Cellule d Appui et de Gestion PROJET D APPUI AU PLAN NATIONAL DE DEVELOPPEMENT SANITAIRE

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1 SECRETARIAT GENERAL MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Union Européenne Cellule d Appui et de Gestion PROJET D APPUI AU PLAN NATIONAL DE DEVELOPPEMENT SANITAIRE République Démocratique du Congo DEVIS PROGRAMME N 1 CAG PA PNDS ENGAGEMENT FINANCIER / INDIVIDUEL N FED/2011/ Rapport narratif final du devis programme n 1 CAG Période du 14 avril 2011 au 31 mars 2012 Mais 2012

2 Table des matières 1 RESUME INTRODUCTION Bilan de réalisation des activités du DP Bilan de réalisation financière du DP1CAG LEÇONS TIREES DU DP1CAG DIFFICULTES RENCONTREES SIGNATURES

3 1 RESUME Le présent rapport final décrit les activités de mise en œuvre du DP1CAG et de ses deux avenants. Il couvre toute la période d exécution du DP1, c est à dire du 14 avril2011 au 31mars Il est établi conformément à la disposition du DP1 qui stipule que «le Régisseur et le Comptable devront établir 4 rapports intermédiaires succincts d'exécution présentés au plus tard 30 jours après la fin de chaque trimestre ainsi qu'un rapport final complet d'exécution. Ce dernier devra être présenté au plus tard 30 jours après la fin de la période couverte par le présent devis-programme et sera soumis en 1 exemplaire à l Ordonnateur national (ou régional), en 2 exemplaires au Ministère de la Santé et en 1 exemplaire au Chef de délégation.» Le DP1CAG fait partie des instruments de mise en œuvre du PAPNDS pour la période appuyant des actions du projet au niveau central et particulièrement à la CAG. Son champ d action couvrait les problématiques ci-après : (i) l importance du renforcement du leadership, de la gouvernance et de l'inter sectorialité via la gestion des organes de pilotage et l amélioration de la gouvernance par l élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels, (ii) l appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé à travers la reforme du financement du secteur avec mise en place d une approche sectorielle, la poursuite des appuis au secteur du médicament, notamment par l actualisation des textes réglementaires en vigueur. La logique d intervention du DP1 CAG était définit comme suit : Objectif général L appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers une véritable politique sectorielle et au renforcement de l administration du niveau provinciale (OS3) Objectifs spécifiques - Un cadre réglementaire et contractuel d approvisionnement en médicaments essentiels et générique de qualité a été formalisé (OS3CR1) - Le pilotage, le suivi et l évaluation de la mise en œuvre de la SRSS sont assuré (OS3CR2) - Les directives nationales pour la prise en charge des patients sont intégrées (OS3CR3) - La complémentarité des ressources apportées par le Programme, le Fond Mondial, GAVI et le budget national est assurée (OS3CR4) Résultats attendus de ce devis programme et modalités de mise en œuvre. Pour atteindre les objectifs spécifiques ci-dessus, le DP avait se fixait la r2alisation des 7 résultats attendus ci-après : 1) Les procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité ont été actualisées et harmonisées (OS3CR1). 2) La coordination technique du secteur est assurée suivant un calendrier cohérent de programmation et de monitoring (OS3CR2) 3

4 3) Le monitoring des provinces est assuré suivant un rythme trimestriel par une 4) Le nouveau cadre organique du niveau intermédiaire a été élaboré (OS3CR2) ; 5) Les fonctions de coordination, de suivi évaluation, l'administration et de logistique et de gestion du PA PNDS sont opérationnelles au sein d'un bâtiment approprié. (OS3CR4) ; 6) La gestion programmatique du PA PNDS est assurée. (OS3CR4) 7) Le manuel de procédures du MSP sera actualisé. (OS3CR4) ; 8) Le PAO 2012 du secteur de la santé est élaboré (OS3CR2) Plusieurs activités étaient programmées pour chacun des résultats et pour en faciliter l alignement à la structure du CDSMT du Ministère, la budgétisation du DP a été faite dans cette matrice. Le DP1 CAG a connu deux réaménagements budgétaires. Le premier est intervenu pour ramener la période de fin de mise en œuvre du DP au 31 mars 2012.Le deuxième avenant a été signé le 14 décembre 2011, dans le but d intégrer les activités supplémentaires au DP avec incidence d augmentation du budget. Ainsi donc, le budget global du DP1 CAG arrêté en euro est passé de à 412 euros. Au terme de bilan de réalisations des activités que nous présentons dans ce rapport, on note les réalisations phares ci-après : Le DP a permis à la CAG de se mettre en place et de fonctionner comme une structure opérationnelle qui produit les résultats. Ainsi la CAG s est doté d un bâtiment équipés, des moyens de communication ont été pourvus, véhicules téléphones et internet. L impact de cet appui à la CAG a été d une grande valeur pour le Ministère de la santé. Ainsi, la CAG s est placée en première ligne pour la négociation des financements avec les autres bailleurs notamment le FM. Cette négociation a permis de lancer la mise en œuvre des projets FM RSS, de transférer la gestion du projet GAVI RSS et plus tard, le FM TB et FM Palu. Au terme du DP, la CAG est devenu le maitre d œuvre délégué des projets financés par les bailleurs de Fonds notamment le FM, GAVI RSS et le FED. La CAG a été très actif dans la mobilisation des fonds auprès des autres bailleurs pour lui même que pour l ensemble du Ministère. C est dans ce chapitre qu on enregistre le projet de coopération délégué du Royaume de Belgique et l UE et le projet d accélération pour les OMD. L impact de la mise en place de la CAG s est aussi démontré dans le développement d une régie en son sein, qui non seulement a élaboré les DP antérieurs, les a mis en œuvre et va continuer à élaborer les DP DP futures. Le DP a permis aussi au Ministère de poursuivre sa réforme dans bien des domaines notamment dans le développement du projet de cadre organique, le développement du SNAME et la réforme du financement. Pour ce qui concerne cette dernière l implantation la CAG a permis de servir de réceptacle d accueil et d encadrement de l Agefin qui s est installé dans les mêmes locaux. Avec l installation de l Aaefin et le développement du manuel des procédures, les quatre piliers de la réforme du financement ont été matérialisés. Tout cela est énorme comme bilan et en plus c est du durable, construit sur le long terme. La mise en œuvre du DP n a pas connu que de bons résultats, il y a eu aussi de ratés au nombre desquels on peut citer : le DP n a pas permis à la CAG de se mettre en place avec toutes les compétences requises, la question des ressources limitées oblige. Il n a pas permis aussi à la CAG de 4

5 garder l ensemble de son personnel recruté. Ainsi la CAG a connu des départs des cadres dont entre autres, celui du gestionnaire du PAPNDS et régisseur du DPCAG. La situation budgétaire et financier en euro au 31 mars 2012 se présente comme suit : Budget initial DP1 (régie) Budget final Montant décaissé Taux d exécution budgétaire en % euros euros ,88 euros 74,82 5

6 2. INTRODUCTION La Commission européenne et le Gouvernement de la République Démocratique du Congo ont signé le 9 juillet 2010, la Convention de Financement n FED/2009/21511 du Projet d'appui au Plan National de Développement Sanitaire (PA PNDS) pour un budget global de euros. Le PA PNDS est en cohérence avec le PNDS qui est une émanation de la SRSS. Les objectifs généraux du PA PNDS sont (i) au niveau national, l'appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers une véritable politique sectorielle et (ii) dans les provinces ciblées (Nord Kivu, les 2 Kasaï, Province Orientale), l'accès des populations et en particulier les populations défavorisées aux services de santés est amélioré dans les formations sanitaires ciblées. Les objectifs spécifiques se déclinent en 3 volets : qualité des soins, accessibilité et renforcement de l'administration du niveau provincial. Un élément clé du PA PNDS est l appui à la mise en place de l'approche sectorielle (Swap) à travers le Renforcement institutionnel de la CAG, l accent sur la couverture de services de santé et la qualité des prestations offertes aux 2,9 millions de personnes ciblées ainsi que la mise en place de mécanismes de financement de ces différentes structures sur base d une approche contractuelle liant la rémunération aux résultats. Pour l'exécution du PA PNDS, il a été prévu la mise en place de différents Devis-Programmes (DP) : i) l appui institutionnel à la CAG qui est une structure du Secrétariat Général à, (ii) l appui au niveau intermédiaire à travers le Fonds de Développement du Système de Santé (FDSS) et (iii) l appui au niveau périphérique via le Fonds d'achat des Services de Santé (FASS) au niveau des 4 provinces concernées par le programme. Les différentes problématiques, auxquelles le DP1 CAG se proposait d apporter l appui concerne (i) l importance du renforcement du leadership, de la gouvernance et de l'inter sectorialité via la gestion des organes de pilotage et l amélioration de la gouvernance par l élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels, (ii) l appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé à travers la reforme du financement du secteur avec mise en place d une approche sectorielle, la poursuite des appuis au secteur du médicament, notamment par l actualisation des textes réglementaires en vigueur. Les différents intervenants dans la mise en œuvre du Devis-programme sont le CNP, la souscommission Approvisionnement du CNP, le Secrétariat général du Ministère de la Santé, la CAG et le pool des moniteurs. 6

7 Les groupes cibles sont le niveau central du Ministère de la Santé Publique avec ses directions et ses programmes spécialisés et les bailleurs de fonds du secteur de la santé. Les bénéficiaires finaux sont les populations des 4 provinces ciblées par le projet : Kasaï occidental, Kasaï oriental, province orientale et Nord-Kivu. La logique d intervention du DP1 CAG Objectif général L appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers une véritable politique sectorielle et au renforcement de l administration du niveau provinciale (OS3) Objectifs spécifiques - Un cadre réglementaire et contractuel d approvisionnement en médicaments essentiels et générique de qualité a été formalisé (OS3CR1) - Le pilotage, le suivi et l évaluation de la mise en œuvre de la SRSS sont assurés (OS3CR2) - Les directives nationales pour la prise en charge des patients sont intégrées (OS3CR3) - La complémentarité des ressources apportées par le Programme, le Fond Mondial, GAVI et le budget national est assurée (OS3CR4) Résultats attendus de ce devis programme et modalités de mise en œuvre Résultat 1. Les procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité ont été actualisées et harmonisées (OS3CR1). Cette actualisation des procédures nationales consistera en une mise à jour des circuits matière et financiers ainsi que des outils de gestion, une description des rôles des différents maillons du SNAME (CDR, zones de santé et formations sanitaires) et du système de suivi-évaluation du SNAME. A travers elle, une obligation de respect des listes de produits pré qualifiés dans le cadre du SNAME sera imposée aux FOSA avec une procédure de validation de ladite liste. Un barème de sanctions pourra aussi être proposé dans le cadre du SNAME. Le «Manuel des Procédures nationales actualisées d approvisionnement en MEG de qualité» sera le livrable attendu. Ce résultat pourra être atteint à l issue des réunions régulières et thématiques de la sous-commission Approvisionnement, avec l appui d une assistance technique court terme. Un atelier national permettra la validation du manuel produit. Des missions d'appui aux provinces seront réalisées par des experts du Ministère en accompagnement du coaching AT médicament. La prise en charge de cette activité se fera dans le cadre du contrat assistance technique du PA PNDS. Résultat 2. La coordination technique du secteur est assurée suivant un calendrier cohérent de programmation et de monitoring (OS3CR2) 7

8 Le Ministère de la Santé devra concevoir un calendrier de programmation et de monitoring dans les provinces ainsi qu un chronogramme précis des réunions du CCT. Les problèmes identifiés en province au cours de la revue annuelle permettront d axer les visites de supervisions et de suivi sur la résolution de problèmes précis, et guideront l élaboration du PAO Les réunions semestrielles de coordination technique du PA PNDS contribueront aussi à l atteinte de ce résultat et permettront notamment une meilleure coordination du projet, l arbitrage des investissements dans le cadre du Programme, la préparation des DP2 et éventuellement l échange sur des expériences positives. L appui à la réunion du CNP sera fourni sur base de l existence d un calendrier annuel des réunions du CCT et du CNP ainsi qu une distribution des documents à traiter au moins 5 jours à l'avance. Résultat 3. Le monitoring des provinces est assuré suivant un rythme trimestriel par une équipe sélectionnée de moniteurs et avec des outils standardisés (OS3CR2) Pour la réalisation de cette activité, une présélection des moniteurs a été faite au cours du Devis programme de démarrage. Parmi ces moniteurs, certains auront un rayon géographique précis et agiront comme tuteurs de provinces spécifiques, tandis que d autres seront des points focaux de thématiques précises et ciblées (SNIS, Qualité des soins, Approvisionnement en MEG, Financement du secteur, Gestion financière, FBR, etc. ). Leur financement est uniquement lié à la mission et non à la fonction. Les moniteurs réaliseront des missions séquentielles pour l accompagnement des DPS et ZS dans la mise en œuvre de leurs Plans de développement respectifs qui, alimentent le PNDS. Les termes de référence génériques de ces missions seront préparés par la CAG, notamment par l'atlt. De leurs missions, ils fourniront des informations au Ministère de la Santé pour un changement d orientation dans la mise en œuvre des projets. Pour ce faire, ils utiliseront les outils de monitoring développés dans le PS9FED comme le benchmarking et le ranking des ZS, le cadre logique de mise en œuvre, etc au cours de ces missions de monitoring du PA PNDS, l intérêt des moniteurs se portera aussi sur l'ensemble des cadres de performance et non seulement PA PNDS. Pour ce faire, la CAG assurera la coordination des différentes sources de financement pour assurer un monitoring intégré dans toutes les provinces. L AT CAG pourra accompagner ces visites des membres du niveau central. Les missions du régisseur et du comptable PAPNDS ainsi que certaines missions du secrétariat général qui contribuent à la coordination et au suivi du PA PNDS ainsi qu au renforcement des capacités des DPS dans l accomplissement de leurs fonctions pourront être pris en charge sur cette ligne. Résultat 4. Le nouveau cadre organique du niveau intermédiaire a été élaboré (OS3CR2) Sous réserve que l'agenda en faveur d'une décision politique à ce propos est maintenu, le projet du cadre organique en développement sera coulé en textes règlementaire et complété par des cahiers de charges par poste avec un guide opérationnel de changement. L actuel DP prendra en charge les réunions de la Commission mixte MSP-Ministère de la Fonction Publique chargée de finaliser le cadre organique et de déterminer les profils des postes ainsi que l atelier de validation du nouveau 8

9 cadre organique. Le nouveau cadre organique validé du niveau intermédiaire sera le livrable attendu. Résultat 5. Les fonctions de coordination, de suivi évaluation, l'administration et de logistique et de gestion du PA PNDS sont opérationnelles au sein d'un bâtiment approprié. (OS3CR4) Sous réserve d'un financement conjoint de GAVI, de la Coopération déléguée et du Fonds Mondial pour le personnel de coordination, d'administration et de suivi évaluation, ce devis-programme contribuera au fonctionnement courant de la CAG. Pour atteindre ce résultat il est prévu, en plus du chauffeur, du régisseur et du comptable déjà présents, que le DP1 prenne en charge en termes d indemnités de fonction à certains membres de la CAG à recruter : un assistant administratif et/ou comptable, une réceptionniste et du personnel d entretien pour un fonctionnement plus efficace et harmonieux. En outre, ce DP contribuera à la réfection du bâtiment de la CAG lui affecté par le Ministère de la Santé, ce qui devrait permettre à court terme des meilleures conditions de travail pour les services de la Cellule d Appui et de Gestion (CAG). Résultat 6. La gestion programmatique du PA PNDS est assurée. (OS3CR4) Le régisseur du présent devis programme contribuera à l élaboration d un plan de travail pour la mise en œuvre du PA PNDS, préparera et suivra les engagements contractuels du PA PNDS. Il assurera la liaison entre les contractants d'une part et les services centraux du MSP, les services de l'ordonnateur National du FED et la Délégation de l'union Européenne d'autre part et assurera la fonction de "Gestionnaire de projet". Dans le cadre des engagements contractuels du PA PNDS (devis programmes, marchés et contrats de subvention en engagements spécifiques), il travaillera en étroite collaboration avec les unités de passation de marché, d'approvisionnement et d'audit interne pour élaborer ou faire élaborer les dossiers d'appel d'offre pour les marchés de fournitures, les marchés de travaux et les marchés de services en engagement spécifiques (donc hors régie) ou élaborer les termes de référence des consultants chargés de l'élaboration de ces dossiers d'appel d'offre. De même, il apportera sa contribution dans l élaboration des instructions pour les appels à propositions ou attributions directes des contrats de subvention en engagement spécifique. Il veillera à l application des orientations pour les devis programmes au niveau central, intermédiaire et périphérique et les transmettra aux divisions provinciales de la santé concernées. Lors de la préparation des devis programmes, il assurera des missions dans les 4 provinces cibles pour l'arbitrage des dépenses qui pourront être retenues comme éligibles. Par ailleurs, le régisseur assurera l élaboration des termes de référence de l'assistance technique court terme et assurera une mission par trimestre dans chaque province pour faciliter la mise en œuvre des devis programmes, des marchés de fournitures, de travaux et de services et des contrats de subvention en engagement spécifique. Il transmettre à l'ordonnateur National toute correspondance requise dans le cadre de cette mise en œuvre telle que : demandes de dérogation à l'origine, demande d'utilisation de la provision pour 9

10 imprévues etc. Il analysera les rapports de mission, d'avancement et finaux du contrat d'assistance technique, des contrats de subvention et des Devis-Programmes et transmettre son avis à l'ordonnateur national et les services du Ministère de la santé concernés. Il travaillera sous la supervision générale du coordonnateur de la CAG et la supervision directe du coordonnateur adjoint de la CAG. Résultat 7. Le manuel de procédures du MSP sera actualisé. (OS3CR4) Le manuel sera mis à jour en ce qui concerne la relation CAG-Agefin, le fonctionnement au niveau provincial sera décrit, les règles en matière de primes et perdiem seront fixés, les modalités de contrôle seront détaillés et opérationnalisés. Pour atteindre ce résultat, ce DP appuiera les réunions de la Commission ad hoc travaillant sur la finalisation du document. En outre, la mobilisation d un court terme en appui à ladite Commission sera faite à travers le contrat assistance technique. Le livrable attendu en rapport avec cette activité est «le Manuel des procédures du Ministère de la Santé est finalisé» Résultat 8. Le PAO 2012 du secteur de la santé est élaboré (OS3CR2) Pour parvenir à ce résultat, une Revue annuelle nationale sera organisée par le Ministère de la Santé. Dans le cadre d un appui sectoriel coordonné de la part des bailleurs de fonds, une partie des frais liés à l organisation de cette revue seront pris en charge par le présent DP (allocations journalières de subsistance, location de salle, transport, collations, fournitures de bureau et reprographies). Les conclusions et recommandations de cette revue seront coulées en orientations pour l élaboration du PAO 2012 du secteur de la santé. Celle-ci sera faite à travers un atelier qui se penchera sur la planification et la budgétisation du PAO 2012, en assurant la cohérence des activités appuyées par les différents projets d'appui au système de santé, leur alignement avec le contenu des politiques nationales ainsi que l harmonisation des différents financements disponibles. Evidemment, ce PAO devra être validé par le CNP. Activités Les activités du DP1CAG déclinées suivant la nomenclature comptable du Cadre de dépenses sectoriel à moyen terme du secteur de la santé 1. Renforcement du Leadership, de la Gouvernance et de l'intersectorialité 11. Gestion des organes de pilotage Gestion des structures de pilotage du niveau central 10

11 Fonctionnement du secrétariat général Activité : 2.2. Appuyer le Fonctionnement du SG - Sont éligibles : fournitures de bureau et carburant - Modalité : contrat de fourniture en régie - Préalable : il existe un calendrier de réunion du CCT et celui-ci est respecté à 75% au moins Fonctionnement du CNP-SS Activité : 2.3. Appuyer la Tenue des Réunions du CNP SS - La participation des représentants des 4 provinces cibles du projet à deux réunions du CNP-SS a été budgétisée - Sont éligibles : perdiem et transport aérien de ces participants - Préalable : Les documents relatifs à ces réunions sont disponibles au mois 5 jours ouvrables à l'avance 12. Amélioration de la gouvernance 1201 Élaboration, actualisation et diffusion des textes législatifs, réglementaires, stratégiques et normatifs Élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, des politiques, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels Activité 8.1. Appui à la tenue de l'atelier d'élaboration du PAO Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'élaboration du PAO du secteur de la santé - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café Activité 7.1. Appuyer les réunions de la Commissions ad hoc travaillant sur l actualisation du manuel des procédures du MSP - Le devis programme contribuera aux frais d'organisation de réunions de la commission ad hoc d'actualisation du manuel de procédures du MSP. - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs Activité : 1.3. Tenir l'atelier d'actualisation et d'harmonisation des Procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité pour les FOSA - Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'actualisation et d'harmonisation des procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité 11

12 - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café Activité 1.2. Recruter un expert international en appui à la sous commission Approvisionnement du CNP Cette activité sera réalisée dans le cadre de l'at court terme au PA PNDS Actualisation des textes législatifs, normatifs, et réglementaires Activité 1.1. Appuyer les réunions de la sous-commission Approvisionnement du CNP - Le devis programme contribuera aux frais d'organisation de réunions de la commission ad hoc d'actualisation du manuel de procédures du MSP. - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs 1202 Réforme et décentralisation dans le secteur Révision du cadre organique du Ministère Activité 4.1. Appuyer les réunions de la Commission mixte travaillant sur le projet du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Le devis programme contribuera aux frais d'organisation de réunions de la commission mixte Fonction publique - MSP. - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs Activité 4.2. Recruter un Expert international en appui à la Commission mixte Cette activité sera réalisée dans le cadre de l'at court terme au PA PNDS 12 Activité 4.3. Organiser un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café

13 Renforcement des capacités du personnel impliqué dans la mise en œuvre de la réforme Activité 2.4. Organiser les réunions de coordination technique du PA PNDS à Kinshasa - Le devis programme contribuera à l'organisation d'une réunion de coordination technique du PA PNDS - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas Activité 3.2. Effectuer des missions de monitorage dans les provinces ciblées par le projet Activité 6.4. Assurer les missions du Gestionnaire de projet dans les 4 provinces cibles - Le devis programme contribuera à la réalisation de missions dans les 4 provinces cibles du projet. - Pour être éligible ces missions doivent figurer dans le programme trimestriel de suiviévaluation de la CAG et l'agent doit présenter des termes de référence avant son départ. - Sont éligibles : per diem et tickets sur des vols nationaux - Modalité de paiement des frais de mission: 80% d avance, 20% payé sur présentation des pièces justificatives et rapport de mission 2 Développement des Zones de santé et continuité des soins 3. Appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé 33. réforme du financement Mise en place de l'approche sectorielle Appui au fonctionnement de la CAG et de l'agefin Activité 5.1. Assurer le financement du personnel et de l'activité CAG - Le devis programme contribuera au fonctionnement de la CAG. Les modalités sont décrites aux points a) - Un groupe électrogène adapté à la charge prévue, du matériel informatique pour une mise en réseau, du mobilier de bureau, du mobilier de salle de réunion et un véhicule 4x4 commandé au cours du DP0 seront acquis - Des indemnités de fonction seront payées au régisseur et comptable régie déjà recrutés, ainsi qu' un assistant administratif et financier, un chauffeur, un réceptionniste, 2 agents d'entretien, Les modalités sont décrites aux points b) - La réhabilitation du bâtiment annexe au FONAMES sera finalisée 35. réforme du système d'information sanitaire 3502 Amélioration de la qualité de l'information de toutes les composantes SNIS 13

14 Développement des organes de coordination au niveau provincial et Central Activité 2.5. Organiser la revue annuelle nationale du secteur de la santé - Le devis programme contribuera à l'organisation de la revue annuelle du secteur de la santé - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas, ticket avion des participants Avenants au DP1CAG, Le DP1 CAG a connu deux avenants au cours de la période se sa mise en œuvre. L avenant n 1 a concerné spécialement la durée du DP qui a été ramené du 16 avril 2012 au 31 mars L avenant n 2 a porté sur la révision à la hausse du budget initial pour prendre en compte l intégration des activités supplémentaires qui ont été identifiées. Il s agissait entre autres : - l organisation et le déroulement du 2è atelier de coordination du PAPNDS ; - La formation des encadreurs provinciaux chargés de renforcement des MEG au niveau opérationnel ; - Formation des gestionnaires de la CAG à l utilisation du logiciel de gestion ; - Inclusion dans les dépenses de fonctionnement de la CAG, des indemnités de fonction du chargé de la section Suivi et évaluation et son assistant ; - L augmentation de la provision de la réhabilitation des locaux de la AG. L incidence sur le budget a fait passé le budget initial de Euros à Euros 14

15 3. BILAN DE REALISATION DES ACTIVITES DU DP1CAG Durant toute la période du DP, le bilan des activités se présente comme suit : 1. Renforcement du Leadership, de La Gouvernance et de l'intersectorialité 11. Gestion des organes de pilotage Gestion des structures de pilotage du niveau central Fonctionnement du secrétariat général Activité : 2.2. Appuyer le Fonctionnement du SG - Sont éligibles : fournitures de bureau et carburant - Modalité : contrat de fourniture en régie - Préalable : il existe un calendrier de réunion du CCT et celui-ci est respecté à 75% au moins Au cours de toute la période de mise en eouvre du DP1, le Secrétariat Général à la santé a bénéficié des fournitures de bureau et du carburant pour le véhicule. Les fournitures de bureau et du carburant, ont été réalisées à travers des contrats de service avec fournisseur de fournitures et la station service de carburant. Cet appui a permis au SG d être actif comme principal animateur du CCT Fonctionnement du CNP-SS Activité : 2.3. Appuyer la Tenue des Réunions du CNP SS - La participation des représentants des 4 provinces cibles du projet à deux réunions du CNP-SS a été budgétisée - Sont éligibles : per diem et transport aérien de ces participants - Préalable : Les documents relatifs à ces réunions sont disponibles au moins 5 jours ouvrables à l'avance Le DP1 CAG a effectivement appuyé l unique réunion du CNP tenue au cours de la période. Contrairement aux prévisions initiales, la réunion du CNP a été délocalisée à Lubumbashi. Les ressources du Devis programme, ont permis de financer les frais de transport et de séjours à Lubumbashi des cadres de la CAG, du Ministère de la santé ainsi que des acteursvenus des provinces (MIP et Ministres provinciaux en charge de la santé) Amélioration de la gouvernance 1201 Élaboration, actualisation et diffusion des textes législatifs, réglementaires, stratégiques et normatifs Élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, des politiques, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels 15 Activité 8.1. Appui à la tenue de l'atelier d'élaboration du PAO Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'élaboration du PAO du secteur de la santé

16 - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café Les ressources mobilisées au DP, ont permis d appui le processus de planification au niveau central (mise au point des outils, formation des cadres du niveau central). Elles ont permis également d appuyer quelques missions des cadres du niveau central en provinces. Activité 7.1. Appuyer les réunions de la Commission ad hoc travaillant sur l actualisation du manuel des procédures du MSP - Le devis programme allait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la commission ad hoc d'actualisation du manuel de procédures du MSP. - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs Bien que prévu au DP1 CAG, les autres financements mobilisés auprès des projets GAVI RSS et Fonds Mondial, ont permis la réalisation des travaux de finalisation du manuel des procédures, ses outils. Les travaux de mise au point du guide des sous récipiendaires du PR Ministère de la santé quand à lui, ont été financés par le DP1CAG. Ces travaux ont duré deux jours en atelier non résidentiel.. Les travaux ont été réalisés en atelier résidentiel. Cela a permis de travailler et de recadrer les drafts du manuel des procédures. La revue annuelle et la réunion du CNP tenues Lubumbashi ont servi de cadre où le manuel de procédures finalisé a été présenté et adopté. Activité : 1.3. Tenir l'atelier d'actualisation et d'harmonisation des Procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité pour les FOSA - Le devis programme devait contribuer à l'organisation d'un atelier d'actualisation et d'harmonisation des procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café Le devis programmes appuyé la réalisation des travaux de pré qualification des couple produits/ Activité 1.2. Recruter un expert international en appui à la sous commission Approvisionnement du CNP Un AT court terme en la personne de Sandrine CLOEZ a effectué deux missions en RDC sous le contrat AEDES. Des missions qui ont permis d appuyer les structures du PNAM Actualisation des textes législatifs, normatifs, et réglementaires Activité 1.1. Appuyer les réunions de la sous-commission Approvisionnement du CNP - Le devis programme devait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la commission ad hoc d'actualisation du manuel de procédures du MSP. 16

17 - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs Les ressources du DP1CAG ont permis de réaliser les travaux d actualisation du manuel des procédures SNAME. Travaux qui se sont réalisés en atelier non résidentiel Réforme et décentralisation dans le secteur Révision du cadre organique du Ministère Activité 4.1. Appuyer les réunions de la Commission mixte travaillant sur le projet du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Le devis programme devait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la commission mixte Fonction publique - MSP. - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien, pauses café - Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux fournisseurs Le DP1CAG a appuyé les travaux de la commission mixte MFP et MSP. Les travaux se sont déroulés à la Fonction publique pendant 07 jours avec la participation des experts de la Fonction Publique et du Ministère de la santé. A l issu des travaux, le draft 3 du projet du cadre organique a été produit. Activité 4.2. Recruter un Expert international en appui à la Commission mixte L activité n a pas été faite. L expert n a pas été recruté. Activité 4.3. Organiser un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café L activité n a pas été réalisée, car le projet de cadre organique n a pas été finalisé pendant la période du DP Renforcement des capacités du personnel impliqué dans la mise en œuvre de la réforme Activité 2.4. Organiser les réunions de coordination technique du PA PNDS à Kinshasa 17

18 - Le devis programme devait contribuer à l'organisation d'une réunion de coordination technique du PA PNDS - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas La réunion de coordination du PAPNDS a été organisée au mois de janvier 2012 (du 18 au 23 janvier 2012). Elle a regroupé tous les acteurs de mise en œuvre du projet aussi bien des provinces que de Kinshasa. Les travaux proprement dits se sont déroulés comme prévus à Kinshasa, à l HôtelSultani. Ils ont duré 3 jours. Parmi les faits marquants au cours de ces assises, c était le partage des informations sur les nouvelles directives d élaboration du DP2 en cours de préparation. Et la présentation du nouveau gestionnaire du projet, le Dr Simbi Ahadi aux participants. Le rapport de la réunion a été produit et disponible. Réunions de la tripartite : Au cours de la période du DP1, plusieurs réunions de la tripartite ont été tenues principalement à la COFED. Deux à trois réunions ont été organisés à la CAG. Activité 3.2. Effectuer des missions de monitorage dans les provinces ciblées par le projet - Le devis programme allait contribuer à la réalisation de missions dans les 4 provinces cibles du projet. - Pour être éligible ces missions doivent figurer dans le programme trimestriel de suiviévaluation de la CAG et l'agent doit présenter des termes de référence avant son départ. - Sont éligibles : per diem et tickets sur des vols nationaux - Modalité de paiement des frais de mission: 80% d avance, 20% payé sur présentation des pièces justificatives et rapport de mission Plusieurs missions ont été réalisées en moyenne 4 missions par trimestre dans les quatre provinces. C étaient des missions des moniteurs des provinces et des thématiques. Activité 6.4. Assurer les missions du Gestionnaire de projet dans les 4 provinces cibles - Le devis programme allait contribuer à la réalisation de missions dans les 4 provinces cibles du projet. - Pour être éligible ces missions doivent figurer dans le programme trimestriel de suiviévaluation de la CAG et l'agent doit présenter des termes de référence avant son départ. - Sont éligibles : per diem et tickets sur des vols nationaux - Modalité de paiement des frais de mission: 80% d avance, 20% payé sur présentation des pièces justificatives et rapport de mission Les ressources du DP1CAG ont financé des missions du gestionnaire du projet, du comptable du DPCAG aussi bien dans le cadre de mission conjointe ou non. 18

19 2 Développement des Zones de santé et continuité des soins 3. Appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé 33. réforme du financement Mise en place de l'approche sectorielle Appui au fonctionnement de la CAG et de l'agefin Activité 5.1. Assurer le financement du personnel et de l'activité CAG - Le devis programme devait contribuer au fonctionnement de la CAG. - Un groupe électrogène adapté à la charge prévue, du matériel informatique pour une mise en réseau, du mobilier de bureau, du mobilier de salle de réunion et un véhicule 4x4 commandé au cours du DP0 seront acquis - Des indemnités de fonction seront payées au régisseur et comptable régie déjà recrutés, ainsi qu'à un assistant administratif et financier, un chauffeur, un réceptionniste, 2 agents d'entretien, Les modalités sont décrites aux points b) - La réhabilitation du bâtiment annexe au FONAMES sera finalisée Pendant toute la durée du devis programme le fonctionnement de la CAG a été assuré. Il s agit : Les fournitures de bureau ont été fournis, les services de communication par téléphone et par internet ont été fournis ; le groupe électrogène acheté et été livré. Les primes des cadres de la CAG y compris du gestionnaire du projet qui a pris ses fonctions en février 2012, ont été payées. Le véhicule a été acheté mais la livraison est intervenue au DP2. Les travaux de bâtiment de la CAG ont été finalisés, le bâtiment réceptionné et occupé. Les mobiliers et le matériel informatique achetés. 35. réforme du système d'information sanitaire 3502 Amélioration de la qualité de l'information de toutes les composantes SNIS Développement des organes de coordination au niveau provincial et Central Activité 2.5. Organiser la revue annuelle nationale du secteur de la santé - Le devis programme devait contribuer à l'organisation de la revue annuelle du secteur de la santé - Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas, ticket avion des participants Le DP a appuyé la revue annuelle nationale 2010 du secteur, revue tenue à Lubumbashi comme développé ci-dessus (voir l activité CNP) 19

20 4. BILAN DE REALISATION FINANCIERE DU DP1CAG La situation budgétaire en euro du DP1CAG à la clôture, c est à dire au 31 mars 2012, se présente comme suit : Budget initial DP1 (régie) Budget à la fin du DP Montant décaissé Taux d exécution budgétaire en % euros ,88 euros 74,82 Le taux d exécution budgétaire à la clôture du DP a été de 74, 82%. 20

21 5. LEÇONS TIREES DU DP1CAG Le DP1 CAG a été la seule source de financement dont disposait la CAG pendant la phase de sa mise en œuvre. Il s agit d un DP qui a permis à la CAG non seulement de se mettre en place, de fonctionner et de se confirmer au sein des structures du MSP. En donnant les moyens de fonctionnement, le DP a permis à la CAG de produire les résultats qui était attendu de lui pendant la phase de négociation des autres financements dont les FM, le Royaume de la Belgique (coopération déléguée) et l Union européenne ( Projet d accélération aux OMD). Le DP a permis à la CAG de servir de structure d accueil à l Agfin, aujourd hui logé avec lui dans les mêmes locaux. D où on retiendra que ce DP a permis au Ministère de finaliser la mise en place de sa réforme sur le financement. La budgétisation du DP1CAG dans le format CDSMT a permis un alignement des activités du DP au PNDS et d en faciliter ainsi l exécution et a lisibilité. Malheureusement, à cause de ses ressources limitées, le DP n a pas aidé la CAG d aller jusqu au bout de sa mise en place. De nombreuses compétences et postes demeurent non pourvus. Le DP n a pas permis à la CAG de garder l ensemble de ses compétences recrutées. Il y eu de départs dont celui du gestionnaire du PAPNDS. Il y a eu aussi l arrivée du nouveau gestionnaire à deux mois de clôture du DP 5. DIFFICULTES RENCONTREES Parmi les obstacles rencontrés pendant la mise en œuvre du DP1CAG, on trouve sans être exhaustif deux plus grands: La coupure du réapprovisionnement a été à la base de la non réalisation de certaines activités qui étaient programmées. Finalement, c est tardivement en mars 2012 que le compte du devis programme a été réapprovisionné. Le mal état déjà fait. Cette situation qui a privé la CAG des ressources financières au moment où il en avait vraiment besoin a eu de répercussions sur la performance du DP et sur le taux de décaissement. Ainsi la plus part des activités inscrites à l avenant n 2, n ont pas pu être réalisées. Le départ du gestionnaire du PAPNDS et en même temps régisseur du DP1CAG a pesé lourdement sur la performance du DP1CAG. 6. SIGNATURES Pour Le Régisseur Le Comptable Prof Kwilu Nappa Jean-Rémy KANYAMA Coordonnateur National de la CAG 21

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