«Le Salon Indépendant de la Copropriété» 8ème édition du salon de l ARC Des 19 et 20 octobre 2016 LE CONTRAT DE SYNDIC
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- Armand Robichaud
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1 «Le Salon Indépendant de la Copropriété» 8ème édition du salon de l ARC Des 19 et 20 octobre 2016 LE CONTRAT DE SYNDIC
2 LE CONTRAT DE SYNDIC SAVOIR DEJOUER LES PIEGES
3 INTRODUCTION Le décret n du 26 mars 2015 faisant suite à la loi ALUR est venu harmoniser les pratiques des Syndics en mettant en place une trame de contrat unique. Ce contrat est basé sur le modèle du «tout sauf» c est-à-dire qu il comporte : - une partie forfaitisée - une liste de prestations annexes facturables Les opérations qui ne sont pas listées comme facturables sont réputées incluses au forfait L objectif de ce contrat type est de permettre une lecture facilitée. Les clauses ne sont PAS modifiables et ne peuvent faire l objet que de rature des mentions non retenues ou de remplissage des espaces «blancs» Ce décret est applicable à TOUS les contrats conclus ou renouvelés après le 1 er juillet 2015.
4 DISPOSITIONS GENERALES 1-UN CONTRAT QUI S ADRESSE AUSSI AUX SYNDICS BENEVOLES 2- RENFORCEMENT DE L INTERDICTION DE REMUNERATION DU SYNDIC PAR LES TIERS 3-LE VOTE DU CONTRAT ENTRAINE REVOCATION DE L ANCIEN SYNDIC 4-LA MISE EN PLACE DE LA FICHE SYNTHETIQUE DE L IMMEUBLE 5- FRAIS D AFFRANCHISSEMENT / ACHEMINEMENT 6- FRAIS DE PHOTOCOPIES
5 Les points 1 à 6 : les notions de base du contrat -1 : rappel de l objet du mandat : article 18 de la loi du 10 juillet : la durée du contrat : attention aux rajouts et autres modifications Le présent contrat est conclu pour une durée de (). Il prendra effet le ()et prendra fin le (). -3 : Révocation du Syndic: Rappel légal : articles 18 et 25 de la loi de : Démission du Syndic: les modalités -5: Nouvelle désignation du Syndic: important rappel des règles de mise en concurrence -6 : Fiche synthétique de copropriété :
6 La partie forfaitisée: points à : Des points de vigilance majeurs à adapter selon la taille de la copropriété : le nombre de visites / leur durée / en présence ou pas du président du conseil syndical / la rédaction ou pas d un rapport de visite : -Les frais de reprographie et les frais administratifs -les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes -la gestion des règlements aux bénéficiaires 7.1.2: L assemblée générale : Sa durée et sa plage horaire prévues au contrat 7.1.3: des prestations optionnelles qui peuvent être incluses au contrat sur demande de l assemblée : -assemblée spéciale // réunion de conseil syndical avec fixation de la durée et/ou plage horaire
7 La partie forfaitisée: points à : 3 prestations forfaitaires que l assemblées peut décider d exclure - la dispense relative au compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour les -15 lots - la dispense extranet - l externalisation des archives du syndicat des copropriétaires : la rémunération du Syndic : attention à la clause de révision automatique annuelle Les frais d affranchissements aux frais réels // les cas de réduction d honoraires
8 Les prestations particulières hors forfait : points à les modalités de rémunération -au coût horaire, appliqué au prorata du temps passé : - en application d un forfait négocié pour chaque prestation particulière Rappel sur les frais d acheminement facturés au frais réels : les réunions et visites supplémentaires Assemblée spéciale / CS / visite immeuble > tarifées en supplément D où l importance de la négociation des points et : les prestations relatives au règlement de copropriété:
9 Les prestations particulières hors forfait : points à : les prestations relatives aux sinistres - Seuls sont facturables : le traitement apporté aux sinistres privatifs, et elles sont énumérées : - déplacement sur les lieux / prise de mesures conservatoires / assistance aux mesures d expertise / Suivi du dossier auprès de l assureur - les diligences accomplies à ce sujet hors heures ouvrables du Syndic pourront être majorées - Une précision de taille : le Syndic déduira de ses honoraires TOUTE somme versée par l assureur au titre du sinistre : la fin d une mauvaise pratique avec les P.I et un point à contrôler dans le cadre du suivi indemnisation des dossiers assurance 7.2.5: les prestations relatives aux travaux et études avant travaux - il s agit de tous travaux à l exception de l entretien courant - un honoraire de commissionnement dégressif sera débattu en Assemblée - les frais d étude donnent aussi lieu à application d un barême - rappel relatif à la nécessaire mise en concurrence préalable des devis art. 21 L 1965
10 Les prestations particulières hors forfait : points: points à : litige et contentieux hors frais de recouvrement -La mise en demeure d'un tiers -La constitution du dossier transmis à l'avocat, à l'huissier de justice ou à l'assureur protection juridique -Le suivi du dossier transmis à l'avocat 7.2.7: Autres prestations Ce point regroupe des prestations moins fréquentes ( emprunts, subventions, diligences en cas de vente de parties communes ou encore représentation aux AG secondaires ) SAUF : La reprise de la comptabilité sur exercice (s) antérieur (s) non approuvés ou non répartis Cette situation risque de vous concerner si vous changez de Syndic il faut vérifier la rédaction et le tarif
11 Point 8 le cas du Syndic bénévole C est la grande nouveauté du décret : Le Syndic non professionnel est désormais AUSSI assujetti au formalisme du CONTRAT Il devra aussi présenter la même trame que les Syndics professionnels Ce formalisme permet de : mieux appréhender la rémunération Responsabiliser
12 Point 9- les frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires 9.1 Frais de recouvrement 9.2. Frais et honoraires liés aux mutations -cas spécifique de l état daté : une source de revenu non négligeable pour le Syndic et une mauvaise surprise pour les vendeurs > E/A encadrement de ces tarifs 9.3 Frais de délivrance des documents sur support papier
13 ANNEXE 1 : la liste détaillée des prestations incluses au forfaits Nombre de Syndics ne la joignent pas ou alors de manière incomplète
14 ANNEXE 2 : La liste détaillée des prestations facturables optionnelles Nombre de Syndics ne la joignent pas ou alors de manière incomplète
15 CONCLUSION Il est indispensable de commencer par rédiger un cahier des charges de vos attentes En fonction de la taille de votre copropriété les besoins seront différents IL EST IMPORTANT de réfléchir aux points suivants : nombre de visites souhaitées, dans quel contexte, cadre de l assemblée générale, les prestations optionnelles souhaitées etc. Un BON contrat est un contrat équilibré qui a été négocié et dans lequel le Syndic comme le Syndicat sont parvenus à un véritable accrd C est à cette condition que vous partirez sur une bonne base de travail
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