Total - Direction Développement durable et Environnement Social Business & Sociétal

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1 Groupe DIRECTIVE DIR-GR-SSI-00n Directive Harmonisation sociétale des documents Groupe (modèle 3) Total - Direction Social Business & Sociétal TOTAL DF/DSIT Sécurité SI [13] N page

2 1. Objet La présente Directive expose les principes de base permettant de mettre en œuvre la politique sociétale du Groupe. La démarche sociétale rassemble les actions menées par le Groupe et ses entités en vue d une meilleure intégration dans les territoires 1 où il est présent, notamment en contribuant au développement humain, économique et social. La démarche sociétale est l un des piliers du Groupe pour répondre aux défis du développement durable. Elle contribue à l excellence opérationnelle, à la réputation et à l acceptabilité du Groupe sur le long terme. Elle contribue à créer de la valeur durable et mesurable pour les parties prenantes. Elle se distingue en général des actions de sponsoring et de relations publiques. La démarche sociétale se construit dans le respect, l écoute, le dialogue continu et la transparence vis-àvis des parties prenantes 2. La mise en œuvre de la démarche sociétale doit être adaptée au niveau de risques et d opportunités de chaque entité. 2. Champ d application La démarche sociétale est applicable dans l ensemble des entités opérées du Groupe. Pour les entités non opérées, le Groupe en promeut les principes et la mise en œuvre auprès de ses partenaires. 3. Diffusion et date d application Intranet «Le Map» Le l Date d application : 1er novembre Par territoire, on entend toute zone géographique (locale, régionale, nationale voire plus large) où le Groupe et ses entités sont amenés à entretenir des relations structurées avec leurs parties prenantes 2 Par parties prenantes, on entend l ensemble des personnes et organisations qui peuvent impacter le Groupe ou être impactées par ses activités Page 2

3 Sommaire 1. Objet Champ d application Diffusion et date d application PRINCIPES ET EXIGENCES Information, écoute, dialogue et concertation avec les parties prenantes Évaluation des risques et des opportunités sociétaux Définition et mise en œuvre des plans d actions Mesure et pilotage de la performance sociétale Contrôle ORGANISATION DISPOSITIF DE MISE EN ŒUVRE ANNEXES Objectifs : Principes et exigences : Évaluation des risques et des opportunités sociétaux Définition et mise en œuvre des plans d actions... 7 Page 3

4 4. PRINCIPES ET EXIGENCES 4.1. Information, écoute, dialogue et concertation avec les parties prenantes Exigence 1 : Chaque entité doit régulièrement consulter ses parties prenantes pour mieux comprendre leurs préoccupations et leurs attentes, mesurer leur satisfaction vis-à-vis du Groupe et identifier des axes de progrès pour sa démarche sociétale. L information, l écoute, le dialogue et la concertation s intègrent dans un processus permanent qui intervient à chaque étape de la démarche sociétale (cf. annexe 1) Parmi les thèmes clés à aborder lors du dialogue avec les parties prenantes, on notera : - la qualité du dialogue avec l entité - les impacts des activités industrielles sur l environnement et les personnes - l emploi et le développement économique local - l accès aux services de base (énergie, éducation, santé ) 4.2. Évaluation des risques et des opportunités sociétaux Exigence 2 : Chaque entité doit disposer d une liste hiérarchisée de ses principales parties prenantes regroupant ses parties prenantes en 4 grandes catégories : les représentants des parties prenantes internes, les autorités, les acteurs économiques et la société civile. Exigence 3 : Chaque entité doit connaître son contexte sociétal et évaluer son exposition sociétale. En particulier, tout nouveau projet d implantation industrielle comportant des impacts significatifs sur ses parties prenantes doit disposer d une analyse approfondie du contexte sociétal dans lequel il s inscrit (État initial sociétal) et évaluer ses impacts socio-économiques potentiels sur ses parties prenantes (Étude d impact sociétal). L évaluation est une démarche participative et pluridisciplinaire. L évaluation est mise à jour régulièrement ou en fonction de l évolution du contexte sociétal et opérationnel et de sa sphère d activité 4.3. Définition et mise en œuvre des plans d actions Exigence 4 : Chaque entité doit disposer d une stratégie et d un plan d action sociétal adaptés à son niveau de risques et d opportunités en matière sociétale. La stratégie proposée doit permettre de : - réduire les risques liés au contexte dans lequel l entité exerce ses activités - minimiser les impacts sociaux et économiques négatifs liés à ses activités - maximiser les apports humains, économiques et sociaux liés à sa présence et à ses activités La stratégie sociétale doit tenir compte de l intégration des contraintes réglementaires et contractuelles, des attentes prioritaires des parties prenantes et des contraintes opérationnelles de l entité pour définir des axes et projets prioritaires à moyen et long terme. Page 4

5 Elle doit comporter un volet sur les relations avec les parties prenantes qui permette de clarifier les rôles en interne au regard des objectifs stratégiques à atteindre. La stratégie précise les bonnes pratiques et les mesures à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés. Ces mesures consistent notamment en : - l adaptation des processus clés de l entité (achats, communication et dialogue, RH, opérations ) - le soutien et/ou la mise en place de programmes socio-économiques - des actions de citoyenneté et de bon voisinage - des innovations dans l accessibilité de l offre de produits et services de l entité Le plan d action sociétal peut faire appel à des compétences transverses au sein de l entité. Il précise pour chaque action les objectifs, les moyens humains et financiers, les responsables, les délais de mise en œuvre et les indicateurs de suivi et de performance associés Mesure et pilotage de la performance sociétale Exigence 5 : Chaque entité doit disposer d un reporting sociétal reposant sur des indicateurs permettant de mesurer la performance de sa démarche sociétale. Elle devra notamment auto-évaluer régulièrement le niveau de maturité des bonnes pratiques de management recommandées par le Groupe en matière sociétale (cf. annexe 2) et se fixer des objectifs de progrès Contrôle En vue d une meilleure traçabilité, il est recommandé de constituer d un fond documentaire consacré à la démarche sociétale. Il comporte en particulier, les documents d évaluation des risques et opportunités, les résultats des revues et des audits internes et/ou externes. 5. ORGANISATION Exigence 6 : Chaque entité doit mettre en place une gouvernance permettant de valider la stratégie et le plan d actions sociétales et d en piloter le déploiement, avec les moyens organisationnels, humains et financiers appropriés. Les entités doivent s appuyer sur leur correspondant DD/Sociétal, qui les conseillera dans la mise en œuvre de leur stratégie et leur plan d actions, en s appuyant sur les ressources et expertises internes et externes. En interne, ces ressources peuvent être les directions suivantes : la Fondation Total, Total Développement Régional, Total Éducation, DAP/ONG, Direction Juridique / Responsabilité Sociétale. Afin d assurer une bonne coordination et l échange des bonnes pratiques, ces directions échangent dans le cadre d un comité de pilotage sociétal Groupe présidé par la DDE (cf. annexe 3) Lorsque dans un pays, les activités de branches différentes sont présentes, une coordination sociétale devra être mise en place entre elles à l initiative du coordinateur pays qui en assurera l animation. 6. DISPOSITIF DE MISE EN ŒUVRE Page 5

6 Chaque branche définit le périmètre et le rythme de déploiement de la démarche sociétale selon des critères permettant d adresser les risques et opportunités prioritaires en matière sociétale. Chaque branche, entité ou société du Groupe s assure de l application de la Directive. Les entités devront veiller à associer à cette démarche l ensemble des acteurs pouvant jouer un rôle dans la performance Sociétale. En particulier, les contracteurs devront être étroitement impliqués dans la démarche. Manoelle LEPOUTRE Directeur, (Original signé) Page 6

7 7. ANNEXES 7.1. Objectifs : Documents de référence : - Politique sociétale du Groupe - Code de conduite du Groupe - Charte Sécurité Santé Qualité du Groupe - Charte des principes et lignes directrices concernant les peuples autochtones et tribaux - Charte Éthique du Groupe - Guide pratique sur les Droits de l Homme 7.2. Principes et exigences : Évaluation des risques et des opportunités sociétaux Parmi les principaux facteurs d exposition sociétale, on peut noter : - le contexte politique, économique et social dans lequel l entité opère - les impacts réels et perçus des activités sur les parties prenantes - l évolution du contexte opérationnel de l entité (développement, maturité, déclin ) et son impact sur les parties prenantes - l historique des relations avec les parties prenantes - le niveau de satisfaction des parties prenantes vis-à-vis de la démarche sociétale de l entité - le traitement dont l entité fait l objet dans les médias Définition et mise en œuvre des plans d actions La définition et la mise en œuvre de la stratégie et du plan d actions sociétales s appuient sur les principes d action suivants : - Inscrire ses actions dans les priorités de développement économique et social des territoires où il opère - Intervenir dans une logique de complémentarité et de partenariat avec les acteurs clés du tissu économique et social local - Intervenir dans des domaines où l entité apporte le plus de valeur ajoutée, en cohérence avec ses métiers, son savoir-faire et son implantation géographique - Avoir un rôle de catalyseur en matière sociétale sur un territoire : nous agissons plutôt en facilitateur qu en opérateur de programmes sociétaux, tout en exerçant un contrôle rigoureux de ces programmes - Mettre en place les conditions d une appropriation des programmes sociétaux par les parties prenantes afin de favoriser leur pérennité au-delà du soutien du Groupe - Favoriser l appui aux entrepreneurs, à l entreprenariat et aux PME comme un levier prioritaire et durable de démultiplication des impacts des actions sociétales qu il soutient. Page 7

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