Procédure Candidature à un DUT

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1 Procédure Candidature à un DUT Définition Cette procédure permet à un élève titulaire d un Baccalauréat de candidater à une formation dans un DUT de son choix à l IUT de Tarbes. Si le dossier constitué est retenu par l administration puis l équipe pédagogique, il pourra alors lancer la procédure d inscription pour le DUT choisi. Acteurs Organisme(s) IUT de Tarbes Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Procédure Utilisateurs Elèves mineurs ou majeurs venant d obtenir le Baccalauréat Elèves mineurs ou majeurs, titulaires d un Baccalauréat et en réorientation Vue globale

2 Etapes De Janvier à Mars : saisie candidature sur Admission Post Bac (APB) via le site web jusqu au 20 Mars : édition du dossier de candidature jusqu au 1 er Avril : remise du dossier de candidature auprès de l IUT jusqu au 2 Mai : validation des dossiers par l administration jusqu au 24 Mai : sélection et répartition des candidats jusqu au 31 Mai : choix et classement des vœux 9 Juin : consultation des résultats définitifs des admissions Suivi et visibilité L état de la procédure (dossier imprimé ou non, dossier rendu ou non, choix de l administration, etc.) peut être consulté à tout moment par l administration de l IUT et par l élève concerné via le site Admission Post Bac ( Données Type Les données manipulées au cours de cette procédure sont essentiellement des données concernant l état civil (nom, prénom, adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, etc.) et le parcours scolaire (lycée fréquenté, bulletins et appréciations, type, résultat, notes et date d obtention du Baccalauréat, etc.). Stockage La base de données utilisée afin de stocker toutes ces informations est la base APB (Admission Post Bac). Elle a été créée par le Ministère de l Education Nationale ( afin de centraliser toutes les informations concernant les élèves ayant terminé le cycle d enseignement secondaire et désirant suivre une formation dans l enseignement supérieur. Il a également été mis à la disposition des utilisateurs une interface web afin d accéder à ces informations : Manipulation, circulation, accessibilité et partage des informations Ainsi, depuis l interface web citée précédemment, un élève peut constituer son dossier, en étant guidé pas à pas, puis se connecter à son espace personnel grâce au numéro du dossier créé et au code confidentiel associé. Il peut ainsi contrôler et/ou modifier ses informations. Il peut également chercher et se renseigner sur toutes les formations qui lui sont proposées. Enfin, il peut candidater pour les formations qui l intéressent et suivre l évolution de ses candidatures. De plus, l administration d un établissement pour lequel un élève a postulé peut consulter ses informations mais avec des restrictions. Ainsi, elle aura accès à une grande partie du dossier de l élève, ses informations personnelles, ses bulletins et notes durant le lycée et au Baccalauréat, etc. mais n aura par exemple pas accès à l ensemble des vœux formulés par l élève. Seul le vœu concernant l établissement consultant le dossier est visible mais pas son importance/sa position vis-à-vis des autres vœux. Enfin, l administration du lycée d origine de l élève peut également accéder au dossier d un élève afin d y ajouter ses bulletins et les notes qu il a obtenu au Baccalauréat. Cet ajout par une entité officielle et gouvernementale est signalé afin de faciliter la vérification par l établissement ciblé des données renseignées dans le dossier de candidature.

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4 Définition Procédure Inscription en DUT Cette procédure permet à un élève de s inscrire à l IUT de Tarbes dans la formation DUT pour laquelle sa candidature a été acceptée. Cette inscription permettra d initier d autres procédures comme la création d une carte étudiante, de bibliothèque, l adhésion à une mutuelle étudiante, etc. Elle pourra être précédée d une procédure de demande de bourse. Si l élève n a jamais été inscrit dans une université française, un dossier étudiant national sera créé. Acteurs Procédure Organisme(s) IUT de Tarbes Mutuelle étudiante (VITTAVI ou LMDE) Organisme boursier étudiant (CROUS de Toulouse) Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes, Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Service interne VITTAVI Mail : contact@vittavi.fr Tel. : Service interne CROUS, Dossier social étudiant : demande de bourse ou de logement Mail : crous-des@ac-toulouse.fr Tel. : Utilisateurs Elèves mineurs ou majeurs venant d obtenir le Baccalauréat Elèves mineurs ou majeurs, titulaires d un Baccalauréat et en réorientation Vue globale

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6 Procédure Candidature à une Licence Professionnelle Définition Cette procédure permet à un élève ayant validé 2 années d études dans l enseignement supérieur de candidater à une formation dans une Licence Professionnelle de son choix à l IUT de Tarbes. Si le dossier constitué est retenu par l administration puis l équipe pédagogique, il pourra alors lancer la procédure d inscription pour la Licence Professionnelle choisie. Acteurs Procédure Organisme(s) IUT de Tarbes Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Utilisateurs Elèves mineurs ou majeurs ayant validé 2 années d études dans l enseignement supérieur Vue globale

7 Etapes Du 1 er Mars au 31 Mai : saisie candidature sur Ciell2 via le site web jusqu au 5 Juin : remise du dossier de candidature auprès de l IUT 26 Juin : consultation des résultats définitifs d admission et choix parmi les demandes acceptées Suivi et visibilité L état de la procédure (dossier rendu ou non, choix de l administration, etc.) peut être consulté à tout moment par l administration de l IUT et par l élève concerné via le site web Ciell2 ( Données Type Les données manipulées au cours de cette procédure sont essentiellement des données concernant l état civil (nom, prénom, adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, etc.) et le parcours scolaire (lycée fréquenté, bulletins et appréciations, type, résultat, notes et date d obtention du Baccalauréat, etc.). Stockage La base de données utilisée afin de stocker toutes ces informations est la base Ciell2. Elle a été créée par des étudiants d un IUT du Nord de la France afin de centraliser toutes les candidatures concernant les élèves ayant validé 2 années dans l enseignement secondaire et désirant suivre une formation de Licence Professionnelle, à l IUT. Il a donc été mis à la disposition des étudiants une interface web afin de constituer ces dossiers de candidature : Bien que cette base de données ait été adoptée par une grande majorité des IUT en France afin de gérer les candidatures pour les formations en Licence Professionnelle, le traitement de celles-ci se fait de manière régionalisée. Ainsi, le site web dont l adresse a été donné précédemment sert à centraliser les candidatures concernant une Licence Professionnelle dans un IUT de Midi-Pyrénées. Pour toute candidature supplémentaire dans un IUT hors de cette Région, il faut constituer un nouveau dossier sur le site web correspondant (recherche Google : ciell2+candidature+licence+professionnelle+région ou Ville). Manipulation, circulation, accessibilité et partage des informations Ainsi, depuis l interface web citée précédemment, un élève peut constituer son dossier, en étant guidé pas à pas, puis se connecter à son espace personnel grâce à ses identifiant et mot de passe créés. Il peut ainsi contrôler et/ou modifier ses informations. Il peut également candidater pour les formations en Licence Professionnelle proposées sur le portail et suivre l évolution de ses candidatures. De plus, l administration d un établissement pour lequel un élève a postulé peut consulter ses informations mais avec des restrictions. Ainsi, elle aura accès à une grande partie du dossier de l étudiant, ses informations personnelles mais n aura par exemple pas accès à l ensemble des candidatures effectuées par l élève, seule la candidature concernant l établissement consultant le dossier sera visible. Enfin, si l étudiant a déjà été inscrit dans une université française, un dossier universitaire d étudiant lui est de fait associé. Les informations qu il contient sont stockées dans une base de données nationale : Apogée. L administration d une université peut donc les consulter via une interface intranet.

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9 Définition Procédure Inscription en Licence Professionnelle Cette procédure permet à un élève de s inscrire à l IUT de Tarbes dans la formation Licence Professionnelle pour laquelle sa candidature a été acceptée. Cette inscription permettra d initier d autres procédures comme la création d une carte étudiante, de bibliothèque, l adhésion à une mutuelle étudiante, etc. Elle peut être précédée d une procédure de demande de bourse. Si l élève n en possède pas déjà, un dossier étudiant national sera alors créé. Acteurs Procédures Organisme(s) IUT de Tarbes Mutuelle étudiante (VITTAVI ou LMDE) Organisme boursier étudiant (CROUS de Toulouse) Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes, Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Service interne VITTAVI Mail : contact@vittavi.fr Tel. : Service interne CROUS, Dossier social étudiant : demande de bourse ou de logement Mail : crous-des@ac-toulouse.fr Tel. : Utilisateurs Elèves mineurs ou majeurs ayant validé 2 années d études dans l enseignement supérieur Vue globale

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11 Procédure Stage en entreprise Définition Cette procédure permet à un élève inscrit à l Université Paul Sabatier (dont dépend l IUT de Tarbes) de faire une demande de stage en entreprise auprès de son administration universitaire après avoir établi les premiers contacts avec l entreprise d accueil. Si la procédure est validée par toutes les parties, l élève pourra alors suivre le stage dans l entreprise à la date et aux conditions prévues dans la convention de stage. Acteurs Procédure Organisme(s) IUT de Tarbes Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Utilisateurs Etudiants inscrits dans une formation à l Université Paul Sabatier (dont dépend l IUT de Tarbes) et désirant effectuer un stage auto-motivé ou de validation de fin d études dans une entreprise ou un organisme en France Vue globale

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13 Procédure Stage dans le cadre Erasmus Définition Cette procédure permet à un élève inscrit à l Université Paul Sabatier (dont dépend l IUT de Tarbes) de faire une demande de stage en entreprise dans le cadre Erasmus auprès de son administration universitaire après avoir établi les premiers contacts avec l entreprise d accueil. Cette dernière est, par définition, située à l étranger et dans un pays éligible, soit 31 pays européens actuellement. Si la procédure est validée par toutes les parties, l élève pourra alors suivre le stage dans l entreprise à la date et aux conditions prévues dans la convention de stage, qui peut également être traduite dans la langue du pays d accueil. Acteurs Procédure Organisme(s) IUT de Tarbes Administration(s) Service de la scolarité de l IUT de Tarbes Responsable : Mme Laure Beau Mail : laure.beau@iut-tarbes.fr, resscol@iut-tarbes.fr Tel. : Utilisateurs Etudiants inscrits dans une formation à l Université Paul Sabatier et désirant effectuer un stage auto-motivé ou de validation de fin d études dans une entreprise ou un organisme à l étranger, en Europe, dans un des pays partenaires du programme Erasmus Vue globale

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15 Procédure Demande de Bourse auprès du CROUS Définition Cette procédure permet à un élève désirant s inscrire dans une formation de l enseignement supérieur dans un établissement de Midi-Pyrénées de faire une demande d aide boursière auprès du CROUS de la région Midi- Pyrénées, basé à Toulouse. Si les conditions pour l obtention de la Bourse sont réunies, l étudiant recevra la somme calculée lors de sa demande, de manière mensuelle, bimensuelle, trimestrielle voire semestrielle. Acteurs Procédure Organisme(s) Organisme boursier étudiant (CROUS de Toulouse) Administration(s) Service interne CROUS, Dossier social étudiant : demande de bourse ou de logement Mail : crous-des@ac-toulouse.fr Tel. : Utilisateurs Elèves titulaires d un Baccalauréat et voulant s inscrire dans une formation de l enseignement supérieur dans un établissement de Midi-Pyrénées et bénéficier d une aide financière pour l y aider Vue globale

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