Feuilles de temps électronique - IRDPQ

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1 Tous les professionnels de recherche, le personnel administratif, technique et de soutien ainsi que les étudiants-employés payés par le système de paie du CIRRIS/IRDPQ doivent compléter leur feuille de temps électronique à chaque deux semaines. (Voir la «cédule des périodes de paies» aux pages 8 et 9). Délais pour compléter la feuille de temps : Idéalement, votre feuille de temps devrait être complétée le 2 e vendredi de la période de paie (voir pages 8 et 9) mais le délai absolu est 10 h le lundi matin suivant. Si votre feuille n a pas été complétée à temps, il est toujours possible pour votre personne ressource au CIRRIS de la compléter avec vous car elle a accès au système jusqu à 10h le mardi matin. Après ça, il devient compliqué de vous faire sortir une paie. Employés hors-site ou absents: Il est impossible de compléter votre feuille de temps si vous n êtes pas physiquement à l IRDPQ. Si vous travaillez hors-site ou que vous êtes absent, vous devez envoyer un courriel à votre personne ressource au CIRRIS pour lui communiquer les informations nécessaires pour qu elle puisse faire votre feuille de temps pour vous. Idéalement, vous devriez lui envoyer le type d information présenté dans le tableau cidessous : Vous pouvez copier et coller ce tableau et vous en servir dans un courriel. Date Arrivée Départ Arrêt repas Total heures travaillées Projets sur lesquels j ai travaillé : Chercheur projet numéro de budget Dimanche Lundi 8h30 16h30 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Mardi 9h00 17h00 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Mercredi 8h30 16h30 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Jeudi 12h Eve Sourdine Projet traîneau motorisé #1899 Vendredi 8h30 17h30 1h 8 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Samedi Dimanche Lundi congé 7 Congé Fête du travail Mardi 8h30 16h30 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Mercredi 8h30 16h30 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Jeudi Malade Vendredi 8h30 16h30 1h 7 Lionel Untel Projet soulier robotisé #1888 Samedi Totaux 63 travail 7 malade Projet #1888 = 50 heures Projet #1899 = 6 heures Férié = 7 heures Sans solde = 7 Note : je serai en vacances pour les deux prochaines semaines. Merci de faire ma feuille de temps. X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 1 sur 9

2 Guichet : Un petit icone «Guichet» devrait s afficher sur le bureau de votre ordinateur. S il n y en a pas, il faut téléphoner à Serge Landry au poste 2451 pour le faire ajouter. Premier accès au Guichet : Lors de votre premier accès, double cliquer sur l icône «Guichet» pour atteindre : votre Code utilisateur est votre numéro d employé à quatre chiffres et votre Mot de passe est votre date de naissance (aaaammjj). Ce qui vous mènera au menu principal : Changer le mot de passe : Vous pouvez maintenant changer votre mot de passe avec l option «6. Changer mot de passe». Horaire de l employé (option 1) Si vos heures et jours de travail ont été prédéterminés et qu ils sont relativement stables, vous pouvez demander à votre personne ressource de faire programmer votre horaire de travail dans le système, par exemple, de 8h à 16h avec 1h pour le lunch du lundi au vendredi. Il n est pas possible pour vous de programmer cette information vous-même. Une fois l horaire programmé dans le système, c est cette information qui apparaîtra automatiquement sur chacune de vos feuilles de temps. Vous n aurez qu à modifier l information si elle a varié au cours de la période (p. ex., congés, vacances, absence quelconque, heures modifiées, etc.). X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 2 sur 9

3 Si votre horaire de travail est variable ou à temps partiel, vous devrez saisir l information pour chacune des journées où vous avez travaillé au cours de la période. Feuille de temps (option 2) En cliquant sur l option 2, vous serez dirigé vers l écran de saisie : Les trois onglets en haut à gauche : Informations générales : Vous n avez pas à vous préoccuper de cette information. La seule information qui sera exacte est votre numéro d employé. Les autres informations, par exemple, votre titre d emploi, numéro de syndicat, etc. ont été standardisés pour tout le personnel du CIRRIS et n est pas significatif. Banques : Les banques de vacances sont créditées dans le système au 1 er mai de chaque année et les congés mobiles (si applicables) sont crédités au 1 er avril de chaque année. La banque Vac. jrs alloués X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 3 sur 9

4 est le nombre de jours où un employé peut s absenter pour des vacances et Vac. payables est le nombre de jours de vacances qui lui seront payés lorsqu il partira en congé. Un employé à temps partiel aura un nombre de jours de Vac. payables moindre ou à zéro car il aura déjà reçu 6 % ou 8% de plus sur chacune de ses paies pour compenser les vacances. Il a quand même droit au temps de congé qui s y rattache Vac. jrs alloués et ce, sans salaire. Le solde des banques est en temps réel à la date où la feuille doit être saisie (avant dernière colonne dans la cédule des périodes de paies aux pages 8 et 9). Pour le temps accumulé Temps acc., voir la section ci-dessous. Retour à l écran de saisie Double cliquer sur la date que vous voulez saisir, ce qui vous redirigera vers l écran suivant : X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 4 sur 9

5 Dans cet écran il faut saisir 3 choses (4 dans le cas d une absence): Le Type de transaction : cliquez sur et choisir présence ou absence selon le cas. Le Code horaire : cliquez sur et choisir «jour» dans le cas d une présence. Si vous avez indiqué une absence dans «type de transaction», plusieurs possibilités s offriront dans le code horaire : congé férié (13 choix), vacances, vacances non payées, etc. Ouvrez le menu déroulant et choisissez ce qui convient à votre absence. Dans le cas d une absence, il faut aussi inscrire un «j» dans Quart Les heures de travail : Dans la section «Heures», sous la colonne #1, (Par exemple, indiquez l heure d arrivée/entrée (08:45), l heure de départ/sortie (16:45) et le temps d arrêt pour le repas (1:00) ce qui donne un nombre de d heures de 7:00). Les heures sont saisies en minutes et non en centièmes d heure = 8:45m et non 8.75, malgré que le total de la journée s inscrira automatiquement en centième d heure. Il est très important que les heures inscrites à la feuille de temps reflètent la réalité pour des questions d assurances. Si vous travaillez des heures coupées (p. ex., 2 heures le matin et 2 heures en soirée, vous devez inscrire le deuxième segment d heures dans la colonne #2. Copier et coller Si une journée est identique à une journée précédente, vous pouvez «copier» et «coller» information. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la date à copier, choisir «copier», ensuite cliquez avec le bouton droit de la soumis sur la date à coller et choisir «coller». Vous pouvez modifier l information collée au besoin. Congés fériés Si vous travaillez à temps complet, vous devez inscrire les congés fériés dans votre feuille de temps lors de la survenue de ce congé («absence» et ensuite «Férié 01 [ou 02 ou 03 selon le cas] dans le menu déroulant). Les personnes à temps partiel reçoivent déjà 5,7% de plus sur chacune de leurs paies pour compenser les fériés donc il ne faut pas les inscrire dans la feuille de temps. Temps accumulé S il a été convenu à l avance avec votre supérieur, vous pourrez mettre du temps travaillé en réserve pour le reprendre plus tard. Par exemple, si vous avez travaillé 7½ heures, il faut créer une deuxième ligne pour la même journée (cliquez sur la date avec le bouton droit de la souris et choisir insérer) et indiquer «présence» dans le type de transaction et ensuite 00:30 de «banque temps taux simple» dans le code horaire. Attention, il ne faut pas que les heures indiquées chevauchent les autres heures de travail de cette même journée. Ce temps travaillé en surplus s accumulera dans le système de paie. Il est important que toutes vos heures travaillées, qu elles soient payées ou mises en banque, apparaissent sur votre feuille de temps pour qu elles soient comptabilisées officiellement (les heures inscrites sur un bout de papier peuvent se perdre) et pour une question d assurances. Reprise de temps accumulé Lorsque vous reprendrez votre temps en congé, il faut indiquer une «absence» dans le type de transaction et ensuite «banque temps (reprise de temps)» dans le code horaire. Ne pas oublier le petit «j» dans Quart. Vous devez consulter votre banque pour ne pas excéder le nombre d heures en réserve car il n est pas possible d emprunter des heures pour les travailler plus tard, elles seront sans solde. (Vous aurez peut-être à insérer une deuxième ligne pour la journée en question (cliquez sur la date avec le bouton droit de la souris et choisir insérer) si ce n est pas la seule transaction pour cette même journée. X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 5 sur 9

6 Département (dans la page de saisie): Attention : Si votre personne ressource vous a dit que vous deviez changer le numéro de département (pour certaines personnes seulement), voici la procédure. Sinon, passez à la section «Message» car votre salaire sera toujours imputé au même budget pour être refacturé au bon projet de recherche par la suite. Dans l écran de saisie, double cliquez sur la journée voulue, ce qui vous mènera à cet écran : Dans le rectangle vis-à-vis Département : un numéro de 4 chiffres sera inscrit, c est le numéro du budget où votre salaire sera imputé. Chaque projet de recherche a son numéro. À droite de «Département :» et du numéro (i.e. 1815) cliquez sur le + et ensuite sur les, ce qui vous mènera vers cet écran : Dans la nouvelle fenêtre, cliquez le menu déroulant juste à droite du mot «description» et choisissez «Numéro». Votre code de budget devrait s afficher. Double cliquez sur votre numéro de budget et vous retournerez à la page de saisie de la journée. X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 6 sur 9

7 Messages : Si vous avez travaillé sur plusieurs projets de recherche il est impératif d en faire mention dans «Message» en cliquant sur le petit bouton tout au bas de l écran. Voici un exemple de ce qui est requis ici. Si vous prévoyez partir en vacances dans les semaines suivantes, il faut le mentionner dans «Message» pour que votre personne ressource complète votre feuille de temps pendant votre absence. Exemple de message de vacances : «Bonjour, Veuillez SVP prendre note que je serai en vacances au cours des deux prochaines semaines. Pourriez-vous SVP compléter ma feuille de temps pendant mon absence. Merci. Aline Lajoie.» Besoin d un relevé d emploi : Il faut inscrire un «Message» si c est votre dernière journée de travail (p. ex., départ en congé de paternité, fin de contrat, etc.) pour obtenir un relevé d emploi. Le service de la paie ne le produira pas automatiquement donc votre personne ressource doit le demander expressément. Appliquer et fermer : Quand vous aurez terminé d entrer l information d une journée ou d une semaine, n oubliez pas de cliquer «Appliquer» et ensuite «Fermer» dans le coin inférieur droit. Si non, le système n enregistrera pas les changements. Un petit apparaîtra dans la colonne «Validé». Il est toujours possible de changer les informations tant que votre feuille n aura pas été approuvée par la personne ressource. Normalement, l approbation des feuilles de temps se fait après la fermeture de l accès des employés, c est-à-dire, après 10h le lundi matin. X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 7 sur 9

8 Relevé de paie (option 3) : 3 du menu principal pour consulter ou imprimer votre relevé de paie. Changement d adresse et d informations personnelles (option 5) : du menu principal. Vous devez également aviser votre personne ressource de ce changement (par courriel ou dans «Message») pour qu elle puisse faire changer votre information personnelle dans d autres systèmes (p. ex., aux finances). Assistance : Bien entendu, votre personne ressources est là pour vous dépanner si vous avez des questions, des problèmes ou que le système semble faire des siennes. N hésitez pas à communiquer avec elle. Cédule des périodes de paies : 2015 Période À saisir au de paie # Début Fin plus tard à 16h le Versée le décembre décembre décembre janvier décembre janvier janvier janvier janvier janvier janvier février janvier février février février février février février mars février mars mars mars mars mars mars avril mars avril avril avril avril avril avril avril avril mai mai mai mai mai mai mai mai mai mai juin mai juin juin juin juin juin juin juillet juin juillet juillet juillet juillet juillet juillet août juillet août août août août août août septembre août septembre septembre septembre septembre septembre septembre octobre septembre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre novembre novembre novembre novembre novembre novembre novembre novembre décembre novembre décembre décembre décembre 2015 X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 8 sur 9

9 2016 Période À saisir au de paie # Début Fin plus tard à 16h le Versée le décembre décembre décembre janvier décembre janvier janvier janvier janvier janvier janvier février janvier février février février février février février mars février mars mars mars mars mars mars mars mars avril avril avril avril avril avril avril avril avril avril mai mai mai mai mai mai mai mai juin mai juin juin juin juin juin juin juillet juin juillet juillet juillet juillet juillet juillet août juillet août août août août août août septembre août septembre septembre septembre septembre septembre septembre septembre septembre octobre septembre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre octobre novembre octobre novembre novembre novembre novembre novembre novembre décembre novembre décembre décembre décembre 2016 X://AAA-Documents et Formulaires partagés/30b-feuille de temps électronique - IRDPQ Page 9 sur 9

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