COMMENT ECRIRE UN «JOB AID»

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1 COMMENT ECRIRE UN «JOB AID» Jan Jacobs September 2009

2 1. Qu est ce qu un job aid? 1. Un job aid décrit étapes par étapes ce que vous devez faire pour réaliser une procédure. 2. Un job aid peut aussi être appelé Instructions.

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9 2. Que vous apporte ce job aid? Ce «job aid» décrit la manière d écrire de bons «job aids». Nous utiliserons comme exemple le «job aid» : «comment me désinfecter les mains». Tous les exemples sont écrits en italique.

10 Se laver les mains

11 Robinet d eau courante (potable) Contrôlé sans les mains Large basin de lavage Dispositif anti projection Savon désinfectant Dispositif de séchage

12 Rub

13 3. Comment puis-je écrire un bon «job aid»? Donnez un Titre utile et compréhensible. Mentionnez l Auteur, le Numéro de version et la Date. Faites la liste du Matériel nécessaire. Décrivez les différentes Actions à accomplir. Faites relire et exécuter votre «job aid» par un collègue pour le valider.

14 3.1. Donnez un Titre utile et compréhensible Le titre doit mentionner le contenu du job aid. N utilisez pas un titre du genre : Job Aids_ Service Médicaux_ 015/1 Préférez un titre qui a un sens : comment me désinfecter les mains

15 3.2. Mentionnez l Auteur, le numéro de Version et la Date. Mettez cette information en «en-tête» ou en «pied de page» de votre document. Il sera ainsi visible sur la page imprimée.

16 3.3. Faites la liste du matériel nécessaire. Listez le matériel nécessaire à la réalisation de la procédure. Si nécessaire faites la distinction entre : - Matériel fourni (par exemple, dans un kit). - Matériel non fourni.

17 3.4. Décrivez les actions à accomplir : Choisissez le format Différents formats: 1: livre de cuisine : décrit toutes les alternatives. 2: table de décision : liste les alternatives 3: arbre de décision (organigramme ) : organise les alternatives

18 Exemple: Nous allons améliorer le «job aid» suivant : Les mains sont soit désinfectées par un savon antimicrobien soit par de l alcool. Si les mains sont visiblement sales, elles doivent être préalablement lavées au savon de ménage, puis si vous avez de l eau courante, au savon désinfectant, ou si vous n en avez pas, à l alcool.

19 Format 1: livre de cuisine : décrit toutes les alternatives 1. Si vos mains sont visiblement sales, lavez-les au savon de ménage. Si vos mains paraissent propres, allez au point S il y a de l eau courante, utilisez un savon antimicrobien. S il n y a pas d eau courante, utilisez de l alcool.

20 Format 2: table de décision : liste les alternatives SI 1. Mains visiblement sales 2. Mains visiblement propres ET Eau courante disponible Eau courante NON disponible ALORS Lavez vos mains au savon de ménage, puis allez au point 2 Utilisez un savon antimicrobien Utilisez de l alcool S il n y a pas de ET, utilisez une flèche

21 Format 3: Organigramme : organise les alternatives

22 Vos mains sont-elles visiblement sales? Oui Non Lavez-vous les mains au savon de ménage Y a-t-il de l eau courante? Oui Non Utilisez un savon antimicrobien Utilisez de l alcool

23 Décrivez les différentes actions à accomplir : Utilisez un style simple : 1. Numérotez les étapes : 1,2,3, par ordre Si plus de 10 étapes : subdivisez en différents sujets. Une étape décrit une action de maximum 15 secondes 2. Utilisez des phrases courtes et simples: pas plus de 15 mots.

24 3. Utilisez des mots courts et simples Evitez, si possible les acronymes, décrivez-le en toutes lettres lors de son premier emploi. Ajoutez une liste d abréviations. Utilisez toujours le même mot ou terme. N utilisez PAS «savon de ménage» puis «savon normal» ou «savon en barre». UTILISEZ toujours «savon de ménage» dans tout le texte.

25 4. Utilisez la voix active des verbes et non la voix passive Utilisez l impératif et non l infinitif ou le «vous» NON : Vous devez utiliser du savon de ménage NON: Le savon de ménage doit être utilisé PLUTÔT: Utilisez du savon de ménage 5. Transformez toute liste en une liste numérotée ou utilisez des tirets 6. Accentuez les informations importantes : Utilisez les CAPITALES Utilisez le GRAS, l italique ou le souligné Utilisez la Couleur

26 7. Utilisez une police de caractères lisible par exemple ARIAL ou VERDANA (pas TIMES NEW ROMAN) Utilisez une taille de caractère lisible, pas plus petit que Mettez les «SI» et les «QUAND» avant les «QUOI» NON: Utilisez une serviette pour couvrir votre main si vous devez fermez le robinet avec votre main PLUTÔT : Si vous devez fermer le robinet avec votre main, couvrez votre main d une serviette. 9. Mettez les avertissement avant les étapes.

27 10. Utilisez des photos/dessins Figure 2. Frottez vos mains paume contre paume Referez le dessin dans le texte Placez le dessin à gauche et le texte à droite Utilisez si nécessaire des couleurs

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