Exemple de restructuration et fusion de plusieurs services d'une entreprise

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1 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page 1 Exemple de restructuration et fusion de plusieurs services d'une entreprise Il s'agit ici du cahier des charges fonctionnel de l'ensemble des tâches que doivent réaliser les différents services concernés. Les tâches ci-dessous sont structurées conformé à la nouvelle organisation globale. La nouvelle organisation globale fait l'objet des comptes-rendus «exemple Cocyane 01 et 02» appréciations (A1 = répond bien au besoin, A2 = répond partielle au besoin, A3 = ne répond pas au besoin) compétence (C1 = facile de s'approprier la fonction (quelques jours) ; C2 =...jusqu'à un mois ; C3 =...> 1 mois) I grandes séries I I petites et moyennes séries I I I prototypes I I I I numéros de références des solutions dépannages I I I I I I échéances responsables actuels I I I I I I I nvx responsables I La nouvelle organisation Méthodes Fonctions et sous Critères I I I I I I I I I I globale fait l'objet des fonctions d'appréciation l l l l l l l l comptes-rendus «exemple l l (fonction = tâche ou s, niveaux l l l l l l l l Cocyane 01 et 02» l l mission) objectifs... l l l l l l l l l l V V V V V V V V V V V V V V V équipe 2 : PRODUIRE une offre Res D P PGS c a PROBLEMES SOLUTIONS politique commerciale Res D P PGS c a définir une politique CIBLE les clients potentiels environne COM F0 F0 C1 A2 manque stratégie claire S1a commerciale et la s26 en fonction stratégie partager démarche de S1b s50 codéveloppe manque stratégie claire Nota : la redondance environne COM PROSPECTE F0 F0 C1 A2 homme n'est pas S1 IDEM nécessaire SUSCITE l'innovation et la ming COM capacité à innover F3 F1 F2 F1 C3 A2 prise de risque

2 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page receuil des demandes Res D P PGS c a ACCUEILLE et GUIDE le non systématique définir l'équipe 2 et son environne E2 client vers le bon E2 F0 F0 F0 F0 C1 A2 notam lorsqu'il n'y a S2 s27 lieu de travail CO interlocuteur pas de secrétaire RECUEILLE les données du E2 F0 F0 F0 F0 C1 A2 S2 IDEM client REPERCUTE les demandes non systématique environne E2 clients vers les bons E2 F0 F0 F0 F0 C1 A2 notam lorsqu'il n'y a S2 IDEM services pas de secrétaire du besoin Res D P PGS c a démarche non COMPREND le besoin client et formalisée, fonction environne E2 E2 F0 F0 F0 F0 C2 A2 avec précision méthodes gérée par une unique S3a check-lists besoins E2 s30 personne formation générale sur la E S3c s35 vente, la négociation... MF ouverture sur l'extérieur resp S3d (benchmak, organismes s39 E2 type ADIRA, CETIM...) PROPOSE des améliorations et environne E2 E2 F0 F0 C3 A12A2 en externe S7 E2 opérationnelle au client méthodes liste capabilités, caractéristiques des démarche non VERIFIE la faisabilité et équipes, liste savoir resp environne E2 E2 F0 F0 F0 F0 C2 A2 formalisée, manque de S8 technique (capabilités...) méthodes faire internes et externes E2 temps (catalogue soustraitants)... s dossier technique Res D P PGS c a CONFIRME la faisabilité démarche non technique outil et et environne E2 E2 F0 F0 F0 F0 C2 A2 formalisée, manque de S8 IDEM équipe (capabilités, méthodes temps compétence, innovation...) environne OUT 2 DEFINIT le mode opératoire idem méthodes E2 F0 F0 F0 F0 C3 A1 créer et maintenir une base de données prix, resp RECHERCHE des sous 2 sous-traitants si non formalisé, manque environne MET 2 E2 F2 F30 F1 F0 C1 A2 S4 fournisseurs, pièces... E2 traitants nécessaire une base de données Rechercher de nouveaux SDS s38 sous-traitants VERIFIE les sources et non formalisé, manque environne E2 E2 F20F30 F0 F0 C1 A2 S4 IDEM d'approvisionne méthodes une base de données resp E2 s

3 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page 3 Ce docu est volontaire dégradé (dénominations modifiées et suppression de nombreuses pages) solution : CHIFFRE les offres petites standardiser difficile d'estimer les check-lists chiffrages environne COM E2 F0 F0 C2 A2 S5 quantités méthode de temps BW s27 chiffrage gabarits difficiles à environne OUT 2 CHIFFRE idem méthodes E2 F0 F0 F0 F0 C3 A2 chiffrer, conception S5 IDEM évolutive consulter pour un logiciel S9 s27 de mise en bande réponse aux besoins Res D P PGS c a VALIDE l'offre BW F1 F0 C1 A1 manque stratégie claire et réaliste, manque un environne COM NEGOCIE avec les clients F0 F0 F0 F0 C2 A2 référentiel prix S1 IDEM concurrents définir les trames (méthodes, outils...) et adaptées aux besoins. Inclure le calcul de charge S6 calculer systématique la charge associée (une VERIFIE la capacité de et partie existe déjà dans la resp environne E2 E2 F0 F0 C1 A3 S6 production (charge) méthodes trame de chiffrage). Si E2 s36 saturation équipe, trouver une solution externe détermine le prix définir une base de de vente en difficulté à définir délais, données client environne COM FAIT des offres fonction du E2 F0 F0 F0 F0 C2 A2 manque informations S10 s27 (conditions générales, marché, rédige type marché... négociées...) l'offre... définir une base de S11 données concurrence s39 (marché...)

4 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page équipe 3 : PRODUIRE des composants - SUPPORT TECHNIQUE PROBLEMES SOLUTIONS METHODE (PRODUIRE des composants) Res D P PGS c a VERIFIE la conformité de la MET 3 commande par rapport au F0 F0 C1 A1 devis (exigence ISO) L'innovation est initiée par le processus 2 et DEVELOPPE suivant les manque de solutions S28 concrétisée par le CODI environne MET 3 besoins du client en fonction F31 F0 F0 C3 A2 innovantes a processus 3, s'ouvir sur R du savoir faire l'extérieur : benchmark, s40 salons... organiser des réunions resp S de travail entre 2 et 3 de E2 et s29 b manière systématique RCA FOURNIT un dossier de fabrication : process, temps, plans, nomenclature, environne MET 3 programmes CN, fiches d'instruction, solutions F0 F1 F0 F0 C1 A1 dégradées (dossier adapté en fonction typologie) VERIFIE les sources non formalisé, manque environne MET 3 F0 F0 F0 F0 C1 A2 S4 IDEM d'approvisionne une base de données r capacité des équipes, créer une VERIFIE la saturation des environne MET 3 F3 F2 F0 F0 C1 A3 n'est pas réalisé S24 base de données et la équipes (charge) maintenir à jour (projet SDS en cours) créer et valider une environne MET 3 VALIDE la première pièce F0 F0 F0 C1 A2 non systématique S21 procédure, la respecter et MD s26 l'auditer GERE les manque d'informations et S environne MET 3 F30F30 F0 F0 C2 A2 IDEM dysfonctionnes de présence sur le terrain b RENSEIGNE le système sur environne MET 3 F0 F0 C1 A1 le prix DONNE le CA mensuel au environne MET 3 F0 F0 F0 F0 C1 A1 contrôle de gestion Ce docu est volontaire dégradé (dénominations modifiées et suppression de nombreuses pages)

5 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page qualités attendues par le processus D P PGS c a PROBLEMES SOLUTIONS processus EST réactif, RESPECTE les D P PGS c a manque de fiabilité dans ming EST réactif réactivité F0 F0 F1 F3 A2 la réactivité RESPECTE les délais 2 respect délais F0 F0 F0 F0 A2 manque ressources ming RESPECTE les délais 3 respect délais F0 F0 F0 F0 A1 ming processus EST fiable pour le client Res D P PGS c a dysfoncti DIFFUSE une culture client culture client culture client non onnemen F0 F0 F0 F0 A2 ts en interne insuffisante acquise et non partagée EST FIABLE dans la durée quelque soient les hommes qualité dans le manque polyvalence environne F0 F0 F0 F0 A2 et l'organisation (pas temps (problème redondance) d'oublis...) DONNE une vision globale, dysfoncti ASSURE une bonne centraliser et partager la onnemen F0 F0 F0 F0 A2 manque de vision globale S90 ts cohérence entre les équipes même base de données? 2 et 3 S IDEM b SE COMPREND facile ming cohérent F3 F3 F0 F0 A2 interlocuteur multiple par le client ASSURE la cohérence du système qualité en fonction ming des normes en vigueur F0 F0 F0 F0 A2 pas toujours respecté (ISO...) processus EST fiable en interne Res D P PGS c a et les formations associées et les formations associées Ce docu est volontaire dégradé (dénominations modifiées et suppression de nombreuses pages) processus GENERE des affaires Res D P PGS c a commun avec c'est l'objectif de l'action environne MET GAGNE des affaires F0 F0 F0 F0 A2 en cours c'est l'objectif de l'action ming GENERE des affaires des affaires F0 F0 F0 F0 A2 en cours processus EST simple et économique à mettre en oeuvre

6 Exemple de cahier des charges fonctionnel d'une organisation - CdCF organisation 0901 indice A le Page 6 EST simple, SE COMPREND trop complexe, ming facile, EST CONNU et simplicité F0 F0 F0 F0 A3 processus aléatoire PARTAGE dégager du temps DEGAGE du temps pour ming pour pouvoir F0 F0 F0 F0 A3 pas d'organisation pouvoir répondre répondre FACILITE, INDUIT le bien être des salariés par sa trop complexe, environne F0 F0 F0 F0 A3 simplicité (moins de processus aléatoire stress...) ne pas susciter les dysfoncti processus onnemen S'ADAPTE à la demande parallèles, ts technologie en F0 F0 F0 F0 A2 en progrès évolution processus VALORISE Res D P PGS c a change culturel, développer l'esprit travail en groupe projet, GARANTIT la réputation de ming de groupe, créer F0 F0 F0 F0 A2 en progrès S84 activités, SUSCITE la confiance une ambiance de extraprofessionnelles... s39 gagneur et de cohésion devenir fiable et faire de la pub sur les bons GARANTIT la pérennité de environne F0 F0 F0 F0 A2 en progrès S85 résultats et sur les à moyen terme affaires gagnées. s39 Marketing qualité du service, garantir la environne RESPECTE l'image réputation de F2 F2 F2 F2 A2 en progrès S85 IDEM Steelcase processus OPTIMISE l'organisationres D P PGS c a Ce docu est volontaire dégradé (dénominations modifiées et suppression de nombreuses pages)

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