Cycle «Dépôt national» Rôle METADONNEE. Votre formulaire en quelques clics

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1 Cycle «Dépôt national» Rôle METADONNEE Votre formulaire en quelques clics 2011

2 Rôle METADONNEE «Cycle DEPOT NATIONAL» Ce tutoriel présente en quelques diapositives la chronologie de saisie initiale des métadonnées d une thèse dans les formulaires par le rôle METADONNEE 1 Création du compte du doctorant création automatique de la fiche de thèse certaines métadonnées sont alimentées par défaut. 2 Alimentation initiale de la fiche de thèse Une fois la fiche de thèse renseignée, vous devez procéder à la validation intermédiaire de votre saisie 3 Le rôle VALIDATEUR intervient après l ensemble des rôles META, FICH pour effectuer la validation finale et la fin du cycle «dépôt national»

3 Cycle pré-archivage: période jusqu'à la délivrance du diplôme Alimentation initiale de la fiche de thèse Dépôt de l'édition d'archivage (et de diffusion) et des métadonnées de droits spécifiques Juillet 2009

4 METADONNEE : création d un doctorant 1 Création du compte du doctorant Enregistrement du doctorant par le rôle METADONNEE Procédure : Accès au module «Gestion des doctorants» Chercher, ou balayer la liste des doctorants déjà saisis Saisie d un nouveau compte en cliquant sur AJOUTER zones obligatoires : login, mot de passe + confirmation, prénom, nom d usage, date de naissance, nationalité, soit adresse électronique institutionnelle soit adresse électronique personnelle Création immédiate en cliquant sur VALIDER Ce que provoque la création d un doctorant Création d une fiche LDAP (identification d un doctorant, login et mot de passe rattaché à son établissement de soutenance) Création d une pré-notice de thèse (formulaire TEF) Création d un répertoire physique pour stockage ultérieur du fichier thèse et des fichiers associés

5 METADONNEE : création d un doctorant Choisir Gestion des doctorants (accès à l annuaire des doctorants) Lancer une recherche ou balayer la liste des doctorants déjà inscrits

6 METADONNEE : création d un doctorant Cliquer sur Ajouter pour créer un nouveau compte Actions permettant de visualiser, modifier, supprimer les comptes des doctorants

7 METADONNEE : création d un doctorant Une fois le formulaire renseigné, Cliquer ici permet de valider la création du compte du doctorant La nouvelle fiche de thèse sera accessible immédiatement, le temps au système de créer les répertoires de dépôt et la fiche de thèse correspondante. sur le tableau de bord de chaque rôle, «à traiter», dans le cycle «Dépôt national». cette nouvelle fiche apparaît à l état

8 Certaines métadonnées de la fiche de thèse sont alimentées par défaut : Codes langue et pays : Type de doctorat : Titre obtenu : fr doctorat d état Docteur es Les métadonnées administratives saisies par le correspond STAR sont reportées par défaut sur toutes les fiches de thèse de son établissement. Il s agit principalement : des métadonnées de droits accordés par les doctorants, de la (ou des) plateforme(s) de diffusion choisi(es).

9 METADONNEE : saisie de la fiche de thèse 2 Alimentation initiale de la fiche de thèse : La saisie se fait au choix des établissements, dès le début du dépôt du sujet jusqu à la fin du processus (après soutenance et corrections éventuelles) ou en une seule fois après la soutenance et les corrections éventuelles. Tous les rôles peuvent agir simultanément et être répartis au choix des établissements dans les différents services concernés par les thèses électroniques Saisie initiale des métadonnées administratives (identité du doctorant, titre de la thèse, discipline, etc.) Saisie des métadonnées descriptives, des liens aux référentiels d autorité Sudoc (personnes, collectivités,sujets) Validation intermédiaire de votre saisie Attente de la validation finale faite par le rôle VALIDATEUR

10 METADONNEE : saisie de la fiche de thèse cliquer sur votre Tableau de bord La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle «Dépôt national» à l état «à traiter»

11 METADONNEE : saisie de la fiche de thèse accès aux formulaires de la fiche par le bouton EDITER

12 METADONNEE : saisie de la fiche de thèse Zones de saisie obligatoires pour les métadonnées administratives et descriptives Onglet Onglet Onglet : Discipline Titre/Sous-titre NNT Lien au référentiel Autorité du Sudoc (Auteur) Mots-clés Résumé en français Résumé en anglais Indice dewey (OAI set) : Directeur de Thèse Membres du Jury: Président, Rapporteurs, etc. liens au référentiel Autorité du Sudoc : Au moins une indexation sujet (liens au référentiel rameau du Sudoc) Ne pas oublier de sauvegarder votre saisie en cliquant sur

13 METADONNEE : saisie de la fiche de thèse La fiche complète, cliquer sur le bouton pour effectuer la validation intermédiaire La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies: Si erreur, vérifier le rapport de validation Si les métadonnées sont conformes, la fiche ne sera plus éditable par le rôle METADONNEE METADONNEE: fin d intervention

14 VALIDATEUR : validation finale 3- Rôle VALIDATEUR Lorsque tous les rôles ont validé leur participation, VALIDATEUR peut valider globalement l ensemble des données et le dépôt de la thèse, ou renvoyer pour correction vers les rôles concernés. La validation finale déclenche : L envoi du fichier «thèse» au CINES avec les métadonnées de gestion pour archivage pérenne L envoi des métadonnées pour signalement dans le catalogue Sudoc et dans le moteur de recherche L attribution d une URL pérenne L envoi au réservoir OAI-PMH de STAR L envoi au(x) site(s) de diffusion (sous réserve des délais de confidentialité)

15 VALIDATEUR : traitement final Le rôle VALIDATEUR peut bloquer la validation finale s il détecte des erreurs : La zone Commentaire lui permet de vous demander des corrections. C est un refus de validation intermédiaire. Permet à VALIDATEUR de poster un commentaire et de laisser la fiche de thèse «à corriger» sur votre tableau de bord.

16 METADONNEE : correction de la fiche de thèse Vous avez une fiche de thèse «à corriger» et une zone commentaires sur votre tableau de bord Vous devez corriger votre saisie, supprimer le commentaire puis procéder à la validation intermédiaire

17 Validation finale : exports Le rôle VALIDATEUR, une fois la/les correction(s) et la validation intermédiaire effectuée, peut globalement l ensemble des métadonnées et le dépôt de la thèse qui déclenche les sorties suivantes Archivage pérenne Signalement, indexation, attribution url pérenne Diffusion Export métadonnées Catalogue Sudoc et moteur de recherche

18 Fin du Cycle «Dépôt national» La liste des thèses «validées» est accessible sur le tableau de bord à l état «Thèses archivées» Ces fiches de thèse «post-archivage» peuvent passer ensuite dans le cycle «Mise à jour»