Guide d utilisation. Gestionnaire de documents. électroniques (GDE)

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1 Guide d utilisation Gestionnaire de documents électroniques (GDE)

2 Historique Version Description Auteur Date 1.0 Version initiale Amina Anadif Version 2 Amina Anadif Version 3 Amina Anadif Approbation Version Description Auteur Date 1.0 Version initiale Stéphanie Haesevelde Version 2 Stéphanie Haesevelde Version 3 Stéphanie Haesevelde

3 Table des matières 1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE eclinibase Ouverture d une session eclinibase PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE GDE Accès au document électronique Chercher le dossier d un usager Recherche d un formulaire FORMULAIRE FORMAT MANUSCRIT Recherche d un formulaire (suite) Imprimer le formulaire FORMULAIRE FORMAT DYNAMIQUE Recherche d un formulaire (suite) Compléter un formulaire à l écran Enregistrer un formulaire Signature électronique : Imprimer le formulaire : FERMETURE DE LA SESSION eclinibase... 15

4 1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE eclinibase 1.1 Ouverture d une session eclinibase Localiser l icône eclinibase sur le bureau Windows et double-cliquer dessus. Ensuite, entrer votre code d utilisateur et votre mot de passe (même chose que celui de Windows) Utilisateur : Prénom.Nom Mot de passe : xxxxxxxx Même que celui de Windows Puis, sélectionner le profil de sécurité en activant la case à cocher : Pers-Méd-Prof-CSSS Finalement, cliquer sur OK Version 3.0 Page 1 sur 15

5 2 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE GDE 2.1 Accès au document électronique 1. Sélectionner l onglet «Module de base», 2. Sélectionner encore «Module de base» 3. Cliquer sur «Document électronique». Pour rajouter un raccourci de GDE suivre les étapes suivantes : 1. Sélectionner l onglet «Module de base» 2. Sélectionner encore «Module de base» 3. Positionnez-vous sur «Document électronique» et cliquer sur le bouton droit de votre souris 4. Sélectionner «Ajouter à la barre d outils Accès rapide» RÉSULTAT: Un raccourci de l icône GDE sera alors accessible directement dans le haut de l application. Version 3.0 Page 2 sur 15

6 2.2 Chercher le dossier d un usager Avant d accéder à un formulaire vous devez rechercher un dossier d un usager Il existe 4 critères de recherche : A. Numéro de dossier B. Nom et/ou/ prénom C. Date de naissance D. Numéro NAM (RAMQ) A B Après avoir choisi le critère de recherche cliquer sur «Rechercher» ou bien «ENTRÉE» de votre clavier Dans la zone du résultat, double-cliquer sur la ligne du bon usager C Il est possible d ouvrir plusieurs dossiers d usagers différents en même temps. D Vous avez qu à suivre les étapes dès le début. Les nouvelles fenêtres apparaissent complètement en haut et vous pouvez passer d un dossier à un autre en cliquant sur le numéro du dossier voulu en haut de l application. Version 3.0 Page 3 sur 15

7 2.3 Recherche d un formulaire Adressographe : 1. Valider le Nom /Prénom de l usager, car ce sont les informations concernant ce dernier qui apparaîtront dans l adressographe du formulaire choisi. 2. Sélectionner dans la liste déroulante votre installation (où est situé votre port d attache). (Voir truc et astuce ci-dessous page 5) 3. Après l étape 1 et 2, cliquer sur situé en haut. Une nouvelle fenêtre «Nouveau document» s affichera. Ensuite, suivre les étapes à la page 6 pour retrouver vos formulaires format papier. Ou Suivre les étapes à la page 8 pour retrouver vos formulaires format dynamique. Version 3.0 Page 4 sur 15

8 Pour pouvoir mettre votre installation par défaut : 1. En haut de l écran, cliquer sur l onglet «Accueil». 2. Sélectionner «Préférences». 3. Cliquer sur «Préférences». 4. Sélectionner l onglet GDE. 5. En bas de l écran, cliquer sur le. 6. Sous l installation, à l aide de la liste déroulante, choisissez votre installation (où est situé votre port d attache). 7. Inscrire ensuite le chiffre «1» dans la priorité d affichage à droite de l installation. 8. Une fois terminé, cliquer sur pour enregistrer vos modifications. RÉSULTAT : Cela vous évitera de faire l étape 2 du point 2.3 (sélectionner dans la liste déroulante votre installation) lorsque vous allez faire la recherche d un formulaire puisque votre installation apparaîtra par défaut. Version 3.0 Page 5 sur 15

9 3 FORMULAIRE FORMAT MANUSCRIT 3.1 Recherche d un formulaire (suite) Voir annexe ***Cette section est réservée aux utilisateurs des formulaires format papier. 1-Sélectionner le formulaire recherché dans la section de gauche, pour plus d aide, veuillez utiliser les icônes de recherche retrouvés en haut de votre arborescence (Voir Annexe pour la description des icônes). 2-En sélectionnant le formulaire voulu (dans la section de gauche), il y aura un aperçu de ce formulaire à droite. Si votre formulaire n apparait pas dans la liste contactez le support GDE 3-Cliquer sur «OK» ATTENTION : Avant de passer à l étape suivante, Veuillez vérifier s il s agit du bon dossier et du formulaire voulu.. Version 3.0 Page 6 sur 15

10 3.2 Imprimer le formulaire Cliquer sur pour imprimer. ATTENTION : Pour faciliter la numérisation du dossier clinique informatisé Oacis, veuillez vérifier les propriétés de l imprimante et sélectionnez «Recto Verso» pour vos impressions, si cette option ne l est pas par défaut. Ensuite, une fenêtre d information s affichera, cliquez sur «OUI». Le formulaire s imprimera avec les bons codes à barres et la bonne adressographe de l usager. Une fois terminé, cliquez sur le X en haut de votre formulaire, et à la question «Désirez-vous enregistrer», cliquez «NON». Pour imprimer un autre formulaire pour le même usager, répétez les étapes de 1 à 3 du point 3.1. Pour imprimer un formulaire pour un autre usager, répétez les étapes du point 2.2 (page 3). Récupérez le formulaire à l imprimante le plus tôt possible, car il contient des renseignements confidentiels et surtout n oubliez pas de signer et de dater tous vos formulaires Version 3.0 Page 7 sur 15

11 4 FORMULAIRE FORMAT DYNAMIQUE 4.1 Recherche d un formulaire (suite) Voir Annexe ***Cette section est réservée aux utilisateurs des formulaires qui seront complété à l écran. 1-Sélectionner le formulaire recherché dans la section de gauche, pour plus d aide, veuillez utiliser les icônes de recherche retrouvés en haut de votre arborescence (Voir Annexe pour la description des icônes). 2-En sélectionnant le formulaire voulu dans la section de gauche, il y aura un aperçu de ce formulaire à droite. Si votre formulaire n apparait pas dans la liste, contactez le support GDE ATTENTION : Avant de passer à l étape suivante, Veuillez vérifier s il s agit du bon dossier et formulaire voulu. 3-Cliquer sur «OK» ATTENTION : Si vous vous êtes trompés de formulaire vous n avez qu à cliquer sur en haut à droite et à la question «Annuler les modifications», cliquer «Oui». Alors, recommencez les étapes 1 à 3 de la page 4. Si vous n êtes pas dans le bon dossier, recommencer les étapes du point 2.2 de la page 3. Version 3.0 Page 8 sur 15

12 4.2 Compléter un formulaire à l écran Pour compléter un formulaire à l écran, tout d abord placez le curseur de la souris sur le premier champ à compléter. Une main tenant un crayon apparaîtra. Cliquez sur la ligne à compléter et une ligne jaune s affichera. Vous pouvez maintenant entrer les informations appropriées. Pour passer au prochain champ, utilisez la touche «TAB» de votre clavier ou en cliquant sur chaque champ à compléter à l aide de votre souris. La pagination qui apparaît complétement en bas de votre formulaire permet de passer à la page suivante et retourner à la page précédente selon vos besoins. Cliquer sur le numéro de page désirée pour y avoir accès. Pour pouvoir mettre le formulaire en plein écran, suivez les étapes suivantes : 1. Fermer la fenêtre de recherche à l aide de l épingle situé en haut à votre gauche. 2. Cliquer sur les flèches suivantes : 3. Si vous désirez faire une nouvelle recherche, cliquer sur rechercher qui se trouve à gauche complètement en haut de votre écran. Pagination Version 3.0 Page 9 sur 15

13 4.3 Enregistrer un formulaire Formulaire (incomplet) Si le formulaire n est pas terminé cliquer sur «Enregistrer» vous pouvez y retourner par la suite pour le compléter. ATTENTION : Les intervenants ne peuvent pas consulter un formulaire incomplet, seul l auteur a cette possibilité. Le document enregistré seulement s insère à gauche de l application avec la date et heure de l enregistrement et aura la lettre «I» pour Incomplet Vous pouvez mettre à jour des données sur celui-ci en cliquant sur le Version 3.0 Page 10 sur 15

14 Formulaire (complet) Si vous avez terminé le formulaire et que celui-ci est complet, cliquer sur «Enregistrer et compléter le document» ATTENTION : Vous ne pourrez plus ajouter des données au formulaire, car c est la version finale. Le document enregistré et complété s insère à gauche de l application avec la date et l heure de l enregistrement. Si vous avez des données à rajouter sur votre formulaire. Il suffit de cliquer sur le raccourci : «Nouveau document à partir du document courant» Une fenêtre apparaîtra et à la question cliquer «Oui». Une copie de votre formulaire se rajoutera dans votre grille située à gauche de l écran. Ensuite, vous avez qu à compléter votre formulaire et l enregistrer de nouveau. Pour détruire l ancien formulaire, vous avez qu à téléphoner au support GDE au poste : Version 3.0 Page 11 sur 15

15 4.4 Signature électronique : Avant d enregistrer et compléter votre formulaire, vous devez obligatoirement signer et dater tous vos documents. Veuillez sélectionner la date dans le champ date à l aide du petit calendrier qui apparaîtra à droite de votre signature. La date s inscrira dans le code à barres date, dans le but de retrouver vos formulaires en ordre chronologique dans le dossier clinique informatisé Oacis. Par contre : Pour les notes d évolution, la première date d intervention rentrée, qui est obligatoire, sera celle du code à barres date. Pour signer un document électronique: 1. Double cliquer dans le champ signature et une fenêtre Signature apparaitra. 2. Entrer vos données pour la signature (votre code d utilisateur et votre mot de passe Windows). 3. Cliquer sur Signer. Ainsi votre Prénom et nom, votre titre de profession et votre numéro de licence ou numéro d employé apparaitra dans le champ signature. Version 3.0 Page 12 sur 15

16 Signature du stagiaire : Les stagiaires doivent cocher et signer puis dater le document (en choisissant la date sur le petit calendrier qui apparait sur le champ date). Par contre, ils n ont pas le droit d enregistrer et compléter un formulaire, car la signature de leur superviseur est obligatoire pour enregistrer et compléter un formulaire. (Voir guide d utilisateurs pour résidents/stagiaires et les superviseurs de stage). Veuillez prendre note que vous devez signer à la main temporairement jusqu à l apparition du dossier clinique informatisé DCI. Version 3.0 Page 13 sur 15

17 4.5 Imprimer le formulaire : Pour imprimer le formulaire, cliquer sur ATTENTION : Pour faciliter la numérisation du dossier clinique informatisé Oacis, veuillez vérifier les propriétés de l imprimante et sélectionnez «Recto Verso» pour vos impressions, si cette option ne l est pas par défaut. Le formulaire s imprimera avec les bons codes à barres, la bonne adressographe de l usager et les données que vous avez saisies. Récupérez le formulaire à l imprimante le plus tôt possible, car il contient des renseignements confidentiels et surtout n oubliez pas de signer et de dater tous vos formulaires. Version 3.0 Page 14 sur 15

18 5 FERMETURE DE LA SESSION eclinibase Pour fermer votre session eclinibase, cliquer sur le logo eclinibase situé complètement à gauche en haut de votre écran. Dans la liste déroulante, choisissez «Quitter» pour fermer votre session eclinibase d une façon sécuritaire. Bonne continuation!! Version 3.0 Page 15 sur 15