Assemblée générale annuelle du Dépôt alimentaire NDG, 19 juin 2014

Transcription

1 Assemblée générale annuelle du Dépôt alimentaire NDG, 19 juin Mot de bienvenue. Lynn Brown a souhaité la bienvenue aux personnes présentes à l AGA du Dépôt. Elle a expliqué que l assemblée se déroulerait principalement en anglais, mais que deux personnes présentes pouvaient traduire les propos en français au besoin. Elle a jouté que les membres du Dépôt ont le droit de vote sur l ensemble des motions soumises à la ratification lors de l AGA. Lynn a passé en revue la procédure pour devenir membre. Elle a invité les personnes présentes à visiter le site Web du Dépôt et à consulter le rapport annuel de 2013 pour obtenir de plus amples renseignements sur les activités de l organisme non mentionnées durant l assemblée. 2. Adoption de l ordre du jour. Motion appuyée par Doreen Warren et secondée par Lynda Porter. 3. Approbation du procès verbal de l assemblée précédente (20 juin 2013). Aucune requête n a été formulée pour la révision du procès verbal. Motion appuyée par Shirley Warren et secondée par Anny Mueller. 4. Approbation de l état financier vérifié. Robert Fiori (trésorier) a présenté les points saillants de l état financier, dont les suivants : Le Dépôt possède une encaisse importante de $. Il y a quelques années, le Dépôt a reçu un don de $ qui a été placé dans un CPG à la banque TD. De cette somme, $ continuent à prendre de la valeur et seront réinvestis dans un placement à faible risque. Le nombre de dons a augmenté et par conséquent le montant recueilli a également augmenté. Cela est attribuable en partie aux nouvelles activités de financement. Un plus grand montant a été alloué aux salaires en 2013 comparativement à 2012, en raison de l embauche d une adjointe administrative et d une coordinatrice des ateliers. Moins d argent a été dépensé pour l achat d aliments cette année en raison de l absence de réfrigérateur dans notre nouveau local. Le loyer mensuel à l église Trinity s élève à 5500 $. Comparativement, celui du local sur Oxford s élevait à 2100 $. Cette hausse correspond toutefois aux normes du marché locatif en vigueur à Notre Dame de Grâce. Une nouvelle ligne budgétaire a été établie cette année afin de couvrir les dépenses occasionnées par le déménagement. Ces dépenses comprennent l argent remis à l agent immobilier, le coût d entreposage du grand réfrigérateur ainsi que le coût des rénovations effectuées à Trinity. Les services sont désormais intégrés au prix du loyer et par conséquent ne sont plus présentés dans une ligne budgétaire distincte. La motion visant à approuver le budget a été appuyée par Robert Fiori et secondée par Diane Tsonos.

2 5. Nomination d un vérificateur pour l année Robert Fiori a mentionné que le conseil d administration était satisfait du travail effectué par Amstutz & Mackenzie inc. et qu il désirait continuer à travailler avec cette firme. La motion a été appuyée par Robert Fiori et appuyée par Lynda Porter. 6. Ratification des actes posés. Durant l AGA, les personnes présentes devaient approuver l ensemble des décisions prises par le conseil d administration au cours de l année précédente. Lynda Porter a expliqué que celles ci étaient inscrites au procès verbal et qu il était possible de consulter une copie se trouvant au Dépôt. Une motion visant à ratifier les actes posés par le conseil d administration a été déposée par Mina La Rocca et secondée par Lorne Granofsky. La motion a été adoptée. 7. A) Le rapport de la présidente. Lynda Porter a annoncé qu elle quittait ses fonctions de présidente. Elle occupe un poste de chef de file depuis Pour se préparer à la rédaction du rapport de la présente assemblée, elle a relu l ensemble les procès verbaux rédigés depuis sa nomination au conseil d administration. Elle a fait état d un nombre d événements marquants au fil des années : La décision a été prise en 2002 de faire du Dépôt un organisme indépendant. Au moment de son incorporation en 2003, le Dépôt n avait que 8000 $ dans son compte de banque. Lentement mais sûrement, l organisme a réussi à consolider son assise financière, ce qui lui a permis d embaucher un directeur général, Michael Kay, ainsi qu un coordonnateur des services. En 2005, la première demande de subvention a été déposée à Centraide qui l a approuvé. En 2006, le Dépôt a établi un partenariat avec Bonne boîte, bonne bouffe. Bonnie Soutar a été embauchée afin de mettre sur pied des programmes visant à contrer l isolement social causée par la pauvreté. Sandra Frosst, une des fondatrices du Dépôt, s est éteinte en Cela a été un coup très dur pour l organisme. Également au cours de la même année, nous avons assisté à la livraison à domicile des sacs bruns avant la campagne annuelle de collecte d aliments. L achat de la chambre réfrigérée en 2008 a permis au Dépôt d élargir l offre alimentaire. En 2009, Fiona Keats a été embauchée à titre de directrice générale. Les nombreux efforts qu elle a déployés ont permis au Dépôt d accroître la portée de son impact sur la collectivité. Également, au cours de la même année, Bonnie Soutar a été nommée au poste de coordinatrice des programmes à la communauté et les Forces armées canadiennes furent sollicitées pour recueillir les dons alimentaires lors de la campagne annuelle de collecte d aliments. Le Dépôt a créé en 2010 le Réseau de gaspillage zéro dont l objectif est de récupérer les aliments encore comestibles jetés au rebus par les entreprises locales.

3 Kim Martin a été embauchée à titre de directrice des opérations en La même année, le Dépôt a procédé, pour la première fois, à l évaluation de la clientèle. En 2012, le Dépôt a effectué une mise à jour de son énoncé de mission. En 2013, le Dépôt a dû déménager, un changement majeur totalement inattendu. En conclusion, Lynda a remercié les nombreux membres du conseil d administration qui quittent leurs fonctions (voir le point 8 ci dessous). Le conseil s est réuni dix fois au cours de la dernière année. La campagne de collecte d aliments de 2014 aura lieu le 29 novembre. 7. B) Rapport d activités du personnel. Kim Martin (directrice générale) a souligné qu elle quittait ses fonctions dans deux semaines. Elle a mentionné que le déménagement inattendu à l église Trinity, une situation bien gérée selon elle, démontre bien la capacité de résilience de l organisme. Elle a remercié les membres du personnel pour le travail accompli ainsi que pour leur profond engagement envers le Dépôt et sa clientèle. À tour de rôle, les membres du personnel ont dit quelques mots au sujet de leur travail. Susan Monroe, coordinatrice des programmes à la communauté, a souligné que son objectif principal consistait à lutter contre l isolement social dont sont victimes les clients et à les aider à acquérir les compétences nécessaires pour surmonter les défis auxquels ils doivent faire face. En ce sens, le Café Boomer représente un élément essentiel dans la réalisation de cet objectif. Elle supervise également la distribution de paniers alimentaires aux personnes avec une incapacité physique ou mentale qui ne peuvent se déplacer pour venir au Dépôt. Matt Duquette, coordinateur de la distribution, s est joint à l équipe à l automne Son travail consiste à optimaliser l argent alloué au budget alimentaire. Il s assure également d offrir un accueil chaleureux aux clients se présentant au Dépôt. Il a comme objectif, pour l année en cours, d accroître la portée et l efficacité du programme impact du YMCA. Edgar Valero a été embauché au mois de mai à titre de coordinateur d accueil. Ses tâches principales consistent à évaluer les besoins des clients, à vérifier leur admissibilité à recevoir de l aide, à les aiguiller vers les services externes appropriés et à les aider à acquérir les compétences dont ils ont besoin pour réussir. Il envisage de mettre sur pied des ateliers de compétences au cours de l année qui vient. Bonnie Soutar est directrice du développement. Elle a souligné les nombreux nouveaux événements de collecte de fonds cette année. Elle a été touchée par le nombre croissant de personnes s impliquant dans la collecte de fonds au profit du Dépôt, par exemple en encourageant les invités d une fête d anniversaire à faire un don au Dépôt plutôt que donner un cadeau. Le défi qu elle aura à relever au cours de la prochaine année consiste à amasser les

4 fonds nécessaires pour permettre à l organisme de devenir le centre global de services communautaires d alimentation auquel il aspire. Kim Fox, s est jointe à l équipe du Dépôt au mois de novembre à titre coordinatrice des ateliers. Ces ateliers portent principalement sur la préparation des aliments et le jardinage. Désormais, des repas sont préparés les lundi et vendredi afin que les clients venant chercher leurs paniers alimentaires puissent également bénéficier d un repas chaud, succulent et nourrissant. Cette initiative ajoute un aspect convivial pour celles et ceux qui ont recours à nos services. Katie McGroarty a commencé à travailler au Dépôt il y a un an; elle occupe le poste d adjointe administrative. Son objectif principal consiste à faire connaître le travail effectué au Dépôt ainsi que celui des organismes apparentés dans Notre Dame de Grâce. Nurit Shir, coordinatrice des bénévoles, s est jointe à notre équipe il y a quelques semaines. Elle explore des moyens inédits de recruter de nouveaux bénévoles et de les former. Elle a organisé une rencontre d information qui a eu lieu le 2 juin. Au nom du personnel, Bonnie Soutar a remercié Kim Martin pour son dévouement envers le Dépôt et lui a remis un cadeau en guise de marque d appréciation. 7. C) Robyn Dalton, la nouvelle présidente du Dépôt, a fait le point sur la situation actuelle concernant la recherche d une résidence permanente pour l organisme. Elle a également fait un bref survol de la vision du Dépôt pour les années à venir. En ce qui concerne la vision, Robyn a souligné l importance d aider les clients du Dépôt de façon ponctuelle, tout en visant à améliorer leur condition en garantissant une sécurité alimentaire durable. Pour atteindre cet objectif, il importe de mettre en place un programme visant à offrir une aide alimentaire d urgence, à miser sur l acquisition des compétences de base, à encourager un sentiment de communauté et à contribuer au bien être de la collectivité. Services communautaires d alimentation Canada (SCAC) offre un modèle pour atteindre cet objectif de façon efficace. Le Dépôt a déposé une demande de soutien au SCAC. Bien que d emblée ils aient manifesté de l intérêt pour notre demande, il reste beaucoup à faire avant d obtenir un soutien de leur part. Parallèlement, le Dépôt examine activement la possibilité d établir un partenariat avec d autres organismes de Notre Dame de Grâce dont le point central des activités repose sur la sécurité alimentaire, comme Action Communiterre et Au pois chic. La fusion de nos organismes aiderait à prévenir la duplication inutile de programmes, tout en favorisant l intégration des ressources humaines et financières qui permettraient d accroître notre impact sur la collectivité.

5 Nous ne pouvons créer des programmes efficaces sans avoir une résidence permanente adéquate. À l heure actuelle, le Dépôt examine trois propriétés potentielles : la bibliothèque Benny, l école Place Borden ainsi qu un entrepôt situé au 2125, rue Madison. Il existe également la possibilité que l on reçoive un terrain en don sur lequel nous pourrions construire un centre alimentaire. Les personnes responsables du Dépôt décideront au plus tard au mois de septembre laquelle de ces solutions est la plus viable. Chacune d entre elles requiert un important investissement. En conséquence, le Dépôt lance une vaste campagne de financement qui est déjà à un stade avancé de planification. Entre temps, l organisme continuera d occuper le local de l église Trinity pour les douze prochain mois. Robyn a invité les personnes présentes à contribuer à la réalisation de cet amitieux projet. 7. D) Reconnaissance des bénévoles. Bonnie Soutar a distingué dix organismes qui ont contribué de façon importante à la mission du Dépôt. Elle a demandé aux représentants de chaque organisme de s avancer à tour de rôle afin de leur remettre une plaque en hommage à leur dévouement. Voici la liste des organismes honorés : Le Wheel Club qui a organisé d importantes activités de collecte de fonds pour le compte du Dépôt. L église presbytérienne Kensington, pour son aide lors de la collecte d aliments, en plus d amasser 2600 $ pour le compte du Dépôt. L église unie Wesley qui a entreposé des aliments servant au Dépôt en plus d offrir de l aide lors de la collecte d aliments. L église anglicane St Phillips qui a entreposé des aliments servant au Dépôt en plus de servir de point de chute lors de la collecte d aliments. Glenn Barrett, qui travaille comme bénévole dans de nombreuses associations sportives de Notre Dame de Grâce, a vendu pour 1500 $ de calendriers pour le compte du Dépôt. L église unie Montreal West, qui accueille le Café Boomer, a rénové ses locaux et sa cuisine pour mieux satisfaire nos besoins. L école secondaire Loyola qui représente un important bassin d excellents bénévoles. Les conducteurs y recueillent des renseignements sur les différents trajets lors de la collecte d aliments. Saint Ignace de Loyola qui a organisé plusieurs collectes de fonds pour le compte du Dépôt. La Coop la Maison Verte qui travaille en partenariat avec nous pour la mise en œuvre et l entretien du jardin, en plus de vendre pour 1500 $ de calendriers. Le club rotary de Montréal Ouest qui a parrainé la collecte d aliments ainsi que nos ateliers de cuisine. 8. L élection des membres du conseil d administration. Lynda Porter a annoncé que Robyn Dalton, Anny Mueller, Andy Churchill et Rob Fiori restaient en poste. Johnny

6 Hlibchuck a consenti à demeurer en poste pour une autre année. Minna La Rocca et Lorne Granofsky se joignent au conseil d administration. Motion appuyée par Sarah McNamee et secondée par Pamela Tate. Lynda a souligné qu André Biron a décidé de quitter le conseil d administration après plusieurs années de loyaux services. Elle l a remercié, tout particulièrement pour avoir établi une base financière solide sur laquelle peut compter l organisme. De la part du conseil, elle lui a remis un cadeau en guise de marque d appréciation. Anny Mueller a à son tour remercié Lynda pour ses nombreuses années de loyaux services. Lynda a joué un rôle essentiel dans le processus qui a mené le Dépôt à devenir un organisme indépendant. De plus, elle a su maintenir en vie la vision de l organisme durant les périodes plus précaires, a agi comme coordinatrice des récentes collectes d aliments, a établi un lien avec Loyola ainsi que d autres groupes qui ont joué un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du Dépôt. Anny lui a remis un cadeau ainsi qu une plaque honorant son dévouement et l ensemble de son travail. 9. Questions diverses. Aucune question soulevée. 10. Levée de la séance. Doreen Warren a proposé de lever la séance. La motion a été secondée par Lynda Porter.