données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier l'article 31bis ;

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1 1/9 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 10/2011 du 16 février 2011 Objet: Demande de la Fédération Royale du Notariat (FRNB) d accéder aux données du Registre national et d utiliser le numéro d identification du Registre national pour la gestion du registre central des contrats de mariage. (RN-MA ) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de la FRNB reçue le 18/01/2011; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 28/01/2011; Vu le rapport de la Présidente ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 16 février 2011:

2 Délibération RN 10/2011-2/9 I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La Fédération Royale du Notariat belge (ci-après dénommée "le demandeur" ou "la FRNB") souhaite utiliser le numéro d identification du Registre national des personnes physiques et accéder aux données du Registre national pour gérer le registre central des contrats de mariage dont elle est chargée d assurer la tenue. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. REMARQUE PREALABLE 2. Un arrêté royal déterminant notamment les formes et modalités d inscription, les modalités d accès et les données reprises au registre des contrats de mariage est actuellement en cours d adoption 1. Cet arrêté exécutera les articles 6 et 6/1 de la loi du 13 janvier 1977 portant approbation de la Convention relative à l établissement d un système d inscription des testaments faite à Bâle le 16 mai 1972 et portant introduction d un registre central des contrats de mariage, modifiée par la loi programme du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses. 3. Le Comité prend acte des déclarations du demandeur selon lesquelles cet arrêté royal sera adopté dans le courant du mois de février. Selon les informations obtenues auprès du demandeur, cet arrêté précisera les types de données reprises dans ce registre ainsi que ses modalités de gestion. 4. La présente délibération est par conséquent adoptée sous la condition suspensive de l entrée en vigueur de cet arrêté royal. 1 La Commission de protection de la vie privée s est prononcée sur cet avant-projet d AR au terme de son avis 29/2010 du 15 décembre 2010.

3 Délibération RN 10/2011-3/9 B. LÉGISLATION APPLICABLE B.1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 5. L autorisation d accéder aux informations visées à l article 3, premier et deuxième alinéas de la LRN, ou d en obtenir communication, et d'utiliser le numéro d'identification du Registre national peut être accordée par le Comité aux "organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l accomplissement de tâches d intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d une loi, d un décret ou d une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le Comité sectoriel précité". (Article 5, al. 1 er, 2 de la LRN) 6. L'ASBL Fédération royale du Notariat belge (FRNB) a été reconnue comme un organisme de droit belge qui remplit des missions d'intérêt général et à ce titre, relève de l'application de l'article 5, alinéa 2, a) de la LRN 2. Une de ses missions d'intérêt général consiste à "promouvoir le notariat, veiller à ses intérêts ( ) et organiser tous les services en rapport direct ou indirect avec l'activité notariale" Il ressort de la loi du 13 janvier 1977 portant approbation de la Convention de Bâle du 16 mai 1972 relative à l établissement d un système d inscription de testament et portant introduction d un registre central des contrats de mariage que la FRNB assure la tenue du registre central des contrats de mariage. 8. Au vu de ce qui précède, la demande d'autorisation de la FRNB est recevable. B.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 9. Les informations et le numéro d identification du Registre national constituent des données à caractère personnel. L article 4, 1, 2 de la LVP exige de tout responsable de traitement qu'il ne collecte des données à caractère personnel que pour des finalités déterminées et explicites et légitimes. 2 Rapport au Roi de l'arrêté royal du 14 avril 2002 autorisant la Fédération royale du Notariat belge à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification. 3 Rapport au Roi précité et article 4 des statuts de l'asbl publiés à la BCE sous le numéro d'entreprise

4 Délibération RN 10/2011-4/9 C. FINALITÉ 10. La finalité poursuivie par le demandeur consiste à assurer la gestion du registre central des contrats de mariage. Dans ce cadre, il sera amené à vérifier la qualité des informations transmises par les notaires notifiant au demandeur les inscriptions à reprendre dans le registre. Il assurera également que les données soient détruites endéans le délai légal. 11. Le demandeur est chargé de la tenue du registre central des contrats de mariage (art. 4 et 6 loi précitée du 13 janvier 1977). Le projet d arrêté royal en cours d adoption, en exécution de la loi précitée du 13 janvier 1977, détermine les modalités de tenue dudit registre. 12. Au vu de ce qui précède, le Comité constate le caractère déterminé, explicite et légitime au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP, des finalités poursuivies par le demandeur. D. PROPORTIONNALITÉ 13. Les traitements de données doivent être limités à ce qui est nécessaire, adéquat et pertinent à la réalisation de la ou des finalités poursuivies. L article 4 1er 3 de la loi vie privée prévoit que ces données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et traitées ultérieurement. D.1. Quant aux données 14. Pour réaliser la finalité précitée, le demandeur souhaite avoir accès aux données mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1, 2, 5 et 6 de la LRN, à savoir : les nom et prénoms ; le lieu et la date de naissance; la résidence principale et le lieu et la date de décès. 15. Au vu de l avant-projet d AR listant les données devant être communiquées au demandeur dans le cadre de la procédure d inscription dans le registre central des contrats de mariage et de la durée légale de conservation des données (10 années après le décès de la personne dont les données sont conservées), le Comité constate qu un accès aux informations "nom

5 Délibération RN 10/2011-5/9 et prénoms", "lieu et date de naissance", "résidence principale" et "lieu et date de décès" est conforme à l'article 4, 1, 3 de la LVP, à la lumière de la finalité énoncée. 16. Le demandeur sollicite également un accès à l historique des modifications apportées dans les 30 dernières années précédant la date d entrée en vigueur de l AR concernant la gestion des registres centraux des testaments et des contrats de mariage. Etant donné que le projet d AR prévoit que les notaires seront tenus d inscrire tous les contrats de mariage et actes modificatifs de régime matrimonial dont les 2 parties sont encore en vie au moment de l inscription, l accès aux modifications intervenues sur les données demandées relatives aux personnes ayant déjà conclu un contrat de mariage et dont le contrat de mariage doit encore faire l objet d une inscription apparait nécessaire afin de s assurer de l identification correcte desdites personnes. 17. Le demandeur sollicite également la réception automatique des modifications qui interviendront dans le futur au niveau des données précitées relatives aux personnes inscrites dans le registre central des contrats de mariage. Dans la mesure où le demandeur doit être en mesure de répondre aux demandes d accès au dit registre concernant des personnes dont les données d identification précitées peuvent par nature changer dans le temps, la communication automatique de ces modifications est autorisée. D.2. Quant à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national 18. Le demandeur souhaite utiliser le numéro d identification du Registre national en vue de l insérer dans le registre central des contrats de mariage dans l hypothèse où il n aurait pas été communiqué par le notaire ou dans l hypothèse où c est un numéro incorrect qui a été communiqué. Ce numéro constitue en effet une donnée devant être reprise dans le registre. Il souhaite également l utiliser comme critère de recherche au sein du registre afin de procéder aux recherches en son sein pour répondre aux demandes de renseignements conformes au prescrit de l avant-projet d AR concernant la gestion des registres centraux des testaments et des contrats de mariage. 19. En combinaison avec le nom, le lieu et la date de naissance, le numéro d identification du Registre national permet d identifier une personne sans risque d homonymie. En outre, ce numéro permet de contrôler de manière efficace l exactitude des données à caractère personnel de la personne concernée dans la source authentique que constitue le Registre national.

6 Délibération RN 10/2011-6/9 20. Au vu de ce qui précède, l utilisation projetée du numéro d identification du Registre national est, à la lumière de la finalité poursuivie, conforme à l article 4, 1, 3 de la LVP. D.3. Quant à la fréquence de l'accès et à la durée pour laquelle l'accès et l'utilisation sont demandés 21. Un accès permanent aux données précitées est approprié dans la mesure où la mission du demandeur de gestion du registre central des contrats de mariage n est pas limitée dans le temps. 22. De plus, au vu de la finalité poursuivie, il n'est pas possible de déterminer la durée pour laquelle le demandeur a besoin d'une autorisation. La présente autorisation est donc accordée pour une durée indéterminée. D.4. Quant au délai de conservation 23. Le demandeur souhaite conserver les données jusqu à dix ans après le décès de la personne concernée ou, si la date de décès n est pas connue, jusqu au moment où elle aurait atteint l âge de 125 ans. 24. Etant donné que ce délai de conservation est conforme au prescrit de l avant-projet d Arrêté royal concernant la gestion des registres centraux des testaments et des contrats de mariage (art. 10), le Comité constate que la durée de conservation avancée par le demandeur est conforme à l article 4, 1, 5 de la LVP. D.5. Usage interne et/ou communication à des tiers 25. D'après la demande, les données seront utilisées exclusivement en interne, conformément aux finalités énoncées et ne seront pas communiquées à des tiers. 26. Le Comité en prend acte et constate qu'à la lumière des finalités pour lesquelles l'accès est demandé, un tel usage est admissible au regard de l'article 4, 1, 3 de la LVP. D. 6. Connexions en réseau 27. D'après la demande, le demandeur n a pas mentionné de connexion réseau (communication à des tiers de manière automatisée des données à caractère personnel par interconnexion

7 Délibération RN 10/2011-7/9 de systèmes d information en utilisant le numéro du Registre national des personnes concernées comme clef primaire). 28. Le Comité en prend acte. Par souci d'exhaustivité, il souligne que : si des connexions en réseau sont réalisées ultérieurement, le demandeur devra l en informer au préalable ; le numéro d identification du Registre national ne pourra être utilisé dans des relations avec des tiers que pour autant que cela s'inscrive dans le cadre des finalités pour lesquelles ceuxci ont également été autorisés à se servir dudit numéro. E. SÉCURITÉ E.1. Conseiller en sécurité de l'information 29. L'identité du conseiller en sécurité de l'information a été communiquée. 30. D'après les informations fournies par ce dernier, il apparaît que l'intéressé semble disposer des capacités requises pour exercer sa mission. E.2. Politique de sécurité de l'information 31. D'après les documents fournis par le demandeur, il apparaît que ce dernier dispose d'une politique de sécurité et qu'il la met également en pratique sur le terrain. 32. Le Comité en a pris acte. E.3. Personnes ayant accès aux données, utilisant le numéro d'identification et liste de ces personnes 33. Il ressort du formulaire de demande que seuls les employés administratifs du demandeur seront chargés de la mise à jour et de la gestion des bases de données mises à disposition des notaires et auront à cet effet accès aux données précitées du Registre national. La liste de ces personnes sera tenue à la disposition du Comité par la FRNB et que chaque personne autorisée signera une déclaration par laquelle il s'engage à respecter le caractère confidentiel du numéro de Registre national.

8 Délibération RN 10/2011-8/9 34. Le Comité relève qu'ainsi le demandeur répond au prescrit de l'article 12 2 de la LRN et de l'article 25 de l'ar d'exécution de la LVP du 12 février Le Comité attire l'attention du demandeur sur la nécessité d'actualiser cette liste et de la tenir à la disposition du Comité. PAR CES MOTIFS, le Comité 1 autorise le demandeur à accéder aux informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1, 2, 5 et 6 de la LRN; à accéder à l historique des modifications apportées dans les 30 dernières années précédant la date d entrée en vigueur de l arrêté royal concernant la gestion des registres centraux des testaments et des contrats de mariage; à se voir communiquer automatiquement les modifications qui interviendront dans le futur au niveau des données précitées relatives aux personnes faisant l objet d une inscription dans le registre central des contrats de mariage; en vue de l accomplissement de la finalité indiquée au point C et aux conditions exposées dans la délibération. Le Comité autorise également la FRNB à utiliser le numéro d identification du Registre national des personnes enregistrées dans le registre central des contrats de mariage pour la même finalité et aux mêmes conditions La présente autorisation ne produira ses effets qu à l entrée en vigueur de l arrêté royal visé au point A de la présente délibération. 2 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du Conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), le demandeur adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu.

9 Délibération RN 10/2011-9/9 3 stipule également que lorsqu'il enverra au demandeur un questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information, celui-ci devra compléter ce questionnaire conformément à la vérité et le renvoyer au Comité. Ce dernier en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu. Pour l Administrateur e.c., La Présidente, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Mireille Salmon