CARTR Plus Manuel de formation sur les rapports administratifs et sur l approbation des données AVRIL 2013

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1 CARTR Plus Manuel de formation sur les rapports administratifs et sur l approbation des données AVRIL 2013

2 Objectifs de cette formation Cette séance de formation offre un aperçu de la fonction de reconnaissance des données et des rapports administratifs disponibles dans CARTR Plus. À la fin de cette séance, Vous comprendrez le processus d approbation des données à suivre dans CARTR Plus ainsi que son importance pour la qualité et l exactitude des données; Vous connaîtrez les rapports administratifs qu offre CARTR Plus et vous comprendrez leur rôle à l approbation des données; Vous aurez accédé aux rapports administratifs suivants : Rapport sur un cycle de PMA incomplet; Rapport de rapprochement des cycles; Rapport sur le dédoublement potentiel de cycles de PMA; Rapport sur la liste des cycles; Rapport sur les cycles détaillés de la patiente; 2 Résumé des cycles de la patiente.

3 Fonctions de la production de rapports dans CARTR Plus CARTR Plus de BORN permet de produire des rapports à partir d un système basé dans Internet. Types de rapports Rapports de base : Rapports administratifs (qualité des données), Rapports cliniques; Tableaux de bord et rapports spéciaux basés sur des cubes; Rapports individuels (demandes et recherches spéciales, etc.). Nous avons d abord installé la fonction des rapports administratifs. Nous installerons les rapports cliniques et les tableaux de bord pendant le 3 e trimestre de 2013 (de juin à septembre). Nous installerons ensuite la fonction des rapports individuels à la fin de

4 Rapports administratifs Ils permettent aux cliniques de vérifier et de surveiller leurs données dans le système de CARTR Plus. Ils leur permettent aussi de vérifier si les données respectent les normes de qualité et d exactitude avant de les utiliser pour mener des analyses et des comparaisons avec les données accumulées par d autres cliniques. On évite aussi les écarts potentiels entre les données de chaque clinique et celles de BORN CARTR Plus. 4

5 Processus de qualité des données Cycle des données dans CARTR Plus; La saisie des données n est pas la dernière étape du processus! Collecte Transmission Utilisation Vérification 5 Approbation

6 Processus de qualité des données Les cliniques mènent des activités d assurance de la qualité des données à chaque étape du cycle. Recueillir toutes les données de CARTR Plus pendant la rencontre. Collecte Transmission Transmettre ces données aussitôt que possible; corriger immédiatement les erreurs. Les cliniques et BORN peuvent maintenant utiliser ces données pour produire des rapports de comparaison avec celles d autres cliniques. 6 Utilisation Approbation Vérification Confirmer que les données sont complètes et exactes. A-t-on saisi toutes les données des cycles accomplis pendant le mois? Sont-elles complètes? En a- t-on inclus tous les éléments?

7 Processus de qualité des données On vérifie et confirme la qualité à chaque étape : Collecte On inscrit les données pendant que l on soigne la patiente; on en synchronise la documentation avec les éléments de données de CARTR Plus. Transmission En transmettant les données, la personne chargée de les saisir détecte les erreurs et les corrige immédiatement. Vérification Les rapports administratifs permettent aux utilisateurs désignés de vérifier si les données saisies sont correctes et complètes et si tous les cycles s y trouvent. Approbation L administrateur local (ou son délégué) confirme que les données sont complètes et exactes. Utilisation BORN et les cliniques peuvent utiliser les données pour produire des rapports et mener des comparaisons. 7

8 Approbation des données L approbation est une étape par laquelle l utilisateur confirme que les données saisies dans le système de CARTR sont : Complètes (tous les cycles sont inclus), Exactes (l information est correcte;) L approbation sert à garantir que seules des données complètes et exactes sont fournies pour effectuer des analyses comparatives entre les cliniques; L administrateur local (ou son délégué) est chargé de confirmer les données de la clinique après la date d échéance des données (chaque trimestre ou plus souvent s il y a lieu). 8

9 Confirmation des données Les cliniques de fertilité effectuent deux types de confirmation des données. Type de confirmation des données Résultats du cycle de traitement Résultats de la grossesse et de l accouchement Description La clinique a fini de saisir les données (des résultats de la grossesse) de tous les cycles de traitement entamés pendant le mois. On a saisi ou relié (Ontario) tous les résultats de la grossesse et de l accouchement pour tous les cycles entamés pendant le mois pour lesquels on a saisi des données cliniques ou celles d une grossesse inconnue. Quand confirmer Après la fin du traitement Après l accouchement ou l interruption de la grossesse. 9

10 Objectifs de l approbation des données L approbation des données garantit que les données à utiliser à des fins d analyse et de comparaison sont définitives. Les données non approuvées ne seront pas disponibles pour la production de rapports et de comparaisons. Les données approuvées sont exactes et complètes! 10

11 Échéancier d approbation des données Les cliniques devraient effectuer la confirmation des résultats du cycle de traitement dans un délai de 90 jours suivant la fin du semestre. Les cliniques devraient effectuer la confirmation des résultats de la grossesse et de l accouchement dans un délai de 365 jours suivant la fin du semestre. Début du semestre du cycle Échéance de l approbation des résultats du cycle de traitement Échéance de l approbation des résultats de la grossesse et de l accouchement Janvier à mars 30 juin 31 mars de l année suivante Avril à juin 30 septembre 30 juin de l année suivante Juillet à septembre 31 décembre 30 sept. de l année suivante Octobre à décembre 31 mars 31 déc. de l année suivante 11

12 Rappel de l approbation des données La personne chargée de confirmer les données doit avoir un accès d administrateur local ou d approbation des données dans CARTR Plus. BORN enverra à l administrateur local un courriel de rappel 2 mois, puis 1 mois avant l échéance de l approbation des données du trimestre : 12 «Ce rappel automatisé vous avertit que l approbation des données sur les résultats du cycle de traitement de janvier (2013) de votre organisme, le Centre de fécondité ABC, est due le 31 mars Veuillez vous brancher au système de CARTR Plus pour terminer l approbation de vos données avant cette date.»

13 ÉTAPES DE L APPROBATION DES DONNÉES 13

14 CONFIRMATION DES DONNÉES DES RÉSULTATS DU CYCLE DE TRAITEMENT 14

15 Confirmation des données des résultats du cycle de traitement Étape 1. Vérifier si tous les cycles sont en état de transmission (pas d erreurs non réglées). Étape 2. Vérifier si tous les cycles ont été saisis. Étape 3. Approuver les résultats du cycle de traitement. 15

16 Confirmation des données des résultats du cycle de traitement Étape 1. Vérifier si tous les cycles sont en état de transmission (pas d erreurs non réglées) En transmettant un cycle, on le valide pour en détecter toutes erreurs éventuelles. S il n y a pas d erreur, le cycle est en «état de transmission». Si l on y trouve des erreurs non corrigées, le cycle demeure en «état d ébauche». Il y a deux façons de vérifier cela : 16 a) À la Page de renvoi; b) Dans un rapport intitulé «Cycle de traitement incomplet».

17 A. Pour trouver les cycles «en état d ébauche» à la Page de renvoi Allez à Page de renvoi Dossiers des patients en PMA Cliquez sur la date du début de la période de validation du cycle. Cliquez sur l état Ébauche. Préciser les résultats. La liste des cycles en état d ébauche pour la période de ce cycle apparaît. Vous pouvez ouvrir chacun des cycles en cliquant sur le lien qui se trouve sous le numéro du cycle, corriger les données manquantes et transmettre le cycle. 17

18 A. Pour trouver les cycles «en état d ébauche» à la Page de renvoi 18

19 B. Pour trouver les cycles «en état d ébauche» par un rapport de cycle incomplet Vous pouvez créer un Rapport de cycle de traitement incomplet. Cliquez sur le lien Production de rapports Rapports administratifs. Cliquez sur le lien Rapport de cycle de traitement incomplet. Inscrivez la Date du début de la période et la Date de fin de la période du cycle en question. Cliquez sur Voir le rapport. 19

20 Rapport de cycle de traitement incomplet 20

21 Rapport de cycle de traitement incomplet 21

22 Rapport de cycle de traitement incomplet Onglets des rapports Onglet «Résumé»; Onglet «Détails». Ces onglets se trouvent à gauche dans la fenêtre de navigation. Vous pouvez exporter le rapport dans Excel (ou dans un autre format) : Cliquez sur «Exporter»; Cliquez sur «Excel»; Choisissez «Ouvrir» ou «Sauvegarder» le document. 22

23 Rapport de cycle de traitement incomplet - Onglets Onglet «Résumé» Indique le nombre de cycles pour la période choisie. Nombre total de cycles entamés Comprend le n o de FIV, de MIV, d ovocytes en banque et le début des cycles de thérapie enzymatique et de FIV d ovocytes congelés; Comprend les cycles annulés; Comprend les cycles primaires simulés. Cycles comportant des erreurs Cycles en ébauche à cause d une erreur non corrigée. N o de cycles avec bêta-hcg positif et type de grossesse manquant Cycles de bêta-hcg positif sans type de grossesse. 23

24 Rapport de cycle de traitement incomplet Onglet «Résumé» 24

25 Rapport de cycle de traitement incomplet Onglets «Détails» 25 Cycles comportant des erreurs Indique le n o de dossier et autres identifiants (Ontario seulement) de la patiente, les identifiants du cycle et un choix de champs pour tous les cycles en ébauche. Type de grossesse manquant Indique le n o de dossier et autres identifiants (Ontario seulement) de la patiente, les identifiants du cycle et un choix de champs pour tous les cycles avec bêta-hcg positif où il manque le type de grossesse. Tous les cycles indiquant Cycles avec erreurs et Type de grossesse manquant doivent être corrigés avant d approuver les résultats du cycle de traitement.

26 Rapport de cycle de traitement incomplet Onglet de cycle avec erreurs 26

27 Rapport de cycle de traitement incomplet Onglet des cycles avec bêta-hcg positif sans type de grossesse 27

28 Approbation des résultats du cycle de traitement Étape 1. Vérifier si tous les cycles sont en état de transmission (sans erreurs non réglées). Étape 2. Vérifier si tous les cycles ont été saisis. Étape 3. Approuver les résultats du cycle de traitement. 28

29 Approbation des résultats du cycle de traitement Étape 2. Vérifier si tous les cycles ont été saisis. Selon l Entente de partage des données de CARTR Plus, TOUS les cycles de CARTR se trouvent désormais dans CARTR Plus. Il n y a plus de «cycles de recherche» dans CARTR Plus. Les cliniques doivent vérifier si tous les cycles de la période en question, dès la date du début de la période, ont été saisis dans CARTR Plus. Les données de la clinique et celles de CARTR Plus doivent être identiques. 29

30 Vérification des cycles saisis Rapport de rapprochement des cycles Cliquez sur Production de rapports Rapports administratifs. Cliquez sur Rapport de rapprochement des cycles. Inscrivez la Date du début de la période et la Date de fin de la période du cycle en question. Voir le rapport. 30

31 Rapport de rapprochement des cycles 31

32 Rapport de rapprochement des cycles Onglets des rapports 32 Onglet «Résumé»; Onglet «Détails». Ces onglets se trouvent à gauche dans la fenêtre de navigation. Vous pouvez exporter le rapport dans Excel (ou dans un autre format) : Cliquez sur «Exporter»; Cliquez sur «Excel»; Choisissez «Ouvrir» ou «Sauvegarder» le document.

33 Rapport de rapprochement des cycles - Onglets Onglet «Résumé» Indique le nombre de cycles pour la période choisie. Comprend le n o de FIV, de MIV, d ovocytes en banque et le début des cycles de thérapie enzymatique et de FIV d ovocytes congelés; Comprend le n o de cycles de FIV, de MIV, d ovocytes en banque annulés; Comprend le n o de cycles primaires simulés; Les cycles de thérapie enzymatique et de FIV d ovocytes congelés terminés avant que les ovocytes et les embryons aient dégelé ne doivent pas être inclus dans CARTR Plus. 33

34 Rapport de rapprochement des cycles Onglet «Résumé» 34

35 Rapport de rapprochement des cycles - Onglets Onglet «Détails» 35 Liste de chaque cycle comprenant des données cruciales. Ces données cruciales comprennent : ID du dossier; Identifiants de la patiente (Ontario seulement); ID, date de début et type du cycle; Cycle simulé Choisissez «O» pour un cycle primaire simulé; Choisissez «N» pour un cycle primaire non simulé; Choisissez «S/O» pour un cycle secondaire; Cycle annulé (Oui ou Non); Transfert de l embryon (Oui ou Non).

36 Rapport de rapprochement des cycles - Onglets Données cruciales du cycle (suite) Résultats du traitement; Type de grossesse; EDB de CARTR Plus (calculé par CARTR Plus); Résultats de grossesse et accouchement de CARTR Plus; Lien à BORN (Ontario seulement) «O» si vous trouvez la patiente correspondant à la grossesse dans le système d information de BORN (lien automatique); «N» si vous ne trouvez pas la patiente correspondant à la grossesse dans le système d information de BORN. 36

37 Rapport de rapprochement des cycles - Onglets Données cruciales du cycle (suite) Consentement de la patiente pour ses résultats de BORN (Ontario seulement) La valeur du consentement de la patiente est liée à l accès aux données de BORN qui se trouvent dans le profil de la patiente. «O» pour un consentement permettant aux cliniques de fécondité d accéder aux résultats du traitement et de la grossesse de la patiente. «N» pour un refus du consentement. Si la patiente demande qu on ne donne pas son consentement, seule la clinique qui les aura saisis pourra accéder aux résultats de son traitement et de sa grossesse. La clinique aura accès aux rapports généraux sur les grossesses et sur les accouchements même si la patiente ne donne pas son consentement, puisqu ils ne seront pas liés à des renseignements confidentiels sur sa santé. Base de données électronique de BORN (Ontario seulement) La BDE du SI de BORN sert à jumeler les grossesses; Elle ne s affiche que s il y a un lien dans BORN = O et si la patiente donne son consentement pour les résultats de BORN = O. Résultats de BORN sur la grossesse et l accouchement (Ontario seulement) Les résultats sur les grossesses et les accouchements dans BORN servent à jumeler les grossesses. Elle ne s affiche que s il y a un lien dans BORN = O et si la patiente donne son consentement pour les résultats de BORN = O. 37

38 Rapport de rapprochement des cycles Onglet «Détails» 38

39 Rapport sur la qualité des données supplémentaires Dédoublement potentiel de rapports sur les cycles de PMA 39 Liste des cycles dont les dates de début et de fin sont assez proches pour créer un dédoublement (intervalle de 10 jours). Cela risque de survenir si différentes personnes saisissent les données des mêmes cycles et se trompent en inscrivant la date de début du cycle erronée. Pour consulter le rapport Cliquez sur Production de rapports Rapports administratifs. Cliquez sur Dédoublement potentiel de rapports sur les cycles de PMA; Inscrivez la Date du début de la période et la Date de fin de la période du cycle en question. Voir le rapport.

40 Rapport sur le dédoublement potentiel de cycles de PMA 40

41 Rapport sur le dédoublement potentiel de cycles de PMA Onglets des dédoublements potentiels de rapports sur les cycles de PMA 41 N o de dossier; Identifiants de la patiente (Ont. seulement), date de naissance; ID du cycle, dates du début des cycles, dates de transfert et marque d annulation de chaque cycle potentiellement dédoublé; Message décrivant le dédoublement potentiel. Vérifiez les cycles de chaque clinique pour voir si les cycles marqués sont dédoublés. Si les cycles sont valides, ne faites rien.

42 Rapport sur le dédoublement potentiel de cycles de PMA Deux onglets; Dédoublements potentiels; Cycles d une patiente dont : Les dates de début sont à 10 jours les unes des autres; Les dates de transfert sont à 10 jours les unes des autres; Défauts potentiels de concordance Ne s appliquent qu en cas de téléchargement; Les cycles secondaires indiquent que des données telles que l âge de la fournisseuse de l ovocyte, la date de collecte de l ovocyte ou le type de cycle ne correspondent pas à celles que contient le CARTR Plus pour ce cycle primaire. 42

43 Dédoublement potentiel des cycles 43

44 Défauts potentiels de concordance 44

45 Confirmation des données des résultats du cycle de traitement Étape 1. Vérifier si tous les cycles sont en état de transmission (pas d erreurs non réglées). Étape 2. Vérifier si tous les cycles ont été saisis. Étape 3. Approuver les résultats du cycle de traitement. 45

46 Approuver les résultats du cycle de traitement Étape 3 Approuver les résultats du cycle de traitement Cliquez sur Administration Confirmation du dépôt des données; Indiquez le type de dépôt des données = Approbation du cycle de traitement; Sélectionnez l année et le trimestre; «Recherche». 46

47 Approbation des résultats du cycle de traitement Étape 3 (suite) Pour le mois à approuver, cochez la case se trouvant sous la colonne Dépôt des données. Cliquez le bouton Approuver le ou les mois sélectionnés. Vous pouvez ajouter un commentaire. Si certains cycles sont encore en état d ébauche, un message d erreur apparaîtra et vous ne pourrez pas approuver les données. REMARQUE : Vous trouverez un lien au «Rapport sur le cycle de traitement incomplet» sous la colonne «Rapports incomplets». Dès que tous les cycles du mois seront en mode de transmission, votre approbation s effectuera avec succès (un message de réussite, la date et l heure de l approbation et l ID de l utilisateur apparaîtront dans les champs pertinents). 47

48 Approbation des résultats du cycle de traitement 48

49 Approbation des résultats du cycle de traitement Lien vers le rapport du cycle de traitement incomplet Sélectionnez le mois à approuver. «Approuver le ou les mois sélectionnés». Un message de réussite apparaîtra si l approbation réussit. Sinon, un message d erreur indiquera que l approbation échoue parce que certains cycles sont incomplets. 49

50 CONFIRMATION DES DONNÉES DES RÉSULTATS DE LA GROSSESSE ET DE L ACCOUCHEMENT 50

51 Approbation des résultats de la grossesse et de l accouchement Due dans un délai d un an suivant la saisie des résultats du cycle de traitement sous Grossesse clinique, Grossesse hétérotopique ou Inconnue. Garantit que tous les résultats de tous les cycles comprenant une grossesse seront saisis sous «Grossesse» et/ou «Accouchement» dans BORN (en Ontario seulement) ou dans le système de la clinique. Les résultats de la grossesse et de l accouchement ne seront disponibles pour les rapports de comparaison qu une fois approuvés. Cela permet aussi à la clinique d effectuer un suivi auprès des patientes enceintes ou, dans le cas de l Ontario, de vérifier si le lien avec BORN s est effectué. 51

52 Protection des renseignements personnels et consentement Soulignons que les cliniques devront effectuer un suivi auprès des patientes de l Ontario qui ne consentent pas à divulguer leurs dossiers d accouchement et saisir les résultats de ces accouchements à la main. Attention : les cliniques de l Ontario devront obtenir un consentement des patientes pour que BORN puisse retransmettre les données des grossesses et des accouchements (recueillies au moment de l accouchement) aux cliniques de fécondité. Vous n avez pas besoin du consentement de la patiente pour recueillir des données sur sa fécondité. 52

53 Approbation des résultats de l accouchement Due en mars Au début de 2014, BORN offrira de la formation aux cliniques pour les préparer à l approbation des résultats des grossesses et des accouchements. 53

54 Autres rapports administratifs disponibles Rapport d extraction de données Liste des cycles Se trouve sous «Production de rapports Rapports cliniques». L utilisateur doit avoir accès à «Production de rapports». Liste de tous les cycles effectués à la clinique pendant la période en question. Contient tous les éléments de données des cycles effectués pendant la période en question. Deux onglets : (1) Grossesses, (2) Accouchements. Vous pouvez exporter ce rapport dans Excel pour analyser les données de la clinique. 54

55 Liste des rapports de cycles 55

56 Liste des cycles de PMA Données sur les grossesses 56

57 Liste des cycles de PMA Données sur les naissances 57

58 Autres rapports administratifs disponibles Rapports sur les cycles des patientes Rapport résumé du cycle de la patiente Contient tous les champs pertinents selon le type de cycle pour un seul cycle d une seule patiente; Vous pouvez l imprimer pour le déposer au dossier de la patiente. Rapport détaillé du cycle de la patiente Contient un résumé clinique d une page d un seul cycle d une patiente. On peut le joindre à une lettre au médecin de renvoi. 58

59 Rapports sur les cycles des patientes Instructions Recherchez le rapport en saisissant le nom de la patiente. Cliquez sur la loupe bleue qui se trouve à côté du cycle demandé. Le filtre des rapports demande à l utilisateur s il désire afficher le rapport détaillé ou résumé du cycle de la patiente. 59

60 Rapport détaillé sur le cycle de la patiente Le rapport détaillé sur le cycle de la patiente contient tous les éléments de données liés à un type particulier de cycle (p. ex. FIV, mise en banque de l ovocyte). 60

61 Rapport résumé du cycle de la patiente Résumé sur une page d un seul cycle d une patiente que l on peut joindre à une lettre au médecin de renvoi. Le personnel chargé de la saisie des données peut le produire et l imprimer pour le déposer au dossier de la patiente. 61

62 Résumé et conclusion L approbation des données est une étape importante servant à garantir que les données de la clinique sont complètes (qu elles contiennent tous les cycles effectués à la clinique) et exactes (tous les renseignements sont corrects et y sont inclus). L approbation des résultats des cycles de traitement et des résultats des grossesses et des accouchements sont tout aussi importants pour la collecte des données et pour la production de rapports. Les rapports administratifs aident les utilisateurs à cerner les corrections à apporter afin que les données soient exactes et complètes. 62

63 Résumé et conclusion (suite) La clinique peut aussi utiliser les rapports administratifs pour quantifier, analyser et produire des rapports spéciaux avec les données de la clinique. Nous ajouterons d autres rapports cliniques à CARTR Plus au cours de cette année. Nous élaborerons aussi un tableau de la fécondité. On peut aussi utiliser des ensembles de données du CARTR Plus pour répondre à des questions de recherche particulières sous l autorité d un comité de gestion des données. 63

64 Démonstration de l approbation des données 64

65 Échéancier de la disponibilité des rapports 65

66 Questions? 66