RÈGLEMENTS DU CONSEIL GÉNÉRAL DE L ASSOCIATION DES PARENTS DU COLLÈGE REGINA ASSUMPTA

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1 RÈGLEMENTS DU CONSEIL GÉNÉRAL DE L ASSOCIATION DES PARENTS DU COLLÈGE REGINA ASSUMPTA SEPTEMBRE 2016

2 TABLE DES MATIÈRES I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES NOM SIÈGE SOCIAL BUTS EXERCICE FINANCIER... 3 II. MEMBRES QUALITÉ DE MEMBRE COTISATION ANNUELLE DÉMISSION SUSPENSION OU EXCLUSION EFFETS DE LA DÉMISSION, DE LA SUSPENSION OU DE L EXCLUSION... 4 III. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES COMPOSITION ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE QUORUM AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DROIT DE VOTE AUX ASSEMBLÉ ES GÉNÉRALES FONCTIONS REPRÉSENTATION DU COLLÈGE AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES... 6 IV. CONSEIL GÉNÉRAL RESPONSABILITÉS DU CONSEIL GÉNÉRAL COMPOSITION DU CONSEIL GÉNÉRAL ÉLECTION DES CONSEILLERS MEMBRE HONORAIRE VACANCES AU CONSEIL GÉNÉRAL DÉMISSION D'UN CONSEILLER RÉVOCATION DE MANDAT RÉUNIONS DU CONSEIL GÉNÉRAL REPRÉSENTATION DU COLLÈGE AU CONSEIL GÉNÉRAL GRATUITÉ DES FONCTIONS... 9 V. COMITÉ EXÉCUTIF RESPONSABILITÉS DU COMITÉ EXÉCUTIF COMPOSITION DU COMITÉ EXÉCUTIF NOMINATION DES OFFICIERS VACANCES AU COMITÉ EXÉCUTIF DÉMISSION D'UN OFFICIER RÉVOCATION DE MANDAT PRÉSIDENT ET VICE-PRÉSIDENT TRÉSORIER SECRÉTAIRE RÉUNIONS DE L'EXÉCUTIF QUORUM GRATUITÉ DES FONCTIONS VI. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES SECRÉTARIAT GÉNÉRAL TRANSACTIONS BANCAIRES DISSOLUTION COTISATION MODIFICATION DES RÈGLEMENTS AMENDEMENTS PROVISOIRES AUX RÈGLEMENTS Page 2 sur 12

3 I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. NOM Depuis septembre 1963, l'ensemble des parents des élèves du Collège Regina Assumpta (ci-après, le «Collège») constitue une association sous le nom de "Association des parents du Collège Regina Assumpta" (ci-après, l «association»). Elle peut également être désignée par le sigle "APCRA". 2. SIÈGE SOCIAL Collège Regina Assumpta 1750, rue Sauriol Est, Montréal (Québec) H2C 1X4 3. BUTS Les buts de l'association sont: a) Offrir à toute personne ayant la responsabilité légale d un élève inscrit au Collège (ci-après, un «parent») l'occasion de prendre part à l'éducation de leurs enfants; b) Représenter tous les parents du Collège auprès de la direction; c) Promouvoir une étroite collaboration entre les élèves, les parents, les enseignants et les membres de la direction afin de s'assurer de la qualité du milieu de vie des élèves et du développement scolaire dans un cadre d'évolution, d'excellence, de concertation et de sentiment d'appartenance; d) Encourager les élèves en participant financièrement au développement de différents projets éducationnels, sportifs ou culturels. 4. EXERCICE FINANCIER L'exercice financier de l'association se termine le 31 juillet de chaque année. Page 3 sur 12

4 II. MEMBRES 1. QUALITÉ DE MEMBRE Deviennent membres de l'association, les parents de tout élève inscrit au Collège qui ont payé la cotisation déterminée par l assemblée générale. Chaque famille ne peut avoir qu un seul représentant au conseil général. 2. COTISATION ANNUELLE Le conseil général fixe le montant de la cotisation annuelle, après consultation auprès de la direction du Collège. Cette cotisation obligatoire est perçue annuellement par le Collège, au nom de l APCRA. Une seule cotisation est payable par famille. 3. DÉMISSION Un membre peut démissionner de l'apcra par un simple avis écrit donné au secrétaire. 4. SUSPENSION OU EXCLUSION Le conseil général peut suspendre provisoirement ou exclure un membre qui se conduit d'une façon jugée incompatible avec l'un ou l'autre des objectifs poursuivis par l'apcra. 5. EFFETS DE LA DÉMISSION, DE LA SUSPENSION OU DE L EXCLUSION Un membre qui a démissionné ou qui est exclu perd le droit d'être convoqué, d'assister au conseil général et aux réunions, ainsi que l exercice de son droit de vote. Il cesse d exercer toute fonction au sein de l Association. La suspension d un membre comporte les mêmes effets que son exclusion, mais la durée sera limitée à la période de suspension. Page 4 sur 12

5 III. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES 1. COMPOSITION L assemblée générale se compose de tous les membres de l association. 2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE a) L'assemblée générale annuelle se tient au cours des trente (30) jours qui suivent la date de l ouverture de l année scolaire, au siège social de l association. b) Le conseil général en fixe la date, l'heure et l'endroit en concertation avec le Collège. c) Le conseil général, ou à défaut le comité exécutif, détermine l'ordre du jour. d) Le secrétaire notifie (par courriel ou tout autre moyen jugée approprié) l'avis de convocation à tous les membres au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée. L avis de convocation doit mentionner la date, l heure et le lieu de l assemblée ainsi que l ordre du jour. e) L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle doit comporter notamment les points suivants : - Ouverture de l assemblée - Lecture de l avis de convocation - Adoption du procès-verbal de l'assemblée générale précédente et des assemblées générales extraordinaires tenues depuis, s'il y a lieu. - Rapport du président sur les activités du conseil général et des comités au cours du dernier exercice financier. - Rapport du trésorier sur l'état des finances, sur les revenus et dépenses de l'exercice écoulé. - Élection des membres aux postes vacants du conseil général, le cas échéant. 3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE a) Une assemblée générale spéciale peut être tenue sur décision du conseil général ou à la demande écrite d au moins trente (30) membres de l association. b) Le conseil général ou les requérants, selon le cas, en fixe la date et l'heure dans les trente jours qui suivent une telle demande et l'ordre du jour. c) Le secrétaire notifie l'avis de convocation à tous les membres au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée. L'avis peut être valablement donné par le président ou, en cas de refus ou d'incapacité d'agir du secrétaire et du président, par un requérant mandaté à cette fin dans la demande. L avis de convocation doit mentionner la date, l heure et le lieu de l assemblée ainsi que l ordre du jour. Lorsque l urgence de la situation le justifie, les délais peuvent être réduits. d) L'ordre du jour de l'assemblée doit accompagner l'avis de convocation. e) À cette assemblée, seuls les sujets annoncés dans l'ordre du jour font l'objet de délibérations ou de décisions. 4. QUORUM AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Le quorum d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée générale spéciale est constitué des membres présents. 5. DROIT DE VOTE AUX ASSEMBLÉ ES GÉNÉRALES a) Tout membre présent au moment de l assemblée général dispose d un droit de vote. Le vote par procuration est interdit. Page 5 sur 12

6 b) Les décisions se prennent par vote à main levée, sauf si cinq (5) membres ou plus réclament la tenue d un scrutin secret. 6. FONCTIONS - Les décisions relatives à la modification de la constitution ou des règlements sont prises au deux tiers (2/3) des membres présents - Toutes les autres décisions sont prises à la majorité des membres présents; s'il y a égalité des voix, le vote du président est prépondérant. L assemblée générale annuelle : a) Approuve les rapports du conseil général; b) Adopte le rapport financier; c) Approuve la constitution et les règlements de l association ou en propose les amendements. Toute proposition de modification de la constitution et des règlements doit être présentée par écrit, au secrétaire, au moins trente (30) jours avant l assemblée générale; d) Soumet au conseil général toute proposition pertinente; e) Ne peut débattre que des points prévus à l ordre du jour. Tout membre désirant faire inscrire à l ordre du jour un sujet doit en donner avis par écrit au secrétaire au moins trente (30) jours avant la date de l assemblée. 7. REPRÉSENTATION DU COLLÈGE AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES La direction du Collège est invitée à assister aux assemblées générales, sans toutefois y avoir droit de vote. Ils reçoivent les avis de convocation et les documents destinés aux membres. Lorsque le conseil général juge que des circonstances particulières rendent préférable la tenue d'une assemblée générale sans la présence de la direction du Collège, le président en informe la direction en fournissant les explications appropriées. Page 6 sur 12

7 IV. CONSEIL GÉNÉRAL 1. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL GÉNÉRAL Le conseil général : a) Administre, dirige les affaires de l association et voit aux modalités de fonctionnement du secrétariat général. b) Voit à établir les politiques de régie interne nécessaires au bon fonctionnement de l association. c) Donne suite aux décisions des assemblées générales ou spéciales. d) Remplit les autres fonctions que lui confèrent les présents statuts et règlements. e) Forme des comités, selon les besoins et les circonstances, détermine leur mandat et dispose de leurs rapports. f) Réalise les buts de l association par tous les moyens à sa disposition. g) Nomme les délégués de l association au sein des organismes du Collège, ou tout autre organisme extérieur, s il y a lieu. h) Exige, de chacun de ses délégués auprès des différents organismes et comités, un rapport des réunions auxquelles ils ont assisté. 2. COMPOSITION DU CONSEIL GÉNÉRAL a) Le conseil général est composé de dix-sept (17) conseillers. b) Seul un (1) parent ou tuteur par famille peut être élu au poste de conseiller. c) Chaque conseiller élu lors de l'assemblée générale annuelle entre en fonction dès son élection et le demeure aussi longtemps qu'il continue à avoir la qualité de membre, sauf s'il démissionne de son poste ou s'il fait l'objet d'une révocation de mandat. 3. ÉLECTION DES CONSEILLERS a) Lors de l'assemblée générale annuelle, les membres procèdent à l'élection du nombre de conseiller requis afin d atteindre le nombre de dix-sept (17) en tenant compte, notamment, des démissions et des départs. b) En convoquant l'assemblée générale annuelle, le secrétaire invite tous les parents des élèves inscrits au Collège à poser leur candidature par écrit pour agir à titre de conseiller au plus tard cinq (5) jours avant l'assemblée générale annuelle. c) Le candidat absent doit soumettre sa procuration au secrétaire. d) Le président de l association et le secrétaire général agissent à titre de président et un secrétaire d élection et voient à l élection des conseillers et du comité exécutif. À défaut, le président de l association en désigne un. e) Lorsque le nombre de candidats égal ou inférieur au nombre des postes à combler, le président les proclame tous élus sans autre formalité et le conseil général est alors considéré comme régulièrement formé, et ce, même si le nombre des conseillers se trouve inférieur à dix-sept (17). Dans ce cas; le comité exécutif devra alors poser les actions requises afin de combler les vacances dès que possible selon la procédure prévue. f) Lorsque le nombre des candidats dépasse le nombre requis, l'assemblée procède à l'élection, par vote secret. g) Au dépouillement du vote, les bulletins contenant plus de noms que le nombre de postes à combler sont annulés, de même que les bulletins portant des marques de nature à permettre l'identification du votant. En cas d'égalité des voix au rang du ou des derniers postes à combler, le président procède par tirage au sort pour déterminer le ou les élus. Page 7 sur 12

8 4. MEMBRE HONORAIRE Est membre honoraire, toute personne à qui le conseil général juge opportun de marquer son appréciation pour services rendus. Un membre honoraire peut également être désigné en raison de son expertise ou pour guider le conseil général dans ses opérations. Un membre honoraire peut être invité aux assemblées générales et aux réunions du conseil général, mais il n'a pas le droit de vote et n'est éligible à aucune fonction. Un membre honoraire peut être invité à faire partie d'un comité chargé spécialement d'étudier une question dans un domaine de sa compétence particulière. 5. VACANCES AU CONSEIL GÉNÉRAL a) Toute vacance au sein du conseil général, dans le cours d'un exercice financier, est comblée par le comité exécutif. Si un conseiller ne peut s acquitter de sa tâche ou s il démissionne, le poste peut être déclaré vacant sur recommandation du comité exécutif. L'ordre du jour d'une réunion ordinaire doit en faire mention. b) Les candidats non élus lors de l'assemblée générale précédente peuvent être considérés pour remplir une vacance au conseil général, de même que tout autre candidat proposé par un membre. 6. DÉMISSION D'UN CONSEILLER a) Un conseiller peut démissionner par un simple avis écrit donné au secrétaire ou au président. b) Au cours d'une même année scolaire, tout conseiller qui fait défaut d'être présent à deux réunions ordinaires du conseil général, sans motif valable, est réputé avoir démissionné de son poste. Il en sera informé par le président. Toutefois, il a le droit d'être mis en candidature comme tout autre membre pour remplir la vacance selon la procédure prévue. 7. RÉVOCATION DE MANDAT Le mandat de tout conseiller peut être révoqué suite à la décision prise en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Il peut être remplacé séance tenante. 8. RÉUNIONS DU CONSEIL GÉNÉRAL a) Le conseil général détermine, conjointement avec la direction du Collège, le nombre de réunions requises annuellement, lesquelles se tiendrons, autant que faire se peut, aux dates fixées lors de la première réunion de l'exercice financier. Nonobstant ce qui précède, il est entendu qu un minimum de six (6) réunions du conseil général seront tenues annuellement. b) Un avis de convocation est envoyé par le secrétaire, par courriel à tous les conseillers cinq (5) jours avant la date prévue pour la réunion et est accompagné de l'ordre du jour et du procès-verbal de la réunion précédente. Les présences sont consignées au procès-verbal. c) Des réunions spéciales du conseil général peuvent être tenues à la demande expresse du président ou de cinq (5) conseillers. Le secrétaire les convoque de la même façon que pour les réunions ordinaires. Lorsque l urgence de la situation le justifie la convocation peut se faire par voie téléphonique dans des délais moindre. Les présences sont consignées au procès-verbal, mais aucune absence à une réunion spéciale ne peut entraîner la démission d'un conseiller. d) Le quorum d'une réunion du conseil général est fixé à neuf (9) conseillers. 9. REPRÉSENTATION DU COLLÈGE AU CONSEIL GÉNÉRAL Le directeur général du Collège (ou son remplaçant désigné), peut assister aux réunions du conseil général, sans toutefois y avoir droit de vote. Il reçoit les avis de convocation et les documents destinés aux conseillers. Quand des circonstances particulières rendent préférable la tenue d'une réunion sans la présence de la direction du Collège, le président les en informe en leur fournissant les explications appropriées. Page 8 sur 12

9 10. GRATUITÉ DES FONCTIONS La fonction de conseiller s exerce gratuitement. Toutefois, les dépenses autorisées et ratifiées par le conseil général ou le comité exécutif qui sont encourues par un conseiller dans l'exercice de ses fonctions, lui sont remboursées. Page 9 sur 12

10 V. COMITÉ EXÉCUTIF 1. RESPONSABILITÉS DU COMITÉ EXÉCUTIF Le comité exécutif : a) Planifie et organise les réunions du conseil général et les assemblées générales. De plus, il doit veiller à leur bon déroulement. b) Convoque les assemblées du conseil général et en détermine l ordre du jour; c) Donne suite aux décisions du conseil général et des assemblées plénières; d) Forme des sous-comités et d en exiger des rapports; e) Remplit les autres fonctions que lui confèrent les présents statuts et règlements 2. COMPOSITION DU COMITÉ EXÉCUTIF L'exécutif est composé de quatre (4) officiers : un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire. 3. NOMINATION DES OFFICIERS Les conseillers, à la première réunion du conseil général qui suit l'assemblée générale annuelle, procèdent à la nomination d'un président, d'un vice-président, d'un trésorier et d'un secrétaire parmi les conseillers élus. Cette réunion peut être valablement tenue, sans convocation, immédiatement après l'ajournement de l'assemblée générale annuelle. Les conseillers absents lors de la période de mise en nomination peuvent être mis en candidature et être nommés aux postes prévus par les conseillers présents. La nomination se fait pour chacun des postes successivement au scrutin et à la majorité des conseillers présents. Chaque mandat est pour une durée d un (1) an Toutefois, ils restent en fonction jusqu'à la nomination d un successeur ou jusqu'à sa démission le cas échéant. 4. VACANCES AU COMITÉ EXÉCUTIF a) En cas de vacance au comité exécutif, dans le cours d'un exercice financier, les conseillers peuvent désigner un remplaçant. Cette désignation se fait lors d'une réunion ordinaire du conseil général. L'ordre du jour accompagnant l'avis de convocation de cette réunion devra toutefois en faire mention. b) Le choix du remplaçant se fait au scrutin et à la majorité des conseillers présents. Le président peut différer la tenue du vote pour se afin de communiquer avec les candidats afin de s'assurer de leur disponibilité; Cette vérification peut aussi être faite par tout conseiller désigné par le président. 5. DÉMISSION D'UN OFFICIER a) Un officier peut démissionner par avis écrit donné au secrétaire ou au président. b) Au cours d'une même année scolaire, tout officier qui fait défaut d'être présent à deux réunions ordinaires du conseil général, sans motif valable, est réputé avoir démissionné de son poste de conseiller et d officier. Il en sera informé par le président ou le vice-président le cas échéant. Toutefois, il a le droit d'être mis en candidature pour remplir la vacance selon la procédure prévue. 6. RÉVOCATION DE MANDAT Le conseil général peut révoquer le mandat de tout officier et le remplacer. 7. PRÉSIDENT ET VICE-PRÉSIDENT Le président et le vice-président du conseil général sont en même temps président et vice-président de l'association. Le président : a) Préside toutes les assemblées de l association, du conseil général et du comité exécutif; Page 10 sur 12

11 b) Maintient l'ordre; c) Assure le respect des règlements; d) Décide des questions de simple procédure; e) Dirige l'association dans la poursuite de ses objectifs; f) Propose la formation des comités; g) Signe les documents de l association; h) Voit aux intérêts de l association; i) Dispose d un vote prépondérant en cas de parité des voix; j) Fait rapport des activités de l association; k) Est membre d office de chacun des comités ou sous-comités. Il s'assure de la bonne marche de leurs travaux. Il peut en tout temps assister et participer aux réunions de chacun des comités. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président exerce les fonctions et les pouvoirs de ce dernier. Autrement, il remplit les mandats que lui confie le président. 8. TRÉSORIER Le trésorier : a) Reçoit et garde les fonds et valeurs de l association suivant les décisions du conseil général; b) Assure un contrôle efficace des entrées et sorties de fonds; c) Agi à titre de responsable des registres de comptabilité et de la préparation des états financiers requis pour l'information du conseil général et des membres; d) Prépare les prévisions budgétaires et les états financiers requis pour présenter un rapport financier à l assemblée générale; e) Perçoit la cotisation annuelle par l intermédiaire du Collège. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du trésorier, le conseil général peut désigner un remplaçant provisoire. 9. SECRÉTAIRE a) Rédige les procès-verbaux du comité exécutif; b) Assure la correspondance du comité exécutif. 10. RÉUNIONS DE L'EXÉCUTIF Le comité exécutif se réunit au besoin. 11. QUORUM Le quorum aux réunions du comité exécutif est formé de trois (3) officiers. 12. GRATUITÉ DES FONCTIONS Les fonctions de président, vice-président, trésorier et secrétaire s exercent gratuitement. Toutefois, les dépenses autorisées et ratifiées par le conseil général qui sont encourues dans l'exercice de leurs fonctions, leur sont remboursées. Page 11 sur 12

12 VI. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES 1. SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Le conseil général retient les services d un secrétaire qui assure la permanence de l association et dont les responsabilités sont décrites à la description de tâches approuvé par le comité exécutif. Le secrétaire général assiste à l assemblée générale et aux réunions du conseil général, sans toutefois avoir un droit de vote. 2. TRANSACTIONS BANCAIRES Les chèques, ordres de paiement, mandats, billets ou autres effets de commerce doivent être signés par deux (2) officiers. 3. DISSOLUTION En cas de dissolution, l'avoir net de l'apcra sera remis au Collège. 4. COTISATION L association peut exiger de chaque membre une cotisation variable selon les besoins. Cette cotisation est déterminée en assemblée générale. La cotisation est perçue par le Collège et est versée au trésorier. 5. MODIFICATION DES RÈGLEMENTS Les règlements peuvent être modifiés lors d'une assemblée générale annuelle. Le cas échéant, le texte antérieur des règlements (avant modification) devra être archivé pour consultation. 6. AMENDEMENTS PROVISOIRES AUX RÈGLEMENTS Le conseil général peut adopter provisoirement des amendements aux présents règlements. Les règlements ainsi adoptés provisoirement seront en vigueur jusqu à la prochaine assemblée générale où ils seront soumis pour ratification. Soumis pour adoption à l assemblée générale du 15 septembre Page 12 sur 12

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