Guide pratique

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1 6.23 RESPECT DE LA LOI SUR LES NORMES DU TRAVAIL Cette production n'est disponible que pour les organismes qui possèdent la fonction «Gestion des avantages sociaux monnayés». Cette production permet, dans un premier temps, de détecter les employés pour qui le minimum de 4% (ou 6% pour certains) de vacances n'a pas été versé pendant une année budgétaire donnée. Dans un deuxième temps, elle permet d'effectuer un ajustement aux vacances versées lorsque le minimum n'a pas été atteint. L'ajustement se présente sous forme de paiement(s) sur pièce(s). Selon la Loi sur les normes du travail, l'employeur est tenu de verser un minimum de 4% du salaire brut aux employés ayant moins de 5 ans de service continu et un minimum de 6% pour les employés ayant 5 ans et plus de service continu. Le salaire brut est défini comme étant le salaire gagné pendant l'année budgétaire en incluant les avantages sociaux et les diverses indemnités. Il sera possible de définir quels sont les codes de paiement qui devront être considérés comme étant du salaire gagné. La fonction tient compte des différentes méthodes utilisées pour verser les vacances. Mentionnons, entre autres, les situations suivantes : # Pour un organisme qui ne verse pas les montants de vacances (prévus dans la Loi sur les normes du travail) durant l'année et qui verse seulement le minimum prévu par cette loi, cette production permettra de calculer ce minimum et de produire le versement des vacances. # Pour un organisme qui ne verse pas d'indemnité de vacances pour la période qui suit l'obtention d'un contrat, que le versement des vacances soit effectué périodiquement ou annuellement, il est possible que, pour certains dossiers, le minimum n'ait pas été atteint. Cette production permettra d'identifier ces dossiers et de produire l'ajustement. # Pour un organisme qui a comme politique, d'accorder l'indemnité de vacances même suite à un contrat (donc, il accorde plus que la FCSQ recommande), le déclenchement de cette production n'est pas nécessaire car, normalement, tous les dossiers auront reçu le minimum de 4% tel que prévu par cette loi. Guide pratique

2 Que les vacances (4 ou 6%) soient déjà versées ou non, deux éléments importants sont à considérer dans le choix du moment pour déclencher cette production. Premièrement, le paiement des vacances autres que L.N.T. (les 7 ou 8%) doit avoir été versé précédemment. Ce paiement peut être soit dans l'historique des paiements ou dans les paiements sur pièces du dossier. Deuxièmement, il serait préférable que le dernier calcul de l'année soit terminé (en incluant le transfert aux historiques). Ceci permet d'évaluer de façon précise, le salaire gagné pendant l'année. Il est possible de déclencher cette production avant le dernier calcul de paie de l'année mais ceci implique que le salaire automatique des périodes non versées ne sera pas considéré dans le salaire gagné de l'année. Il est possible de déclencher la production pour l'ensemble des dossiers, pour une catégorie d'employés (par groupe de paie, corps d'emploi ou statut d'engagement) ou pour des dossiers bien précis. La sélection d'un dossier en particulier est utile lorsque l'employé quitte en cours d'année et que l'on veut s'assurer que le minimum de vacances a été versé. La production peut être déclenchée de façon préliminaire, c'est-à-dire qu'aucun paiement sur pièce ne sera généré. Que le type d'exécution soit préliminaire ou final, le rapport «Respect de la Loi sur les normes du travail» est produit. Il contient l'ensemble des dossiers sélectionnés si le minimum du montant de l'ajustement n'est pas spécifié ou seulement les dossiers pour lesquels l'ajustement dépasse ou égale ce minimum sinon. Ce rapport fait état des différents paramètres utilisés dans la vérification du dossier. Lorsqu'un ajustement doit être versé, un ou des paiements sur pièces sont générés en considérant les emplois et les comptes budgétaires des paiements reçus pendant les périodes où l'employé avait droit aux vacances L.N.T PAIE

3 SERVICES OFFERTS # La plaquette <Démarrer> ([F2]) permet de déclencher la production. La fenêtre d'impression s'affichera pour permettre de modifier les paramètres d'impression. Une fois l'impression déclenchée, la fenêtre de déroulement permet de suivre les différentes étapes de la production. # La plaquette <Tri> ([Alt + I]) affiche la fenêtre permettant de modifier l'ordre de tri à l'impression des rapports (Section ). # La plaquette <Dossiers> ([Alt + S]) permet d'accéder à la fenêtre où sont spécifiés les employés à traiter (Section ). # La fonction Jeux d écrans permet de conserver et de rafraîchir les informations présentes dans cette fenêtre (Section 9.3). Guide pratique

4 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DE DONNÉES Année de référence : ANNÉE BUDGÉTAIRE Code : CODE DE PAIEMENT No pièce : NUMÉRO DE PIÈCE Compte budg. : COMPTE BUDGÉTAIRE DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES ANNÉE BUDGÉTAIRE Il est possible de déclencher cette production pour l'année budgétaire courante ou les précédentes. CODE DE PAIEMENT Il s'agit du code du paiement utilisé pour générer le paiement sur pièce. Ce code doit être complété lors d'une exécution finale. Il doit commencer par 20, être un avantage social monnayé de type «Vacances L.N.T.» et avoir un facteur de pondération à 1, CODES VACANCES L.N.T. Apparaissent dans cette liste de défilement, les codes d'avantages sociaux monnayés de type «Vacances L.N.T.», existant dans la table des codes de paiement et dont le facteur de pondération est inférieur à 1, Le ou les code(s) sélectionné(s) permettent de connaître le minimum à appliquer (4%, 6% ou un autre pourcentage). Il est obtenu à partir du facteur de pondération du paiement (selon la table des paiements). Donc, les codes sélectionnés doivent tous avoir le même facteur de pondération PAIE

5 De plus, si l'option SÉLECTION SELON LES CODES L.N.T. est cochée, le dossier doit posséder au moins un avantage social monnayé avec un de ces codes sélectionnés et celui-ci doit être effectif pendant l'année de référence traitée. Ceci permet, entre autres, de faire la distinction entre les dossiers dont le minimum est 6% et les autres (avec un minimum de 4%). Pour les organismes qui comptent verser les vacances avec cette production, il est recommandé d'inscrire l'avantage social monnayé «Vacances L.N.T. 6%» (avec un mode de versement annuel) pour les dossiers concernés. Pour ceux bénéficiant du 4%, l'inscription de cet avantage est facultative. De cette façon, il sera possible de déclencher cette production en deux temps : premièrement, pour les dossiers ayant droit au 6% (en utilisant l'option SÉLECTION SELON LES CODES L.N.T.) et, deuxièmement, pour tous les dossiers (sans l'option SÉLECTION SELON LES CODES L.N.T.). MONTANT MINIMUM PAR DOSSIER S'il égale zéro, tous les dossiers sélectionnés ayant du salaire gagné pendant l'année de référence apparaîtront sur le rapport. S'il est supérieur à zéro, seuls les dossiers pour lesquels le montant dû est supérieur ou égal à ce minimum, apparaîtront sur le rapport et recevront un ajustement. PAIEMENTS AUXQUELS ON APPLIQUE 8% Il s'agit de la liste des codes de paiement reconnus comme faisant partie du «salaire au contrat». Pour évaluer les vacances déjà versées pour les périodes où l'employé a eu droit à des jours de vacances ou des vacances incluses dans le salaire, un pourcentage (normalement, 8%) est appliqué sur le «salaire au contrat». Les paiements sélectionnés dans cette liste seront considérés dans le «salaire au contrat». Il est possible de sélectionner plusieurs codes de paiement ou des regroupements de codes. Par exemple, en sélectionnant le paiement , tous les codes de paiement commençant par 1010 seront sélectionnés. Les codes de paiement sélectionnés ici doivent d'abord faire partie des codes de paiement du SALAIRE GAGNÉ. Guide pratique

6 POURCENTAGE DES VACANCES PENDANT UN CONTRAT Pour l'employé dont les vacances sont incluses dans le salaire ou des jours de vacances lui sont accordés, afin d'évaluer un montant correspondant aux vacances, il faut appliquer ce pourcentage. La valeur par défaut est 8,00%. SALAIRE GAGNÉ Il s'agit de la liste des codes de paiement reconnus comme faisant partie du salaire gagné (requis pour évaluer le minimum de vacances auquel l'employé a droit). Apparaissent dans cette liste de défilement, tous les codes de paiement présents dans la table des paiements sauf les avantages sociaux monnayés de type «Vacances». Il est possible de sélectionner plusieurs codes de paiement ou des regroupements de codes. Par exemple, en sélectionnant le paiement , tous les codes de paiement commençant par 1010 seront sélectionnés. Il est à noter que les codes de rétro Année précédente devraient faire partie du salaire gagné car la production tient compte également des dates effectives des paiements. PRÉALABLES Cette production exige que les statuts d'engagement inscrits à l'historique des emplois des dossiers correspondent à la réalité. C'est à partir de cette information qu'il est possible de savoir quand l'employé a eu droit à quoi. La table des statuts d'engagement doit également avoir été complétée. Idéalement, il faudrait que tous les paiements effectifs pour l'année de référence spécifiée soient présents à l'historique des paiements. Les paiements en cours (dans les paiements sur pièces) sont également considérés mais la production ne peut tenir compte des paiements automatiques à venir dans l'année de référence spécifiée. Si d'autres paiements effectifs dans cette année sont à prévoir ultérieurement, il est possible de déclencher une deuxième fois la production, pour la même année PAIE

7 Les autres paiements de vacances (entre autres, le 8% accordé selon les conventions collectives) doivent avoir été versés avant de déclencher cette production. FONCTIONNEMENT 1. Choix des dossiers En plus de répondre aux critères de sélection de la fenêtre «Sélection des dossiers», les points suivants sont considérés: # Si l'utilisateur inscrit des matricules, ces dossiers sont automatiquement sélectionnés. # Sinon, le dossier ne doit pas être inactif, ni incohérent et il doit posséder au moins un emploi actif pendant l'année de référence. # Si l'option «Sélection selon les codes L.N.T.» est cochée, le dossier doit posséder au moins un avantage social monnayé dont le code fait partie des codes de vacances L.N.T. sélectionnés. De plus, l'avantage social doit être effectif à un moment donné pendant l'année de référence. Pour être effectif, il doit avoir une date de début plus petite ou égale au 30 juin de la fin de l'année de référence et avoir une date de fin (si présente) plus grande ou égale au 1er juillet de l'année de référence. # Peu importe la sélection utilisée, si, selon l'historique des emplois, l'employé n'a droit à aucun type de vacances pendant l'année de référence, le dossier est automatiquement exclu du traitement. Guide pratique

8 2. Traitement du dossier Pour chaque dossier sélectionné, le traitement suivant est effectué: A) Recherche du SALAIRE GAGNÉ À partir de l'historique des paiements et des paiements sur pièces, les montants des paiements dont le code fait partie de la liste appelée SALAIRE GAGNÉ et dont les dates effectives font partie de l'année de référence spécifiée à l'écran sont accumulés dans SALAIRE GAGNÉ. Ainsi, des montants de rétro versés dans l'année courante mais effectifs dans l'année précédente ne feront pas partie du SALAIRE GAGNÉ de l'année courante. Les avantages sociaux de type «Vacances» sont automatiquement exclus du montant de SALAIRE GAGNÉ. B) Calcul du MINIMUM REQUIS MINIMUM REQUIS = SALAIRE GAGNÉ * POURC. MINIMUM 100 où POURC. MINIMUM provient du facteur de pondération des codes de vacances L.N.T. sélectionnés. C) Calcul des Vacances monnayées à date Il s'agit de la somme de deux éléments : - Vacances monnayées selon la Loi sur les normes du travail. Ce montant provient de la somme des paiements de type «Vacances L.N.T.», présents dans l'historique, et dont les dates effectives font partie de l'année de référence spécifiée à l'écran. - Vacances monnayées Autres. Il s'agit des vacances monnayées selon les conventions collectives (les 7 et 8%). Il est obtenu de la même façon que pour l'élément précédent sauf qu'il concerne les paiements de type «Vacances» sans être L.N.T PAIE

9 D) Calcul des Vacances accordées en jours - Étant donné qu'il est difficile de connaître le nombre de jours de vacances accordés, ce montant est évalué à partir du salaire gagné pendant les périodes où l'employé avait droit à des jours de vacances (selon les statuts d'engagement à l'historique des emplois) auquel on applique 8% ou plus spécifiquement, le «pourcentage des vacances pendant un contrat» tel que spécifié à l'écran. Les paiements considérés ici, sont ceux dont le code fait partie de la liste de défilement appelée «Paiements auxquels on applique 8%» et dont l'emploi donne droit à des jours de vacances (selon son statut à la date de début du paiement). E) Calcul des Vacances incluses dans le salaire - Lorsqu'un enseignant obtient un contrat, les vacances sont incluses dans le salaire. Le montant de vacances correspondant est évalué à partir du salaire gagné pendant les périodes où l'employé avait droit à des vacances incluses dans le salaire (selon les statuts d'engagement à l'historique des emplois) auquel on applique 8% ou plus spécifiquement: POURC. DES VAC. PENDANT UN CONTRAT POURC. DES VAC. PENDANT UN CONTRAT Ainsi, si ce pourcentage vaut 8%, les vacances des enseignants égaleront 8/108 du salaire gagné pendant le contrat. Les paiements considérés ici, sont ceux dont le code fait partie de la liste de défilement appelée «Paiements auxquels on applique 8%» et dont l'emploi donne droit à des jours de vacances (selon son statut à la date de début du paiement). Il existe une exception concernant les paiements d'ajustement 10 mois (105002). Pour ces paiements, il n'est pas nécessaire que ses dates effectives correspondent à une période où l'employé avait droit à des vacances incluses dans le salaire. Guide pratique

10 F) Calcul du montant dû Premièrement, il faut évaluer la somme des vacances versées. Elle correspond à la somme des montants suivants : vacances monnayées selon la L.N.T.; vacances monnayées Autres; vacances accordées en jours et vacances incluses dans le salaire. Ensuite, le montant dû est évalué de cette façon : MONTANT DÛ = MINIMUM REQUIS - VACANCES VERSÉES S'il est négatif, le montant dû apparaîtra à 0 sur le rapport. S'il est inférieur au minimum par dossier (et si celui-ci est différent de 0), le dossier n'apparaîtra pas sur le rapport. G) Génération de l'ajustement Lorsqu'un montant dû (différent de zéro) est supérieur ou égal au minimum par dossier et qu'il s'agit d'une exécution finale, il y a génération de paiement(s) sur pièce(s). L'ajustement est réparti au prorata des paiements concernés et des comptes budgétaires utilisés. Les paiements concernés sont ceux associés à un emploi qui a droit aux vacances L.N.T. (à la date de début du paiement) et dont la référence existe encore au dossier. Les comptes budgétaires sont ceux associés à ces paiements. Par exemple, si un employé a 2 emplois pendant la période L.N.T.:. emploi A avec des paiements totalisant 100,00$ (dont 70,00$ au compte X et 30,00$ au compte Y). emploi B avec des paiements totalisant 200,00$ (dont 100,00$ au compte Y et 100,00$ au compte Z) En supposant un ajustement de 10,00$, 4 paiements sur pièces seront générés:. Paiement A = 2,33 ( 70/300 * 10,00) avec emploi A et compte X. Paiement B = 1,00 ( 30/300 * 10,00) avec emploi A et compte Y. Paiement C = 3,33 (100/300 * 10,00) avec emploi B et compte Y. Paiement D = 3,34 (reste) avec emploi B et compte Z PAIE

11 Donc, un paiement sur pièce est généré pour chaque combinaison emploi/compte budgétaire présente pendant les périodes où l'employé avait droit aux Vacances L.N.T.. Voici le détail du contenu du paiement sur pièce : Code de paiement Référence Date de début Tel que spécifié à l'écran Référence de l'emploi «concerné». Voir ci-haut pour plus de détails Plus petite date de début des paiements «concernés». Date de fin Plus grande date de fin des paiements «concernés». Nb d'unités 0 Taux 0 Mode Blanc Facteur de pondération 1, Montant Voir l'exemple ci-haut Compte budgétaire Si le compte budgétaire est présent à l'écran, c'est ce compte. Sinon, voir l'exemple ci-haut Lieu de travail Lieu de travail principal No pièce Tel que spécifié à l'écran Indic. Répart. A.-C. = 2 si l'employé a au moins un emploi actif automatique (réparti dans la période courante) = 3 sinon (dernière semaine où il y a eu gains cotisés) Indic. provenance Numéro de session P1 ZRLNT Pour consulter les paiements générés, il existe deux possibilités : imprimer la liste de contrôle des paiements ayant un numéro de session égal à ZRLNT ou imprimer la section «Paiements sur pièces» du dossier. Guide pratique

12 PARTICULARITÉS # Il est possible de déclencher plus d'une fois cette production, et ce, même pour une exécution finale. Les paiements d'ajustements déjà versés (qu'ils soient à l'historique des paiements ou dans les paiements sur pièces) seront considérés. Ceci peut s'avérer utile, entre autres, suite à une rétroactivité des paiements sur pièces qui concerne une année précédente. # Pour cette même raison, il n'y a pas de problème à interrompre la production PAIE

13 Les critères de tri La plaquette <Tri> ([Alt + I]) affichera la fenêtre de sélection des critères de tri. Les différents critères de tri sont : - le Lieu de travail - le Nom - Matricule - le Matricule SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour permettre de conserver les informations inscrites dans la fenêtre jusqu à l impression de la liste. Guide pratique

14 La sélection des dossiers La plaquette <Dossiers> affichera la fenêtre permettant de sélectionner les dossiers à traiter. SERVICES OFFERTS # L icône du dictionnaire est disponible et permet de sélectionner les corps d emploi et les statuts. # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour conserver les informations inscrites dans cette fenêtre pour l impression du rapport pour le respect de la Loi sur les normes du travail (section 6.23) # La plaquette <Parcourir> ([Alt + A]) permet à l utilisateur de déterminer le répertoire et le nom du fichier externe contenant les paramètres à utiliser. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Groupe de paie : GROUPE DE PAIE Matricules : MATRICULE PAIE

15 PARTICULARITÉS # Au moins un corps d emploi doit être inscrit si vous avez sélectionné l option «Corps d emploi». # Le groupe de paie doit être inscrit si vous avez sélectionné l option «Groupe de paie». # Au moins un matricule doit être inscrit si vous avez sélectionné l option «Matricules». # Au moins un statut doit être inscrit si vous avez sélectionné l option «Statuts». # Il est possible d exclure certains matricules du traitement lorsque l option «Organisme», «Corps d emploi», «Groupe de paie» ou «Statuts» est sélectionnée. Il faut alors inscrire ces matricules dans un fichier et indiquer le nom de ce fichier à l écran. DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES CORPS D EMPLOI Cette donnée peut être inscrite de deux façons : - Numérique. Ce choix signifie un corps d emploi précis. - Un, deux ou trois caractères numériques suivis d astérisques (*). Ce choix signifie que l on veut sélectionner un groupe de corps d emploi qui commence par le ou les caractères numériques spécifiés. GROUPE DE PAIE Il est possible d inscrire un groupe de paie présent au pilotage ou un regroupement de groupes de paie, soit : E* pour sélectionner tous les groupes de paie commençant par E; N* pour les groupes de paie commençant par N. Guide pratique

16 STATUTS Il est possible d inscrire un statut d engagement précis ou un regroupement de statuts d engagement, soit : E* pour les statuts d engagement d enseignant G* pour les statuts d engagement de gestionnaire P* pour les statuts d engagement de professionnel S* pour les statuts d engagement de soutien PAIE