PROCESSUS D ACCUEIL ET D INTÉGRATION

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1 PROCESSUS D ACCUEIL ET D INTÉGRATION 2.6. L accueil consiste à recevoir le nouvel employé et à lui fournir tous les renseignements utiles sur son nouveau milieu de travail et son employeur. L intégration est à la fois l ensemble des mesures prises par l employeur pour faciliter l adaptation de l employé et le fait pour ce dernier de s assimiler à l équipe de travail et de s approprier son nouvel emploi. CE QUE LE GESTIONNAIRE DOIT SAVOIR Il est judicieux pour le gestionnaire de mettre en place une stratégie d accueil et d intégration pour les nouveaux employés afin de faciliter leur adaptation à leur nouveau milieu de travail. Un programme d accueil et d intégration structuré et efficace : - accentue l engagement de l employé et son adhésion à la mission et aux valeurs de l organisation; - a un effet mobilisateur; - permet l atteinte de l autonomie professionnelle plus rapidement; - a un impact positif sur la rétention des employés. L intégration est capitale pour le candidat et pour l organisation : un employé bien intégré est plus efficace, performant et heureux. La manière dont le nouvel employé est accueilli donne à ce dernier beaucoup d information sur la culture et les valeurs de l étude. Bien souvent, les employés accueillent les clients de la même façon qu ils ont été euxmêmes accueillis au sein de l entreprise. L ENTRAÎNEMENT À LA TÂCHE : OUTILS D INTÉGRATION Un plan d entraînement à la tâche* est un outil fort utile qui permet au nouvel employé d apprendre les différentes tâches reliées à ses fonctions. Cet outil répertorie l ensemble de ses responsabilités et permet d évaluer si l habileté est acquise ou à travailler. Le gestionnaire est alors en mesure de suivre l évolution de l apprentissage de l employé par rapport à son poste de travail. Une période probatoire de 3 à 6 mois est généralement octroyée à l employé. Cette période lui donne l occasion de se familiariser avec son nouveau milieu de travail et de s approprier ses fonctions, et permet au gestionnaire d évaluer l intégration de l employé, ses forces et ses faiblesses. Le gestionnaire devrait procéder à une évaluation après quelques semaines et à la toute fin de la période probatoire. L utilisation d un formulaire d appréciation ou grille d entraînement à la tâche facilite la démarche à cet égard. Le formulaire est versé au dossier de l employé.

2 PROCESSUS D ACCUEIL ET D INTÉGRATION 2.6. Bonnes pratiques de gestion ÉTAPES DE L ACCUEIL ET DE L INTÉGRATION Préparation de l accueil Définir les thèmes à couvrir (présentation de l étude, mission, valeurs, objectifs, clients, politiques, règlements). Dresser un contenu pertinent et préparer la documentation (manuel de l employé, copie des politiques, description du poste, carte d accès, etc.). Annoncer la venue du nouvel employé. Organiser l environnement de travail. Accueil Bien accueillir l employé en lui fournissant l information nécessaire à son environnement de travail. Présenter l employé à l équipe de travail. Visiter les lieux et le poste de travail. Prendre le temps d expliquer les documents relatifs à l embauche (signature requise) : o o o o Documentation corporative, Description de poste, Engagement à la confidentialité, Manuel d employé (incluant les politiques et procédures de l organisation, le code des valeurs et les avantages sociaux). Intégration Informer l employé de son rôle et des attentes de l étude. Expliquer la grille d entraînement à la tâche et la période probatoire. Appliquer, observer et expérimenter l entraînement à la tâche de l employé. Suivi de l intégration Le suivi et le maintien en emploi est une étape à ne pas négliger. Cette étape consiste à : Chercher régulièrement de la rétroaction du nouvel employé. Démontrer sa volonté de le soutenir, de l aider. Répondre aux questions de l employé rapidement et lui donner accès aux informations pertinentes. À la fin de la période probatoire, inviter l employé à procéder à sa propre évaluation. Donner à l employé son appréciation de rendement (bilan des forces et des aspects à améliorer). Identifier les besoins en formation. Conseils pratiques Être généreux en renseignements et en informations. Prendre le temps de bien répondre aux questions de l employé. Bien expliquer les méthodes de travail et le rôle de chacun. Bien expliquer les particularités et le fonctionnement de l étude. Ne pas assumer seul l encadrement de l employé, déléguer. Encourager l employé au cours de son intégration. Rétroagir et superviser. Sensibiliser l employé au fait qu il a un rôle actif à jouer dans son intégration. Fiches liées 6.2. Remboursement des dépenses admissibles LIENS INTERNET ET RÉFÉRENCES UTILES * Volet de dépenses admissibles Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d œuvre (Loi du 1%) : site de la Commission des normes du travail du Québec. Outils/modèles/situations Ci-joint, un modèle de manuel de l employé. Pour faciliter la tâche du rédacteur, des références aux fiches pertinentes du présent guide sont précisées entre parenthèses après chacun des titres du manuel.

3 MANUEL DE L EMPLOYÉ Mise en garde et conseils d utilisation Un manuel de l employé bien rédigé, qui reflète avec exactitude les valeurs et les pratiques de l étude est un outil de communication très utile. Cependant, le gestionnaire doit éviter d y faire mention de règles ou de politiques qu il ne sera pas en mesure de respecter. Le modèle soumis ici présente un nombre important de titres et de sujets. Le gestionnaire choisira ceux qu il estime les plus pertinents pour son étude. L important, c est d appliquer par la suite les politiques adoptées et consignées dans le manuel. À retenir : Sauf lorsque la Loi sur les normes du travail ou d autres lois prescrivent des normes minimales, les politiques proposées dans le modèle le sont à titre d exemples. Le gestionnaire peut adapter ces politiques à sa pratique actuelle et au contexte de son étude. Les exemples de politiques apparaissent en caractères réguliers. Des explications susceptibles d aider le gestionnaire dans la rédaction de son manuel sont ajoutées en italiques. Les passages en italiques ne sont donc pas des exemples de clauses, mais plutôt des instructions qui visent à faciliter la tâche du rédacteur. Le modèle de manuel sera bientôt disponible sur le site intranet de l APNQ en version éditable.

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5 Manuel de l employé (Ou Guide de l employé) NOM DE L ÉTUDE Date de production Date de révision

6 À tous les membres de notre équipe, Ce manuel vise à fournir à tous nos employés l information pertinente sur notre étude, sa mission, sa philosophie et les valeurs auxquelles tous ses membres doivent souscrire. Vous y trouverez également les informations essentielles sur les politiques et les règles de fonctionnement de l étude. Notre étude est une entreprise de services, et notre personnel est notre atout le plus précieux pour en assurer le succès et le développement. Chaque membre de l équipe doit pouvoir accomplir ses tâches dans un milieu de travail sain et dans une ambiance harmonieuse. La qualité de la communication et la clarté des informations sur les attentes de l étude sont nécessaires à la création et au maintien d un environnement qui favorise le bien-être au travail. Ce manuel se veut un outil de communication et un aide-mémoire des principes et des normes qui guident et régissent le travail au sein de l étude. N hésitez pas à nous faire part de toute suggestion et de tout commentaire susceptibles d en améliorer le contenu. Bienvenue dans notre étude et bonne lecture!

7 TABLE DES MATIÈRES 1. Notre étude Historique de l étude Notre mission Nos valeurs Nos attentes Organisation du travail Organigramme Période probatoire À l embauche À l occasion d un changement de poste au sein de l étude Entraînement à la tâche Horaire de travail Horaire Temps supplémentaire Pauses-café Assiduité au travail Appréciation du rendement Mesures disciplinaires Politique de remboursement des dépenses Jours fériés et congés sociaux Jours fériés Congés sociaux et autres Vacances annuelles Règles de l étude Règles d utilisation de la cuisine Nourriture et boisson dans les aires de travail Tenue vestimentaire Tabagisme, alcool et drogues Tabac Alcool et drogues Employé aux prises avec un problème d alcoolisme ou de toxicomanie Utilisation des équipements et du matériel de l étude Vol et fraude Santé, sécurité et bien-être au travail Politique de rémunération Jour de paie Bulletin de paie Révision salariale Cotisations professionnelles et primes d assurance responsabilité Programme d aide aux employés...7

8 1. Notre étude 1.1. Historique de l étude L étude (nom de l étude) a été fondée (L information peut porter sur les dates où de nouveaux associés se sont joints à l étude, les années où de nouveaux services ont été développés, le volume d affaires, les champs de pratique spécialisés, les bons coups de l étude, par exemple sa participation à la réalisation d un important projet ou la contribution d un associé à la formation des futurs notaires, etc. On peut également ajouter sous ce titre les défis à court terme en lien avec la vision de l étude.) 1.2. Notre mission (Réf. Guide : fiche ) Notre étude notariale a pour mission: De fournir à tous ses clients des services juridiques de haute qualité, de donner des avis et des conseils juridiques, de rédiger des actes, contrats et autres documents avec rigueur et de favoriser, avec la plus grande impartialité, la sécurité juridique de toutes les parties aux actes reçus Nos valeurs (Réf. Guide : fiches , 1.3. et outil 1.3.) Orientation client; Protection de la confidentialité; Respect; Intégrité; Loyauté; Rigueur. Le Code des valeurs de l étude précise nos engagements et nos attentes à l égard de chacune de ces valeurs, qui constituent le fondement de la culture de notre étude. (Si le gestionnaire choisit de ne pas rédiger un guide des valeurs de l étude distinct, le contenu suggéré pour la rédaction de ce guide peut être intégré ici : Outil 1.3.) 1.4. Nos attentes Le succès et le développement de l étude sont tributaires de la manière dont chacun des employés assume ses responsabilités et accomplit ses tâches dans le meilleur de ses connaissances et de ses compétences. Notre étude privilégie la collaboration et le travail d équipe. Nous attendons de chacun de nos employés : Qu il adhère à la mission et aux valeurs communes de l étude; Qu il fasse preuve de créativité et d enthousiasme; Qu il contribue à faire de l étude un milieu de travail sain, sécuritaire et agréable pour tous. 2

9 2. Organisation du travail 2.1. Organigramme (Réf. Guide : fiche ) (Si l étude a préparé un organigramme, il sera inséré ici. À défaut d organigramme, cette section pourrait être intitulée «Structure organisationnelle», définir brièvement les rôles et responsabilités des titulaires de chacun des postes de l étude et préciser les liens d autorité. Chacun doit pouvoir s y retrouver facilement. Les études de très petite taille peuvent omettre ce titre.) 2.2. Période probatoire (Réf. Guide : fiche ) À l embauche Tout nouvel employé est soumis à une période probatoire de mois. Cette période permet au supérieur de vérifier que le nouvel employé possède bien les capacités, qualités, compétences et connaissances requises pour bien accomplir ses tâches et assumer ses responsabilités. Le cas échéant, elle permet au supérieur d identifier les faiblesses et les lacunes qui devront rapidement être corrigées au moyen d un programme de formation ou autrement. Cette période donne aussi l occasion à l employé de se familiariser avec son nouveau milieu de travail et de s approprier ses fonctions. L employé a un rôle actif à jouer. Il ne doit pas hésiter à poser des questions pour obtenir tous les renseignements et toutes les informations qui peuvent lui être utiles. Il doit demander de l aide au besoin et participer à la recherche de solutions pour tout problème rencontré. Après quelques semaines d emploi et à la fin de la période probatoire, le supérieur procède à une appréciation de l évolution et de l intégration du nouvel employé. L employé est invité à procéder à sa propre évaluation. Le supérieur peut prolonger la période probatoire s il l estime approprié. À la fin de la période probatoire, si l appréciation est satisfaisante, l embauche est confirmée, et le nouvel employé devient un employé régulier de l étude À l occasion d un changement de poste au sein de l étude (Sous ce titre, on décrit la politique de l étude en ce qui a trait à la période probatoire à laquelle chaque employé de l étude muté est soumis. Cette période peut être d une même durée ou encore d une durée plus courte que celle prévue pour le nouvel employé puisque le gestionnaire connaît déjà cet employé. Le texte devrait préciser les informations suivantes : durée de la période probatoire, appréciation de rendement pendant et à la fin de la période probatoire, prolongation de la période probatoire, s il y a lieu, et conséquences à la fin de cette période confirmation d embauche, départ ou réintégration dans l ancien poste.) 2.3. Entraînement à la tâche (Réf. Guide : fiche ) L étude établit, pour tout nouvel employé et pour tout employé muté, un plan d entraînement à la tâche pour faciliter son intégration et son apprentissage. Ce plan répertorie les tâches et les responsabilités du poste et est utilisé par le supérieur et l employé pour suivre l évolution de ce dernier pendant la période probatoire. 3

10 2.4. Horaire de travail (Réf. Guide : fiches et ) (Politique de l étude en ce qui concerne l horaire de travail : nombre d heures par semaine, horaire fixe ou variable, temps supplémentaire [conditions et autorisations préalables], pauses-café et heures de repas, etc. Le gestionnaire doit respecter les normes établies par la Loi sur les normes du travail. Il peut être plus généreux mais ne peut l être moins Nous soumettons des exemples, mais le gestionnaire doit tenir compte des particularités de l étude.) Horaire 1 er exemple : Une semaine normale de travail compte 34 heures, réparties comme suit : Du lundi au jeudi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 17 h; Le vendredi, de 9 h à 13 h. 2 e exemple : Une semaine normale de travail compte 35 heures, soit 7 heures par jour, réparties comme suit : Heure de travail variable : entre 8 h et 9 h; Présence obligatoire fixe : de 9 h à 11 h 30; Heure de repas variable : entre 11 h 30 et 13 h 30; Présence obligatoire fixe : de 13 h 30 à 16 h; Heure de départ variable : entre 16 h et 17 h. L employé détermine, avec son supérieur, ses plages horaires variables. Il ne pourra les modifier par la suite qu avec le consentement de son supérieur. (Les plages horaires variables peuvent être laissées à la discrétion du seul employé avec ou sans possibilité de les modifier quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, sur simple avis au supérieur, mais cette option peut engendrer des difficultés dans l organisation du travail. Il appartient au gestionnaire de choisir la méthode la plus appropriée pour son étude.) Temps supplémentaire L étude n a pas comme politique d encourager le temps supplémentaire. Cependant, à la demande de son supérieur, un employé peut occasionnellement être appelé à prolonger ses heures de travail. L employé doit obtenir l autorisation préalable de son supérieur et ne peut unilatéralement décider de faire du temps supplémentaire. Au-delà de 40 heures de travail dans une même semaine, l employé verra son salaire horaire majoré de 50 % pour chaque heure excédentaire. L employé et son supérieur peuvent toutefois convenir de remplacer ce paiement par un congé payé d une durée équivalente aux heures excédentaires effectuées, majorée de 50 %. (Le gestionnaire peut décider de majorer le salaire des employés dès la première heure qui excède l horaire normal de l employé.) Exemple : En raison d une surcharge de travail, l employé, à la demande de son supérieur, travaille 42 heures dans une même semaine. Les 40 premières heures sont payées au salaire régulier de l employé; Les deux dernières heures sont payées au taux horaire de l employé majoré de 50 %; Si l employé le désire et si son supérieur y consent, le paiement des deux dernières heures pourra être remplacé par trois heures de congé payé. 4

11 Pauses-café (Réf. Guide : fiche ) 1 er exemple : Aucune pause-café n est accordée. Cependant, l employé peut se rendre à la cuisine pour chercher une boisson une fois pendant l avant-midi et une fois en après-midi. 2 e exemple : Les employés ont droit à deux pauses-café de 15 minutes chacune, l une l avant-midi et l autre en après-midi. L employé détermine, avec son supérieur, l heure à laquelle il peut prendre ses pauses. Les pauses-café sont rémunérées et calculées dans les heures travaillées Assiduité au travail La présence de l employé pendant ses heures normales de travail est essentielle au bon fonctionnement de l étude. Tout retard et toute absence est susceptible d affecter l organisation du travail et le rendement de tous les autres membres de l équipe. L employé qui ne peut se présenter au travail ou qui prévoit être en retard doit en aviser son supérieur dans les meilleurs délais. Les retards et les absences doivent être justifiés auprès du supérieur. L employé qui s absente pour maladie plus de trois jours ouvrables consécutifs devra produire un billet médical, sauf si une autre entente est conclue avec son supérieur. 3. APPRÉCIATION DU RENDEMENT (Réf. Guide : fiches et ; outil ) L étude procède annuellement à l appréciation du rendement de chacun de ses employés. Cette démarche constitue un outil de communication important et fait partie intégrante du développement des employés au sein de notre étude. L appréciation de rendement permet à l employé et à son supérieur : D évaluer, quantitativement et qualitativement, le rendement de l employé; De clarifier les attentes de l étude pour l année à venir; De discuter des aspects très satisfaisants, satisfaisants ou à améliorer; De réviser la description de poste au besoin; D identifier les besoins en formation s il y a lieu; D identifier de nouveaux défis pour l employé; D établir de concert les objectifs de travail, de compétence et de développement pour la prochaine année; De discuter des ambitions de l employé au sein de l étude, de ses propres attentes et de ses besoins d encadrement et de soutien; D échanger des informations. L appréciation du rendement est intimement liée à la description du poste de l employé, à sa contribution à l accomplissement de la mission de l étude et à son adhésion aux valeurs communes. Elle est réalisée en fonction des objectifs fixés lors de la dernière rencontre d appréciation. 5

12 L employé et son supérieur peuvent convenir de rencontres ponctuelles pour apprécier l évolution de l employé et vérifier s il est en voie d atteindre ses objectifs. Nous attendons de nos employés qu ils participent activement à la démarche, qu ils procèdent à une autoappréciation, établissent des objectifs personnels et collaborent lors de la rencontre d appréciation du rendement avec leur supérieur. Outre le supérieur (OU : les associés OU : une autre autorité, selon le cas), seul l employé concerné a accès à l évaluation de son rendement. À cet égard, l étude s engage à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1). (Plus d une appréciation du rendement par année peut être prévue. Une fiche d appréciation du rendement devrait être insérée dans le manuel de l employé pour permettre à chacun de connaître les éléments qui seront considérés lors de cette appréciation. Voir Outil ) 4. MESURES DISCIPLINAIRES L étude administre les mesures disciplinaires en respectant des principes de justice et d équité à l égard de tous ses employés. Pour maintenir une ambiance de travail agréable et harmonieuse, il est essentiel que tous les membres de l équipe respectent les règles contenues dans le présent manuel ainsi que dans toute autre politique adoptée par l étude, notamment la politique de confidentialité. En conséquence, toute contravention aux règles contenues dans le présent manuel ou dans toute autre politique de l étude entraîne une mesure disciplinaire pouvant aller de l avis verbal au congédiement, selon la nature et la gravité de la contravention ou son caractère répétitif. À titre d exemple : Pour une faute mineure, la gradation des sanctions est la suivante : Avis verbal; Avis écrit; Suspension; Congédiement. Pour une faute grave, par exemple le vol, la fraude ou la violence, le congédiement est immédiat. 5. POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION (Réf. Guide : fiches 5.1., 5.2. et 5.3.) 5.1. Jour de paie L étude verse les salaires le jeudi, aux deux semaines. Le salaire est déposé directement dans le compte d une institution financière désigné par l employé. (OU : Le salaire est payé par chèque, sous enveloppe scellée.) 5.2. Bulletin de paie Un bulletin de paie est remis à l employé au moment du paiement du salaire. Ce bulletin contient les mentions prescrites par la loi, notamment la date du paiement et la période qui correspond au paiement; le nombre d heures payées au taux normal; le nombre d heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable; le montant du salaire brut; la nature et le montant des déductions effectuées, et le salaire net. 6

13 5.3. Révision salariale L étude révise annuellement le salaire de ses employés, à l occasion de la rencontre d appréciation de rendement. L étude applique des principes d équité envers tous ses employés dans la détermination des salaires et des augmentations salariales (équité interne et équité individuelle) Cotisations professionnelles et primes d assurance responsabilité L étude paie les cotisations professionnelles et les primes d assurance responsabilité professionnelle d un employé lorsque : elle exige, pour le poste, que l employé soit et demeure membre d un ordre professionnel; et l employé occupe un poste régulier à temps plein et travaille exclusivement pour l étude Programme d aide aux employés L étude inscrit annuellement au Programme d aide aux notaires (PAN) tous ses employés réguliers qui cumulent au moins trois mois de service dans l étude. Ce programme offre des services de consultation à tous les employés qui éprouvent des difficultés liées au stress ou qui sont aux prises avec des préoccupations ou des problèmes, qu ils soient personnels ou liés au travail. Soucieuse du bien-être de ses employés, l étude assume les coûts de ce programme. Ainsi, chaque employé peut bénéficier de 5 heures de consultation gratuite par année, peu importe que la source du problème soit liée au travail ou non. Les employés qui désirent avoir recours aux services d un psychologue en vertu de ce programme peuvent communiquer directement avec le Groupe Renaud & Associés Inc. au Le PAN garantit la confidentialité et applique les règles les plus strictes en ce domaine. L étude n est jamais informée du fait qu un de ses employés a eu recours au programme et elle ne peut obtenir cette information. De plus, comme l étude assume annuellement les mêmes frais par employé inscrit, elle ignore toujours si l un ou l autre d entre eux en a bénéficié. (Autres avantages, s il y a lieu) 6. POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES L étude informe ponctuellement ses employés de sa politique de remboursement des dépenses encourues par un employé à la demande de son supérieur. L étude avise immédiatement les employés lorsque cette politique est amendée. Les dépenses sont remboursées en fonction du moins élevé des montants suivants : le coût réel ou le montant maximum prévu par la politique en vigueur. Les dépenses suivantes, préalablement autorisées, sont remboursées : Déplacements, en fonction du kilométrage; Repas, sur présentation des pièces justificatives; Nuitées, sur présentation des pièces justificatives, Les sommes dues seront ajoutées à la paie de l employé pour la période qui suit celle où la demande de remboursement aura été effectuée, et les pièces justificatives, remises au supérieur. 7

14 7. JOURS FÉRIÉS ET CONGÉS SOCIAUX (Réf. Guide : fiche ; outil ) (Le gestionnaire doit respecter les normes établies par la Loi sur les normes du travail. Il peut être plus généreux mais ne peut l être moins La liste des congés fériés, chômés et payés sera intégrée ici. Il sera judicieux de commencer la réflexion à partir des normes minimales et, s il y a lieu, de les bonifier. Le gestionnaire devrait faire ressortir toute bonification accordée par l étude. Par exemple, les normes prévoient, l étude ajoute ) 7.1. Jours fériés Les jours fériés, chômés et payés, sont les suivants : Le 1 er janvier (jour de l An); Le lundi de Pâques (ou le Vendredi saint, au choix de l employeur); Le lundi qui précède le 25 mai (Journée nationale des patriotes); Le 24 juin ou, si cette date tombe un dimanche, le 25 juin (fête nationale du Québec); Le 1 er juillet ou, si cette date tombe un dimanche, le 2 juillet (fête du Canada); Le 1 er lundi de septembre (fête du Travail); Le 2 e lundi d octobre (Action de grâces); Le 25 décembre (Noël). En plus de ces congés légaux, l étude octroie à tous ses employés les congés chômés et payés suivants : (Le gestionnaire peut, par exemple, décider de fermer l étude entre le congé de Noël et celui du jour de l An, d octroyer et le Vendredi saint et le lundi de Pâques, etc.) 7.2. Congés sociaux et autres (Réf. Guide : fiche et outil ) L étude respecte les prescriptions de la Loi sur les normes du travail en ce qui concerne les congés sociaux et les congés pour grossesse, naissance et adoption, obligations familiales et parentales, maladie, acte criminel, etc. Les tableaux des congés, disponibles sur le site Internet de la Commission des normes du travail, sont reproduits en annexe du présent manuel. Dans ces tableaux, l employé trouvera toutes les informations pertinentes concernant ces congés : durée, rémunéré ou non rémunéré, avis à donner, etc. (Les tableaux sont reproduits dans le Guide (Outil 5.4.) et sont disponibles sur le site Internet de la Commission des normes du travail à l adresse suivante : index.html ) 8

15 8. VACANCES ANNUELLES (Réf. Guide : fiche et outil ) (Le gestionnaire doit respecter les normes établies par la Loi sur les normes du travail. Il peut être plus généreux mais ne peut l être moins Il précisera ici la période de référence, les critères utilisés pour établir la priorité des employés, les périodes interdites (par exemple, aucun employé ne peut prendre ses vacances annuelles pendant le mois de juin), les délais d avis, la possibilité de fractionner la période de vacances, etc., toujours en respectant les normes légales minimales.) Exemple (le tableau qui suit reflète le minimum prévu par la Loi sur les normes du travail) : La période de référence pour le calcul des vacances s étend du 1er janvier au 31 décembre. L employé a droit aux congés suivants : Durée d emploi Congé Indemnité (%) Moins d un an 1 jour/mois jusqu à deux semaines 4 % continues maximum De 1 an à moins de 5 ans Deux semaines consécutives (avec droit à une semaine additionnelle sans indemnité) 4 % 5 ans ou plus Trois semaines consécutives 6 % L indemnité est calculée sur la base du salaire brut reçu pendant l année de référence. Il appartient au supérieur de déterminer le moment de la prise des vacances annuelles des employés, mais l étude tient compte, dans la mesure du possible, de la préférence exprimée par ces derniers, sujet à ce qui suit : La priorité du choix de la période de vacances est accordée en fonction de l ancienneté des employés au sein de l étude. En aucun temps plus de deux employés ne pourront prendre leurs vacances simultanément. Les employés ne peuvent prendre leurs vacances au cours des mois de mai et juin. Le supérieur avisera l employé au moins trois semaines à l avance (la Loi sur les normes du travail prévoit deux semaines d avis) de la date ou des dates où les vacances peuvent être prises. 9

16 9. RÈGLES DE L ÉTUDE 9.1. Règles d utilisation de la cuisine La cuisine est à la disposition de tous les employés. Chacun doit contribuer à la maintenir propre, disposer de ses déchets, nettoyer le comptoir et la table utilisés ainsi que le four à micro-ondes. Chacun doit déposer sa vaisselle dans le lave-vaisselle. L étude désigne l employé responsable de mettre en marche et de vider le lavevaisselle. Cette tâche peut être attribuée en alternance. Pour le confort de tous les employés et de la clientèle de l étude, les employés doivent éviter les mets dont les odeurs peuvent s avérer désagréables pour certains tels que les poissons et fruits de mer. Les employés doivent également se montrer sensibles aux allergies déclarées par leurs collègues Nourriture et boisson dans les aires de travail Aucune nourriture n est permise dans les aires de travail. Les boissons sont toutefois autorisées Tenue vestimentaire (Code vestimentaire, style classique ou décontracté, vêtements interdits [par exemple le jean], tenue décontractée le vendredi, règles particulières pour les rencontres avec les clients, etc.) Notre étude est soucieuse de projeter une image professionnelle à sa clientèle. Les employés doivent contribuer à cette image en adoptant une tenue vestimentaire adéquate. Sont interdits : les jeans, leggings, bermudas, pantalons trois quarts, camisoles et autres vêtements sports, les souliers de course ainsi que les sandales de plage. L étude pourra préciser ou modifier sa politique vestimentaire au moyen d un avis communiqué à tous les employés Tabagisme, alcool et drogues Tabac Conformément aux dispositions de la Loi sur le tabac, il est interdit de fumer dans l étude. Les employés ne peuvent non plus fumer à moins de cinq mètres de la porte d accès à l étude. Les employés doivent disposer de leurs mégots de manière à ce que les environs de la porte d accès soient propres en tout temps Alcool et drogues L étude s attend à ce que chaque employé soit en tout temps en mesure de s acquitter de ses tâches et qu il contribue au maintien d un milieu de travail sain et sécuritaire, tant pour les autres employés de l étude que pour sa clientèle. Il est strictement interdit de consommer de l alcool dans l étude, d y faire usage de drogue ou encore d y conserver, offrir, distribuer, échanger ou vendre de l alcool ou des drogues. Il est également interdit de se présenter au travail sous l effet de ces substances. À cet égard, sera considéré sous l effet de l alcool l employé qui sent l alcool. La politique de l étude en est une de «tolérance zéro». Dès la première contravention à ces règles l employé sera immédiatement retourné chez lui, sans rémunération, et devra rencontrer son supérieur à la première heure le jour de travail suivant. Un avis écrit lui sera alors remis. 10

17 En cas de récidive, des mesures disciplinaires plus sévères seront imposées : Suspension d une journée; Suspension d une semaine; Congédiement. Cependant, compte tenu de la gravité de la contravention, par exemple la vente de substances illégales dans l étude, le congédiement pourrait être immédiat Employé aux prises avec un problème d alcoolisme ou de toxicomanie L étude exige de tout employé aux prises avec un problème lié à l alcool ou aux drogues, qui a un impact sur son assiduité au travail, sa productivité ou la qualité de son travail, sur la productivité de ses collègues ou, d une manière générale, sur le climat ou l image de l étude ou le service à la clientèle, qu il corrige le problème. L étude offre son soutien à l employé à cet effet et assure la confidentialité. Le supérieur et l employé concerné pourront convenir de mesures d accommodement pour permettre à l employé d entreprendre les démarches requises pour régler le problème. À titre d exemple, l employé pourrait bénéficier d un congé non rémunéré pour un séjour en centre de désintoxication. L employé qui désire obtenir de l aide peut s adresser à des ressources externes telles que : Le programme Alcochoix Plus du ministère de la santé et des services sociaux du Québec. Les Alcooliques anonymes. Les Toxicomane anonymes. Le CLSC de sa région. Le PAN (voir le point 5.5. ci-dessus : Programme d aide aux employés). L employé qui néglige ou qui refuse d entreprendre les démarches nécessaires et dont le problème d alcool ou de drogue a un impact sur sa présence au travail, sa productivité ou la qualité de son travail, sur la productivité de ses collègues ou d une manière générale sur le climat ou l image de l étude ou le service à la clientèle se verra imposer des mesures disciplinaires plus sévères pouvant aller jusqu au congédiement Utilisation des équipements et du matériel de l étude Les équipements et le matériel de l étude ne doivent être utilisés que pour les fins du travail. Il est interdit à l employé de les utiliser à des fins personnelles sans l autorisation préalable de son supérieur. L employé qui désire emprunter un équipement ou le matériel de l entreprise et les sortir de l étude doit obtenir une autorisation écrite de son supérieur. À titre d exemple, et sans limitation, l employé ne peut : Télécharger des logiciels; Copier les logiciels de l étude ou les utiliser d une manière non conforme; Accéder à des sites de jeu ou à du matériel pornographique; Transmettre des messages discriminatoires ou qui portent atteinte à la dignité de quiconque; Utiliser le téléphone, l ordinateur ou le télécopieur à des fins personnelles; Se connecter sur des sites de réseau social tels que Facebook ou Twitter. Les équipements, le matériel ainsi que leur contenu appartiennent à l étude. En conséquence, l employeur peut y avoir accès pour vérification. Malgré ce qui précède, il est permis à l employé d utiliser le téléphone, le télécopieur ou l ordinateur pour prendre des rendez-vous personnels, régler des situations personnelles (enfant malade, problèmes à l école, etc.), mais il devra le faire pendant ses pauses café ou à l heure du repas, sauf en cas d urgence. Les appels interurbains devront être préalablement autorisés par le supérieur et leur coût remboursé par l employé. Toute contravention à la présente politique peut entraîner des sanctions disciplinaires allant jusqu au congédiement. 11

18 9.6. Vol et fraude Le vol et la fraude ne sont pas tolérés. L employé qui se rend coupable d un vol d équipement ou de matériel appartenant à l étude, de biens appartenant à ses collègues de travail ou à des clients de l étude est passible d un congédiement immédiat. Il en est de même pour tout employé qui se rendrait coupable de fraude ou de détournement de biens ou de sommes d argent appartenant à l étude, par exemple en présentant de fausses factures pour remboursement Santé, sécurité et bien-être au travail (Réf. Guide : fiches , , 7.1., 7.2. et 7.3.) L étude prend toutes les mesures possibles pour protéger la santé et assurer la sécurité et l intégrité physique de ses employés. Elle privilégie une approche préventive. L étude porte une attention particulière à l ergonomie, à la gestion du stress, à la violence et au harcèlement, et à toute situation susceptible de nuire au bien-être de ses employés. Cependant, la collaboration de tous est indispensable. Assurer la santé et la sécurité au travail et adopter une approche préventive n est pas la tâche d une personne; c est l affaire de tous, au quotidien. Chacun doit être conscient de ses obligations et de ses responsabilités à l égard de sa propre sécurité et de celle de ses collègues. Nous attendons de chacun de nos employés : Qu il veille à ne pas mettre en danger sa santé et sa sécurité ni celles de ses collègues; Qu il rapporte immédiatement tous les accidents, incidents et situations dangereuses; Qu il soit soucieux du bien-être de ses collègues au travail, collabore dans un esprit d équipe et demande l aide dont il a besoin pour exécuter son travail. L étude ne tolère aucune forme de harcèlement. Un employé qui se sent victime d une conduite fautive de la part d un collègue de travail, d un supérieur ou d un client de l étude est encouragé à en discuter avec un supérieur de confiance. 12