prend soin des équipements de sécurité des locaux techniques sous sa responsabilité (extincteurs, bacs et pelles, éclairage de sécurité, signalétique, ) et signale à l ADMINISTRATION toute anomalie. Il assure le bon fonctionnement de l éclairage de ces locaux. Article 3 : CONSISTANCE DE LA MISSION Le contractant s engage à mettre en place une structure technico administrative qualifiée pour les interventions et la gestion de la maintenance périodique afin de permettre une utilisation optimale des installations et des moyens dans les règles de l art et conditions professionnelles. Les installations audiovisuelles doivent faire l objet d une attention particulière en matière d entretien préventif et curatif notamment avant et après chaque session parlementaire ou évènement important. Le contractant s engage à cet effet à assurer par le biais de techniciens qualifiés et sous son entière responsabilité, ce qui suit : Entretien préventif et curatif des équipements et systèmes audiovisuels mentionnés à l article 2 8

9 Les opérations de maintenance préventive seront du type périodique établi selon un calendrier conjointement signé par l Administration et le contractant. Le détail des opérations à effectuer pendant le préventif sera précisé par le contractant et joint au présent contrat. Les opérations d entretien nécessaires sont à effectuer avant que des pannes ou des anomalies de fonctionnement n apparaissent, dans la mesure où il est possible de les prévoir. Il s agit notamment du : - Contrôle et vérification systématiques et réguliers du bon fonctionnement des systèmes et équipements audiovisuels, - Diagnostics et test réguliers selon les règles et les caractéristiques des fabricants, - Les réglages et nettoyages périodiques nécessaires, Pour la maintenance curative, le contractant intervient à la demande de l Administration pour procéder à la remise en état. En cas de défectuosité totale de l équipement, le fournisseur devra poursuivre le dépannage sur site jusqu à élimination de la panne quelque soit les conditions, ou prendre toutes mesures nécessaires pour rendre l équipement ou le système en état de fonctionnement normal notamment pour les dispositifs principaux entraînant l arrêt des activités. Il ne peut en aucun cas justifier un manquement à ses obligations en évoquant une indisponibilité de la main d œuvre qualifiée ou de la pièce de rechange. Les opérations curatives concerneront notamment : - Remplacement des pièces consommables, disques durs modules interchangeables et toutes pièces mise hors service par l'usure; et toute autres pièces n'existant pas dans le stock de pièces de rechange du Maître d Ouvrage. - Remplacement et changement de modules et éléments consommables accessibles en toute sécurité. - Interventions rapides en cas d'anomalies entraînant l'arrêt des dispositifs audiovisuels. Ces opérations seront effectuées suivant le planning pré établi conjointement par des techniciens qualifiés. A la fin des opérations, un compte rendu sera établi et signé par les deux parties. Assistance technique pendant l exploitation, le déroulement des séances plénières, des réunions de commissions et des évènements importants. La chambre des conseillers dispose d une équipe assurant l exploitation des systèmes audio et vidéo de la salle des conseillers, le candidat au présent marché doit apporter tout le soutien technique et logistique en matière de maintenance nécessaire pour le bon déroulement des opérations d exploitation et être à l écoute des problèmes techniques rencontrés afin de pallier à tout blocage et dysfonctionnement. Une gestion rigoureuse de la maintenance et des pièces de rechange devra être mise en place pour un suivi du fonctionnement des systèmes audiovisuels dans les règles de l'art. 9

10 Les pièces défectueuses ainsi que les pièces fournies en échange restent la propriété de l Administration. Article 4 : DUREE D EXECUTION-ORDRES DE SERVICE DE COMMENCEMENT DES PRESTATIONS - RESILIATION 4.1- Le présent marché est conclu pour une durée d une année (1 année) et sera renouvelable par tacite reconduction d année en année sans que sa durée totale ne dépasse Trois (3) années Un ordre de service prescrivant le commencement des prestations sera établi par l administration Le présent marché pourra être résilié par l Administration moyennant un préavis écrit d un mois (1 mois) donné au Titulaire. Il peut être dénoncé par le titulaire avec un préavis écrit de six mois (06 mois). Article 5- DEFINITION DES PRESTATIONS La mission comprend les prestations suivantes : La maintenance de 1 er niveau La maintenance préventive et curative Des prestations particulières La gestion des prestations 5-1 Prestation : Maintenance 1 er niveau Cette prestation doit être assurée par Le contractant pour toutes les installations objet du marché, décrites au présent CPS. Elle concerne les interventions nécessaires pour éviter l arrêt des installations principales afin d assurer la continuité de fonctionnement (mise en œuvre des procédures de secours, remplacement de matériel défaillant, exploitation des logiciels de diagnostic) et répondre aux critères de sécurité, de confort et d optimisation 5-2 Prestations : Maintenance La maintenance est composée de deux volets : Préventif et Correctif : a- Maintenance préventive La maintenance préventive est effectuée selon des critères prédéterminés, dans l'intention de réduire la possibilité de défaillance d'un bien ou la dégradation d'un service rendu et de maintenir, dans le temps, les performances des matériels ou équipements à un niveau optimal proche de celui des performances initiales. Les interventions de maintenance préventive ont pour but de réduire les risques de panne et le maintien dans le temps des performances des équipements à un niveau proche de celui des performances d'origine, obtenues par les réglages et les calibrations prévues dans les spécifications du fabricant. Les interventions qui en découlent peuvent être déclenchées de manières systématique ou conditionnelle. 10

11 a-1 Maintenance préventive systématique La maintenance préventive systématique permet : d éviter la détérioration d un organe principal, par le remplacement d un sous-composant, de diminuer les risques d avaries ainsi que les coûts résultant de l indisponibilité de l équipement, d accroître la sécurité des biens et des personnes, d effectuer dans des conditions idéales des tâches préparées à l avance et donc de gagner du temps. a-2 Maintenance préventive conditionnelle La maintenance préventive conditionnelle est une maintenance préventive subordonnée à un type d événements prédéterminés révélateurs de l état de dégradation d un bien. Elle permet de programmer en fonction de certains indicateurs (témoins d usure, temps de fonctionnement, auto-diagnostic,...) le remplacement d éléments composant un équipement en limitant ainsi les coûts en temps et en pièces, ainsi que les pertes de production dues aux arrêts des installations. Chaque fois que cela s'avère nécessaire, et notamment à la suite des opérations de réglage et d'enregistrement, Le contractant procède aux actions préventives rendues utiles par la situation. La maintenance conditionnelle doit être privilégiée par Le contractant. La prestation de maintenance préventive comprend la main d oeuvre, les déplacements et les pièces systématiquement remplacées lors de ces interventions en conformité avec les préconisations du fabricant. b- Maintenance corrective Les interventions qui ressortent de la maintenance corrective ont pour objet la remise en état de fonctionnement des équipements à la suite d'une défaillance de pièces. Les interventions de maintenance corrective pourront être demandées par l ADMINISTRATION à la suite d'opérations de contrôle qualité ou de maintenance interne ou lors de dysfonctionnements constatés pendant des opérations d exploitation. Il est entendu que l équipe exploitante devra tenir un cahier d exploitation sur lequel seront portées toutes anomalies constatées. La prestation de maintenance corrective comprend la main d oeuvre, les déplacements et les pièces détachées remplacées lors de ces interventions. Les caractéristiques techniques des pièces de rechange seront identiques à celle préconisées par le constructeur. ARTICLE 6 CONTENU DES PRESTATIONS 6-1 Prestation : Maintenance 1 er niveau La conduite et la surveillance des installations sont assurées in situ. Les visites d'inspection permettent de prendre en compte "de visu" les alarmes ou défauts de fonctionnement ou d'aspect des équipements dont la maintenance est du ressort de Le contractant. La conduite et la surveillance des installations regroupent les prestations suivantes : la consultation du cahier de liaison et la prise en compte des demandes qui y figurent, les réponses aux demandes de l ADMINISTRATION, 11

12 la mise en service, l'arrêt, la consignation, des équipements devant être en/hors fonctionnement, le contrôle régulier du fonctionnement normal des installations, le suivi des indicateurs de conduite, le relevé des comptages, la prise en charge des opérations de première urgence, les interventions mineures d entretien ou de dépannage (remplacement de cartes, modules, ou appareillages, utilisation de procédures et matériel de secours...), les consignations d installations pour les interventions de maintenance, les diagnostics, le contrôle du bon fonctionnement des équipements essentiels, la vérification qu aucun matériel ou installation ne puisse causer un danger pour un tiers. Pour l ensemble des installations, Le contractant utilise les moyens mis à sa disposition pour analyser les informations et modifier les programmes horaires, points de consignes, afin d adapter le fonctionnement des installations à l occupation des locaux. Le contractant doit une vérification des systèmes audiovisuels, chaque jour de présence dès son arrivée et avant de quitter les lieux. Il doit effectuer au minimum une fois par jour une ronde technique pour s assurer du bon fonctionnement des équipements essentiels, en collaboration avec l équipe exploitante. Le contractant met en place l'organisation nécessaire pour assurer la conduite des installations audiovisuelles de la chambre des conseillers selon une méthodologie soumise à l ADMINISTRATION. Le contractant doit remettre un Mémoire Méthodologique relatif à la conduite et la surveillance des installations. Ce Mémoire doit être mis à jour périodiquement en fonction de l'expérience acquise. Il fournit la liste des prestations à réaliser lors des visites d inspection. Le personnel délégué sur site qui assure la maintenance, la conduite et la surveillance des installations doit avoir des compétences techniques et l expérience suffisante en audio-visuel, courants faibles, électronique et en informatique, Il a une parfaite connaissance des locaux et des installations et doit être capable de se rendre à tout moment et dans des délais brefs où une intervention qui s avère nécessaire. Ce personnel a les compétences pour établir les premiers éléments de diagnostic et est capable éventuellement de faire intervenir des agents qualifiés indispensables non présents sur site. Le contractant doit une astreinte pour répondre à : toute demande d'intervention émanant de l ADMINISTRATION ou de toute autre personne habilitée par celle-ci ; toute alarme émanant des systèmes de sécurité mis en place sur les installations concernées, ou tous dysfonctionnement pouvant entrainer l arret des systèmes principaux et constatés par l équipe exploitante après avoir mis en œuvre les procédures de secours. En conséquence, la conduite de la maintenance est réputée continues 24h/24, 365 jours/an 6-2 Maintenance préventive a- Maintenance préventive systématique Cet entretien programmé. Le contractant doit mettre en oeuvre les opérations de maintenance préventive de manière à respecter ses obligations de résultats et limiter les interventions de 12

13 maintenance corrective. Le contractant conserve l entière responsabilité de la politique de maintenance. Il lui appartient : d adapter ces gammes aux exigences spécifiques des installations (équipements spécifiques, conditions d exploitation particulières,...) pour garantir les objectifs de résultats, d améliorer ces gammes au cours de l exploitation du site en tenant compte de l expérience acquise, de compléter les gammes par les données des constructeurs, de mettre à disposition de l ADMINISTRATION, pour validation, les gammes ainsi modifiées, en explicitant les évolutions par rapport aux gammes types. Le contractant doit se conformer aux notices techniques des différents constructeurs et plans de recollement notamment lorsque les tâches sont liées à la durée de fonctionnement des équipements et à une fréquence d'essai préconisée par le constructeur. La planification des interventions doit être établie en début de chaque année de marché en accord avec l ADMINISTRATION. Si l'une des deux parties désire déplacer une période de maintenance, elle en informe l'autre au moins un (1) mois avant la date prévue. Le contractant soumet à l accord de l ADMINISTRATION les modifications qu il préconise d'apporter au calendrier, assorties des justificatifs nécessaires. Après accord, il établit un nouveau programme dont la mise en application est immédiate. Le respect du planning de maintenance préventive systématique sera vérifié chaque mois. Le retard sera analysé. Le contractant précisera les actions correctives qu il compte mettre en œuvre pour combler le retard constaté. Dans le cas d opérations décalées, Le contractant doit assurer leur exécution dans le mois suivant. b- Maintenance préventive conditionnelle Au cours des visites programmées définies ci-avant, le contractant juge de l opportunité de déclencher des interventions conditionnelles. D autre part, des interventions peuvent également être lancées après des visites faites par l ADMINISTRATION. En fonction de l urgence, les interventions sont réalisées, soit immédiatement, soit planifiées en accord avec l ADMINISTRATION. 6-3 Maintenance corrective Les opérations de maintenance corrective sont réalisées : à la suite d'une défaillance, d'une dégradation ou d'une réclamation constatée par Le contractant ou l ADMINISTRATION, à la demande de l ADMINISTRATION qui précise le degré d'urgence d'intervention souhaité, soit en fonction des perturbations constatées, soit à partir des informations données en clair par les systèmes, à l'initiative de Le contractant et après accord de l ADMINISTRATION, dans un cadre de maintenance préventive, de prestations de surveillance ou à la suite d'anomalies constatées en astreinte. 13

14 Le contractant ne peut prétexter que l'origine de la défaillance est extérieure aux installations objet du présent marché pour refuser d'intervenir. En cas de doute sur l'origine d'un défaut, Le contractant est chargé de définir les frontières de responsabilité et de déclencher le processus de correction en faisant intervenir l'organisme ou le prestataire concerné. Chaque intervention de maintenance corrective fait l objet d un compte rendu d incident où sont mentionnés : la date et l heure d intervention, les coordonnées du donneur d ordre, la cause de l intervention, le détail de l intervention et de la panne, la ou les pièces remplacées et leur références et marques. Dans le cas où la sécurité des personnes, des biens et de fonctionnement normal des installations est en jeu, Le contractant prend les mesures d urgence qui s imposent et assure le dépannage en collaboration avec l équipe exploitante. Les réparations suivent les interventions d urgence. Elles sont immédiates si elles conditionnent la remise en marche, ou différées si le fonctionnement provisoire sans risque est possible. Article 7- GESTION DE LA PRESTATION Cet article précise ou complète les dispositions prévues en ce qui concerne la gestion des prestations de Le contractant. Il concerne l ensemble des installations du présent marché. Dans le cadre du présent marché cadre, Le contractant doit, pour toutes les installations du présent marché : Procéder à l inventaire et au diagnostic des équipements et systèmes audiovisuels en exploitation et établir un mémoire détaillé à cet effet. Initialiser les données descriptives en fonction de son propre état des lieux ; Etablir en accord avec l ADMINISTRATION : Les gammes et tâches de maintenance préventive imposées dans le présent document et celles proposées par Le contractant et qui deviendront contractuelles après accord de l ADMINISTRATION. Les opérations décrites dans les gammes dépendront des données des fabricants (maintenabilité, durabilité) et des conditions d'utilisation. Elles pourront évoluer selon les résultats de l'exploitation. Les évolutions se feront toujours dans le sens d'une amélioration de la qualité, sachant que Le contractant est tenu à une obligation de résultats mesurée par les taux de disponibilité et les garanties de performance, la planification des interventions, les données de base du stock (durabilité, délais d'approvisionnement, seuils, prix...), 7-1 Constitution et gestion du stock Sont considérés comme pièces gérées en stock, les matériels qui permettent d accélérer les interventions du contractant, soit par ce que la pièce représente un élément stratégique pour la continuité de fonctionnement, soit par ce que les délais d approvisionnement ne permettraient pas au contractant de respecter les clauses du marché. Seul un stock de matières consommables et pièces détachées de première urgence est à constituer, après proposition du contractant à l ADMINISTRATION. 14

15 La liste des matériels constituant le stock est de la seule responsabilité du contractant, qui ne peut se prévaloir d une pièce manquante dans le stock de première urgence pour justifier d un dépassement des délais contractuels d intervention. Il appartient au contractant de constituer à ses frais le stock en ce qui concerne les pièces détachées et consommables à sa charge Suivi des demandes d intervention La maîtrise du nombre de demandes d intervention est un bon indicateur : de la qualité de la maintenance préventive, de l efficacité des interventions correctives, de la bonne réactivité et de la compétence du contractant, de la qualité de la communication et de la pédagogie auprès des utilisateurs. L analyse des demandes d interventions et du respect des délais est intégrée dans le rapport d activités mensuel. 7-3 Gestion de la documentation technique Dans le cadre de sa mission Le contractant assure la gestion de la documentation technique en double exemplaire (un exemplaire consultable dans les locaux affecté au contractant et un second exemplaire à disposition de L ADMINISTRATION) qui comprend : un inventaire exhaustif de la documentation technique, une analyse qualitative de la documentation et des notices de maintenance des fournisseurs, le recensement des manquements pouvant avoir une incidence sur la qualité de la prestation (la liste des documents manquants est transmise à L ADMINISTRATION dans le cadre du document de synthèse d avancement de prise en charge), la mise à jour des plans, schémas et documents concernés après toute modification des installations réalisée par Le contractant. Cette mise à jour respecte le fond et la forme de la documentation technique d origine Documents de maintenance consultables sur site A tout moment, l ADMINISTRATION peut consulter ces documents d exploitation établis, mis à jour et maintenus sur site par Le contractant en collaboration avec l équipe exploitante. a- Dossier d astreinte Le contractant doit la mise en place et le suivi d un cahier d astreinte. Celui-ci doit comporter au moins les éléments suivants : les interlocuteurs et leurs coordonnées, les schémas de principe de toutes les installations, l emplacement du matériel principal de toutes les installations avec une nomenclature reprise sur les schémas et les plans toutes les procédures d intervention et de manipulation, la liste des entreprises et les coordonnées des intervenants sur les installations (l ADMINISTRATION et Le contractant), les particularités du site, la nomenclature et la codification de l ensemble des documents des installations quelque soit le format (papier ou informatique) avec leur emplacement. b- Cahier de liaison 15

16 Le contractant met à disposition sur le site un cahier de liaison à un endroit défini avec le représentant de l ADMINISTRATION. Les agents du contractant consultent et renseignent le cahier de liaison à chacune de leurs interventions sur le site. c- Cahier d appel Le contractant note sur ce cahier tous les appels de l ADMINISTRATION. Pour chaque appel, il indique : la date et l heure de l appel, le nom du demandeur, le motif de la demande, le lieu d intervention, l action réalisée par le mainteneur, l heure de début et l heure de fin d intervention, la durée totale de l intervention. d- Fiche d identité et de santé des matériels Le contractant créé et met à jour ces documents en fonction des modifications, des remplacements ou des ajouts de matériels. Les opérations importantes de maintenance (préventive et corrective) sont consignées sur les fiches. e- Fiches de stocks A partir de la liste des pièces gérées en stock, Le contractant établit les mouvements d entrée et de sortie. f- Plans et notices descriptives des installations Le contractant met à jour ces documents selon les modifications apportées aux matériels Documents d exploitation à fournir à l ADMINISTRATION a- Planning de maintenance Le contractant doit mettre à jour le planning de maintenance au fur et à mesure de l'exécution des opérations de maintenance, et doit à la demande de l ADMINISTRATION faire un état précis de l'avancement des prestations. Dans le cas de retards, l ADMINISTRATION est averti et en tout état de cause, Le contractant doit s'organiser pour que tout retard soit résorbé le dernier jour de chaque mois. Par ailleurs, il planifie chaque année pour l'année suivante les opérations de maintenance préventive. Le planning de maintenance est remis avec le rapport annuel de maintenance tel que défini par le présent document. Pour la première année d'exercice normal du marché, les plannings mensuels prévisionnels seront établis en commun accord avec l ADMINISTRATION. b- Planning de présence Le contractant doit la fourniture tous les mois d un calendrier mensuel de présence de l équipe de maintenance. 16

17 c- Liste des astreintes Le contractant tient à jour la liste des numéros de téléphone des astreintes (jour et nuit) de l ADMINISTRATION et de sa société. Cette liste est mise à jour à chaque changement, fait l objet d une vérification régulière. d- Compte-rendu d incident Le contractant établit pour chaque incident un compte-rendu écrit, comportant l'analyse des causes, les mesures prises éventuellement pour assurer la continuité du service, les opérations de remise en état définitif. Au préalable, l ADMINISTRATION aura été informé de l'incident. Tous les incidents et toutes les opérations de maintenance corrective doivent être répertoriés afin de reconstituer les historiques des équipements et de contrôler le coût de ces interventions. e- Rapport mensuel d activité Le contractant établit chaque mois un rapport de synthèse qui comprend les éléments suivants : le bilan des opérations de maintenance préventive réalisées en regard de celles planifiées, le récapitulatif des retards de maintenance préventive et les dispositions prévues pour y remédier, la synthèse des appels de dépannage et de demande d'intervention reçus pendant le mois écoulé, en précisant le nombre d'heures passées en dépannage, le nombre et la durée des interruptions de fonctionnement des installations, les dispositions correctives prises en conséquence, le suivi des indicateurs qui seront mis en place,... Ce document fournit toutes les propositions utiles visant à améliorer la qualité des prestations, la sécurité de fonctionnement des équipements, les consommations en fluides... NOTA : Ce rapport présentera précisément toutes les explications nécessaires à la compréhension des faits. Il ne se limitera en aucun cas à une simple énumération des points décrits. f- Rapport annuel d activité Tous les ans, ou sur demande de l ADMINISTRATION, Le contractant établit un bilan détaillé et précis de l'état du matériel dont il assure la maintenance. Ce bilan doit faire apparaître, élément par élément : Au regard de l'exploitation et de la maintenance : Les opérations de maintenance effectuées, les équipements concernés par ces opérations les causes de pannes constatées, une statistique de pannes établissant des relations de causes à effets, les anomalies constatées à l'occasion de ces examens, Au regard de l'évolution des besoins : la mise en évidence de l'éventuelle insuffisance des installations face à une évolution des besoins qu'il convient de définir avec rigueur. 17

18 Ce bilan fera notamment apparaître : Le nombre d'interventions préventives systématiques et conditionnelles de l'année : 1. Nombre et valorisation des heures de main d'oeuvre, 2. Valorisation des déplacements, 3. Coût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites, 4. Nombre, contenu et valeur des mises à jour logicielles effectuées. Le nombre d'interventions curatives de l'année : 1. Nombre et valorisation des heures de main d oeuvre, 2. Valorisation des déplacements, 3. Coût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites. Temps d'immobilisation total annuel de chaque équipement ou système du présent contrat Ce bilan doit déboucher sur l'énoncé des conséquences qui découleraient du fait de ne pas en tenir compte et sur des propositions de solutions adaptées aux défectuosités qu'il aura permis de mettre en évidence. Il doit entraîner une remise en cause de l'entretien programmé, et donc éventuellement, une proposition de modification. Ce bilan et les propositions de solutions sont présentés à l ADMINISTRATION par écrit et, si celui-ci le désire, selon un plan qu'il aura demandé. Article 8- Modalité d exécution des prestations La prestation devra être exécutée selon les modalités précisées ci-dessous. 8-1 Horaires d intervention a- Définition des jours et heures ouvrés Les jours ouvrables sont les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis, hors jours fériés. Les heures ouvrables sont de 8 heures à 19 heures les jours ouvrables. b- Interventions Les interventions de maintenance préventive seront principalement programmées pendant les heures ouvrables. Les opérations de maintenance qui mettent en cause la sécurité ou le déroulement des activités de l ADMINISTRATION, sont réalisées en dehors de ces horaires, en coordination avec l ADMINISTRATION. Dans le cadre sa mission, le contractant doit organiser ses équipes afin de garantir une Permanence sur site, pour l ensemble du contrat, à 3 niveaux : La présence d un Responsable de site ou de son remplaçant justifiants de compétences nécessaires pour intervenir et gérer toutes sorte d opération de maintenance : 10 heures par jour, à définir en accord avec l ADMINISTRATION aux heures ouvrables, tous les jours ouvrables ; Dans les périodes d ouverture des sessions parlementaires et évènements important de la chambre des conseillers, la présence de l équipe de maintenance avec son responsable est obligatoire pendant toute la durée d occupation de la chambre des conseillers et durant les travaux des commissions; Pendant les jours de fonctionnement de la salle hémicycle de la chambre, la présence de l équipe de maintenance est obligatoire pour assurer le bon déroulement et la continuité de service 18

19 La présence de l équipe est obligatoire pour l assistance de l équipe exploitante de la chambre des conseillers pendant l exploitation des systèmes audio vidéo lors des diffusions directes. En dehors de ces horaires, il sera fait appel à l équipe d astreinte. 8-3 Astreinte Les interventions de dépannage seront assurées dans des délais fixés au paragraphe ci-dessous, selon le niveau de criticité et du rôle de l équipement dans la chaîne de production et les activités de la chambre des conseillers. Les interventions en astreinte consistent à : prendre les mesures conservatoires, remettre en état de fonctionnement les installations indispensables (dépannage, basculement, démarrage des équipements redondants, mise en œuvre des procédures de secours, diagnostic de contrôle...). Un compte-rendu d intervention détaillé est établi par le technicien d astreinte à chaque fin d intervention et transmis à l ADMINISTRATION. Lorsque les installations audiovisuelles ne sont pas exploitées, le contractant met en œuvre les moyens nécessaires pour que l intervention de son personnel, alors que le site n est pas en exploitation, se fasse en toute sécurité conformément aux exigences de protection du travailleur isolé. Le contractant doit dès la prise en charge du marché établir la procédure d intervention de l astreinte. Toutes interventions pendant ou en dehors des horaires d exploitation du site nécessitera exclusivement la présence d un représentant de l ADMINISTRATION en l occurrence le chef du site avec l équipe de maintenance du contractant. 8-4 Niveaux de criticité Au cours du premier mois d exécution du présent marché, le contractant étudie en relation avec l ADMINISTRATION le niveau de criticité des équipements. Cette étude se traduit par une proposition écrite soumise à l approbation de l ADMINISTRATION. Les équipements et les désordres sont classés selon 3 niveaux de criticité. Ces niveaux de criticité déterminent les performances attendues en termes de réactivité en cas d anomalie. NIVEAUX EQUIPEMENT DESORDRE NIVEAU C1 TRES CRITIQUE NIVEAU C2 CRITIQUE NIVEAU C3 SANS CRITICITE PARTICULIER Dont toute défaillance peut remettre en cause l activité du site ou la sécurité des personnes et des biens Dont toute défaillance peut affecter les conditions de confort ou de fonctionnement d une zone Autres équipements Mettant en cause l activité du site ou la sécurité des personnes et des biens Mettant en cause les conditions de confort ou de fonctionnement d une zone Autres désordres Relèvent obligatoirement du niveau de criticité C1, tous les équipements et les désordres techniques concernant les conditions de fonctionnement des équipements audiovisuels en : Salle hémicycle de la chambre des conseillers Régie son Régie audio /vidéo et Nodal TV Régie de post production et archivage Le système de vidéosurveillance Les équipements des salles de commission Les équipements de la sono de sécurité et de téléaffichage électronique 19

20 Les équipements de la Zone Royale et de la présidence 8-5- Délais a. Définitions Délai d intervention : Le délai d intervention est le délai compris entre le moment où le contractant est averti d une panne et le moment où il est sur les lieux pour effectuer le dépannage. Délai de remise en service (ou maximal d indisponibilité) : Il s agit de la durée maximale de l intervention de dépannage nécessaire pour remettre en service l installation, à compter du moment ou l ENTREPRENEUR est averti de la panne. Délai de remise en état : La remise en état définitive de fonctionnement s'entend comme la remise en état permettant de retrouver les équipements selon leurs spécifications initiales. Ce délai cours à compter d un constat contradictoire pour effectuer la remise en état définitive. Ces délais peuvent être prolongés par l ADMINISTRATION sur proposition du contractant en fonction : des délais d'approvisionnement dûment justifiés pour les matériels ne figurant pas au stock. Ils devront être communiqués à l ADMINISTRATION avant la moitié de l échéance courante. dans le cas où les réparations nécessitent des travaux de génie civil, des manutentions importantes ou des autorisations spéciales. b. Délais Le contractant s engage à intervenir dans les délais définis ci-après : CRITICITE DELAIS D INTERVENTION (1) PERMANENCE EN ASTREINTE DELAIS DE REMISE EN SERVICE C1 Immédiat 1 heures (2) 2 heures C2 1 heures (2) 2 heures (2) C3 4 heures (2) 1 jour ouvrable 1 jour ouvrable 5 jours ouvrables DELAIS DE REMISE EN ETAT 2 jours ouvrables 5 jours ouvrables Selon planning d intervention (3) (1) Les délais d intervention et de remise en service sont définis en fonction du statut (permanence ou astreinte) au moment où le contractant est averti. (2) Minutes ou heures : temps réel «calendaire» (3) L ADMINISTRATION peut exiger, si elle le juge utile, un délai maximal de remise en état d un mois calendaire. ARTICLE 9 : CONDITIONS DE REALISATION DES PRESTATIONS ET TRAVAUX. Les renseignements techniques et les indications données dans le dossier de consultation n'ont qu'un caractère indicatif dont l'appréciation est laissée au contractant qui a la liberté de les contrôler par toutes les enquêtes et mesures voulues. D'une manière générale le contractant ne peut élever aucune réclamation, ni ne demander aucune indemnité au cas où il estimerait que, du fait des renseignements donnés dans les documents contractuels, il aurait subi une perte ou des dépenses imprévues par suite de mésestimation des risques ou de toute sujétion. 20

21 Le contractant est réputé avoir étudié toutes les conditions du marché et avoir lui-même contrôlé en détail que les travaux et prestations peuvent être exécutés conformément à ces conditions. Si un local fermé est mis à disposition du contractant, il en assure la responsabilité et le maintien en parfait état de propreté. ARTICLE 10 : ESSAIS ET CONTROLE DES PRESTATIONS Le contractant procédera aux essais des matériels (en présence des représentants de l ADMINISTRATION) et suivi de leurs performances. Les contrôles ne diminuent en rien la responsabilité du contractant quant à la bonne qualité des équipements et à leur fonctionnement normal. ARTICLE 11 : CONDITIONS DE RECEPTION a- Réception partielle : A la fin de chaque trimestre, l ADMINISTRATION procédera à la réception des prestations réalisées, si Le contractant a bien rempli ses engagements contractuels pour les prestations objet du marché cadre. Un procès verbal de réception sera établi. b- Réception définitive : A l expiration de la durée totale du marché cadre, l ADMINISTRATION procédera à la réception définitive des prestations effectuées, si le titulaire a bien rempli ses engagements contractuels en matière de maintenance. Un procès verbal de réception définitive sera dressé et signé par les représentants de l ADMINISTRATION et Le contractant. ARTICLE 12 : MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX. Les prix comprennent tous les frais correspondants à l obligation faite au contractant de maintenir les moyens d intervention en personnel, outillages et pièces de rechange en vue d assurer l ensemble des prestations, objet du marché. Les prix afférents à l exécution des prestations du présent marché cadre seront annuellement forfaitaires. ARTICLE 13 : REGIME DE VARIATION DES PRIX DES PRESTATIONS Les prix sont fermes et non révisables pour toute la durée du présent marché cadre. ARTCILE 14 : RETENUES DE GARANTIE Une retenue de garantie d'un dixième du montant (1/10è) sera opérée sur chaque décompte provisoire. Elle cessera de croître lorsqu'elle aura atteint dix pour cent (10%) du montant forfaitaire annuel. Cette retenue pourra être remplacée par une caution bancaire. La retenue de garantie sera libérée à la réception définitive du marché. ARTICLE 15 : REGLEMENT DES PRESTATIONS Le paiement des prestations sera effectué chaque trimestre à terme échu, par virement à un compte courant postal ou bancaire après réception des prestations conformément à l article 11 du présent CPS; 21

22 La redevance due pour une fraction de mois est décomptée au prorata temporis sur une base mensuelle de 30 (trente) jours. Les décomptes seront établis par application des prix forfaitaire du bordereau des prix aux prestations effectivement réalisées. Le montant trimestriel du décompte est calculé sur la base du quart du forfait annuel, à l exception de l application en déduction de la retenue de garantie, ou des pénalités, ou des frais engagés suite à une défaillance du contractant. ARTICLE 16 : PENALITES 16-1 Définition des pénalités Des pénalités sont appliquées au contractant en cas de non respect des engagements contractuels. Elles portent sur (cf. tableau ci-après) : Description 2 pannes consécutives en moins d un mois avec même conséquence sur le fonctionnement d un équipement essentiel Non respect du délai d intervention ou de remise en service inférieur à 4 heures Non respect du délai d intervention ou de remise en service supérieur à 4 heures Non respect du délai de remise en état Retard non justifié dans l exécution d une intervention programmée (planning de maintenance). Retard dans la remise de documents d exploitation ou dans la tenue à jour des documents techniques Mauvais état de propreté ou entretien mensuel non réalisé dans les locaux Pénalité 300 DH par équipement 500 DH par heure de retard 400 DH par jour de retard 200 DH par jour de retard 100 DH par jour de retard 150 DH par jour de retard jusqu à la fourniture 150 DH par constat Modalités d'application des pénalités Les pénalités sont cumulables et non plafonnées. Les pénalités sont appliquées de plein droit et sans mise en demeure préalable. Elles sont retenues de la redevance trimestrielle de l année budgétaire. ARTICLE 17 OBLIGATION DU CONTRACTANT Le contractant s'engage à : assumer, sous sa responsabilité exclusive, l'organisation du travail et notamment la continuité et la permanence des prestations, la discipline, le respect des consignes, l'administration et la bonne tenue de son personnel, contrôler régulièrement le bon déroulement de la mission qui lui est confiée, et le respect des consignes données à son personnel, assurer la permanence de ses prestations, de telle façon que la mission, objet du marché, soit parfaitement remplie, se conformer aux normes et règlements pour l'exécution des tâches qui lui incombent, faire en sorte que ses interventions ne provoquent aucune gène des utilisateurs, ni désordre sur le site. 22

23 17-1- Sous-traitance Le contractant peut sous-traiter, en partie, les travaux et prestations spécifiques faisant l'objet du présent marché cadre et en particulier, pour obtenir le concours, s'il s'avérait nécessaire, des constructeurs, fournisseurs ou installateurs des matériels pris en charge. Le contractant présente un dossier de sous-traitance comprenant : La nature des prestations sous-traitées ; Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant proposé ; Les montants sous-traités ; Une copie du projet de contrat de sous-traitance. Le contractant s interdit de sous-traiter d une partie des opérations confiées par l ADMINISTRATION sauf accord préalable et écrit de ce dernier. L octroi de cet accord, le cas échéant, n exonérera nullement Le contractant des obligations contractées à l égard de l ADMINISTRATION. Dans ce cas, Le contractant sera seul et intégralement responsable, sans bénéfice de division et/ou de discussion, des opérations que Le contractant aura confiées à ses propres soustraitants Tenue vestimentaire, comportement, discipline du personnel Le personnel du contractant observe les règles de tenue et de comportement propre à l environnement du site. En particulier, il respecte les règles décrites ci-après : Le contractant dote le personnel d'exécution d'un vêtement de travail, et éventuellement de protections. En outre, tout le personnel du contractant intervenant sur le site, y compris le personnel d'encadrement, doit porter en permanence un insigne spécifique de leur Entreprise. Aucun agent ne sera admis s'il n'est pas revêtu de son vêtement de travail, s'il est démuni de son insigne ou s'il présente une tenue négligée. Le personnel du contractant doit démontrer en toute occasion : un dynamisme et une motivation dans l exercice de sa prestation, une courtoisie à l égard des UTILISATEURS et VISITEURS, une écoute et une réactivité face aux doléances de l ADMINISTRATION. Le contractant s'engage à faire respecter auprès de son personnel les règlements intérieurs et de sécurité propre au site. Il est interdit au personnel du contractant : de pénétrer dans les locaux sans se présenter à l interlocuteur désigné de l ADMINISTRATION, de pénétrer sur le site sans badge, d utiliser le téléphone sans autorisation de l ADMINISTRATION ou de son représentant, et sauf urgence (pompiers), de prendre des repas ou casse-croûte à l intérieur des locaux, de provoquer du désordre, d une façon quelconque, sur les lieux du travail et leurs dépendances, de se faire aider, dans l exécution de son travail, par une personne étrangère à l entreprise, d'introduire dans les locaux, des personnes autres que le personnel assurant les prestations, de ne pas respecter les consignes de sécurité. 23

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