MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE LOCATION ET MAINTENANCE DE MATERIELS DE REPROGRAPHIE AVEC FOURNITURE DE CONSOMMABLES INFORMATIQUES

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1 MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE LOCATION ET MAINTENANCE DE MATERIELS DE REPROGRAPHIE AVEC FOURNITURE DE CONSOMMABLES INFORMATIQUES Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 SOMMAIRE 1. PREAMBULE OBJET ET DUREE DU MARCHE Objet du marché Durée du marché FORME DU MARCHE COMMANDES, LIVRAISONS ET PRESTATIONS DE MISE EN SERVICE : Commandes Livraisons Délais Transports Conditions Bons de livraison Lieux de livraison Installations et formations Prise en charge vérification - admission Conditions particulières d exécution Documentation technique Formation des utilisateurs NATURE DES PRESTATIONS : DEFINITION GENERALE DES BESOINS MAINTENANCE : Remplacement des consommables Maintenance préventive Maintenance corrective : modalité d exécution et délai d intervention et de remise en état CARACTERISTIQUES ENVIRONNEMENTALES DES PRODUITS, DE LEUR FABRICATION ET DE LEUR RECYCLAGE: Fabrication des photocopieurs

3 8.2. Utilisation des photocopieurs Fin de vie des photocopieurs et des consommables CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES MATERIELS: Contexte d utilisation pour les fonctions d impression réseau ou de scanner réseau Caractéristiques techniques minimales Outils d administration du parc DEFINITION TECHNIQUE DES MATERIELS Copieur multifonction couleur haut volume Copieur multifonction noir et blanc, couleur DEPLOIEMENT DE LA FONCTION IMPRESSION Pour l ensemble des matériels installés Vie courante du marché PENALITES Pénalités de continuité de service Pénalités de retard de livraison GARANTIE DEPLACEMENT DES EQUIPEMENTS MODIFICATION DE LA GAMME MOYENS A LA CHARGE DU TITULAIRE

4 1. Préambule Dans un contexte d optimisation des achats publics, la Ville de Petite-Forêt est engagée vers une économie sur l ensemble de ses achats de reprographie. La présente procédure définit la nature des prestations attendues pour une stratégie d impression la plus adaptée à chaque service et optimisée d un point de vue économique et technique. Le soumissionnaire devra répondre aux spécifications générales décrites dans le présent marché et proposer les matériels qui lui paraîtront les mieux adaptés, pour que la Ville obtienne une organisation optimale (meilleur coût qualité / prix) et évolutive. Les objectifs de la Ville sont tant qualitatifs que quantitatifs sur les aspects suivants : recherche du meilleur rapport qualité/prix, avec un prix unitaire global, réduction du coût global d impression tout au long de la durée du marché, amélioration de la prestation des services, flexibilité et rationalisation des équipements, innovation (logiciel, matériel et organisation), reporting mensuel à l aide d un outil informatique. La Ville dispose actuellement d un parc de reprographie partiellement connecté au réseau local. La liste des matériels est la suivante : (voir annexe 1 du CCTP) Le volume annuel d impression/copies actuel est d environ copies. impressions/copies par an couleur : environ impressions/copies par an noir et blanc : environ Le parc actuel des matériels de reprographie est composé de machines achetées ou louées par la ville (voir annexe 2 du CCTP). L enlèvement et le traitement en décharge suivant les cas seront à la charge du titulaire. Le calendrier des différentes reprises se fera avec le titulaire du marché. 2. Objet et durée du marché 2.1. Objet du marché Les stipulations du présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (désigné ci-après CCTP) concernent la location et la maintenance de matériels multifonctions connectés en partie au réseau local, noir & blanc et couleurs, avec maintenance et fourniture de consommables (hors papier). A l issue du marché, les matériels loués seront repris par le titulaire, à sa charge dans un délai n excédant pas 4 jours ouvrés. A ce titre, un calendrier de dates de reprise du matériel sera convenu entre les parties afin de tenir compte : - du besoin de libérer l espace occupé par les matériels et de limiter les nuisances d encombrement dans les locaux concernés par du matériel débranché, 4

5 - de la nécessité de continuité de service avec le marché suivant. Chaque candidat doit obligatoirement présenter une offre complète sur ces diverses prestations Durée du marché Le marché est d une durée de 48 mois à compter de la notification du premier bon de commande. Le titulaire s engage à une mise en service du matériel sous 10 jours après l émission du Bon de Commande. 3. Forme du marché Conformément à l article 77 du Code des Marchés Publics (CMP), le marché s exécute sous forme d un marché à bons de commande. 4. Commandes, livraisons et prestations de mise en service : 4.1. Commandes Au fur et à mesure des besoins, le pouvoir adjudicateur adressera au titulaire du marché, des bons de commandes précisant : les prestations décrites au CCTP à réaliser, les délais et le lieu de livraison, la référence au marché et le montant de la commande. Une commande n est définitive qu à compter de la notification du bon de commande dûment signé par le pouvoir adjudicateur Livraisons Délais La mise en service et la formation devront intervenir le jour de la livraison du matériel. Le prestataire soit donner un délai de livraison global, qui ne pourra excéder 10 jours après la notification de la commande. Pendant la durée de l exécution du marché, d autres commandes pourront intervenir suivant les besoins de la Ville, les livraisons s effectueront à l adresse indiquée sur le bon de commande. Pour ces commandes supplémentaires, le titulaire du marché s engage à livrer les matériels, objet d un bon de commande, dans un délai qui ne devra pas excéder 2 semaines. Ce délai s impose au titulaire du marché, en cas de non respect, il se verra appliquer des pénalités de retard reprises dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) Transports Le titulaire du marché est déclaré responsable des marchandises jusqu à leur réception et mise en service. Les avaries, accidents ou vols durant le transport sont déclarés être sous sa responsabilité exclusive. 5

6 Conditions Les livraisons doivent être effectuées par le titulaire du marché au lieu et date précisés sur les bons de commande. Elles doivent être conformes à la proposition du titulaire du marché, aux commandes et respecter l implantation prévue. Lors de la livraison du matériel, le titulaire du marché procèdera au déchargement, montage, raccordement, mise en place et mise en service avec démonstration du fonctionnement et formation du personnel. Toutefois, il incombe à la Ville d aménager à ses frais les locaux destinés à l installation du matériel. Les livraisons, la mise en service des matériels (multifonctions) et des accessoires ainsi que l évacuation des cartons suite à la livraison sont à la charge exclusive du titulaire du marché. Entre la date limite de dépôt des offres et la date de livraison du matériel, le titulaire du marché est tenu de faire bénéficier la Ville de toute modification ou transformation apportant une amélioration au fonctionnement et/ou au rendement du matériel, objet du marché. Néanmoins, tout matériel proposé en substitution de l offre du titulaire devra respecter les caractéristiques : Techniques minimum spécifiées au CCTP, Financières Le titulaire du marché par ailleurs s engage à respecter la disposition de l article 15 du présent CCTP Bons de livraison Le matériel est livré accompagné d un bon de livraison où sont précisés : le nom du titulaire du marché et son adresse, la date de livraison et d installation, le lieu de livraison (le nom de l établissement, le site et le service et la localisation précise du matériel), les caractéristiques de la machine (la référence du matériel et des accessoires, le n de matricule du matériel), le nom de la personne qui réceptionne le matériel, sa signature et le tampon du service. Tout bon de livraison présenté par l opérateur devra être complété et accepté par le Référent Informatique accompagné d un état récapitulatif afin d avoir la trace du service fait (date et lieu précis de livraison) et la liste exhaustive des matériels livrés. 6

7 Lieux de livraison Les livraisons ou les déplacements de matériel seront effectuées dans les différents bâtiments de la Ville dont la liste figure ci-dessous : -Service Jeunesse : Espace Jules Verne, Place des Ecoles, Rue Jean Jaurès, PF -Petit-Prince : rue Louis Aragon, PF -Mairie, 80 rue Jean Jaurès, PF (prévoir une livraison à l étage) -Service Communication, 80 rue Jean Jaurès, PF -Services Techniques, 80 rue Jean Jaurès, PF (prévoir une livraison à l étage) - Bibliothèque, places des Ecoles, rue Jean Jaurès, PF - Ecole Elémentaire/Maternelle Saint-Exupéry, rue Louis Aragon, quartier Jacques Duclos, PF - Ecole PVC, 24 rue Jean Jaurès, PF - Ecole Maternelle Elsa Triolet, 81 rue Jean Jaurès, PF -Ecole de Musique, 38 rue Jean Jaurès, PF -Service des Sports, rue jean Jaurès, PF - Service culturel, 34/36 rue Jean Jaurès, PF Pour tous les matériels et pendant toute la durée du marché, en cas de changement de lieu, de service ou d utilisateur, le titulaire du marché est tenu de déménager le(s) matériel(s) à ses frais, uniquement après demande expresse du pouvoir adjudicateur. Le bon de commande mentionne l adresse exacte du bâtiment pour la livraison ainsi que la partie concernée (rez-de-chaussée, étage) Installations et formation Lors de la mise en service des différents matériels, le titulaire du marché doit prévoir un personnel compétent pour assurer la formation des utilisateurs sur site. 7

8 4.3. Prise en charge vérification - admission Sur l appareil doit être apposée une étiquette plastifiée indiquant : - le type de matériel, - le numéro de série, - le numéro de contrat du titulaire afférant à la machine, - les coordonnées du service après-vente, - la date de mise en service. La date de livraison des matériels sera indiquée sur le bon de livraison délivré au référent Informatique qui certifiera l exécution partielle ou totale de la livraison et du montage, ou toutes les observations et / ou réserves qu il serait amené à faire sur celles-ci. Cette date marque le début du délai imparti au pouvoir adjudicateur pour procéder aux opérations de vérification des matériels commandés et pour procéder aux réserves éventuelles qui pourront avoir lieu dans les dix (10) jours suivant l installation des matériels. En cas de défectuosité grave et apparente, le pouvoir adjudicateur peut ordonner le rejet des matériels fournis. Il ordonne alors leur remplacement dans un délai qu il fixe Conditions particulières d exécution Le fournisseur est responsable du nettoyage de la zone de travail et devra à la sortie, procéder à l enlèvement de ses déposes et divers produits d emballage. L installation sera exécutée dans des bâtiments en service. L installation doit porter notamment sur : * la livraison, installation et mise en réseau si il y a lieu, * le paramétrage des impressions de chaque machine et sur les postes clients. Le mode d installation du matériel devra tenir compte des impératifs de fonctionnement des services ; en particulier, il sera évité tout bruit excessif. Il est précisé que le fournisseur est responsable des dégradations qu il cause aux locaux, matériels de l administration et aux matériels déjà installés par d autres entreprises Documentation technique Le titulaire fournit avec chaque matériel, sans supplément de prix, une documentation (sur support papier) générale en langue française donnant la composition, les caractéristiques du matériel (mise sous tension), ainsi que leurs procédures courantes détaillées d utilisation en mode photocopie, imprimante et scanner (et le cas échéant, fax). 8

9 Par ailleurs, le titulaire doit fournir des manuels utilisateurs en français (sur support papier) explicitant clairement l ensemble des modalités d installation, d entretien courant, de maintenance et d utilisation des matériels selon les modes d exploitation : photocopieur, imprimante, scanner et, le cas échéant fax. Le titulaire fournira dès la notification du marché, une version électronique en langue française de la documentation générale du manuel utilisateur de chaque modèle de matériel constituant le marché ainsi que les pilotes d installation du matériel Formation des utilisateurs Dans le cadre de l accompagnement des utilisateurs, le titulaire délèguera des moyens humains suffisants et proposera un plan de formation et de communication à destination des utilisateurs des services. Des documents supports seront transmis aux utilisateurs à l issue de la formation. A chaque installation de matériel, le titulaire doit assurer la formation et l assistance à l utilisation du matériel. Cette formation consiste à expliquer dans le détail toutes les fonctionnalités des matériels et leurs modalités de mise en œuvre soient : photocopie, impression, scanner, télécopie (fax), numérisation à destination de messagerie (scan to mail), impression de documents confidentiels (sécurisation), paramétrage des impressions, modalités de tri et de finition des documents etc. La formation doit être faite, sur site, sur les matériels que les personnels vont utiliser. La date de la formation doit être convenue entre l installateur et le référent Informatique de la commune. Idéalement, la formation doit avoir lieu lors de la mise en service du matériel. Si cette date ne peut coïncider avec la date de mise en service du matériel, une date différente pourra être retenue, dans un délai de 7 jours ouvrés, sans frais supplémentaire pour la Ville. Le titulaire ne facturera pas les copies réalisées au cours de la formation ainsi que celles nécessaires à la mise en service du matériel. Une quantité forfaitaire de 100 copies par matériel sera défalquée des compteurs lors de la première facturation pour en tenir compte. Le titulaire assurera, au titre des prestations, la formation d au moins deux personnes désignées par le pouvoir adjudicateur, aux outils de gestion (gestion à distance, portail en ligne, logiciel de paramétrage de parc, etc ) du parc installé. Cette formation sera assurée une première fois dès que la mise en service initiale du matériel aura été effectuée et que lesdits matériels auront été connectés au réseau informatique de la Ville. La même formation pourra être renouvelée jusqu à une fois par an, à la demande du pouvoir adjudicateur et/ou à la suite de toute évolution significative des outils de gestion à distance du titulaire. 9

10 5. Nature des prestations : Les prestations comprennent : - les assurances des appareils, - le transfert et la livraison des matériels aux lieux indiqués dans les bons de commande, - la mise en service des appareils, - la connexion au réseau informatique et le paramétrage des appareils, - la mise à disposition d un outil en ligne d administration générale du parc (permettant, entre autres, la visualisation de l état des appareils, des anomalies de fonctionnement, la gestion des alertes concernant la maintenance préventive et curative, la collecte de données statistiques détaillées sur les anomalies de fonctionnement et sur les consommations, le suivi administratif du parc, la surveillance et le suivi des approvisionnements de consommables, l administration des utilisateurs), - la réalisation des opérations de maintenance générale comprenant : 1- l entretien préventif (toutes pièces, outillage, main d œuvre et déplacement) ; 2- la maintenance corrective et évolutive ; 3- la fourniture de consommables (sauf papier) et accessoires nécessaires au bon fonctionnement des matériels (notamment les frais de fourniture des consommables toner, et/ou toute autre pièce nécessaire au fonctionnement des appareils dans toutes les fonctionnalités commandées faisant partie de la prestation( ex :agrafes ), - la reprise et l enlèvement du matériel à l issue du marché, - l éventuel déplacement du matériel - la formation de premier niveau gratuite des utilisateurs sur site par le technicien lors de la mise en service à la date d installation des machines, - les interventions demandées en cas de dysfonctionnement comprennent les réparations, le remplacement des pièces ou des éléments défectueux y compris la main d œuvre et le transport. - La reprise et le recyclage des consommables toner L ensemble de ces prestations est incluse dans la facturation et compris dans les prix de la location et de la maintenance 6. Définition générale des besoins Le parc actuel sera renouvelé au fur et à mesure du marché selon les modalités prévues au présent CCTP. Le marché intègrera d éventuelles commandes complémentaires pouvant intervenir à tout moment en fonction de l évolution des besoins de la Ville. 10

11 Les besoins ont été déterminés en fonction des services, des matériels actuels et suivant les besoins et les obligations des utilisateurs. La Ville a pris en compte la consommation des consommables par matériel ainsi que le nombre de copies réalisées par machine. La Ville est susceptible de demander une présentation du matériel proposé dans les 2 semaines suivant la date limite de réception des offres. Le titulaire du marché doit fournir du matériel neuf pour les équipements suivants : deux systèmes d impression multifonction haut volume (fonctions : impression, copie noir & blanc et couleurs ; scanner ; ),(Administration Générale et Service jeunesse) Le titulaire, peut fournir du matériel reconditionné pour les équipements suivants : Systèmes d impression multifonction (fonctions : impression, copie noir & blanc et couleurs ; scanner ; ). Systèmes d impression multifonction (fonctions : impression, copie noir & blanc; scanner ; ). L année de conception de ce matériel devra être de préférence de moins de deux ans. Les caractéristiques du matériel sont désignées à l article 10 du présent CCTP. Les candidats seront tenus de joindre à leur(s) offre(s) les dossiers techniques de fonctionnement correspondant aux modèles proposés, ainsi que les divers documents précisant l offre du candidat (cf annexe du présent CCTP) : Les caractéristiques techniques complètes et précises du matériel proposé avec la documentation appropriée, en français, dont obligatoirement : - les renseignements d ordre général : la marque du matériel ; la référence du matériel ; l année de fabrication du matériel ; la capacité moyenne de production mensuelle ; la contenance des magasins papier ; le format papier ; la capacité du chargeur de documents ; la capacité de la mémoire de stockage ; 11

12 la capacité de la mémoire vive ; La durée de préchauffage ; Les dimensions hors tout du matériel et le poids ; les spécifications électriques (alimentation, puissance, consommation énergétique...) ; Le niveau sonore ; Le dégagement de chaleur ; Les consignes nécessaires au nettoyage de l appareil ; L ergonomie du tableau de commandes ; - les renseignements sur la fonction copieur : la vitesse de copies/minutes A4 ; La vitesse de copies/minutes A3 ; La mémoire ; le zoom ; le recto verso ; la fonction sécurité ; le nombre de codes utilisateurs ; - les renseignements sur la fonction imprimante : la vitesse d impression ; le langage d impression ; la résolution ; l interface en standard ; l interface en option ; les environnements acceptés, compatibilité réseau ; les protocoles réseau ; la mémoire de l imprimante ; la fonction sécurité ; 12

13 - les renseignements sur la fonction fax : la compatibilité ; la vitesse du modem ; la vitesse de transmission ; la méthode de compression ; la mémoire ; - les renseignements sur la fonction scanner : l interface ; la vitesse de numérisation ; les pilotes intégrés ou driver ; le scan to ; le scan to folder ; la gestion du carnet d adresses. Les conditions de maintenance, à savoir la qualification du personnel de maintenance, les moyens locaux et régionaux dont il dispose, la localisation de la succursale ou du concessionnaire, les heures et jours d intervention (annexe 2 du CCTP : Renseignements complémentaires à remplir impérativement). L engagement du soumissionnaire sur les délais de maintenance prévus à l article 7 du présent CCTP (annexe 3 du CCTP : Prestations de services à remplir impérativement). L engagement du soumissionnaire sur le planning de déploiement, sur les délais de livraison, mise en service et formation définis dans l article 4 du présent CCTP (annexe 3 du CCTP : Prestations de services à remplir impérativement). Le tableau descriptif, récapitulatif de la gamme, (annexe du tableau de réponse à remplir impérativement) Il est précisé que le respect des prescriptions légales de sécurité (prises de terre.), du matériel de raccordement et d une manière générale sur l emploi du matériel électrique, incombent à la Ville. Celuici précise qu il dispose d un emplacement et d une installation électrique et /ou téléphonique conformes. 13

14 Tous les documents joints à l offre du candidat devront être rédigés en français dans leur totalité. La politique d impression de la ville se fonde sur les principes suivants : la mise à disposition de fonctionnalités avancées non seulement, la copie et l impression de qualité mais aussi l impression sécurisée, l impression groupée, la finition recto/verso automatique, la numérisation, le fax, chaque équipement verra ses fonctionnalités adaptées, par service, en fonction des besoins et des spécificités métier, Le soumissionnaire devra transmettre trimestriellement, le montant des prestations effectuées par les différents services de la Ville. Le soumissionnaire détaillera dans son offre le(s) logiciel(s) proposé(s). L ensemble des propositions devra inclure les fiches techniques de tous les matériels et toutes les options proposées au déploiement sur la Ville. Ces fiches techniques doivent être obligatoirement jointes aux offres et rédigées en français. 7. Maintenance : Pour répondre à toute intervention de maintenance, une permanence téléphonique doit être assurée de chaque jour ouvré. Le service de dépannage doit pouvoir être joint par téléphone, courrier électronique ou télécopie. L intervention devra avoir lieu dans les huit heures ouvrées suivant l appel au service de maintenance. La plage horaire d intervention est de 8h à 12h et de 14h à 17h.. On entend par : indisponibilité : toute panne bloquante ou non bloquante mais qui altère de façon évidente la qualité de la copie de sorte que celle-ci ne peut répondre à un usage normal, maintenance préventive : celle qui par un bon entretien régulier et par le remplacement des pièces au fur et à mesure de leur usure ou obsolescence, permet de prévenir et d éviter les pannes, maintenance corrective : celle qui porte sur la correction du ou des défaut(s) de fonctionnement nuisant au bon usage de l appareil ou le mettant en état de dysfonctionnement ou de non fonctionnement, maintenance évolutive : les adaptations apportées aux éléments logiciels pour en augmenter ou en améliorer les possibilités techniques. Au titre de la maintenance, le titulaire prend à sa charge le coût intégral des prestations : déplacements, pièces et main d'œuvre, frais de retour atelier, frais liés aux matériels de remplacement le cas échéant. 14

15 7.1. Remplacement des consommables Le titulaire du marché s engage à fournir et à livrer l ensemble des consommables (toner, agrafes ) à l exclusion du papier. A ce titre, le titulaire prendra à sa charge la fourniture et la livraison des consommables. Outre les consommables présents dans chaque machine, un jeu complet de consommable devra être à tout moment à proximité de chaque machine. Modalités de commande : Pour tous les matériels, le Titulaire mettra en place un système de déclenchement de réapprovisionnements de consommables sans intervention du personnel de la Ville ou des directeurs ou directrices d école et garantissant l absence de rupture de stock de consommables sur le lieu d utilisation de chaque matériel Maintenance préventive La maintenance comprend le déplacement, la main-d œuvre et toutes les pièces constitutives du matériel dans son ensemble. Les visites de maintenance préventives sont programmées en accord avec l utilisateur du matériel : la maintenance préventive comporte au moins une visite semestrielle par machine. Pendant toute la durée du marché, le titulaire s oblige à assurer le bon fonctionnement des équipements qu il a installés. L utilisateur prend l engagement d entretenir et de réparer le matériel uniquement par le service aprèsvente du titulaire, d assurer la protection électrique du moteur (prise de terre notamment). Seuls les techniciens mandatés par le titulaire sont habilités à intervenir sur le matériel. Si le titulaire se trouve en situation de ne plus pouvoir respecter ses engagements, l utilisateur se réserve le droit de faire appel à un tiers compétent. Dans ce cas, les réparations sont à la charge du titulaire Maintenance corrective : modalité d exécution et délai d intervention et de remise en état Modalités : A chaque visite, le personnel d'intervention : 15

16 se présentera au responsable désigné par l'utilisateur dès son arrivée dans ses locaux, établira le compte rendu d'intervention sur le carnet de maintenance détenu par l'utilisateur, attestera que les opérations prévues dans le présent marché ont bien été effectuées : il proposera, si nécessaire, des interventions supplémentaires ; dans ce cas, il devra demander l'accord de l'utilisateur, avant la mise en exécution de ces propositions, portera ses observations, telles que les anomalies constatées (l'usure de certains organes, les risques de détérioration...) sur le carnet de maintenance. Le responsable désigné par l utilisateur procèdera au contrôle de la mise à jour du carnet de maintenance et de la documentation technique. Il vérifiera la correspondance entre les prestations fournies et les spécifications du marché. Ces vérifications auront lieu à l'occasion des interventions de maintenance. Délai d intervention : Les interventions doivent débutés dans un délai maximal de huit heures ouvrées après demande de l utilisateur exprimée par téléphone, par courriel ou fax. Les remises en état doivent être effectuées dans un délai maximal de dix heures ouvrées au maximum à compter de la réception de la demande d intervention. Si ce délai de remise en état ne peut être respecté, le titulaire devra mettre en place en solution de remplacement, un matériel de capacité au moins équivalente, sans frais supplémentaire dans un délai n excédant pas 16 heures ouvrables à compter de l expiration du délai de remise en état (10h ouvrés). Au cas où la Ville ne disposerait pas d un équipement équivalent sous un délai de 16 heures ouvrables après la demande d intervention, des pénalités telles que décrites au CCAP pourront être appliquées. Ces pénalités viendront en réfaction sur la facture trimestrielle du titulaire. La Ville se réserve le droit de demander l échange immédiat d une machine par une machine ayant des caractéristiques au moins équivalentes (opération qui serait effectuée sans surcoût) ou de résilier le marché: si pendant trois mois consécutifs, sur une même machine, la durée totale d indisponibilité a dépassé mensuellement 10 heures, cette durée étant décomptée de la date et heure d appel à la date et heure de remise en état du matériel. si au cours d une période de trois mois consécutifs, le titulaire n a pu, par deux fois, remettre une machine en état de bon fonctionnement dans les dix heures ouvrées. 8. Caractéristiques environnementales des produits, de leur fabrication et de leur recyclage: 8.1. Fabrication des photocopieurs Le titulaire proposera dans la mesure du possible un appareil fabriqué à partir de matières recyclées. Le titulaire devra proposer des copieurs répondant dans la mesure du possible aux exigences du label Energy Star ou équivalent. Le titulaire devra proposer des appareils respectant les dispositions de l arrêté du 25 novembre 2005 pris en application du décret n (arrêté fixant les cas et les conditions dans lesquels, pour les équipements électriques et électroniques, l utilisation de plomb, de mercure, de cadmium, de chrome 16

17 hexavalent, de polybromobiphényles ou de polybromodiphényléthers est autorisé) et proposera dans la mesure du possible des appareils exempts de métaux lourds. Le titulaire devra proposer un appareil fabriqué selon un processus respectueux de la santé, de la sécurité et des droits du travail, excluant notamment le travail forcé et des enfants. A cette fin, le titulaire devra proposer une déclaration sur l honneur du caractère éthique du processus de fabrication de ses produits. Le titulaire pourra appuyer sa déclaration en démontrant que le processus de fabrication ne conduit en aucun cas à enfreindre les 8 conventions fondamentales de l Organisation Internationale du Travail, et en fournissant toute pièce justificative : label social ou équivalent pour les produits livrés, adhésion à une initiative de vérification externe et multipartite, code de conduite, respect de la norme SA 8000 Cette déclaration sur l honneur indiquera, en outre, si le titulaire venait à apprendre que ces conventions ne sont pas respectées par ses filiales, ses contractants et sous-traitants, il s efforcera de prendre les mesures nécessaires pour changer cette situation ou pour s approvisionner ailleurs. Le titulaire permettra au représentant du pouvoir adjudicateur de pouvoir consulter ses registres établissant ses différents contractants, filiales et sous-traitants reliés au produit acheté Utilisation des photocopieurs Le titulaire proposera dans la mesure du possible des appareils dont les émissions d ozone, de benzène, de styrène et de poussière sont réduites et disposant d un filtre à ozone. Celui-ci doit pouvoir être changé régulièrement par le titulaire et ce service est inclus dans le coût de la copie. Le titulaire devra proposer un produit disposant d une fonction recto-verso. Il assurera une formation des utilisateurs des appareils pour favoriser une utilisation optimale et économe de l appareil Fin de vie des photocopieurs et des consommables Le titulaire proposera dans la mesure du possible un appareil aisément démontable et recyclable. La politique de gestion des photocopieurs et des consommables en fin de vie (politique de collecte, de recyclage, de destruction et de valorisation des produits usagés) conformément au décret n du 20 juillet 2005 (décret DEE) est précisée par le titulaire dans la fiche technique relative à la qualité environnementale des produits. 9. Caractéristiques techniques des matériels: L origine du matériel à savoir neuf ou reconditionné est repris à l article 6 du présent CCTP Contexte d utilisation pour les fonctions d impression réseau Les différents photocopieurs seront raccordés. Les principaux logiciels utilisés sont : bureautique :, chaîne graphique : Caractéristiques techniques minimales Connectivité réseau : 17

18 interface de communication Ethernet 10/100 Mbits/s ou supérieur, protocole TCP/IP. Compatibilité avec les systèmes d exploitation suivants : Windows XP PRO, Windows VISTA Windows 7 Windows Server 2003 et SBS Windows Server 2012 Outils de configuration Une interface de type web accessible à un correspondant informatique local ou au service technique central, doit permettre la configuration des matériels : paramètres réseau, paramètres système, utilisateurs, Fournitures attendues : Le titulaire fournit les contrôleurs, l'ensemble des accessoires de connexion nécessaires au réseau (y compris les cartes réseau, les câbles et connecteurs, les logiciels gestionnaires et les pilotes d'impression en français). Les logiciels et drivers nécessaires au paramétrage, au pilotage et à l'exploitation complète des fonctions bureautiques des appareils seront installés et utilisables sans limite notamment dans le nombre de licences. La concession de droit d'usage sera incluse dans le prix du marché et ne fera l'objet d'aucun paiement périodique supplémentaire. Le titulaire s'engage à fournir les mises à jour des logiciels dès leur commercialisation, avec accord préalable de la Ville. Cette mise à jour sera incluse dans le marché et ne fera l'objet d'aucun paiement supplémentaire. Pour les copieurs disposant d une fonction fax, l ensemble des accessoires nécessaires pour la connexion à un réseau téléphonique doit être inclus Outils d administration du parc Le titulaire devra mettre à disposition de la Ville un outil en ligne permettant, pour l ensemble des sites de : consulter l état du parc (disponibilité des machines, visualisation des pannes et ou dysfonctionnements en temps réel) ; déclencher automatiquement une demande d intervention de maintenance en cas de dysfonctionnement ; Produire des données statistiques sur l utilisation des machines et sur les incidents ; visualiser les niveaux de consommations des fournitures de consommables et de déclencher les réapprovisionnements en mode automatique mais aussi, si nécessaire de réenclencher des approvisionnements en cas de nécessité ; consulter, recueillir et analyser les données de compteurs (en détaillant par appareil, par fonction, en recto/verso, en couleur) ; gérer les alertes de maintenance préventive. 18

19 10. Définition technique des matériels Copieur multifonction couleur haut volume La ville peut avoir besoin d un photocopieur multifonction haut volume neuf pour l Administration Générale et le Service Jeunesse dont les caractéristiques minimales sont : Caractéristiques Copieur/Impression - Type : Numérique Noir & Blanc et couleur laser - Format papier : A5 A3 / Mode étiquettes (type bypass) - Résolution : 1200 X 1200 dpi - Autonomie encre : Stock d avance - Recto-Verso - Scanner : A4 A3 - FAX - agrafage - Mode de numérisation : Scan vers , vers dossier de travail - Tableau de commande : Tactile - Possibilité de connecter plusieurs PC (une dizaine) - Système autonome de gestion à distance : Détection des pannes, gestion des consommables, relevé des compteurs à distance Copieur multifonction Noir & Blanc La ville peut avoir besoin d un photocopieur multifonction noir & blanc neuf ou reconditionné pour l accueil, pour l école PVC, l Ecole Primaire et maternelle Saint-Exupéry, l Ecole Elsa Triolet, service culturel, les services techniques (étage) le Service Communication, dont les caractéristiques minimales sont : Caractéristiques Copieur/Impression - Type : Bureautique Noir & Blanc laser - Format papier : A5 A3 / Mode étiquettes (type bypass) - Résolution : 600X600 dpi - Autonomie encre : Stock d avance - Recto-Verso - Tableau de commande : Tactile - Possibilité de connecter plusieurs PC - Système autonome de gestion à distance : Détection des pannes, gestion des consommables, relevé des compteurs à distance. 19

20 - Option FAX et scanner uniquement pour le copieur du service culturel et des Services Techniques (étage) Copieur multifonction Noir & Blanc La ville peut avoir besoin d un photocopieur multifonction noir & blanc neuf ou reconditionné bas volume pour l accueil du Petit Prince, la bibliothèque, l Ecole de Musique, le local syndical, les services Techniques RDC, le service des Sports, les caractéristiques minimales sont : Caractéristiques Copieur/Impression - Type : bureautique Noir & Blanc laser - Format papier : A5 A3 - Résolution : Jusqu à 600 x 600 dpi - Autonomie encre : Stock d avance - Recto-Verso - Tableau de commande : Tactile - Possibilité de connecter plusieurs PC - Système autonome de gestion à distance : Détection des pannes, gestion des consommables, relevé des compteurs à distance. 11. Déploiement de la fonction impression Pour l ensemble des matériels installés Le titulaire du marché prendra en charge la gestion de la maintenance, des consommables et de toutes les prestations nécessaires au bon fonctionnement des multifonctions dès la livraison du matériel et notamment l accompagnement du personnel dans l utilisation des matériels Vie courante du marché Le titulaire du marché est responsable de l ensemble des moyens nécessaires que ce soit en personnel technique, matériel et logistique pour remplir ses missions soit : a) Effectuer la maintenance des équipements fournis : 20

21 organiser, assurer la maintenance et le dépannage de tous les équipements mis en service par le titulaire du marché et respecter les délais d intervention selon le niveau de service attendu comme indiqué à l article 7 du CCTP. En cas de difficulté, la Ville se réserve la possibilité de solliciter le remplacement du technicien affecté sur le terrain. b) Assurer la gestion et l approvisionnement de tous les consommables d impression et la reprise de ces consommables : prise en charge des commandes des consommables pour l ensemble des matériels mis en place par le titulaire du marché: toners, tambours, agrafes. (hors papier) comme indiqué à l article 7.1 du CCTP, les consommables proposés devront être compatibles avec les équipements repris ci-dessus. Les produits proposés devront être neufs et de pas avoir à être rechargés. Seul sont autorisés les consommables ayant une certification par les différents constructeurs. reprise des consommables usagés et leur recyclage et/ou destruction. c) Accompagner les utilisateurs tout au long du marché afin qu ils utilisent toutes les fonctions possibles des matériels : assurer l accompagnement des utilisateurs notamment la conduite du changement pendant la transition, assurer la formation à l ensemble des personnels concernés par l utilisation de ces nouveaux matériels et notamment les fonctions fax, scanner, imprimante, copieur et encourager l appropriation des bonnes pratiques d impression, assurer une assistance téléphonique auprès des utilisateurs, d) Effectuer un suivi continu de l activité permettant une facturation d une part et un contrôle du niveau de service d autre part dans la perspective de connaître les consommations de chaque service, voire de chaque utilisateur, et pouvoir juger de l adéquation du matériel installé : 21

22 assurer le relevé et le suivi des compteurs des équipements (statistiques trimestrielles par appareil), fournir mensuellement, par matériel, les statistiques concernant : l indisponibilité des matériels : désignation des machines, service, date, durée, cause, l immobilisation d un appareil supérieure à 10 heures : désignation des machines, service, date, durée, cause, assurer une facturation trimestrielle conformément à l article du CCAP. En cas de fournitures de logiciels pour la réalisation de ces missions, le titulaire du marché s engage à en assurer la mise à jour. e) Assurer les changements de matériels, si nécessaire, afin d obtenir le meilleur fonctionnement possible et optimiser les moyens d impression pour chaque service : suivi de la bonne adéquation des matériels, analyse et recommandations d évolution des matériels en fonction des besoins (volumes, satisfaction des utilisateurs..). f) En cas de changement de lieu (déménagement des services), le titulaire du marché est tenu de déplacer les matériels à ses frais. g) Installation et paramétrage informatique (assistance du service informatique en cas de difficulté ) durant l exécution du marché 22

23 h) Tenir strictement confidentiel les données et documents dont le traitement est l objet du présent marché. Ainsi, il ne communiquera à aucun tiers, société ou entreprise, toute information dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de sa prestation. Il prendra toutes les mesures utiles pour que cet engagement soit pris par toute personne ou entreprise à laquelle il fera appel dans le cadre du présent marché. Les matériels proposés devront aussi apporter toutes les garanties concernant la confidentialité des informations traitées et leur sécurité 12. Garantie Les matériels et fournitures acquis dans le cadre du présent marché sont garantis contre tout vice de fabrication. Les matériels bénéficient, à compter de leur date de livraison, d'une garantie de bon fonctionnement pendant la durée du marché, à charge au titulaire de tout mettre en œuvre pour assurer les prestations. Ceci peut conduire, sans frais pour la Ville au remplacement, par un modèle identique ou par un équipement dont les caractéristiques principales sont équivalentes, de tout équipement dont la Ville ne serait pas totalement satisfait. 13. Déplacement des équipements Lorsqu il s agit d une demande de la Ville, le déplacement des matériels est soumis à l'information préalable. Le déplacement et, si nécessaire, la remise en route des matériels ne peuvent être effectués que par le titulaire ou un tiers désigné par lui à ses frais. L information du déplacement au titulaire lui permet de mettre à jour l ensemble des données contractuelles ; de gestion et de facturation liées au matériel et de continuer à assurer la maintenance préventive, curative et livraison des consommables. Le Titulaire reste responsable de la maintenance des données de gestion du parc machine. 14. Modification de la gamme Dans le cas où un changement de référence ou une modification légère des matériels interviendrait en cours de marché pour l un des modèles de la gamme proposé dans l offre, le titulaire du marché est tenu d informer la Ville, par courrier recommandé avec accusé réception, des modifications apportées. En outre, le titulaire devra produire un certificat indiquant que cette nouvelle référence se substitue à l'ancienne pour des raisons d'innovation technologique, de changement de technique ou de modification de la réglementation Nonobstant, le titulaire du marché devra toujours tenir compte des nouvelles normes qui pourraient entrer en vigueur durant l exécution du marché. En cas de besoin de nouveaux matériels au cours du marché, ce changement de référence ou cette modification n entraînerait pas de changement de tarif, c est le nouveau modèle qui devrait être 23

24 proposé. Toutefois, le titulaire du marché sera tenu de fournir un matériel techniquement identique ou plus performant que celui proposé dans l offre. 15. Pièces de rechange Le titulaire s engage à disposer d un stock suffisant de pièces d usure ou de rechange pour assurer la maintenance des équipements pendant la durée du marché. 16. Moyens à la charge du titulaire Les moyens informatiques appartenant au titulaire du marché et mis en place sur le(s) site(s), doivent être exclusivement consacrés à ce marché. Ils doivent être déclarés dès leur introduction, auprès de la Ville. Toute entrée ou sortie frauduleuse de matériel pourrait être une cause de résiliation du marché. De plus, avant récupération du matériel par le titulaire du marché, en cours de marché ou en fin de marché, celui-ci s'engage à faire vérifier par la Ville la réinitialisation de toutes les mémoires. Fait en un seul original A, le Mention manuscrite "Lu et approuvé" Nom du signataire, cachet de l entreprise ou des entreprises (en cas de groupement) A Petite-Forêt, le... Le pouvoir adjudicateur Le Maire, Marc BURY 24

25 ANNEXE 1 : Renseignements Complémentaires (Présentation de l entreprise) A REMPLIR IMPERATIVEMENT PAR LE SOUMISSIONNAIRE DEMANDES DE LA VILLE REPONSES DU SOUMISSIONNAIRE Nom du fabricant et pays d origine des matériels Localisation de l équipe pour la maintenance Nombre de techniciens chargés du service après-vente copieurs ou multifonctions sur le valenciennois Référence des parcs similaires - sur le valenciennois - sur la région Nord 25

26 Importance du parc en nombre d unités - sur le valenciennois - sur la région Nord P.S. : le fournisseur joindra à sa réponse toutes les documentations permettant d étudier les caractéristiques des matériels proposés. ANNEXE 2: Prestations de services PRESTATIONS RENSEIGNEMENTS SUR LA PRESTATION Livraison Planning de déploiement Modalités du service d'assistance de 8h30 à 17h : N de téléphone Coût de l appel à la minute Organisation matérielle et personnelle Délai maximum de prise d appel Procédure d'urgence en dehors des heures ouvrées Assistance et maintenance Nombre de techniciens prévus pour la maintenance du parc défini dans le présent marché 26

27 Modalités d intervention pour l entretien préventif Approvisionnement livraison, et reprise des consommables Modalités de livraison et d installation des consommables Modalités de reprise des consommables usagés Oui Non Gestion à distance via un logiciel Si Oui, préciser le fonctionnement du logiciel Moyens mis en œuvre pour la facturation (cf art du CCAP) Facturation Modalités de facturation des A3 1 A3 = 1 A4 Oui Non Plan de formation général : à définir précisément 27

28 Formation, Documentation et Communication Système d'aide en ligne ou support technique précis Oui Non Modalités d'optimisation de la reprographie A définir précisément Modalités d obtention du reporting mensuel de l activité du parc : nombre d impressions par machine Reporting et statistiques Modalités d obtention des statistiques mensuelles : indisponibilité et immobilisation des matériels Système d'impressions Sécurité Sécurisée A définir précisément Réseau Compatibilité avec le système existant Adéquation du parc/ Modalités d évolution du parc : 28

29 besoins des services adéquation des matériels aux besoins 29