Guide d utilisation XPAD

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1 Guide d utilisation XPAD

2 Sommaire 1. Présentation XPAD Installation Installation Exécution en ligne Paramétrage Présentation interface Définir son statut Réglages Téléphone IP Carnet d adresses Historiques Réglages Menu paramètres Menu règles de redirection Menu informations personnelles Menu réglages Centile Xpad Menu importer des contacter LDAP Menu importer des contacts Outlook... 11

3 1. Présentation XPAD L XPad est une application CTI (Couplage Téléphonie Informatique) à destination de l utilisateur final. Cet outil intuitif permet de gérer la présence des collaborateurs, la gestion des appels depuis l ordinateur offrant ainsi un environnement de communications unifiées. 1

4 2. Installation 1. Installation Rendez-vous sur la page et téléchargez le fichier exécutable. Suivez les instructions d installations. 2. Exécution en ligne Prérequis : nécessite Adobe Flash Player. Rendez-vous sur la page 3. Paramétrage 1/ Choisissez un mot de passe entre 4 et 20 chiffres qui vous est communiqué au préalable ou définissez en un vous-même. Pour définir votre mot de passe : Appelez votre messagerie vocale (555 par défaut) Choisissez «pas de mot de passe par défaut» (appuyez sur #) Appuyez sur la touche 3 pour définir un mot de passe Adresse du serveur 2

5 3. Présentation interface Statut Clavier Carnet d adresses Paramètres Téléphone IP Réglages Historiques 1. Définir son statut Disponible En ligne, vous émettez et recevez des appels Absent Indique que vous n êtes pas à votre poste Ne pas Déranger Rejette tous les appels entrants Redirigé Renvoi d appels vers un numéro défini (cf réglage des redirections page 5) Invisible Permet d apparaître hors ligne sans se déconnecter Se déconnecter Terminer une session Quitter Ferme le programme Xpad, mais ne ferme pas la session Il vous est également possible de préciser le motif de l absence ou publier un message personnel. 3

6 2. Réglages Téléphone IP Ce bouton vous permet de gérer votre ligne ainsi que les paramètres de votre téléphone. Vous définissez : -La présentation de votre numéro : le numéro que perçoit votre interlocuteur lors d un appel Anonyme Votre ligne Le numéro de l entreprise Autre : définir le numéro souhaité -La notification de vos messages vocaux Aucun Courriel avec pièce jointe 4

7 -Le nombre d appels simultanés autorisés 3. Carnet d adresses Filtre Ce menu vous permet de gérer vos contacts : par défaut, tous les contacts sont classés dans deux dossiers (un répertoire d entreprise, un répertoire personnel). Il est possible de les modifier et d en ajouter des nouveaux. Création d un nouveau contact : Cliquez sur «+» Sélectionnez «créer un nouveau contact» Renseignez les numéros (personnel, professionnel, mobile, fax) Saisissez l Terminez en cliquant sur «sauver» Remarque : Si vous ne spécifiez pas le répertoire, le nouveau contact est classé automatiquement dans «Répertoire personnel». En faisant un clic droit sur un contact, vous pouvez : Afficher les détails du contact L ajouter à vos contacts favoris Modifier des informations (exemple : votre contact à changer de numéro de mobile) Supprimer le contact Il est possible de filtrer l affichage des contacts : Appelable : affiche uniquement les contacts joignables sur leurs téléphones et/ou l Xpad Tchattable : affiche uniquement les contacts joignables sur leur l Xpad Tout sans sous répertoire : affiche tous les contacts sans préciser leurs Répertoire d attache Par répertoire : affiche uniquement les contacts du répertoire en question (ex : entreprise) Seuls les favoris : affiche uniquement les contacts marqués comme favoris 4. Historiques 5

8 L historique permet d accéder : -Au journal d appels (date, heure, durée) -Aux messages vocaux (date, heure, durée) -A l historique des conversations tchats Il est possible de filtrer : Voir uniquement les appels : retire les messages vocaux et l historique des tchats Voir uniquement les appels manqués Voir uniquement les appels reçus Voir uniquement les appels sortants Voir uniquement les messages vocaux Voir uniquement les messages vocaux lus Voir uniquement les messages vocaux non lus Voir uniquement les messages écris En faisant un clic droit sur un numéro, vous pouvez : Rappeler un contact, le créer / le modifier, supprimer l appel de l historique Ecouter un message vocal, le marquer comme Lu/non Lu, supprimer le message en question Voir les messages échangés, les supprimer 5. Réglages 5.1 Menu paramètres Se référer à la partie Réglages Téléphone IP page Menu règles de redirection Ce menu présente toutes les règles de redirection. Pour ajouter une règle de redirection : -Cliquez sur le bouton «+» -Ajoutez un nom -Sélectionnez Type de service > Rediriger 6

9 -Choisir le numéro de destination (si personnalisée, indiquez le numéro) -Sélectionnez un filtre (selon l état téléphonique, l origine, le numéro appelé, la présence) 5.3 Menu informations personnelles Vous avez la possibilité d ajouter une photo, un numéro personnel, fixe, et mobile ainsi que de modifier le mot de passe. 5.4 Menu réglages Centile Xpad Paramétrage de l outil Xpad -Restaurer lors d un nouvel appel : l Xpad est en premier plan lors d un nouvel appel. -M avertir des activités multi-terminales : un pop-up s affiche pour vous demander confirmation lors de l utilisation d un autre téléphone IP. -Restaurer lors d un nouveau message vocal : L Xpad est en premier plan lors d un nouveau message vocal. -Démarrer avec Windows : votre session Xpad est ouverte à chaque fois que vous allumez votre ordinateur. -Minimiser au lancement : la fenêtre de l Xpad n est pas visible au lancement et n est accessible que par la barre de tâche. -Quitter au lieu d iconifier : lorsque vous fermer la fenêtre de l Xpad votre session est fermée automatiquement (Fermer + Déconnecter). 7

10 -Confirmer les rappels : Xpad vous demande une confirmation avant de rappeler un de vos contacts pour éviter de rappeler un collaborateur par erreur. -Demander une confirmation lors de la sortie d une page d édition : un pop-up s affiche en vous demandant la confirmation des modifications. -Page par défaut : Ce que l Xpad affiche en premier lorsque vous vous connectez, sélectionnez dans le menu déroulant entre «Carnet d adresses» (valeur par défaut) et «Historiques». Paramétrage du Tchat -Restaurer lors d un nouveau message texte : Met l Xpad en premier plan lors d un nouveau message texte. -Jouer un son lors d un Tchat entrant : choisissez entre «Toujours» (un signal audio est joué à chaque fois que vous recevez un nouveau message) et «Uniquement si réduit» (le son est joué uniquement si l Xpad n est pas en premier plan). -Enregistrer les messages de tchats : pour conserver l historique de vos conversations écrites. Raccourcis Pour ceux qui sont plus à l aise au clavier, vous pouvez établir des raccourcis clavier. 8

11 -Cochez la case «Support des liens Call To» -Choisissez dans les menus déroulants une combinaison de touches pour : Afficher l application : Met l Xpad en premier plan Composer un numéro : Ouvre l Xpad et affiche directement le clavier de numérotation Vous pouvez également y spécifier un préfixe d appel (ex : 0 pour les appels externes) Remarque : pensez à vérifier que votre raccourci clavier n interagit pas avec un autre programme que vous exécutez. Réglage visuel Il s agit de paramètres d affichage avancés. -Affichage des contacts : dans l ordre «Nom Prénom» ou «Prénom Nom» -Langue d affichage : Français par défaut -Taille de la police d affichage -Délai entre les bulles d aide (ms) : le temps que met l Xpad pour afficher l info bulle d aide lorsque vous mettez le curseur sur une option -Format d affichage des dates : éditez cette zone de texte en respectant le codage suivant : Y = Années, M = Mois, D = Jours, J = Heures, N=Minutes, S = Secondes, E = jours de semaine. Ex : «DD/MM/YYYY JJ:NN:SS EEE» affiche «23/04/ :59:25 Mar» 9

12 5.5 Menu importer des contacter LDAP Il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les informations pour effectuer cette tâche. Veuillezvous rapprocher pour cela de votre administrateur réseaux. -Cliquez sur le bouton «+» et saisissez : Le nom du répertoire (carnet d adresses) dans lequel vous souhaitez mettre vos contacts LDAP (optionnel). Ex : LDAP Fingerprint Le nom du serveur LDAP. Ex : ldap1.fprt.fr Le numéro de port associé au serveur LDAP : Par défaut 391 Le protocole de sécurité que vous utilisez pour vous connecter au serveur d annuaire Votre identifiant conforme à votre déclaration dans l annuaire Le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au serveur d annuaire Votre emplacement dans l arborescence de l annuaire Cochez «récursive» pour que l Xpad recherche aussi dans les sous arbres Dans «filtres de recherche», affiner votre recherche en saisissant des informations spécifiques aux contacts recherchés. Ex : objectclass = inetorgperson. Vous pouvez également cochez la case «champs LDAP Personnalisé» pour saisir plus de détails Cliquer ensuite sur «Vérifier connexion» pour être sûr que vous êtes bien connecté au serveur LDAP -Cliquez sur «sauver» pour finir d importer les contacts Les contacts LDAP sont dans le répertoire d entreprise du carnet d adresses et sont reconnaissable par l icône (photo d identité). 10

13 5.6 Menu importer des contacts Outlook Cette zone vous permet d éditer un compte Outlook afin d importer des contacts. -Cochez la case «Activer» -Saisissez le nom du répertoire (carnet d adresses) dans lequel vous souhaitez mettre vos contacts Outlook. Ex : Amis -Cochez «récursive» pour que l Xpad recherche aussi dans les sous arbres du répertoire d où vous effectuez votre recherche -Ne pas cochez «Avec authentification» (option Outlook additionnelle) Cliquer ensuite sur «Vérifier connexion» pour être sûr que vous êtes bien connecté Enfin, cliquez sur «sauver» pour finir d importer les contacts Les contacts Outlook seront dans le répertoire spécifié précédemment et sont représentés par l icône «Photo d identité/ avec casque). 11

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