VUE DE L EXTÉRIEUR : EXAMEN EXTERNE DU RCDR

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1 VUE DE L EXTÉRIEUR : EXAMEN EXTERNE DU RCDR AGA DE 2013 DU RCDR #CRKN13 October 2, 2013 CRKN 2013 AGM 1

2 Examen externe du RCDR premières constatations Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR) Assemblée générale annuelle de 2013 Ivy Anderson Liam Earney

3 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Historique abrégé du RCDR RCDR Deb debruijn Clare Appavoo Location à bail par le RCDR Déménagement du RCDR PROJET PCLSN PROJET DE L ICN

4 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Historique abrégé des examens du RCDR Examen des finances/ des RH Examen organisationnel Groupe consultatif sur le partage des coûts Étude de la capacité par Deloitte Examen externe EMRF de la FCI

5 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Examen externe du RCDR Avalisé par le Conseil du RCDR en octobre 2012 en réponse à la demande des membres Objectifs : examiner les processus de négociation du RCDR et leurs résultats comparer l efficacité en matière de négociation du RCDR par rapport à celle d autres consortiums au niveau international Mandat approuvé en mars 2013 Budget de l examen établi pendant l exercice Suite aux recommandations du Groupe consultatif sur le partage des coûts, les examinateurs devraient, dans la mesure du possible, déterminer comment d autres consortiums mesurent «le rabais important et équitable sur le prix institutionnel courant du fournisseur».

6 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Mandat Objectifs 1. Déterminer l efficacité en matière de négociation du RCDR et les avantages qui en découlent pour les membres; 2. Établir des points de comparaison afin d évaluer systématiquement l efficacité des négociations en cours; 3. Évaluer l efficacité des coûts administratifs du RCDR; 4. Présenter un rapport final au Conseil d administration

7 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Processus Un examen de style savant Le Conseil a envisagé des examinateurs de consortiums semblables; il a retenu la CDL et le Jisc Ivy Anderson et Liam Earney ont accepté d effectuer l examen en mars 2013 Des contraintes de temps et l élaboration du plan de travail ont abouti à un processus de DP approuvé par le Conseil en juin pour du soutien d expert-conseil Jocelyn Godolphin a été sélectionnée comme experte-conseil pour assurer la collecte et l analyses des données Le processus d examen officiel a commencé au début juillet 2013

8 CRKN AGM 2013 October 2, 2013 Contexte des consortiums: Le Jisc, la CDL, et le contexte global 8

9 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Contexte du point de vue du Jisc 24 membres du personnel 6 ETP pour la négociation 2 ETP pour les licences Centre d assistance, finances, gestion du personnel, projets 166 membres de l enseignement supérieur (2,5 millions d utilisateurs) 450 accords Comportent souvent des options multiples abonnements 70 à 80 millions de GBP en dépenses de licences institutionnelles 24 millions de GBP facturés par les Jisc Collections 70 millions de GBP d économies par an (ensembles de données, archives, revues électroniques, données géospatiales) 9

10 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Contexte du point de vue du Jisc Évolution et mise en œuvre des politiques de LA du gouvernement/des bailleurs de fonds Un paysage fragmenté? Partenariat avec des consortiums au niveau infra R.-U., p. ex., SHEDL en Écosse Plus d options dans les accords fondées sur des besoins institutionnels différents Il ne s agit pas seulement de licences et de négociation Portail sur les statistiques d utilisation (JUSP) Gestion des ressources Base de connaissances+ Gestion des frais de publication d articles (FPA) Gestion de l accès 10

11 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR La CDL et le University of California Dix campus de l UC 9 universités de recherche intensive + le Health Sciences Campus de l UCSF étudiants professeurs et personnel California Digital Library «11 e bibliothèque universitaire» fondée en 1997 Relève du bureau du président de l UC Octroie des licences pour l information électronique, coordonne les collections communes et les services communs et exploite des services de bibliothèque numérique à l échelle du système au nom du système de l UC Conservation des données, édition, collections numériques spéciales : Online Archive of California, Calisphere, Shared Discovery and Delivery Services 11

12 AGA 2013 du RCDR AGA 2013 du RCDR Contexte du point de vue de la CDL 10,5 ETP en octroi de licences et gestion des ressources électroniques (70 à 80 au total pour la CDL) 2,5 pour les licences 2,5 pour la négociation 3 pour les acquisitions et la gestion de la résolution de liens 1 technique 1,5 pour les statistiques d utilisation et l analyse ~90 licences ~325 produits 39 millions d USD en dépenses annuelles pour le contenu sous licence facturé par la CDL Budget de la CDL de 7 à 8 millions de dollars Campus de 31 millions de dollars 12

13 Contexte pour l ensemble des consortiums La situation devient-elle plus difficile pour les consortiums? Pressions économiques / le fossé se creuse entre les établissements Antipathie éditeur et vendeur Concurrence d autres prestataires de services commerciaux, p. ex., agents des abonnements Satisfaire et gérer les attentes / ambitions des membres Qui/qu est-ce qui est le consortium? Consortiums qui se chevauchent Services communs/universels c. différentiation institutionnelle? Libre accès Négociation des FPA? Liaison des abonnements aux droits de LA? Contribution à la gestion des droits/de la conformité, etc. Démonstration de la valeur aux membres 13

14 CRKN AGM 2013 October 2, 2013 La portée et la méthodologie 14

15 La portée de la collection de données Portée 6 consortiums 3 accords avec des éditeurs de revues électroniques De 7 à 8 années d information sur les licences : coûts et modalités Clarifier en outre : Mesures de l efficacité des négociations utilisées par chaque consortium (mandat 2) Membres, opérations, financement de chaque consortium (mandat 3) 15

16 Détermination de l efficacité en matière de négociation du RCDR Article 1 du mandat Méthodologie 1. Comparer les coûts et les augmentations annuelles versées par chaque consortium pour le même produit 2. Comparer les coûts versés par des bibliothèques semblables de différents consortiums pour le même produit 3. Évaluer la valeur des modalités non monétaires des licences 16

17 CRKN AGM 2013 October 2, 2013 Questions et défis 17

18 Défi : Assurer la comparabilité Limitations imputables à la confidentialité Devises : différences, fluctuations Uniformité et comparabilité des données Normes de données (p. ex., ETP, définition de membre/site) Configuration variable des produits et de la terminologie des affaires Statistiques d utilisation (peuvent ne pas être recueillies; peuvent ne pas être complètes) Coûts (les consortiums peuvent ne pas faire toute la facturation) Différences entre consortiums Sources de financement : membres ou centrales Mandats : concentration sur l obtention de licences, autres fonctions 18

19 Défi : Assurer la comparabilité Variables des accords qui affectent les coûts Durée Nombre de titres inclus Couverture Ajout de nouveaux titres? Dans l affirmative, comment les coûts sont-ils inclus? Ajout de titres transférés? Dans l affirmative, comment les coûts sont-ils inclus? Prix de base : base d imprimés historique, modèle de base de données Rabais : pour les paiements précoces, achats d archives Accords différents ou supplémentaires : durée d un an, modalités de paiement différentes 19

20 Défi : Assurer la comparabilité Aspects historiques et locaux qui influencent sur les conditions d une licence La priorité pour les accords peut résider dans des modalités autres que strictement le prix Les contextes environnementaux et financiers peuvent influer sur le prix 20

21 CRKN AGM 2013 October 2, 2013 Résultats préliminaires et prochaines étapes 21

22 Mesures pour les comparaisons de coûts Pour les coûts des licences des consortiums Augmentations en pourcentage annuelles Coûts par ETP ou par utilisation (nombre de téléchargements) Pour les coûts des licences payés par des établissements semblables de tous les consortiums Classement de l ARL ETP Dépenses pour les collections 22

23 Résultats préliminaires Moyennes et fourchettes des augmentations de prix des consortiums pour 2007 à 2013 Accord 1 Accord 2 Accord 3 Moyenne Fourchette Moyenne Fourchette Moyenne Fourchette RCDR Consortium A Consortium B Consortium C Consortium D 3,50 % 0-5 % 3,71 % 2-5 % 4,16 % 2-5 % 6,08 % 2,3-10 % 4,41 % 3-5 % 4,14 % 1-8 % 1,40 % 0-5 % 5,20 % 3-6,5 % 4,75 % 4,5-5 % 23

24 Résultats préliminaires Comparaison des coûts d établissements semblables 4 bibliothèques de l ARL (2 RCDR, 2 É.-U.) dans une fourchette de 5 points de classement. Accord 1 Accord 2 Accord 3 Moyenne $ $ $ Moyenne du RCDR $ $ $ Moyenne américaine $ $ $ 24

25 Résultats préliminaires : Comment le RCDR tire-t-il son épingle du jeu? Performance financière Les comparaisons entre consortiums sont difficiles Résultats financiers sont favorables à ceux d autres consortiums Les plafonnements des prix sont comparables/favorables Les prix payés par des établissements similaires sont comparables/favorables Premières réflexions sur l efficaceté administrative et du processus des licenses Les comparaisons entre consortiums sont difficiles Le processus du RCDR est minutieux, transparent, participatif, et professionel L inclusivité a un prix 25

26 Prochaines étapes pour terminer l examen Achever la collecte de données et l analyse pour la question 1 du mandat : Déterminer l efficacité en matière de négociation du RCDR Recueillir de l information pour les questions 2 et 3 du mandat : Établir des points de comparaison afin d évaluer systématiquement l efficacité des négociations en cours; Évaluer l efficacité des coûts administratifs du RCDR Demander à d autres consortiums quels sont leurs critères pour «le rabais important et équitable sur le prix institutionnel courant du fournisseur» 26

27 Prochaines étapes pour terminer l examen Terminer ce qu il est réaliste et raisonnable de comparer Préparer les constatations Ajouter toute recommandation, le cas échéant, pour traiter les améliorations Préparer un projet de rapport devant être présenté au Conseil 27

28 Observations et anecdotes Incidences d un retour à la croissance économique Les finances publiques sont encore faibles et une pression continue de s exercer sur les budgets des établissements Les éditeurs cherchent à obtenir des augmentations annuelles plus élevées L époque des accords monolithiques est-elle révolue? De multiples variantes fondées sur la taille/le type/l endroit de l établissement Le consortium en tant que partenaire pour aider les établissements à réaliser leurs ambitions Services aux membres au-delà des négociations de prix Communication Comment un consortium s implique-t-il aves ses membres et renforce-t-il constamment ce mandat? 28

29 Q et R 29

30 Discussion avec les membres 30