Dossier Installation & Exploitation

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1 Dossier Installation & Exploitation Auteurs : Jean-Louis Ercolani Maarch project manager Laurent Giovannoni Maarch project engineer Claire Figueras Maarch project engineer mailto:dev@maarch.org

2 - SOMMAIRE - 1 INSTALLATION & CONFIGURATION Configurations pré requises Configuration de PHP Configuration du serveur Web Apache Configuration du serveur MySQL Installation de la solution Création du DocServer Création et configuration de la Base de Données Installation des fichiers PHP 5 2 ADMINISTRATION DE MAARCH LETTERBOX Administration des groupes Liste des groupes Modifier / Ajouter un groupe Administration des utilisateurs Liste des utilisateurs Modifier / Ajouter un utilisateur Administration des types de documents Liste des types de documents Modifier / Ajouter un type de document Administration des services Liste des services Création / Modification d un service Suppression d un service Historique Réouverture de courrier Configuration des utilisateurs par défaut Paramétrage : fichiers extensions.xml et letterbox.xml Extensions.xml Letterbox.xml 29 3 AJOUT D UNE COLLECTION... ERREUR! SIGNET NON DÉFINI. 4 UTILISATION DES SCRIPTS DE NOTIFICATION... 30

3 4.1 Paramétrage des scripts : fichier config_notif.xml Activation des scripts sous Windows Activation des scripts sous Linux/Unix... 33

4 1 INSTALLATION & CONFIGURATION 1.1 Configurations pré requises Configuration de PHP5 Maarch LetterBox nécessite PHP 5.0 au minimum. Le fichier de configuration de PHP est php.ini. a) Error handling and logging error_reporting = E_ALL display_errors = on PHP vous montrera ainsi toutes les erreurs qu'il rencontrera dans les scripts. Une fois votre serveur en production, mettez display_errors à off b) Data handling register_globals = Off Pour des raisons de sécurité, il est préférable de laisser ce paramètre à Off. c) Session session.save_path = "T:\TEMP\SessionsPHP" session.auto_start = 0 Renseignez ici le répertoire de stockage des fichiers de sessions (par défaut gérées en mode fichier). auto_start est à faux, il est préférable de le laisser ainsi. d) Autoriser les balises php courtes short_open_tag = On Cela permet d accepter également les balise <? en plus des balise <?php. Si ce paramètre est à Off, l application ne démarre pas Configuration du serveur Web Apache Maarch LetterBox nécessite Apache 2.2 minimum. Le fichier de configuration Apache est httpd.conf. a) Charger le module PHP 5 LoadModule php5_module "D:/Apps/php-5.2.0/php5apache2_2.dll" PHPIniDir "D:/apps/php-5.2.0" Il faut s assurer que le module PHP5 est bien activé sur le serveur Apache. b) Définir le répertoire web par défaut DocumentRoot "D:/Datas/wwwroot" C est dans ce répertoire que doivent être déposés les fichiers PHP qui vont être exécutés par le serveur.

5 1.1.3 Configuration du serveur MySQL a) Pré requis Maarch LetterBox est compatible avec MySQL à partir de la version 4.x. Le connecteur ODBC pour MySQL est nécessaire sur le serveur hébergeant le module d auto import pour le fonctionnement des scripts de chargement Configuration du serveur FTP Vous aurez besoin d un serveur FTP pour l indexation de nouveau document dans l application. N importe quel serveur FTP devrait faire l affaire. Assurez-vous bien que le serveur FTP est bien fonctionnel, notamment si vous avez un firewall ou un antivirus. 1.2 Installation de la solution Création du DocServer Le DocServer est le répertoire où sont stockés les fichiers indexés dans Maarch LetterBox. Il faut donc qu il soit accessible en lecture et en écriture pour le serveur Apache. Il faut donc que le propriétaire de ce répertoire soit l utilisateur qui lance Apache. En réseau, il est nécessaire de partager ce répertoire Création et configuration de la Base de Données a) Création de la base Il faut créer une base de données maarch_letterbox puis la remplir avec le fichier database.sql qui contient la structure des tables et les données minimales (utilisateurs, groupes, types de documents). Cela peut être fait en ligne de commande ou par l intermédiaire de l interface web PHPMyAdmin. b) Configuration de la base Il faut ensuite modifier le chemin du DocServer dans la base. Il faut mettre le chemin du DocServer dans le champ PATH_TEMPLATE de mondocserver de la table docservers. NB : Attention à bien terminer le chemin par un slash Installation des fichiers PHP Il faut placer le dossier maarch_letterbox dans le répertoire racine du serveur Apache (ou de votre serveur web). Ce dossier contient les fichiers PHP et les fichiers de paramètres de l application Configuration du serveur FTP Vous devez créer un utilisateur, en lui attribuant un mot de passe de préférence.

6 Vous devez ensuite lui attribuer un «Home Directory», vous devez lui indiquer le chemin du répertoire maarch_letterbox/ftp que vous avez copié dans votre répertoire racine (étape précédente). Si vous comptez utiliser Maarch LetterBox en réseau, n oubliez pas de partager ce répertoire Configuration de l application Il faut ensuite correctement paramétrer le fichier de configuration maarch_letterbox/xml/config.xml. Pour une installation rapide, remplissez les informations concernant la base de données (databaseserver, databasename, databaseuser et databasepassword) et vérifiez bien que le champ UNIXserver est à false si vous êtes sous windows et true si vous êtes sous Linux ou Unix. Description des balises du fichier config.xml Databaseserver : nom ou IP du serveur de base de données databasename : nom de la base de données Maarch LetterBox databaseuser : utilisateur Maarch LetterBox de la base de données databasepassword : mot de passe de l utilisateur Maarch LetterBox ftpserver : nom ou IP du serveur ftp ( en local) ftpport : port du serveur ftp (21 par défaut) ftpuser : utilisateur du serveur ftp ftppassword : mot de passe de l utilisateur du serveur ftp ftphomedir : «Home Directory» de l utilisateur du serveur ftp (utiliser le nom réseau si partage) nblinetoshow : nb de ligne pour les listes (recherche, admin, ) limitcharsearch : nb de caractères minimal pour une recherche lang : langue par défaut de Maarch LetterBox (fr ou en) adminmail : mail de l administrateur Maarch LetterBox adminname : nom de l administrateur Maarch LetterBox enabledadvsearch : activation de la recherche avancée (true ou false) enabledquicksearch : activation de la recherche rapide (true ou false) [non implémenté pour Maarch LetterBox : doit rester à false] enabledindexfile : activation de l'indexation (true ou false) enabledvideo : activation du vidéocodage (true ou false) [non implémenté pour Maarch LetterBox : doit rester à false] enableddir : activation du parcours par dossier (true ou false) [non implémenté pour Maarch LetterBox : doit rester à false] enabledvalidation : activation de la validation du courrier (true ou false) enabledprocess : activation du traitement de courrier (true ou false) enablestats : activation de la visualisation des statistiques (true ou false) enablechangenotif : activation de la notification par mail lors de la modification d une liste de diffusion d un courrier (true ou false) shortcut : activation des raccourcis pour la recherche rapide (true ou false) [non implémenté pour Maarch LetterBox : doit rester à false] xmlpath : répertoire où sont stockés les fichiers de config xml debug : affichage des variables de debug (true ou false) applicationname : Nom de l'application affiché dans votre navigateur

7 css : fichier css de Maarch LetterBox css_ie : fichier css de Maarch LetterBox propre à internet explorer css_ie7 : fichier css de Maarch LetterBox propre à internet explorer 7 img : chemin du répertoire des images de Maarch LetterBox UNIXserver : indique si le serveur web hébergeant est de type Unix ou non MaarchURL : Url de Maarch LetterBox (utilisé pour la notification) DefaultPage : page par défaut de Maarch LetterBox admin : administration search_adv : recherche avancée welcome : accueil stats : page des statistiques help : page d aide TABLENAME RESOURCES Tablename Comment WORKBATCH Size HISTORY Usersdel Usersban Usersadd Usersup Usersval Doctypesdel Doctypesadd Doctypesup Doctypesval Doctypesprop Resadd Resup Resdel Usergroupsdel Usergroupsban Usergroupsadd Usergroupsup Usergroupsval Diffusion Redirection Userabs Modelsadd Modelsup : noms des tables de la base de données : nom de la table de ressources, si des modifications sont effectuées ici, il ne faut pas oublier de modifier les droits d accès aux ressources dans l administration de l application. : identifiant de la table : commentaire associé à la table. Il sert dans la liste déroulante des collections de la recherche avancée. : Lot de travail (utilisé pour le vidéocodage) : taille maximale du lot de travail : traçage des évènements : suppression d'un utilisateur : suspension d'un utilisateur : ajout d'un utilisateur : modification d'un utilisateur : autorisation d'un utilisateur : suppression d'un type de courrier : ajout d'un type de courrier : modification d'un type de courrier : autorisation d'un type de courrier : proposition d'un type de document : ajout d'un document : modification d'un document : suppression d'un document : suppression d'un groupe : suspension d'un groupe : ajout d'un groupe : modification d'un groupe : autorisations d'un groupe : diffusion d un courrier : redirection d un courrier : Absence des utilisateurs : Ajout d'un modèle : Modification d'un modèle

8 Modelsdel : Suppression d un modèle Pour tester que l application est bien installée et correctement configurée, tapez l adresse URL correspondante dans un navigateur Web, vous devez accéder à la page de login :

9 2 ADMINISTRATION DE MAARCH LETTERBOX On accède à l administration de Maarch LetterBox en cliquant sur «Administration» dans le menu puis «Sommaire» :

10

11 2.1 Administration des groupes Liste des groupes Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les groupes» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration C est à partir de cette page que l on gère les groupes. Tous les groupes sont classés par identifiant par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les groupes commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un groupe quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant dans la boîte de

12 recherche. La liste des groupes est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur les groupes : - Modifier les informations d un groupe - Suspendre / Autoriser un groupe - Supprimer un groupe - Ajouter un nouveau groupe

13 2.1.2 Modifier / Ajouter un groupe Création / Modification d'un groupe : mode simple Création / Modification d'un groupe : Mode avancé

14 Les informations obligatoires sont le groupe (correspond à l identifiant groupe) et au moins un accès défini. Une fois un groupe créé, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un groupe est composé de lettres et de chiffres seulement. La description permet de renseigner le rôle du groupe, elle est utile mais pas obligatoire. Les cases à cocher représentent des droits fonctionnels : Droits d administration : permet l accès au menu «Administration» Droits validation du courrier : accorde le droit de valider du courrier et donc l accès au menu «Courrier à valider» Droits visualisation statistiques : permet l accès au menu «Statistiques» Droits visualisation courrier en retard : enrichit la recherche avancée en rajoutant 2 nouveaux statuts : 1ere relance et retard Droits de redirection : autorise la redirection de courrier Droits de traitement : permet le traitement du courrier (menu «Courrier à traiter» visible) Droits de modification : permet la modification de certaines informations à partir de la page de détails Un «accès à une ressource» est en fait une restriction sur les documents contenus dans la base. Un accès est donc composé d un nom de table de la base de données, d une clause Where et de la présence ou non des droits d insertion et de mise à jour. Il y a deux modes de création d accès : Mode simple : création automatique à l aide des listes de services (bouton «Droits de consultation» coché) Mode avancé : création manuelle, comme dans le Maarch générique Le mode simple permet de créer rapidement des groupes dont les droits porteront sur les services destinataires. Le mode avancé permet une gestion plus fine des droits. (bouton «Autres droits» coché) Mode Avancé : La clause Where est une clause de restriction SQL sans le mot «Where». Si elle est vide, cela signifie que le groupe a accès à tous les documents de la table. Une fois un accès créé, on ne peut plus le modifier, il faut en recréer un nouveau. Les actions possibles sur les accès : - Suppression - Ajout - Mise à jour des droits A chaque fois que l on modifie les droits d insertion et de mise à jour sur un ou plusieurs accès, il faut cliquer sur le bouton «Mise à jour des droits» pour qu ils soient bien pris en compte.

15 Une fois tous les changements terminés, il faut valider en appuyant sur le bouton «Accepter les changements». Si c est une création de groupe, valider en appuyant sur le bouton «Ajouter un groupe». 2.2 Administration des utilisateurs Liste des utilisateurs Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les utilisateurs» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration C est à partir de cette page que l on gère les utilisateurs. Comme pour les groupes, les utilisateurs sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les utilisateurs commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un utilisateur quand on connaît son nom en tapant son nom ou le début de son nom dans la boîte de recherche. La liste des utilisateurs est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur les utilisateurs : - Modifier les informations d un utilisateur - Suspendre / Autoriser un utilisateur - Supprimer un utilisateur - Ajouter un nouvel utilisateur

16 2.2.2 Modifier / Ajouter un utilisateur Les informations obligatoires sont l identifiant, le nom, le prénom, le service, le mail et le groupe primaire. Une fois un utilisateur créé, comme pour les groupes, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un utilisateur est composé de lettres et de chiffres uniquement. Les autres champs sont facultatifs. Le champ Service est affiché entre parenthèses à coté du nom de l utilisateur en haut à droite de l écran, dans la barre de situation dans la page d accueil. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, il est donc important de définir son groupe primaire. En effet, le groupe primaire a une importance capitale pour l utilisation des corbeilles. Les actions possibles sur les groupes : - Supprimer l utilisateur d un groupe - Ajouter l utilisateur à un groupe existant - Choisir le groupe primaire de l utilisateur - Gérer les absences (pour un utilisateur déjà crée) : permet en cas d absence de rediriger les courriers vers une autre personne.

17 Quand un nouvel utilisateur est créé, son mot de passe est demo. Il lui sera demandé de le changer à sa première connexion. Il est possible de réinitialiser le mot de passe d un utilisateur en cliquant sur le bouton «Réinitialisation mot de passe». Le nouveau mot de passe est encore test. L utilisateur devra à nouveau changer son mot de passe à sa première connexion. Une fois tous les changements terminés, il faut valider en appuyant sur le bouton «Modifier l utilisateur». Si c est une création de groupe, valider en appuyant sur le bouton «Ajouter l utilisateur». 2.3 Administration des types de documents Liste des types de documents Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les types de documents» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration C est à partir de cette page que l on gère les types de documents. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les types de documents sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les types commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un type quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des types de documents est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur les types de documents :

18 - Modifier les informations d un type - Supprimer un type - Ajouter un nouveau type Modifier / Ajouter un type de document Toutes les informations demandées sont obligatoires. Une fois un type de document créé, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un type est composé de lettres et de chiffres uniquement. Les types de document dépendent des collections documentaires, c est pourquoi il faut choisir une collection. Par défaut, il n y a qu une seule collection dans Maarch LetterBox, la collection «Courriers». Le champ «Délai de traitement» correspond au nombre de jours maximum de traitement pour ce type. Il est calculé à partir de la date d enregistrent du courrier dans la base. Le champ «Délai première relance» est utilisé pour la notification. C est le nombre de jours avant la date limite durant lequel la première notification est envoyée. Le champ «Délai deuxième relance» correspond à la notification de retard. C est le nombre de jours après la date limite durant lequel sera envoyée la notification. 2.4 Administration des services Liste des services Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les services» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration

19 C est à partir de cette page que l on gère les services. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les services sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les services commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un service quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des services est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur services - Modifier les informations d un service - Supprimer un service - Ajouter un nouveau service

20 2.4.2 Création / Modification d un service L identifiant et la description du service sont obligatoires. Une fois un service créé, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un service est composé de lettres et de chiffres uniquement. Il est possible d associer un modèle de liste de diffusion à chaque service, mais ce n est pas obligatoire. Cette liste sera automatiquement présentée à l indexation dés le choix du service. Bien entendu, lors de l indexation la liste de diffusion sera modifiable. Les modèles de liste sont une aide à l enregistrement de courrier. Pour créer ou modifier une liste de diffusion cliquez sur le bouton «Créer la liste» ou «Modifier la liste», la fenêtre suivante s ouvre alors :

21 Pour ajouter des nouveaux utilisateurs à la liste, il suffit de cliquer sur «Ajouter» au niveau de celui que vous souhaitez ajouter. Pour modifier la liste existante, vous pouvez supprimer des utilisateurs de la liste en cliquant sur «Supprimer» et enfin réorganiser les utilisateurs en cliquant sur les boutons «Descendre» et «Monter» Suppression d un service

22 Vous ne pouvez pas supprimer un service qui possède des documents, vous devez réaffecter les documents à un autre service. En effet, il est important que les documents appartiennent à un service existant pour qu on puisse y accéder. 2.5 Administration des corbeilles Liste des corbeilles Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les corbeilles» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration C est à partir de cette page que l on gère les corbeilles. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les corbeilles sont classées par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les corbeilles commençant par cette lettre sont affichées. Il est possible de chercher une corbeille quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des corbeilles est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur corbeilles - Modifier les informations d une corbeille - Supprimer une corbeille (seulement pour les corbeilles non génériques) - Ajouter une nouvelle corbeille

23 2.5.2 Modifier / Ajouter une corbeille Une fois une corbeille créé, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d une corbeille est composé de lettres et de chiffres uniquement. La corbeille correspond au nom de la corbeille qui sera affichée dans toute l application, elle est donc obligatoire. La description n est pas obligatoire. La table correspond à la collection documentaire, Maarch LetterBox ne contient pour le moment qu une seule collection, la collection Courriers. Le champs «Vue sur la table» est en fait une clause de restriction SQL sans le mot clé «Where» (comme pour le mode avancé de la gestion des groupes). Si elle est vide, cela signifie que la corbeille renverra tous les documents de la table. Il y a 2 variables que l on peut utiliser dans la clause where qui sont propres à Maarch : est remplacé par l identifiant de l utilisateur : est remplacé par l identifiant du groupe primaire de l utilisateur courant Enfin, pour qu une corbeille soit efficace, il faut l associer à des groupes d utilisateurs. En effet, un utilisateur a accès à toutes les corbeilles qui ont été associées à son groupe primaire. Pour associer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton «Associer un nouveau groupe à la corbeille», la fenêtre suivante s ouvre :

24 Il faut d abord choisir le groupe dans la liste déroulante. Ensuite choisir ou non d autoriser la redirection dans cette corbeille. Si la case redirection est cochée, il faut ensuite déterminer vers quels services et quels groupes d utilisateurs la redirection est possible. Enfin, il faut déterminer la page de résultat, c'est-à-dire la page qui sera utilisée pour l affichage de la corbeille. Il y a 4 pages disponibles pour le moment : Traitement du courrier Validation courrier Courriers en copie Services autorisés Une fois toutes les informations remplies, il faut cliquer sur le bouton «Ajouter le groupe». Le nom du groupe apparait alors dans la liste des groupes associés. Pour modifier des paramètres liés à un groupe, cliquez sur le nom du groupe et la fenêtre ci-dessus apparait. Une fois le paramétrage de la corbeille terminé, n oubliez pas de cliquer sur le bouton «Modifier la corbeille», sinon les paramètres (y compris les groupes associés) ne seront pas pris en compte. 2.6 Administration des modèles

25 Les modèles de document permettent la génération de réponse lors du traitement d un courrier Liste des modèles Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Gérer les modèles» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration C est à partir de cette page que l on gère les modèles. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les modèles sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les modèles commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un modèle quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. La liste des modèles est paginée, il est possible de naviguer entre les pages à l aide de la liste des pages ou des liens «Page Précédente» et «Page suivante». Les actions possibles sur les modèles - Modifier les informations d un modèle - Supprimer un modèle - Ajouter un nouveau modèle

26 2.6.2 Modifier / Ajouter un modèle Le nom du modèle permettra de choisir, lors du traitement, quel type de réponse sera généré, il est donc obligatoire. Il ne doit pas contenir autre chose que des caractères alphanumériques et l underscore (_). Il est possible d ajouter des commentaires à un modèle, mais cela reste facultatif. Maarch utilise une version customizée de l éditeur de texte open source tiny_mce. Il est possible de placer des champs variables dans le modèle grâce à la liste déroulante «Maarch options». Les éléments contenus dans cette liste correspondent à des informations associées au courrier lors de l indexation ou du traitement. Ces champs seront automatiquement remplacés lors de la génération de la réponse par les informations correspondantes (dates, noms, etc ). Les modèles sont associés aux services. Un modèle peut être associé à plusieurs services. Si un modèle n est associé à aucun service, il ne sera jamais présenté lors du traitement. Lors du traitement d un courrier, la liste des modèles de réponse présentée correspond à tous les modèles associés au service destinataire du courrier. Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton «Valider les changements».

27 2.7 Historique Vous pouvez accéder à cette page de deux façons : Cliquer sur le lien «Visualiser l historique» dans le menu déroulant Cliquer sur le lien à partir de la page d administration Les événements tracés dans l historique dépendent des choix faits dans le fichier de configuration config.xml. L historique se présente sous la forme d une liste paginée. On peut trier cette liste sur la date de l événement, l utilisateur responsable de l événement, la table concernée et le type d action. On peut ainsi avoir accès rapidement aux informations que l on recherche.

28 2.8 Réouverture de courrier En cas d erreur d un utilisateur qui aurait clôturé un courrier trop vite, il est toujours possible à l administrateur de «rouvrir» ce courrier. Il lui suffit de rentrer le numéro GED du courrier et de cliquer sur le bouton «Modifier le statut». 2.9 Configuration des utilisateurs par défaut Plusieurs utilisateurs sont configurés par défaut dans Maarch LetterBox pour permettre une utilisation immédiate.

29 2.10 Paramétrage complémentaire : fichiers extensions.xml et letterbox.xml Extensions.xml Ce fichier se trouve dans le dossier maarch_letterbox/xml. Il contient tous les types de fichier et leur type mime autorisés dans l application. Si vous souhaitez rajouter de nouveaux types de fichier, il suffit de rajouter une balise FORMAT : <FORMAT> <name>pdf</name> <mime>application/pdf</mime> </FORMAT> Letterbox.xml Ce fichier se trouve également dans le dossier maarch_letterbox/xml. Il contient des informations utilisées dans les listes déroulantes. Pour supprimer une valeur, effacer la balise correspondante. Pour ajouter une nouvelle valeur, ajouter une nouvelle balise. Balise <CIVILITE> : contient les civilités, utilisé lors de l enregistrement et la validation de courrier. Ex : <CIV>M.</CIV> Balise <EMETTEUR> : contient les émetteurs prédéfinis, utilisé dans l enregistrement et la validation de courrier. Ex : <EME>Trésor Public</EME> Balise <NATURE>: contient les natures d envoi possibles, utilisé dans l enregistrement et la validation de courrier Ex : <NAT>Courrier simple</nat> Balise <QUARTIERS> contient les quartiers, utilisé lors du traitement d un courrier. Ex : <QUA>Bords de Seine</QUA>

30 3 UTILISATION DES SCRIPTS DE NOTIFICATION Maarch LetterBox offre 3 types d alertes différentes : Arrivée de nouveaux courriers à traiter ou en copie (notif.php) Notification qu il ne reste qu une semaine pour le traitement (relance1.php) Notification du courrier en retard (relance2.php) A ces 3 types d alertes correspondent 3 scripts que vous pouvez choisir d activer ou non selon vos besoins. Les scripts doivent être activés en mode batch quotidien, ils sont en effet conçus pour être lancés quotidiennement. Il est nécessaire pour les notifications d avoir un serveur mail actif. 3.1 Paramétrage des scripts : fichier config_notif.xml Le fichier config_notif.xml permet de paramétrer tous les scripts de notifications. Il fonctionne sur le même principe que le fichier config.xml. Balise : <CONFIG> <databaseserver> : Nom de votre serveur de base de données <databasename> <databaseuser> <databasepassword> <lang> <mailfrom> <debug> <UNIXserver> : Nom de la base de données Maarch LetterBox : Utilisateur de la base de données : Mot de passe de la base de données : Langue choisie, pour l instant seulement le français est disponible (fr) : Mail utilisé pour la notification : Activation du mode debug (true/false) : Serveur de type Unix ou non (true/false) <MaarchDirectory> : Chemin de l'application Maarch : doit se terminer par un slash <MaarchURL> Balise : <TABLENAME> : URL de l application Maarch LetterBox <doctypes> : Table contenant les types de documents gérés (demande, réunion, plainte...) <history> : Table historique des transactions sur la base penser à la vider quand elle devient trop grosse <listinstance> : Table contenant les différentes listes de diffusion selon le type de documents <users> : Table des utilisateurs <services> : Table des services Balise : <RESOURCES> (nom de la table de ressources)

31 <tablename> : Table contenant les informations sur les documents <comment> : Commentaire sur la table 3.2 Activation des scripts sous Windows Sous Windows, le moyen le plus simple est de créer une tache planifiée. Etape 1 : Créer un fichier bat Ce fichier va servir à lancer une commande php en ligne. Cette commande va correspondre au lancement du script de notifications. Ouvrez un éditeur de texte simple (bloc notes ou wordpad) et tapez cette ligne : Chemin vers votre php.exe\php «Chemin vers Maarch LetterBox\ scripts connexions\nom du script à activer» «Chemin vers Maarch LetterBox\ scripts connexions\config_notif.xml» Exemple avec xampp : C:\ProgramsFiles\xampp\php\php "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_letterbox\scripts connexions\notif.php" "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_letterbox\scripts connexions\config_notif.php" Enregistrer ensuite ce fichier avec l extension bat, ex : script_notif.bat Etape 2: Créer une tache planifiée Une tache planifiée, comme son nom l indique, permet de programmer le lancement d une application ou d un script. Pour cela ouvrez le «Panneau de Configuration» windows, puis cliquez sur «Taches planifiées», enfin cliquez sur «Créer une tache planifiée».

32 Cliquez sur le bouton «Parcourir» et choisissez le fichier bat que vous venez de créer. Nommez ensuite la nouvelle tache comme vous le souhaitez puis choisissez «Tous les jours». Choisissez l heure de début de la nouvelle tâche. Nous vous conseillons de lancer la tâche à une heure où vous êtes certains qu il n y aura plus d ajout de courrier. Choisissez ensuite à partir de quelle date vous souhaitez le lancer. Cliquez ensuite sur «Suivant» et faites ce qu on vous demande. Vous devez recommencer tout le processus pour chaque notification que vous souhaitez activer.

33 3.3 Activation des scripts sous Linux/Unix Sous Linux, il n y a pas besoin de faire un fichier bat et de créer une tache planifiée, il suffit de lancer le script php à partir de la crontab. Il faut ajouter une ligne de ce type : * * * Chemin_de_l exe_php Chemin_script_à_lancer (avec d éventuels arguments) Ici on lance le script tous les jours à 23h50. Il faut rajouter autant de lignes dans la crontab que de scripts que l on souhaite activer.

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