Lignes directrices relatives au café de connaissances

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1 Lignes directrices relatives au café de connaissances 1) Qu est-ce qu un café de connaissances? Un café de connaissances est un processus de conversation. C est une méthodologie innovante mais simple pour servir de cadre à des conversations sur des questions qui sont importantes. Ces conversations créent des liens et elles se renforcent mutuellement, tandis que les participants passent d un groupe à l autre, échangent des idées qui s enrichissent mutuellement, et découvrent de nouvelles approches de questions stratégiques. En tant que processus, un café de connaissances peut évoquer et permettre de visualiser l intelligence collective de n importe quel groupe, ce qui rend les gens mieux à même de mener une action efficace pour parvenir à des buts communs. Il peut être utilisé pour 15 personnes seulement mais jusqu à 200 personnes. Un café de connaissances est un processus de conversation facilité. Il est utilisé dans le monde entier et on l appelle parfois «Le café du monde». Ce guide s inspire largement de «Guidelines for the World Café» de Juanita Brown et David Issacs. 2) Comment effectuer un café de connaissances? Les facteurs de réussite les plus déterminants sont qu il faut : 1) clarifier la raison pour laquelle on réunit les participants ; et 2) formuler des questions ouvertes et stimulantes. Les autres facteurs de réussite sont décrits ci-après ) Clarifier l objectif Le facilitateur et l organisateur du café de connaissances doivent être clairs concernant l objectif de la réunion. Un objectif clair permet au facilitateur de décider quels participants inviter et quels paramètres sont importants pour parvenir à l objectif ) Créer un espace convivial Il est important que les organisateurs de la réunion créent un espace convivial qui soit sécurisant et accueillant. Lorsque les gens se sentent libre d être eux-mêmes, c est alors qu ils pensent, qu ils parlent et qu ils écoutent de la manière la plus créative possible. En particulier, les organisateurs devraient réfléchir à la manière dont leur invitation et l aménagement de la salle de réunion contribue à la création d une atmosphère accueillante ) Étudier les questions qui sont importantes Trouver et cadrer les questions qui sont importantes pour les participants au café est un aspect où la pensée et l attention peuvent produire de profonds résultats. Un café peut se limiter à étudier une seule question, ou plusieurs questions peuvent être développées pour soutenir une progression logique de la découverte au moyen de plusieurs séries de dialogues. Dans ce dernier cas, les organisateurs de la réunion doivent sélectionner une question pour chaque table du café (et il y aura une table de café pour cinq à six participants). Les organisateurs de la réunion doivent soigneusement choisir des questions qui : Concentrent la discussion sur l objectif de l événement, et Sont suffisamment ouvertes pour permettre un bon dialogue ) Associer des perspectives différentes Inviter un groupe très divers de participants. L une des caractéristiques du café est de donner aux participants l occasion d aller d une table à l autre, de rencontrer des personnes nouvelles, de contribuer activement à la réflexion, et de lier des découvertes à des cercles de pensée toujours plus larges. Tandis que les participants apportent des idées ou des thèmes majeurs à de nouvelles tables, ils échangent des opinions, enrichissant considérablement la possibilité de nouveaux points de vue inattendus Encourager chacun à contribuer Common Knowledge Associates,

2 Les leaders ont de plus en plus conscience de l importance de la participation. Toutefois, la plupart des gens veulent non seulement participer mais ils veulent aussi participer activement, pour faire une différence. Il est important que le facilitateur de la réunion encourage toutes personnes présentes à la réunion à apporter leurs idées et leurs pensées, tout en permettant aussi à ceux qui souhaitent participer simplement en écoutant de le faire Écouter les idées et partager les découvertes En pratiquant une écoute partagée, et en faisant attention aux thèmes, aux schémas et aux points de vue, les participants commencent à sentir qu un rapport s établit entre eux, ce qui est crucial à la formation d une communauté. Après plusieurs séries de conversations, le facilitateur devrait faire participer l ensemble du groupe à la conversation. Cela donne au groupe tout entier une occasion d associer les grands thèmes ou les questions qui sont apparus lors des discussions en petits groupes. 3) Aménagement de la salle De petites rondes d un diamètre d environ 90 cm à 1,10 m sont idéales mais de petites tables de la taille de tables d échecs/majong conviendront également Une chaise par participant On n utilisera ni podium ni projecteur 4) Fournitures pour l atelier Des feuilles de tableau-papier ou des sets de table en papier pour couvrir les tables du café Des feutres de couleur hydrosolubles Un vase avec des fleurs coupées ou des plantes à fleurs Une table de service pour les boissons et les collations, le cas échéant 5) Déroulement d une réunion d un café de connaissances Accueil L hôte accueille les participants et pique leur curiosité tout en établissant une atmosphère conviviale. L hôte déclare qu il (ou elle) n est pas là pour guider le groupe vers une conclusion particulière car c est par l échange d idées que l inattendu peut se produire, c està-dire que de nouvelles façons de penser et de nouvelles solutions peuvent se dégager. Il (ou elle) introduit les lignes directrices du café S asseoir aux tables L hôte du café demande aux participants à la réunion de s asseoir par groupes de cinq ou six aux petites tables. La table à laquelle ils s assoient au commencement du café est leur «table d origine». Si la répartition des personnes autour des tables est trop inégale, l hôte du café procédera à un rééquilibrage rapide. Dans ce cas, la table à laquelle vous vous trouverez après le rééquilibrage deviendra votre table d origine Nommer des hôtes pour les tables Il faudra un hôte pour chaque table. Les hôtes pourront être sélectionnés par les participants à l atelier. Ils devront prendre des notes sur la discussion, mais ne sont pas des facilitateurs des tables. Les participants peuvent aisément assurer la facilitation eux-mêmes avec quelques brèves instructions de l hôte du café de connaissances Première série de discussions À chaque table, les participants discutent de la «question de la table» pendant de 20 à 30 minutes. Les hôtes des tables encouragent les invités des tables à écrire ou à dessiner les idées clés sur le papier de la table, ou à noter ces idées sur de grandes fiches ou sur les sets de table au centre du groupe. L hôte de la table utilise un cahier ou un bloc-notes pour résumer la discussion tandis qu elle se déroule Passer à l étape suivante Common Knowledge Associates,

3 Une fois que le temps alloué est terminé, le facilitateur du café active un signal sonore indiquant aux participants qu il leur reste deux minutes. Cela signifie qu il est temps de terminer et de se préparer à passer à l étape suivante. Lorsque le facilitateur du café donne un deuxième signal, chaque participant, à l exception de l hôte de la table, passe à une autre table de son choix. Idéalement, les membres de la table devraient essayer de choisir des tables différentes. Ceux qui se déplacent (les «voyageurs») apportent des idées, des thèmes et les questions clés dans leurs nouvelles conversations Deuxième série de discussions L hôte de la table accueille les nouveaux invités et partage brièvement avec eux les idées, thèmes et questions principaux de la conversation initiale (pas plus de trois minutes il est inutile de partager tout ce qui a été dit, mais il faut donner simplement un aperçu général). L hôte encourage les nouveaux invités de la table, les voyageurs, à lier et associer les idées venant des conversations qui ont eu lieu à leur table précédente en écoutant attentivement et en développant les contributions des uns et des autres. Là encore, l hôte de chaque table continue de faciliter et d enregistrer la discussion. En donnant la possibilité aux participants de circuler durant plusieurs séries de conversations, des idées, des questions et des thèmes commencent à se lier et à s associer. À la fin de la deuxième série, toutes les tables ou les groupes de discussion dans la salle auront échangé des points de vue issus des conversations précédentes et se seront enrichis mutuellement (pollinisation croisée) avec les points de vue des conversations précédentes Autres séries de discussions Les organisateurs de la réunion décident d avance combien il y aura de séries de discussions. Il devrait y en avoir trois au minimum, et il ne devrait pas y en avoir plus que le nombre de tables du café. Lors des séries suivantes de discussions, les invités des tables continuent d aller à de nouvelles tables, en laissant le même hôte à la table Dernière série de discussions Lorsque l hôte du café annonce la dernière série de discussions, chacun retourne à sa table d origine. L hôte de la table partage les contributions des visiteurs au thème de la table depuis que les autres sont partis vers d autres tables. Les voyageurs partagent ce qu ils ont appris durant leurs déplacements. L hôte/l hôtesse enregistre les résultats collectifs sous une forme qui pourra servir à l issue du café de connaissances pour établir une vue globale du café dans sa totalité Conversation au niveau du groupe entier L hôte du café demande aux participants à la réunion de déplacer les tables pour les mettre d un côté, et de regrouper toutes les chaises en un grand cercle. L hôte facilite alors la conversation du groupe entier pour partager les découvertes et les points de vue. C est au cours de ces conversations au niveau du groupe entier que des schémas peuvent être identifiés, que les connaissances collectives se développement, et que des possibilités d action apparaissent. 6) Variantes Le café de connaissances est un processus très polyvalent qui peut être utilisé dans de nombreuses situations et peut accepter de nombreuses modifications. Par exemple, une question peut être utilisée pour toutes les tables, ou différentes questions peuvent être utilisées pour différentes tables. Dans certaines situations, un «bâton de parole» (la personne qui tient le bâton est la seule qui puisse parler jusqu à ce qu elle le passe à quelqu un d autre) est utilisé, mais, dans d autres cas, la conversation se déroule plus naturellement. Certains cafés de connaissances se terminent par une visite de la galerie, avec les participants qui font le tour des nappes pour lire ce qui a été écrit dessus, alors que d autres produisent un «livre d histoires» sur les résultats. Clarifier l objectif Créer un espace convivial Étudier les questions qui sont importantes Common Knowledge Associates,

4 Associer des participants différents Encourager chacun à contribuer Écouter ensemble les points de vue et partager les découvertes 7) Quand ne pas utiliser un café de connaissances Un café de connaissances ne doit pas être utilisé simplement pour établir des relations ou pour permettre à des gens de se connaître. Il doit toujours être utilisé pour s attaquer à des questions sérieuses et importantes pour le groupe qui est rassemblé. Il ne doit pas être utilisé pour rallier des soutiens sur une question qui a déjà été décidée. Si une question a été décidée, les gens considéreront que le fait de leur demander ce qu ils en pensent est une perte de temps. Le café ne doit pas être utilisé pour résoudre des questions triviales, comme la couleur ou la décoration de locaux de bureau. 8) Rôles Les rôles associés au café de connaissances sont les suivants : 8.1 L hôte du café ou le facilitateur a pour tâche de : Travailler avec l équipe de planification pour déterminer l objectif du café et décider qui devrait être invité à la réunion. onner au café un nom approprié pour son objectif, par exemple : café de leadership ; café de stratégie ; café de découverte, etc. Aider à préparer l invitation. Créer un environnement convivial pour le café. Accueillir les participants à leur arrivée. Expliquer l objectif du café. Présenter les questions pour les séries de conversations et s assurer que la question est visible (par exemple, en inscrivant la question sur des fiches à chaque table). Expliquer le fonctionnement de la logistique du café, notamment le rôle de l hôte de la table (la personne qui sera volontaire pour rester à la fin de la première série de conversations et pour accueillir les nouveaux-venus à leur table). Pendant la conversation, aller d une table à l autre pour écouter les conversations. Encourager tout le monde à participer. Rappeler aux participants d écrire leurs idées clés, gribouiller et dessiner sur leurs nappes, ou prendre des notes sur les tables. Faire savoir gentiment aux participants qu il est temps de se déplacer et d entamer une nouvelle série de conversations. Demander aux participants de NE PAS se déplacer en groupe, mais dire qu il appartient à chaque membre de choisir une table différente (cf ). S assurer que les principaux points de vue sont enregistrés visuellement ou qu ils sont regroupés et affichés si possible. 8.2 L hôte de la table a pour tâche de : Rappeler aux participants à leur table de prendre des notes sur les idées clés, les découvertes et les questions plus profondes au fur et à mesure qu elles de dégagent. Rester à la table lorsque les autres partent et accueillir les voyageurs des autres tables. Partager brièvement les points de vue de la conversation précédente pour que les autres participants puissent lier et développer des idées à partir des idées de leurs tables respectives. Prendre des notes pour faire un résumé à l intention du groupe suivant. Il n est PAS chargé de corriger les idées des autres participants. Common Knowledge Associates,

5 8.3 Les participants ont pour tâche de : Écouter pour repérer des thèmes, des schémas et des points de vue lorsque d autres parlent. Partager leurs découvertes avec les autres personnes à la table. Apporter librement leurs propres idées. Common Knowledge Associates,

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