Guide d'utilisation de l outil de gestion des Demandes d Interventions SOMMAIRE. Introduction Page 2

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1 SOMMAIRE Introduction Page Se connecter Page Comment signaler un problème technique? Page Comment suivre les tickets déjà envoyés? Page Visualiser et Ajouter un suivi Page Utilisation des Réservation Page Comment se déconnecter? Page juil. 11 Page : 1/10

2 INTRODUCTION - CONTEXTE gère un parc immobilier (bureaux, CSTE, locaux d activité, commerces ) à destination d entreprises ou de commerces. est donc en contact avec les locataires, et avec les prestataires intervenant sur ces bâtiments. a développé un outil permettant d optimiser le traitement des demandes d intervention (à caractère technique, ou de service) issues des locataires. Les utilisateurs sont : Le locataire : qui peut créer sa demande d intervention et en suivre son avancement Le gestionnaire, : qui traite la demande, l oriente, effectue les suivis, les relances Le prestataire : qui prend connaissance de la demande, la traite, la renseigne, la réalise Chaque utilisateur (un seul par société) se voit attribuer un identifiant et un mot de passe qui lui est propre, et lui permettant de se connecter à l outil via une interface web : Cette optimisation se concrétise par 2 avantages au bénéfice de tous les utilisateurs : Traçabilité : toutes les données de chaque demande est accessible, y compris l historique Communication / Réactivité : pas de mail, tout est centralisé en un seul endroit. L outil est accessible par tous (chacun avec les informations qui le concernent) à tout moment par le biais d un simple accès web Le présent document a pour objet de vous indiquer le fonctionnement de cet outil, comment l utiliser au mieux. reste cependant à votre disposition pour toute aide complémentaire au (Nadia Mussard). Note : L expression «Demande d Intervention» utilisée par est identique au terme «Ticket» sous l outil de gestion. 19 juil. 11 Page : 2/10

3 1 - Se connecter Pour faire une demande Entrez votre identifiant et votre mot de passe dans la zone Espace Pro du site : L'écran suivant se lance : Cliquez sur l icône Assistance afin d accéder au module de demande d intervention. Un récapitulatif des incidents vous concernant apparaît classé par leur statut. Accueil : Vous ramène à cette page Tickets : Vous permet de visualiser le détail de vos Demandes d Interventions. FAQ : Vous permet de récupérer les notices d'utilisations mises à votre disposition. Vous pouvez voir les dernières notices et les plus vues dans la colonne de droite. 19 juil. 11 Page : 3/10

4 2 - Comment signaler un problème technique? Guide d'utilisation de l outil de gestion des Demandes d Interventions En cliquant sur «créer un ticket» vous pouvez faire une Demande d Intervention à Sélectionnez le niveau d'urgence de votre problème (par défaut : l'urgence sélectionnée est : «Moyenne»). Suivi par Il est aussi possible que deux autres champs fassent partie du formulaire : Le champ «informezmoi des suites données» : si vous répondez «oui» pour ce champ, vous recevrez une notification par à chaque fois qu'un technicien ajoutera un message de suivi à votre intervention. Type : Par défaut ce champ est à incident. Laisser le tel quel. Catégorie : Sélectionner la nature de l'incident. Les incidents démarrant par la lettre «T» ont une connotation Technique Les incidents démarrant par la lettre «S» ont une connotation Service Titre : Merci de saisir un titre à de votre demande. Description : Soyez le plus précis possible dans votre description : circonstances, lieu, conséquences, étendue, dégâts éventuels En effet, le traitement n'en sera que plus rapide. Vous pouvez également ajouter un document (photo ) à cette description en cliquant sur parcourir. Une fois ce formulaire dûment rempli, cliquez sur «envoyer message». 19 juil. 11 Page : 4/10

5 3 - Comment suivre les tickets déjà envoyés? Il vous est aussi possible de suivre en ligne l'évolution des tickets vous concernant, qui sont en cours ou terminés. Pour cela cliquez sur«tickets» en haut de votre écran. Vous devriez voir apparaître la liste de tous vos tickets en cours et terminés. Vous pouvez trier la liste de tous vos tickets en fonction de leur statut (ou de tout autres critères) en cliquant sur l élément concerné. Cette légende vous permettra de mieux vous repérer dans les différents statuts de tickets : Nouveau ticket (Ticket nouvellement créer) Ticket assigné (Ticket pris en compte et assigné à un technicien.) Ticket planifié (Ticket planifié pour un RDV) Ticket en attente (Ticket en attente d'une solution externe ou d'une réponse de votre part) Ticket fermé non résolu (Ticket fermé mais sans solution immédiate) Ticket fermé (Ticket clôturé) En cliquant sur le titre du ticket vous accédez au détail du ticket. 19 juil. 11 Page : 5/10

6 4 - Visualiser et Ajouter un suivi Guide d'utilisation de l outil de gestion des Demandes d Interventions Vous pourrez ajouter des nouveaux suivis (Relance, Information complémentaire) aux tickets vous concernant. Pour cela cliquer sur «Ajouter un nouveau suivi» Une fois clôturée, la solution à votre problème vous est indiquée dans l onglet solution. 19 juil. 11 Page : 6/10

7 5 - Utilisation des Réservation Guide d'utilisation de l outil de gestion des Demandes d Interventions Cliquer sur «Réservation» dans le menu du haut, l'accueil Réservation apparaît : Choisissez votre salle de réunion (Si il n'y en a qu'une choisissez celle-là). 19 juil. 11 Page : 7/10

8 Le calendrier du mois en cours de cette salle de réunion apparaît Choisissez le mois ou vous désirez réserver la salle. Cliquez sur le post-it du jour de la réunion 19 juil. 11 Page : 8/10

9 , un formulaire apparait : Guide d'utilisation de l outil de gestion des Demandes d Interventions Remplissez votre formulaire : Date de Début : Mettre la date et l heure de début Date de Fin : Mettre la date et l heure de début Répétition : Si vous désirez que cette réservation soit répétée plusieurs fois, sélectionner le type et le nombre de répétition (Jours ou Semaine). Commentaire : Vous pouvez entrer un commentaire à votre guise. Cliquer sur «Ajouter» pour valider le formulaire : 19 juil. 11 Page : 9/10

10 Vous revenez alors au calendrier du mois en cours. 6 - Comment se déconnecter? Pour vous déconnecter de l'application de Demande d intervention, il vous suffit de cliquer sur l'icône «Déconnexion» en haut à droite de votre écran. 19 juil. 11 Page : 10/10

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