INVITATION ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

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1 Madame, Monsieur, Coaticook, le 25 novembre 2015 INVITATION ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Le conseil d administration du Centre d initiatives en agriculture de la région de Coaticook est heureux de vous convier à sa 24 e assemblée générale annuelle. Ce sera l occasion pour nous de vous présenter les réalisations de la dernière année et de vous entendre à propos de nos projets. Venez vous exprimez sur les besoins de la communauté pour le développement de l agriculture! Vous trouverez en pièces jointes : JEUDI 10 DÉCEMBRE 2013, 20 H AU LOCAL 106-A DU CRIFA (125, RUE MORGAN) - L ordre du jour de cette rencontre; - La teneur des modifications proposées au règlement administratif; - La liste des membres du conseil d administration qui seront en élection; - Un formulaire de mise en candidature. Pour celles et ceux qui souhaitent se présenter ou présenter un autre membre, le formulaire complété devra être remis au début de l assemblée. Afin de faciliter l organisation de cette rencontre, nous vous demandons de confirmer votre présence par téléphone ou par courriel (coordonnées en en-tête) avant le 9 décembre. Espérant vous compter parmi les membres présents, nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. CQ/cq Gérard Carbonneau, président Pièces jointes

2 VINGT-QUATRIÈME ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE LE 10 DÉCEMBRE 2015, À 20 h AU 125, RUE MORGAN, COATICOOK, PORTE 1 ENTRÉE PRINCIPALE, LOCAL 106-A 1. Ouverture de la réunion 2. Acceptation des membres 3. Lecture et adoption de l ordre du jour ORDRE DU JOUR 4. Lecture et adoption du procès-verbal de la vingt-troisième assemblée générale annuelle du 11 décembre Rapport du président 6. Rapport des activités 6.1 La ferme du C.I.A.R.C. 6.2 Le CRIFA 6.3 Le Cégep 7. Lecture et adoption des états financiers au 31 août Nomination d un expert-comptable pour le prochain exercice financier 9. Présentation du budget 10. Modification aux règlements généraux 10.1 Procédure d élection 10.2 Nombre d administrateurs 11. Entérinement des décisions des administrateurs 12. Élections des administrateurs et administratrices 13. Élection de l exécutif 14. Varia 15. Levée de l assemblée

3 MISE À JOUR DES RÈGLEMENTS PROPOSÉE À L AGA [ ] ANCIEN RÈGLEMENT MODIFICATION DE DÉCEMBRE 2015 Première modification proposée 10. [ ] Le processus de mise en candidature des administrateurs aux postes vacants se fait par écrit, avec proposeur et appuyeur, lors d une période de mise en candidature d une durée de deux semaines qui se termine avant le début de l assemblée générale annuelle. À défaut d avoir un nombre suffisant de candidats, l assemblée procédera aux mises en candidature manquantes. Cette période de mise en candidature doit être annoncée dans l avis de convocation à l assemblée générale, accompagnée d une description générale des postes à combler. Quatre (4) administrateurs sont élus chaque année par les membres au cours de l assemblée générale annuelle, conformément à la procédure d élection suivante : Président et secrétaire. L assemblée élit un président et un secrétaire d élection et deux scrutateurs qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la corporation Mise en candidature. Tout membre de la corporation présent à l assemblée peut proposer : o Tout autre membre présent; o Tout autre membre absent, à la condition que celui-ci soit représenté à l assemblée générale par un membre dûment autorisé à le porter candidat en vertu d une procuration écrite en bonne et due forme. Chaque mise en candidature est faite sur proposition simple. Le président d élection reçoit une par une les candidatures ainsi que leurs proposeurs, le tout consigné par le secrétaire d élection. Une fois les mises en candidature terminées, le président vérifie le consentement des candidats proposés dans l ordre inverse de leur mise en nomination. Procédure d élection. Si le nombre de membres ayant accepté leur mise en candidature est égal ou inférieur au nombre d administrateurs à élire, ces derniers sont élus par acclamation.

4 2 7. Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil de onze (12) administrateurs dont sept (7) constituent un quorum. Les administrateurs doivent être des particuliers, doivent avoir 18 ans et doivent être habiletés par la Loi à contracter. Si le nombre des candidats est supérieur au nombre d administrateurs à élire, les membres de la corporation devront choisir par voix de scrutin secret parmi les candidats en lice. Les électeurs devront inscrire sur un même bulletin de vote les noms des candidats de leur choix. Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes seront élus. Deuxième modification proposée 7. Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil de neuf (9) administrateurs dont cinq (5) constituent un quorum. Les administrateurs doivent être des particuliers, doivent avoir 18 ans et doivent être habiletés par la Loi à contracter. 8. [ ] Pour assurer le suivi, six (6) sièges ( ) seront vacants à l expiration d une année et six (6) sièges ( ) l année suivante. 10. Les administrateurs aux postes 1 à 11 sont élus par les membres réunis en assemblée annuelle, à l exception d un administrateur qui sera «nommé»par la Ville de Coaticook (siège 7), d un administrateur qui sera «nommé» par la MRC de Coaticook (siège 6) et d un administrateur qui sera «nommé» par la Commission scolaire des Hauts- Cantons (siège 5). L administrateur du poste 12 est quant à lui élu par les membres réunis en assemblée annuelle parmi des représentants des institutions scolaires liées au C.I.A.R.C. selon la procédure d élection en vigueur. [ ] 8. [ ] Pour assurer le suivi, trois (3) sièges (1-3-9) seront vacants à l expiration d une année et trois (3) sièges (2-4-8) l année suivante. 10. Les administrateurs aux postes 1 à 7 et 9 sont élus par les membres réunis en assemblée annuelle, à l exception d un administrateur qui sera «nommé»par la Ville de Coaticook (siège 7), d un administrateur qui sera «nommé» par la MRC de Coaticook (siège 6) et d un administrateur qui sera «nommé» par la Commission scolaire des Hauts- Cantons (siège 5). L administrateur du poste 8 est quant à lui élu par les membres réunis en assemblée annuelle parmi des représentants des institutions scolaires liées au C.I.A.R.C. selon la procédure d élection en vigueur. [ ]

5 MISE EN CANDIDATURE FORMULAIRE À REMPLIR AVANT LE DÉBUT DE LA RÉUNION DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU JEUDI 10 DÉCEMBRE Je, soussigné(e), générale, soit présentée la candidature de au conseil d administration. désire que, lors de la prochaine assemblée au poste d administrateur (trice) À la date de l assemblée, le(la) candidat(e) sera, tout comme moi, membre du Centre d initiatives en agriculture de la région de Coaticook. Et j ai signé à Coaticook, ce NOM ET ADRESSE DU PROPOSEUR NOM ET ADRESSE DE L APPUYEUR Signature Signature RÔLE DU CONSEIL D ADMINISTRATION 1. Exercer un leadership au niveau des orientations du groupe. Stimuler la réflexion, la discussion à propos des orientations. Respecter les orientations définies par l assemblée générale. Articuler les orientations (formation, action, organisation). 2. Assurer la cohésion générale du groupe. Veiller à ce que les instances se complètent au lieu de se contredire. Définir les rôles et responsabilités de chacun des membres en fonction de ses aptitudes et/ou intérêts particuliers. 3. Coordonner l ensemble des activités du C.I.A.R.C. Effectuer une programmation annuelle des diverses activités du C.I.A.R.C. prévues dans le plan d action. Donner la priorité à certains projets ou objectifs à poursuivre.

6 2 LISTE DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION ACTUEL N O DU POSTE NOM FIN DE MANDAT ÉLECTION 1 Gérald Boivin, secrétaire-trésorier 2016 Non 2 Gérard Carbonneau, président 2015 Oui 3 Yolande Lemire 2016 Non 4 Vacant 2015 Oui 5 André Couture, représentant C. S. H-C Gérard Duteau, représentant MRC de Coaticook -- 7 François Lévesque, représentant Ville de Coaticook -- 8 Martin Bergeron 2015 Oui 9 Claude Giguère 2016 Non 10 Marjorie Tyroler 2015 Oui 11 Réal Trépanier, vice-président 2016 Non 12 Christian Houle, Cégep (institution d enseignement) 2015 Oui ÉLECTIONS 2015 N O DU POSTE NOM FIN DU MANDAT 2 Gérard Carbonneau Yolande Lemire Vacant Martin Bergeron Marjorie Tyroler Christian Houle, Cégep (institution d enseignement) 2015