Documentation de l'application de gestion de courrier évolutive (G.E.D.) pour la Mairie de Voreppe

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1 Documentation de l'application de gestion de courrier évolutive (G.E.D.) pour la Mairie de Voreppe Tony Galmiche le 28 février 2011 (modifiée alb)

2 Sommaire 1 - Accès au portail de l'application GED a - Accès b - Mot de passe de connexion Accès à l'application «Gestion de Courrier Évolutive» a - Depuis le service du portail b - Avec une URL directe c - Depuis le menu général en haut à gauche d - Avec un raccourci du menu général en haut Utilisation de l'interface a - Icône Accueil en haut à gauche b - Icônes des familles c - Icône «Recherche générale» d - Icône «Aide» Gestion des Tiers a - Création d'un nouveau Tiers b - Vue de consultation d'un Tiers Gestion des Tickets Entrants a - Création d'un nouveau Ticket Entrant b - Contenu de la fiche d'un Ticket Entrant c - Vue de consultation d'un Ticket Entrant d - Changement de l'état d'avancement d'un ticket e - Accès aux tickets créés Gestion des tickets sortants a - Création d'une réponse depuis un ticket entrant b - Création d'un ticket sortant manuellement c - Description des champs d'un ticket sortant d - Changement de l'état d'avancement d'un ticket Changement d'état en masse des tickets Recherche de documents a - Avec la zone de recherche en haut du portail b - Avec le menu général en haut à gauche depuis le portail c - Avec l'icône de recherche en haut à droite de l'interface spécifique d - Dans chaque menu de famille de l'interface spécifique Création de listes de recherches de documents a - Rappel sur les fonctionnalités de la famille «Liste» b - Création d'une nouvelle liste c - Champs obligatoires d - Critères de filtre e - Couleur de la liste dans le menu de la famille f - Tri par défaut de la liste g - Limite du nombre de documents retournés h - Liste des colonnes à afficher Page 2/16

3 1 - Accès au portail de l'application GED 1.a - Accès L'application est accessible via un navigateur internet récent (ex : Firefox). Il existe 2 versions de l'application : Application Mairie de Voreppe CCAS URL de connexion 1.b - Mot de passe de connexion Le login et le mot de passe sont les mêmes que pour accéder à egroupware. 2 - Accès à l'application «Gestion de Courrier Évolutive» 2.a - Depuis le service du portail Une fois connecté, l'utilisateur arrive sur le portail. Pour accéder à l'application, il suffit de cliquer sur le lien «Gestion courrier évolutive» Page 3/16

4 2.b - Avec une URL directe Il est également possible de mettre cette URL en marque page dans votre navigateur pour accéder directement à l'application sans passer par le portail : 2.c - Depuis le menu général en haut à gauche En cliquant sur le lien «Mon Portail» en haut à gauche du portail, un menu apparaît : Pour accéder à l'application, il suffit de cliquer sur l'entrée «Gestion de courrier évolutive» Remarque : Sous le compte «admin», ce menu comporte d'autres entrées pour l'administration. 2.d - Avec un raccourci du menu général en haut Il est possible d'ajouter un raccourci vers l'application en haut du portail. Pour cela, il faut afficher le menu comme indiqué précédemment et faire un clic droit sur l'entrée à ajouter comme raccourci. Ensuite, l'icône sera accessible en haut et au milieu du portail : Page 4/16

5 3 - Utilisation de l'interface 3.a - Icône Accueil en haut à gauche Le premier icône en haut à gauche permet simplement de revenir à l'état initial de cette interface : 3.b - Icônes des familles Ensuite, pour chaque famille gérée dans l'interface, un icône apparaît : Pour créer un nouveau ticket, il suffit de cliquer sur l'icône de la famille. Pour afficher le menu, il faut cliquer sur le nom de la famille en dessous de l'icône : Ce menu permet : De créer un ticket de la famille sélectionnée D'afficher les listes permettant d'accéder aux tickets De créer de nouvelles listes D'accéder à la recherche générale 3.c - Icône «Recherche générale» La loupe en haut à droite permet d'accéder à la recherche générale 3.d - Icône «Aide» Si cet icône est affiché, cela permet d'accéder à la documentation de l'application en cliquant sur le menu «Aide» 4 - Gestion des Tiers 4.a - Création d'un nouveau Tiers La création des tiers ne peut être effectuée que par le groupe gestionnaire GED, c'est à directement par la Direction Générale. Il est néanmoins possible pour tout utilisateur de consulter la liste des tiers. Page 5/16

6 4.b - Vue de consultation d'un Tiers Voici la vue de consultation d'un Tiers : De plus, il est possible de visualiser et d'accéder aux tickets entrants et sortant d'un tiers directement à partir de sa fiche à condition d'avoir les droits : 5 - Gestion des Tickets Entrants 5.a - Création d'un nouveau Ticket Entrant Pour créer un nouveau ticket entrant, il faut cliquer sur cette icône ou utiliser le menu «Ticket Entrant / Créer Ticket entrant» 5.b - Contenu de la fiche d'un Ticket Entrant Le premier champ permet sélectionner le type de ticket : Le champ «Sujet» permet de préciser le contenu du document en quelques mots Page 6/16

7 Le champ «Date de réception» affiche un sélecteur de dates en cliquant sur «...» Le losange permet de saisir la date au clavier. La croix permet d'effacer la date Le champ «Tiers» permet de sélectionner un Tiers en cliquant sur «...» En saisissant des caractères, cela permet de filtrer la liste. La croix permet d'effacer le contenu du champ. Le «+» permet d'accéder à la création d'un nouveau Tiers pour les personnes ayant des droits de création de tiers. Si le tiers n'existe pas, il faudra adresser une demande de création de tiers à l'adresse mail Le champ «Accusé de réception» permet de sélectionner le délai de réponse (utilisation de ce champ par la Direction Générale uniquement). Le champ «Objet» permet de saisir une information détaillée sur le contenu du document (champ sur plusieurs lignes). Plus l'objet est détaillé, plus il y a d'éléments pour effectuer des recherches pertinentes ultérieures. Le champ «Thématique» permet d'afficher une liste de choix. Page 7/16

8 La partie «Pièces jointes» permet d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes. Remarque : La pièce jointe d'origine est intégrée à la GED automatiquement lorsque le ticket est créé par la Direction Générale. Pour ajouter une nouvelle pièce jointe, il faut cliquer sur le «+» La flèche permet d'afficher l'icône «Poubelle» permettant de supprimer une ligne. Remarque : La pièce jointe ne sera affichée dans la partie droite du ticket qu'une fois celui-ci sauvegardé et uniquement si la pièce est de type PDF. Le champ «Pour Action» permet de sélectionner le responsable du traitement du document. Le champ «Service» permet d'indiquer le groupe d'utilisateurs qui aura un accès complet au document. Ce champ est rempli automatiquement mais peut être modifié (ex: agent sur deux postes), voire supprimé (ex: haute confidentialité). Le champ «Commentaire» permet de préciser l'action à effectuer si nécessaire. Le cadre «Autres destinataires» permet d'indiquer les personnes ou les groupes de personnes à informer ou pour lesquels un avis est demandé : Remarques : Le «+» permet d'ajouter une nouvelle ligne au tableau. La flèche à gauche du type d'action permet d'afficher l'icône «Poubelle» permettant de supprimer une ligne. Une personne «Pour info» ne pourra modifier que sa zone de commentaire sur le ticket. Page 8/16

9 5.c - Vue de consultation d'un Ticket Entrant Voici la vue de consultation d'un ticket : Remarques : La partie de droite affiche le premier fichier PDF ajouté en pièce jointe. La barre de progression en haut à gauche affiche l'état d'avancement du ticket dans le cycle de vie. Les personnes «Pour action» ne pourront visualiser le ticket qu'à partir de l'état «Transmis Service» ou «Diffusé» 5.d - Changement de l'état d'avancement d'un ticket Pour changer l'état d'un ticket, il faut cliquer sur le menu «Changer d'état» : Remarque : Un utilisateur ne verra que les étapes pour lesquelles il est autorisé : La barre de progression en haut à gauche permet de voir l'état d'avancement du ticket : L'état du ticket est également affiché en haut à droite et en cliquant dessus, il est possible d'afficher l'image du cycle de vie complet) Page 9/16

10 5.e - Accès aux tickets créés En cliquant sur le menu «Ticket Entrant», il est possible d'utiliser les différentes listes disponibles pour afficher les tickets : La liste par défaut et celle nommée «Ticket Entrant» : Remarques : Pour afficher tous les tickets à chaque entrée dans «ticket entrant», mettre un. Dans la zone de filtre Le champ «une des valeurs» permet de filtrer la liste Pour afficher un ticket, il faut cliquer sur son sujet La recherche s'effectue également dans toutes les pièces jointes qui ne sont pas de type image. 6 - Gestion des tickets sortants 6.a - Création d'une réponse depuis un ticket entrant Pour répondre à un ticket entrant, afficher le ticket à l'écran (il n'est pas nécessaire de l'éditer). On ne peut répondre à un ticket entrant par cette solution qu'à partir du moment où l'état du ticket le permet : il doit être dans l'état «diffusé». Page 10/16

11 Il suffit de cliquer sur l'enveloppe placée à droite de la barre de progression : 6.b - Création d'un ticket sortant manuellement Il est également possible de créer un ticket sortant de la même manière qu'un ticket entrant en utilisant le menu «Ticket Sortant / Créer ticket sortant 6.c - Description des champs d'un ticket sortant Le premier champ à renseigner correspond au N de ticket entrant : Remarques : Ce champ est important car c'est celui qui fait le lien avec le ticket entrant Ce champ est facultatif, car il est possible de créer un ticket sortant sans lien avec un ticket entrant Ce champ est pré-rempli si le ticket a été créé en cliquant sur l'enveloppe «réponse» du ticket entrant. Les champs suivants sont similaires au ticket entrant : Ensuite, il faut renseigner le responsable du ticket et le service ayant un accès complet sur celui-ci : Le cadre «Contenu» permet d'ajouter la ou les pièces jointes et de classifier le document : Remarque : Dans la partie pièces jointes, il est possible de mettre plusieurs documents. Il est, par exemple, possible de mettre le document orignal au format.odt (utile pour les recherches) et le fichier.pdf signé correspondant. Page 11/16

12 La partie suivante permet de renseigner les différentes personnes en relecture du document : Attention : Chaque personne correspond à une étape du cycle de vie. Si la personne n'est pas précisée, il ne sera pas possible de passer à cette étape dans le cycle de vie. La dernière partie permet de renseigner le signataire du document (à titre d'information seulement car aucun mail ne lui sera adressé) : 6.d - Changement de l'état d'avancement d'un ticket Le fonctionnement est le même que pour les tickets entrants. Cependant le cycle de vie est différent : Le ticket dispose également d'une barre de progression : Remarque : Le ticket entrant correspondant affiche la barre de progression du dernier ticket sortant modifié en plus de sa propre barre de progression : Page 12/16

13 7 - Changement d'état en masse des tickets Les menus «Ticket Entrant» ou «Ticket Sortant» permettent d'accéder à l'interface «Changement en masse de l'état des tickets» : Remarques : Le champ «Une des valeurs» permet de filtrer la liste L'état actuel de chaque ticket est affiché en couleur Les boutons radios permettent de changer l'état de plusieurs tickets en tenant compte des possibilités offertes et en fonction des droits de l'utilisateur. Une fois les choix effectués, il faut cliquer sur le bouton «Changer l'état des documents» Le sujet du ticket permet d'afficher le ticket La colonne «Pièce jointe» permet d'accéder directement aux pièces jointes Cette liste n'affiche pas les documents à l'état «Soldé» 8 - Recherche de documents 8.a - Avec la zone de recherche en haut du portail La zone de recherche en haut du portail permet d'effectuer rapidement une recherche sur l'ensemble des documents du système. 8.b - Avec le menu général en haut à gauche depuis le portail L'entrée «Recherche générale» du menu en haut à gauche du portail permet d'accéder à l'application de recherche : Page 13/16

14 8.c - Avec l'icône de recherche en haut à droite de l'interface spécifique Sur l'interface spécifique, la loupe en haut à droite permet d'accéder également à l'application de recherche : 8.d - Dans chaque menu de famille de l'interface spécifique La recherche est également accessible sur chaque entrée de menu des familles de l'interface spécifique. Dans ce cas, elle est paramétrée pour faire une recherche uniquement sur les documents de la famille : 9 - Création de listes de recherches de documents 9.a - Rappel sur les fonctionnalités de la famille «Liste» La famille «Liste» permet d'afficher une liste de documents d'une même famille en sélectionnant les critères de filtres et les champs à afficher (colonnes). Dans le menu de chaque famille apparaît les listes créées par l'administrateur et celles personnelles à l'utilisateur. A partir de la liste, il est possible d'accéder aux documents de la famille concernée en cliquant sur les liens ou en faisant un double clic sur une ligne. Astuce : Pour afficher le document dans un nouvel onglet, il faut cliquer avec la molette sur le lien. Astuce : Si le critère de filtre est vide et si il est de type «texte», il est conseillé de mettre un point (.) dans la zone de recherche. Cela signifie que tout les documents doivent être retournés automatiquement : Il est possible de trier les documents d'une liste en cliquant sur le titre de chaque colonne. Un deuxième clic fera un tri décroissant. Page 14/16

15 Pour imprimer une liste, il faut faire un «clic-droit» sur cette liste et choisir le menu «Version imprimable» Pour exporter une liste au format CSV ou Calc, il faut faire un «clicdroit» sur cette liste et choisir le menu «Exporter» 9.b - Création d'une nouvelle liste La première méthode pour créer une nouvelle liste, consiste à utiliser le menu de la famille et choisir l'entrée «Créer une liste» Mais la méthode souvent la plus pratique, consiste à dupliquer une liste existante pour ne changer que ce qui est nécessaire : Cliquer sur le titre de la liste à dupliquer. Placer le curseur n'importe où sur la liste (titre ou même ticket) puis il faut appuyer sur la touche «CTRL» et faire un «Clic-droit» Cela doit afficher le menu avec l'entrée «Dupliquer». Accepter la duplication de la liste en répondant «oui» au message de confirmation de duplication. Attention, la liste affichée n'est plus l'originale mais la liste dupliquée. Pour modifier les champs de la nouvelle liste, il faut faire «Clic-droit» et choisir le menu «Éditer». 9.c - Champs obligatoires Lors de la création d'une liste, seul les champs «Titre» et «Colonnes» sont obligatoires : 9.d - Critères de filtre La première partie des critères est utilisée dans des cas très spécifiques. NE PAS LES MODIFIER La deuxième partie permet de définir très finement les critères de filtre des documents : Page 15/16

16 Le bouton «Attributs» permet de choisir un champ de la famille à filtrer. Le bouton «État» permet de filtrer sur l'état du document. Si la colonne «mot-clé» commence par un «?» cela signifie qu'une question sera posée à l'utilisateur du rapport. Et la réponse sera utilisée comme critère de filtre pour l'attribut indiqué. Après le «?», il faut indiquer un nom de variable quelconque. Le nom de la variable n'a aucune importance (ne pas utiliser de caractères spéciaux). Si la colonne «mot-clé» commence par un «?mem_», cela signifie qu'une question sera posée à l'utilisateur et que la réponse sera mémorisée dans la variable indiquée (ex : mem_valeur_1761). Il est conseillé de toujours mémoriser les variables, car cela sera plus pratique pour l'utilisateur. 9.e - Couleur de la liste dans le menu de la famille Le champ «Couleur intercalaire» est utilisé pour changer la couleur de la liste dans le menu de la famille. Cela est pratique pour pouvoir différencier les listes personnelles des listes proposées par l'administrateur : 9.f - Tri par défaut de la liste Il est possible de déterminer l'ordre de tri par défaut et son sens : 9.g - Limite du nombre de documents retournés Il est fortement conseillé de renseigner une limite pour éviter de surcharger le serveur inutilement et de ralentir l'affichage de la liste si les documents sont nombreux. Une limite à 100 est couramment utilisée : 9.h - Liste des colonnes à afficher La dernière partie permet de définir la liste des champs de la famille à afficher dans la liste (colonnes) : Il est important de mettre au minimum le champ permettant d'accéder au document (ex : N ticket ou Sujet) La dernière colonne permet de compter les documents (Cardinal) ou de faire la somme ou la moyenne des chiffres de la colonne. Page 16/16

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