2. Sommaire des principales conventions comptables

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1 Notes complementalres aux etats financiers COMMISSARIAT A LA PROTECTION DE LA VIE PRIVF:E nu CANADA 1. Pouvoirs et objectifs Le Commissariat it la protection de la vie privee du Canada (Ie «Commissariat») a ete cree en vertu de la Loi sur Laprotection des renseignements personnels, en vigueur depuis Ie 1er juillet La commissaire it la protection de la vie privee est un haut fonctionnaire du Parlernent, qui est independant et nomme par le gouverneur en conseil apres approbation par resolution du Senat et de la Chambre des communes. Le Commissariat est enumere sous I'annexeI.l de la Loi sur la gestion desfinances publiques et est finance au moyen de credits annuels. La Cornmissaire rend des comptes directement au Parlernent. Les objectifs du Commissariat it la protection de la vie privee du Canadasont : vi vi I'examen des plaintes et la tenue de verifications; la publication des informations sur les pratiques appliquees dans les secteurspublic et prive en matiere de traitement des renseignementspersonnels; vi vi I'initiative de mener des recherchessur des questions liees it la protection de la vie privee; et la sensibilisation et la comprehension de la population canadiennesur des questions touchant la vie privee. 2. Sommaire des principales conventions comptables Les presents etats financiers ont ete prepares conformement aux conventions comptables du Conseil du Tresor, qui sont conformes aux principes comptables generalementreconnus du Canadapour le secteurpublic. Les principales conventions comptables sont les suivantes : (a) Somme (I recevoir du Tresor La sornme it recevoir du Tresor represente Ie montant que Ie Commissariat peut tirer du Tresor, sans credits supplernentaires, pour pouvoir s'acquitter de sesobligations. (b) Credits parlementaires Le Commissariat it la protection de la vie privee du Canada est finance par le gouvernement du Canada au moyen de credits parlementaires. Les credits consentis au Commissariat ne correspondent pas it la presentation des rapports financiers en conformite avec les principes comptables generalement reconnus etant donne que les credits sont fondes, dans une large mesure, sur les besoins de tresorerie. Par consequent, les elements cornptabilises dans l'etat des resultats et dans l'etat de la situation financiere ne sont pas necessairernentles memes que ceux qui sont prevus par les credits parlementaires. La note 4 presenteun rapprochement general entre les deux methodes de rapports financiers. (c) Encaissenettefournie par Iegouvernement Le Commissariat fonctionne au moyen du Tresor, qui est administre par le receveur general du Canada. La totalite de l'encaisserecue par le Commissariat est 'deposeeau Tresor, et tous les decaissementsfaits par Ie Commissariat sont preleves sur le Tresor, L'encaisse nette foumie par le gouvernernentest la difference entre toutes les rentreeset toutes les sorties de fonds, y compris les operations entre les ministeres au sein du gouvernementfederal.

2 2. Sommaire des principales conventions comptables (suite) (d) Charges Les chargessont cornptabilisees selon la methode de la comptabilite d'exercice : -I Les contributions sont comptabilisees dans I'exercice au cours duquel Ie beneficiaire a satisfait aux criteres d'admissibilite ou a rempli les conditions de I'accord de transfert. -I Les indernnites de vacances et de conges compensatoires sont passeesen charges au fur et a mesure que les employes en acquierent Ie droit en vertu de leurs conditions d'emploi respectives. -I Les services recus gratuitement d'autres ministeres sont comptabilises a titre de charges de fonctionnement a leur cout estimatif. (e) A vantages sociaux futurs Prestations de retraite : Les employes admissibles participent au Regime de retraite de la fonction publique, un regime multi employeurs administre par Ie gouvernement du Canada. Les cotisations du Commissariat au regime sont passeesen charges dans I'exercice au cours duquel elles sont engageeset elles representent I'obligation totale du Commissariat decoulant du Regime. En vertu des dispositions Iegislatives en vigueur, Ie Commissariat n'est pas tenu de verser descotisations au titre de I'insuffisance actuarielle du regime. ii lndemnites de depart : Les employes ont droit a des indernnites de depart, prevues dans les conventions collectives ou les conditions d'emploi. Ces indernnites s'accumulent a mesure que les employes effectuent les services necessairespour les gagner. L'obligation au titre des avantagessociaux gagnes par les employes est calculee a I'aide de I'information provenant des resultats du passif determine sur une baseactuarielle pour les indemnites de depart pour I'ensembledu g;ouvernement. (f) Creances Les creancessont cornptabilisees en fonction des montants que I'on prevoit realiser. Une provision est etablie pour les creancesdont Ie recouvrement est incertain.

3 2. Sommaire des principales conventions comptables (suite) (g) Immobilisations corporelles Toutes les immobilisations corporelles et les ameliorations locatives dont Ie cout initial est d'au moins $ sont comptabilisees a leur cout d'achat. Les immobilisations corporelies sont arnorties selon la methode lineaire sur la duree de leur vie utile estimative, comme suit: Categoric d'immobilisation corporelle Periode d'amortissement Materiel et outillage Materiel informatique Logiciels Autre materiel Ameliorations locatives 3 ans 3 ans 3 ans 10 ans Le rnoindre de la duree du bail ou de la vie utile (II) IIIcertitude relative a la mesure La preparation des presents etats financiers conforrnement aux conventions comptables du Conseil du Tresor, qui sont conformes aux principes comptables generalement reconnusdu Canadapour le secteur public, exige de la direction qu'elle fassedesestimations et pose des hypothesesqui influent sur les montants declares des actifs, des passifs et des charges presentesdans les etats financiers. Au moment de la preparation des presents etats financiers, la direction considere que les estimations et les hypotheses sont raisonnables.les principaux elements pour lesquels des estimations sont faites sont le passif eventuel, Ie passif pour les indernnites de depart et la duree de vie utile des imrnobilisations corporelies. Les resultats reels pourraient differer des estimations de maniere significative. Les estimations de la direction sont examinees periodiquement et, a mesure que les rajustements deviennent necessaires,ils sont constates dans les etats financiers de l'exercice OU ils sont connus. 3. Changement de convention comptable En , Ie Commissariat a modi tie sa facon de comptabiliser les immobilisations corporelles. Le Commissariat a adopte une convention comptable afin de capitaliser individuellement les articles ayant un cout initial de $ et plus. Ceci represente un changernent par rapport aux exercices precedents alors que Ie Commissariat capitalisait sur la base du total d'une facture de $ et plus. La direction estirne que cette nouvelle convention comptable donne des informations plus utiles. Suite a cette modification, il en a resulte que certains items comptabilises precedernrnentcomme immobilisations corporelies ne rencontraient plus les exigencesde la convention comptable. Ce changement a ete applique retroactivement, Par consequent, les etats financiers de I'exercice termine au 31 mars 2008 ont ete redresses.l'incidence de ce changernentest presentedans le tableau ci-dessous, (en milliers de dollars) Etat des resultats Amortissement Materiel Total des chargesde fonctionnement Cout de fonctionnement net Tel qu'etabli Incidence de la Montant anterieurement correction redress!' 467 ( 97) Etat de la situation financiere Immobilisations corporelies 1449 ( 288) Actiftotal 3571 ( 288) 3283 Avoir du Canada ( 473) ( 288) ( 761) Total du passif et de I'avoir du Canada 3571 ( 288) 3283

4 4. Credits parlementaires Le Commissariat recoit la plus grande partie de son financement au moyen de credits parlementaires annuels. Les elements comptabilises dans l'etat des resultats et l'etat de Lasituation financiere d'un exercice peuvent etre finances au moyen de credits parlementairesqui ont ete autorises dans des exercices precedents, pendant I'exercice en cours ou qui Leseront dans des exercices futurs. En consequence, les resultats de fonctionnement nets du Commissariat different selon qu'ils sont presentes selon Le financement octroye par Ie gouvernement ou selon la methode de Lacomptabilite d'exercice. Les differences sont rapprocheesdans les tableaux suivants : (a) Rapprochement du cout defonctionnement net et des credits parlementaires de l'exercice en cours : (ell milliers de dollars) (Redresse, voir note 3) Cout de fonctionnement net Rajustementspour les elements ayant une incidence sur le cout defonctionnement n'ont pas d'incidence sur les credits: Ajouter (deduire) : net, mais qui Services recus gratuitement (2332) ( I 707) Amortissement des immobilisations corporelies ( 400) ( 370) Crediteurs d'exercices precedents Indernnites de vacanceset conges compensatoires ( 97) ( 82) lndemnites de depart ( 1 469) ( 53) Autres Rajustementspour les elements sans incidence sur Ie cout defonctionnement net, mais ayant line incidence sur les credits: Ajouter (deduire) : Acquisition d'immobilisations corporelles Variation des chargespayees d'avance Credits de I'exercice en cours utilises (b) Credits foumis et utilises : Credit 45 - Depenses deprogramme Cotisations legislatives aux regimes d'avantagessociaux Credits non utilises : Fonctionnement ( 230) ( I 826) Credits de I'exercice en cours utilises

5 4. Credits parlementaires (suite) (c) Rapprochementde l'encaissenettefournie par le gouvernementetdescreditsde l'exerciceell coursutilises : Encaissenette fournie par Ie gouvernement Variation des creanceset des avances 147 ( 9) Variation des crediteurs et chargesa payer 1000 ( 96) Variation des salaires a payer Autres ajusternents Credits de I'exercice en cours utilises creances et avances Le tableau suivant donne Ie detail des creanceset des avances: (en milliers de dollars) Creances- Autres rninisteres et organismes federaux Creances- Tiers Avances aux employes

6 6. Immobilisations corporelles Coflt Solde Soldede (en milliers de dollars) d'ouverture Acquisitions Alienations cloture (Redresse, voir note 3) Materiel et outillage 4 4 Materiel informatique ( 548) 1430 Logiciels ( 27) 469 Autre materiel Ameliorations locatives ( 575) 3296 Amortissement cumule Solde Solde de (en milliers de dollars) d'ouverture Amortissement Alienations cloture (Redresse, voir note 3) Materiel et outillage Materiel infonnatique ( 548) 844 Logiciels ( 27) 381 Autre materiel Ameliorations locatives ( 575) 1827 Valeur comptable nette (en milliers de dollars) Solde d'ouverture (Redresse, voir note 3) Solde de cloture Materiel et outillage Materiel informatique Logiciels Autre materiel Ameliorations locatives Valeur comptable nette La charge d'amortissement de l'exercice termine Ie 31 mars 2009 s'eleve it $ ( $ en 2008).

7 7. Avantages sociaux (a) Prestations de retraite Les employes du Commissariat participent au Regime de retraite de la fonction publique, qui est parraine et adrninistre par Ie gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une periode maximale de 35 ans au taux de 2 % par annee de services validables multiplie par la moyenne des gains des cinq meilleures annees consecutives, Les prestations sont integrees aux prestations du Regime de pensionsdu Canada et du Regime de rentes du Quebec et sont indexeesit I'inflation. Tant les employes que Ie Commissariat versent des cotisations it l'egard du cout du regime. En , la charge s'eleveit I $ (I $ en ), soit environ 2,0 ( 2,1 en ) fois les cotisations des employes. La responsabilite du Commissariat relative au regime de retraite se limite aux cotisations versees. Les excedents ou les deficits actuariels sont constates dans les etats financiers du gouvernementdu Canada, en sa qualite de repondant du regime. (b) Indemnites de depart Le Commissariat verse des indemnites de depart aux employes en fonction de l'admissibilite, des anneesde service et du salaire final. Ces indernnites ne sont pas capitalisees. Les indemnites seront prelevees sur les credits futurs. Voici quelles etaient les indemnites de depart au 31 mars: Obligation au titre des indemnites constituees, debut de I'exercice Charge de I'exercice lndemnites verseespendant I'exercice ( 156) ( 229) Obligation au titre des indernnites constituees, fin de I'exercice Obligations contractuelles De par leur nature, les activites du Commissariat peuvent donner lieu it des contrats et des obligations en vertu desquels Ie Commissariat sera tenu d'effectuer des paiernents echelonnes sur plusieurs annees pour I'acquisition de biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut etre faite : (en milliers de dollars)

8 9. Operations entre apparentes En vertu du principe de propriete commune, Ie Commissariat est apparentea tous les ministeres, organismes et societes d'etat du gouvernement du Canada. Le Commissariat conclut des operations avec cesentites dans le cours normal de sesactivites et selon des modalites commerciales normales. Au cours de I'exercice, Ie Commissariat a passeen charges $ ( $ en 2008) au titre d'operations conclues avec d'autres ministeres, organismes et societes d'etat. Ce montant comprend les services recus gratuitement d'une valeur de $ (I $ en 2008). comme il est indique a la partie (a). (a) Services recus gratuitement : Au cours de I'exercice, Ie Commissariat a recu gratuitement des servicesd'autres ministeres (installations, cotisations de I'employeur aux regimes de soins de sante et de soins dentaires, services de paie et services de verification). Ces services gratuits ont ete constatescomme suit dans l'etat des resultats : Installations fournies par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Cotisations payeespar Ie Secretariat du Conseil du Tresor correspondanta la quote-part de I'employeur des primes d'assuranceet des depensespour les employes Services de paie fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 6 4 Services de verification fournis par Ie Bureau du verificateur general du Canada (b) Soldes des crediteurs et creances avec des apparentes it la fin de l'exercice : Creances- Autres ministeres et organismes Crediteurs - Autres ministeres et organismes Avoir du Canada L'avoir du Canada, qui est presentement dans une situation deficitaire, representele passif du Commissariat, apres deduction des immobilisations corporelies et des chargespayeesd'avance, qui n'ont pas encore ete finances par des credits. Les passifs au titre des indernnites de depart et des vacances en constituent les principaux elements. eel montants seront finances par les credits parlementaires des exercices ulterieurs a mesurequ'ils seront payes. 11. Chiffres correspondants Les chiffres de I'exercice precedent ont ete reclassesafin de les rendre conformes,'i 1(( prcscntation adopteepour l'cxcrcicc en cours.

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