STATUTS DU SYNDICAT MIXTE POUR LE DEVELOPPEMENT DES OUTILS ET DES USAGES NUMERIQUES. Dénommé : «e-collectivités Vendée»

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1 STATUTS DU SYNDICAT MIXTE POUR LE DEVELOPPEMENT DES OUTILS ET DES USAGES NUMERIQUES Dénommé : «e-collectivités Vendée» Préambule La Maison des Communes de la Vendée regroupe cinq structures qui concourent toutes à faciliter les missions incombant aux collectivités et établissements publics du département. Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale intervient dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l Association des Maires et des Présidents de Communautés rassemble tous les élus, le Fonds départemental d Action Sociale intervient en faveur des agents territoriaux, l Association Géo Vendée développe les outils et les usages dans le domaine de l information géographique numérique, et enfin l Association Vendéenne des Anciens Maires mène notamment des actions d encouragement du civisme. Le Centre de Gestion a entrepris depuis de nombreuses années, dans son champ de compétences, des actions visant à développer les outils et les usages numériques, afin de fluidifier les circuits d information, d améliorer la rapidité des échanges, de garantir la pérennité, la fiabilité et la sécurité des échanges et des données. C est ainsi par exemple que l ensemble des dossiers des agents territoriaux sont aujourd hui numérisés et accessibles par les collectivités via le web. Les besoins des collectivités se multiplient dans le domaine des outils et usages du numérique et les élus des différentes structures de la Maison des Communes, constatant les attentes exprimées d une part, et les évolutions techniques et réglementaires d autre part, ont estimé qu il convenait aujourd hui de créer une structure dédiée au développement des outils et des usages numériques, afin d accompagner les collectivités dans ce domaine, de mettre à leur disposition des moyens et des solutions techniques adaptés, de mutualiser les coûts de développement et de maintenance, d assurer un niveau d expertise propre à garantir la sécurité, la fiabilité et la pérennité des solutions mises en œuvre, d éviter toute fracture numérique qui tiendrait certaines collectivités ou établissements publics à l écart de ces outils modernes d information et de gestion. La création d un syndicat mixte ouvert, à la carte, pour le développement des usages et des outils numériques, dénommé «e-collectivités Vendée», réunissant les collectivités et les établissements publics du département, répond aux enjeux ci-dessus rappelés. Article 1 : Dénomination, siège, composition et durée du Syndicat En application des articles L et suivants du Code général des collectivités territoriales, il est créé un Syndicat mixte ouvert à la carte dénommé «e-collectivités Vendée», dont le siège est situé à la Maison des Communes de la Vendée 65 rue Kepler CS LA ROCHE SUR YON Cedex. Le Syndicat se compose des collectivités territoriales et établissements publics dont la liste est établie en annexe 1. Le Syndicat est créé pour une durée illimitée. Article 2 : Objet du Syndicat L'objet du Syndicat est le développement des outils et des usages numériques, au profit des acteurs locaux Il est à cet effet habilité à exercer, pour tous les membres, chacune des attributions visées à l'article 3 des présents statuts, qui constituent le socle commun d intervention du syndicat mixte. 1

2 Article 3 : Attributions du syndicat constituant le socle commun Le Syndicat est chargé de mener toutes réflexions utiles au développement des outils et des usages numériques dans les collectivités et les établissements publics du département adhérents. A cet égard, il exerce une veille juridique et technologique afin d identifier les outils et les usages les plus pertinents. Il réalise les études nécessaires au déploiement des solutions mutualisées. Il mène des actions d information et de formation permettant aux élus des structures adhérentes, et à leurs collaborateurs, de comprendre et maîtriser les solutions mises en œuvre. Le syndicat met en place une plateforme «multiservices numériques» comprenant dans un premier temps, au titre du socle commun, les applications ci-après : - La télétransmission des actes au contrôle de légalité par le biais du protocole ACTES - Les échanges numérisés entre les collectivités et établissements publics et les trésoreries par le biais du protocole HELIOS et du Protocole d Echange Standard Version 2 (PESV2) - La mise en œuvre de la signature et du parapheur électronique - La dématérialisation des marchés publics - Une solution de gestion électronique des documents (GED) et d archivage numérique à valeur probante. Article 4 : Autres attributions du syndicat «à la carte» Le syndicat développera, en dehors du socle commun évoqué ci-dessus, des solutions informatiques génériques et pourra en outre rechercher et mettre en œuvre des solutions informatiques métiers susceptibles d intéresser les membres ; Ces projets seront financés par les membres intéressés selon les mêmes clés de répartition que les prestations faisant l objet du socle commun mentionné à l article 3 ci-dessus. L adhésion d une collectivité ou d un établissement public membre du syndicat mixte aux attributions mentionnées au premier alinéa ci-dessus a lieu après délibération de la collectivité ou de l établissement public intéressé adressé au Comité Syndical, qui se prononce sur cette demande dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la délibération. La prise d effet de l adhésion, pour les attributions spécifiques ainsi choisies, intervient au plus tard dans le délai d 1 mois suivant la date de la séance au cours de laquelle le Comité Syndical accepte l adhésion. Article 5 : Prestations ponctuelles Le syndicat pourra en outre assurer les prestations ponctuelles ci-après : - Toutes prestations en matière de développement et d usage des nouvelles technologies de l information et de la communication en faveur des membres ; - La vérification d aptitude des sociétés retenues pour la mise en œuvre de solutions informatiques au sein des collectivités et établissements publics adhérents, et le suivi des projets dans la phase de maintenance afin de garantir leur qualité et leur cohérence ; - L assistance à la création et au suivi des dossiers constitués en vue d obtenir les autorisations utiles de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) ; - L assistance au développement d application «métiers», par la rédaction de cahiers des charges et la conduite de réflexions communes pour homogénéiser les solutions retenues, les pratiques et les évolutions dans ce domaine et, d une manière plus large, l assistance à maîtrise d'ouvrage et le conseil pour l'acquisition, le remplacement, l'évolution de toutes solutions techniques, matérielles ou logicielles nécessaires à l'exercice des membres ; Ces prestations ponctuelles feront l objet d une tarification spécifique reposant sur un tarif d intervention horaire incluant l ensemble des charges directes (frais de personnel) et indirectes (frais de structure). 2

3 Article 6 : Activités complémentaires Le Syndicat peut également être coordonnateur de groupements de commandes publiques se rattachant à son objet, dans tous les domaines ci-dessus évoqués, ou correspondant à des besoins communs au Syndicat et à ses membres. Le Syndicat peut aussi être centrale d achat au profit de ses membres adhérents au titre des missions prévues à l article 9 du Code des marchés publics pour toute catégorie d achat ou de commande publique se rattachant aux domaines d activités de ses compétences statutaires. Article 7 : Adhésion Peuvent adhérer à «e-collectivités Vendée» toute collectivité locale (département, commune), tout groupement de communes à fiscalité propre ou non, tout syndicat mixte et tout autre établissement public situés sur le territoire du département de la Vendée. Article 8 : Budget du Syndicat Le budget du Syndicat pourvoit aux dépenses des attributions visées aux présents statuts. Un budget principal retrace les dépenses afférentes aux attributions visées à l article 3 des présents statuts, constituant le socle commun d intervention. Des budgets annexes peuvent être créés en tant que de besoin, et dans le cadre de la réglementation en vigueur, pour identifier les dépenses d investissement et de fonctionnement des études et opérations liées aux différentes attributions figurant aux articles 4 et 5 ci-dessus cités. Le Syndicat est habilité à recevoir, conformément aux dispositions de l'article L du Code général des collectivités territoriales : La contribution des membres au socle commun d intervention ; Les contributions des membres aux actions figurant à l article 4 ; Le produit des prestations assurées au titre de l article 5 ; Le revenu des biens, meubles ou immeubles, du syndicat ; Les sommes qu'il reçoit des administrations publiques, des associations, des particuliers, en échange d'un service rendu ; Les subventions, notamment, de l'etat, de la région, du département et des communes ; Les subventions européennes ; Le produit des dons et legs ; Le produit des taxes, redevances et contributions correspondant aux services assurés et notamment les redevances d'exploitation des infrastructures propriétés du Syndicat ou mises à sa disposition ; Les rétributions particulières en contrepartie de prestations spécifiques assurées par le Syndicat ; Le produit des emprunts ; Toute autre ressource autorisée par les lois et règlements. Article 9 : Contribution des membres Chaque année, le comité syndical fixe le volume global des contributions nécessaires à l équilibre du budget puis répartit la somme ainsi déterminée entre les différents collèges, collectivités et établissements publics représentés au sein du comité syndical, comme indiqué ci-après : Communes : 50 % Communautés de communes et d agglomération : 20 % Syndicats de communes et établissements publics locaux : 10 % Syndicat mixte d alimentation en eau potable de la Vendée «Vendée Eau» : 5 % Syndicat mixte d Energie et d Equipement de la Vendée «SyDEV» : 5 % Syndicat mixte départemental de gestion des déchets «Trivalis» : 5 % Centre de Gestion de la Fonction Publique Territorial de la Vendée : 5 % 3

4 Article 9-1 : Modalités de répartition et de versement de la contribution des membres a/ Contribution des communes Chaque année, la part incombant aux communes, fixée par application du taux figurant à l article 9 des présents statuts, est répartie entre elles proportionnellement au nombre d habitants (population légale au 1 er janvier de l année n-1), avec possibilité d instituer un plafond fixé par le conseil d administration. b/ Contribution des communautés de communes et d agglomération Chaque année, la part incombant aux communautés de communes, fixée par application du taux figurant à l article 9 des présents statuts, est répartie entre elles proportionnellement au nombre d habitants (population légale au 1 er janvier de l année n-1, avec possibilité d instituer un plafond fixé par le conseil d administration. c/ Contribution des syndicats de communes et établissements publics locaux Chaque année, la part incombant aux syndicats de communes et établissements publics fixée par application du taux figurant à l article 9 des présents statuts, est répartie entre eux proportionnellement au montant de leurs dépenses réelles de fonctionnement figurant au compte administratif de l exercice n-2. Article 10 : Comité syndical Le Syndicat est administré par un Comité comptant 40 délégués élus par les membres dans les conditions prévues par la loi et par les dispositions ci-après. Conformément aux dispositions de l'article L du Code général des collectivités territoriales, tous les délégués prennent part au vote pour les affaires présentant un intérêt commun à tous les membres et notamment pour l'élection du président et des membres du bureau, le vote du budget, l'approbation du compte administratif et les décisions relatives aux modifications des conditions initiales de composition, de fonctionnement et de durée du syndicat ; dans le cas contraire, ne prennent part au vote que les délégués représentant tous les membres concernés par l'affaire mise en délibération. Les délégués suppléants sont appelés à siéger au comité avec voix délibérative en cas d'empêchement de délégués titulaires. En cas d'empêchement de délégués titulaires et de tout délégué suppléant au sein de la liste concernée, pouvoir peut être donné à un autre délégué. Chaque délégué ne peut être détenteur que d'un seul pouvoir. Réunions du Comité Syndical La réunion constitutive se déroule dès que le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Vendée, au moins l un des trois autres syndicats mixtes départementaux (SyDEV, Vendée Eau et Trivalis), ainsi que 60 communes et 5 communautés de communes ont délibéré de manière concomitante et concordante sur leur adhésion au Syndicat mixte. Le Comité Syndical se réunit chaque fois que le président le juge utile et au moins une fois par semestre sur convocation de son Président qui fixe l ordre du jour, ou, à défaut, du tiers de ses membres sur un ordre du jour déterminé. Le délai de convocation du Comité Syndical est de dix jours francs. Les membres du Comité Syndical peuvent se faire représenter en donnant pouvoir par écrit à un autre membre. Chaque membre ne peut détenir qu un seul pouvoir. Le Comité Syndical et le Président peuvent convoquer toute personne dont ils estiment la présence utile aux débats du Comité Syndical. Le quorum est de vingt et un (21) membres présents ou représentés du Comité Syndical. Si le quorum n est pas atteint, le Comité Syndical est à nouveau convoqué avec le même ordre du jour dans un délai maximum de quinze jours; il délibère alors sans condition de quorum. Les décisions du Comité Syndical sont prises à la majorité simple de ses membres présents ou représentés. En cas de partage, et sauf le cas du scrutin secret, la voix du Président est prépondérante. Les délibérations font l'objet de procès-verbaux signés par le Président. Elles sont 4

5 notifiées aux intéressés et communiquées aux membres du Comité Syndical dans le mois qui suit la séance. Article 11 : Représentation des membres La représentation des membres est répartie comme suit : Article 11-1 : Représentants des communes Chaque commune élit un représentant. L'ensemble des représentants ainsi élus constitue un collège qui élit à son tour, en son sein, au scrutin de liste complète proportionnel au plus fort reste, 20 délégués titulaires et 20 délégués suppléants (soit 50 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). A la création du syndicat mixte, les premières élections seront organisées par l'association des Maires et Présidents de Communautés de Vendée qui établira la composition du collège électoral. Le scrutin se déroulera par correspondance. Ultérieurement, ces élections seront organisées par le bureau sortant, selon les modalités qu'il fixera. Article 11-2 : Représentants des communautés de communes et d agglomération Chaque communauté de commune élit un représentant. L'ensemble des représentants ainsi élus constitue un collège qui élit à son tour, en son sein, au scrutin de liste complète proportionnel au plus fort reste, 8 délégués titulaires et 8 délégués suppléants (soit 20 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). A la création du syndicat mixte, les premières élections seront organisées par l'association des Maires et Présidents de Communautés de Vendée qui établira la composition du collège électoral. Le scrutin se déroulera par correspondance. Ultérieurement, ces élections seront organisées par le bureau sortant, selon les modalités qu'il fixera. Article 11-3 : Représentants des syndicats de communes et établissements publics locaux Chaque syndicat de communes et chaque établissement public local élit un représentant. L'ensemble des représentants ainsi élus constitue un collège qui élit à son tour, en son sein, au scrutin de liste complète proportionnel au plus fort reste, 4 délégués titulaires et 4 délégués suppléants (soit 10 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). A la création du syndicat mixte, les premières élections seront organisées par l'association des Maires et Présidents de Communautés de Vendée qui établira la composition du collège électoral. Le scrutin se déroulera par correspondance. Ultérieurement, ces élections seront organisées par le bureau sortant, selon les modalités qu'il fixera. Article 11-4 : Représentants du Syndicat d Alimentation en Eau Potable de la Vendée «Vendée Eau» «Vendée Eau» élit 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants (soit 5 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). Article 11-5 : Représentants du Syndicat d Electricité et d Equipement de la Vendée «SyDEV» Le «SyDEV» élit 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants (soit 5 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). 5

6 Article 11-6 : Représentants du Syndicat Mixte de gestion des déchets «Trivalis» «Trivalis» élit 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants (soit 5 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). Article 11-7 : Représentants du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Vendée Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Vendée élit 2 délégués titulaires et 2 délégués suppléants (soit 5 % du nombre total des délégués siégeant au Comité syndical). Article 12 : Modalités de répartition des voix entre les délégués Chaque délégué dispose d'une voix. Article 13 : Durée du mandat - Vacance de délégués Le mandat des délégués suit le sort des assemblées qu'ils représentent lors de leur renouvellement. Ce mandat expire à la réunion d'installation des nouveaux délégués dans l'assemblée où ils les remplacent. Ces mêmes délégués peuvent être remplacés à tout moment selon la même forme que la désignation initiale en cours de mandat. En cas de vacance de délégués pour quelque cause que ce soit, il sera fait application par transposition des dispositions de l'article L du CGCT. Article 14 : Composition, attribution et renouvellement du bureau Article 14-1 : Composition Le comité syndical élit au scrutin secret et à la majorité absolue parmi ses membres le Président et des vice-présidents, en nombre fixé conformément à l'article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Si cette élection n est pas acquise après les deux premiers tours de scrutin, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l élection a lieu à la majorité relative des membres du Comité Syndical. En cas d égalité des voix, l élection est acquise au bénéfice de l âge. Le Président et les vice-présidents forment le bureau. Article 14-2 : Attributions Le comité syndical peut déléguer au Président et au bureau une partie de ses attributions conformément aux dispositions de l'article L du Code général des collectivités territoriales. Article 14-3 : Renouvellement Chaque renouvellement général des Assemblées délibérantes des membres adhérant à «e-collectivités Vendée», donnera lieu à renouvellement de l'ensemble des membres du bureau au plus tard dans le mois qui suit la désignation des délégués. Les délégués sortants sont rééligibles. Article 15 : Attributions du Président Conformément aux dispositions de l article L du code général des collectivités territoriales, le président est l'organe exécutif du syndicat mixte. 6

7 Il prépare et exécute les délibérations du syndicat mixte. Il est l'ordonnateur des dépenses et il prescrit l'exécution des recettes du syndicat mixte. Il est seul chargé de l'administration, mais il peut déléguer par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, l'exercice d'une partie de ses fonctions aux vice-présidents et, en l'absence ou en cas d'empêchement de ces derniers ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d'une délégation, à d'autres membres du bureau. Il peut également donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, délégation de signature au directeur général des services, au directeur général adjoint des services, au directeur général des services techniques, au directeur des services techniques et aux responsables de service. La délégation de signature donnée au directeur général des services, au directeur général adjoint des services, au directeur général des services techniques, au directeur des services techniques et aux responsables de service peut être étendue aux attributions confiées par l'organe délibérant au président en application de l'article L , sauf si cet organe en a décidé autrement dans la délibération délégant ces attributions au président. Ces délégations subsistent tant qu'elles ne sont pas rapportées. Il est le chef des services du syndicat mixte. Il représente en justice le syndicat mixte. A partir de l'installation de l'organe délibérant et jusqu'à l'élection du président, les fonctions de président sont assurées par le doyen d'âge. Article 16 : Indemnités des membres du comité syndical et du bureau Conformément à l'article L du Code général des collectivités territoriales les indemnités des membres du comité syndical et du bureau sont fixées en application des articles L à L du Code général des collectivités territoriales Article 17 : Procédure d'adhésion d'un nouveau membre L adhésion d un nouveau membre a lieu après délibération de la collectivité ou de l établissement public intéressé adressé au Comité Syndical, valant approbation des statuts du syndicat mixte. Le Comité Syndical se prononce sur cette demande à la majorité simple des présents dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la délibération. A défaut de décision dans ce délai, l avis du Comité Syndical est réputé favorable. La demande du nouveau membre et l avis favorable du Comité Syndical sont une condition nécessaire et suffisante à l adhésion de la collectivité ou de l établissement public au syndicat mixte. Article 18 : Procédure de retrait Le retrait d un nouveau membre a lieu après délibération de la collectivité ou de l établissement public intéressé adressé au Comité Syndical. Le Comité Syndical se prononce sur cette demande à la majorité simple des présents dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la délibération. A défaut de décision dans ce délai, l avis du Comité Syndical est réputé favorable. La demande du nouveau membre et l avis favorable du Comité Syndical sont une condition nécessaire et suffisante au retrait de la collectivité ou de l établissement public du syndicat mixte. Le retrait ne peut prendre effet qu au 1 er janvier de l année qui suit la demande de retrait (année n), sous réserve que la délibération soit parvenue au Comité Syndical avant le 30 septembre. Dans le cas contraire, le retrait ne peut prendre effet qu au 1 er janvier de l année n+2. Le retrait du Syndicat s effectue dans les conditions fixées à l'article L du Code général des collectivités territoriales. Article 19 : Modification des statuts Les modifications statutaires sont décidées à la majorité des deux tiers des membres en exercice qui composent le comité syndical. 7

8 Article 20 : Dissolution du Syndicat La dissolution du Syndicat se fera dans les conditions fixées à l'article L du Code général des collectivités territoriales. Article 21 : Règlement intérieur Un règlement intérieur arrêté par le Comité syndical, précisera, en tant que de besoin, les dispositions relatives au fonctionnement du Syndicat non prévues par les présents statuts ou par les lois et les règlements. Article 22 : Application des dispositions du code général des collectivités territoriales Pour toutes questions non prévues aux présents statuts, il sera fait application des dispositions du code général des collectivités territoriales applicables aux établissements publics de coopération intercommunale. ANNEXE I LISTE DES MEMBRES DU SYNDICAT «e-collectivités Vendée» Les communes de : Les communautés de communes de : La communauté d agglomération : Les syndicats de communes et établissements publics ci-après : Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Vendée Le Syndicat mixte d alimentation en Eau Potable de la Vendée «Vendée Eau» Le syndicat mixte d Electricité et d Equipement de la Vendée «SyDEV» Le Syndicat mixte pour la gestion des déchets «Trivalis» 8