MANIFESTATION EN SALLE ST NICOLAS Rue Marine Dunkerque Granville

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1 MANIFESTATION EN SALLE ST NICOLAS Rue Marine Dunkerque Granville Dossier à retourner en Mairie Au moins 3 mois avant la manifestation rubrique EVENEMENTS en page d accueil (en bas à gauche) NOM DE L ORGANISATEUR NOM DE LA MANIFESTATION. DATE DE LA MANIFESTATION Le../../ 20.. ou Du au HORAIRES Correspondant (Nom &Prénom) : Adresse :. Code postal :... Commune :... Téléphone fixe:... Téléphone portable:. CADRE RESERVE A L ADMINISTRATION 1

2 INFORMATIONS PRATIQUES Ce dossier manifestation doit être IMPERATIVEMENT rempli par l organisateur d un évènement qui se tiendra en salle Saint-Nicolas. Ce dossier répertorie les besoins incontournables de la demande du type auquel peuvent être ajoutés des demandes spécifiques au moyen de formulaires. Tous les documents dont vous êtes susceptibles avoir besoin sont téléchargeables sur le site de la ville depuis la rubrique ACTUALITES ET EVENEMENTS située en bas de la page d accueil, en cliquant sur dossier manifestation. Nous vous demandons donc d adresser ce dossier manifestation dûment rempli accompagné ou non des formulaires de demandes spécifiques en même temps que un courrier à l attention de Madame Le Maire honorant toutes vos demandes. Cette démarche va permettre non seulement d optimiser vos besoins mais aussi vous garantir la prise en considération de chaque demande libellée dans le dossier et/ou les formulaires de demandes spécifiques. Seule la date de réception de ces documents conditionnera le bon déroulement la procédure Tous les champs doivent être remplis de façon précise. Il est donc important que vous fassiez une bonne estimation de vos besoins en consultant le tableau des tarifs qui est à votre disposition sur le site de la ville afin que vous puissiez estimer les coûts à votre charge. ATTENTION : Aucun rendez-vous avec Madame le Maire ou un élu de la ville de Granville n exonère l obligation de remplir ce document. Si un entretien préalable a eu lieu, merci de renseigner le cadre cidessous Monsieur ou Madame,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.a rencontré Mme le Maire élu (nom et prénom) :.. A quelle date : /../20.. Remarques formulée par M. Le Maire ou de l élu : Marie Anne Lepage Service Locations des Salles Bâtiment Bazeilles Tél

3 MANIFESTATION EN SALLE SAINT NICOLAS 1-Qui êtes-vous? Privé granvillais Privé non-granvillais 2-Quelles dates souhaitez-vous réserver? ATTENTION : toujours s assurer de la disponibilité des salles auprès du service location des salles au Pré-réservation enregistrée en date du / /. DATE DE RESERVATION DE LA SALLE : Du,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.... /.. / 20 à.h.. Au,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.... /.. / 20 à.h.. 3-Précisez votre demande pour l'établissement d'un devis A remplir par vos soins Location de la salle nombre de jours demandés : Location de la cuisine nombre de jours demandés : Location de la vaisselle nombre de personnes : (maximum 150 personnes) Nom du traiteur (obligatoire) Nettoyage (balayage-lavage) de dates : la salle et des sanitaires. Nettoyage complet de la cuisine dates: Location du vidéoprojecteur/micros Montage/démontage/rangement nombre de personnes : tables et chaises pour Réservation 3 panneaux feutrine. >>>>>>>> Cadre réservé à l administration>>>>>>>>>>>>>> 4- Avez- vous besoin d une décoration florale? Non Oui A remplir par vos soins En intérieur Coupes fleuries Nombre : Plantes vertes Nombre : Pour le dépôt : (précisez) Date :..heure : et lieu : Pour l enlèvement : (précisez) Date : heure : 3

4 6. Avez- vous besoin de réserver quelques emplacements de stationnement pour les véhicules d'organisation? (formulaire demande d occupation du domaine public à remplir) Ce formulaire ne vaut pas d accord d occupation du domaine public, seul l arrêté signé a valeur d autorisation. Oui - Nombre de places : Non Pour information, la matérialisation de la réservation peut être assurée par : vos soins par le service voirie auquel cas elle sera facturée. >>>>>>>> Cadre réservé à l administration>>>>>>>>>>>>>> A réception du dossier en Mairie, une réponse vous sera apportée par courrier où il vous sera aussi précisé de prendre un rendez-vous dans le délai d un mois (à compter de la réception du courrier) avec le service location des salles afin de : 1. Remettre une caution 2. Signer les conventions de location de la salle 3. Fournir une copie d attestation d assurance 4. Remettre le règlement par chèque ou numéraire 5. Fixer les rendez-vous pour l état des lieux. ENTREE SORTIE Date : Date : 6. Déclarer le référent sécurité Nom :. Prénom : Tél portable :.. / / /. / Il est rappelé que la salle Saint-Nicolas est une salle municipale dont la polyvalence a ses limites. Elle n est en aucun cas une salle de spectacle car son aménagement n est pas adapté à recevoir de lourdes installations techniques (son et lumière). 7. Signer le document consignes et prévention de sécurité lié aux ERP dont une copie sera remise à l organisateur ; Il est rappelé qu un résumé de ces consignes est affiché dans la salle. 4

5 RAPPEL quant à la capacité d accueil de la salle de Saint-Nicolas 180 personnes debout. 150 personnes assises, sans podium ni piste de danse 120 personnes assises, avec piste de danse et podium 8. Aménagement intérieur Télécharger le plan de la salle de Saint-Nicolas sur le site de la ville afin de faire votre implantation à l échelle pour que toutes les consignes de sécurité et de prévention soient respectées Pour info, penser à la SACEM : Faire une déclaration préalable auprès de la délégation de SAINT-LO afin de bénéficier d un abattement de 20%. Résidence Voltaire 1 rue du 80 ème territorial SAINT-LO Cedex Tél GESTION DES DECHETS Nous vous rappelons qu en tant qu organisateur d une manifestation vous avez en charge la collecte des déchets. Des colonnes enterrées de tri collectif sont situées à proximité de la salle Saint-Nicolas mais si vous avez de grandes quantités de déchets, vous devez faire une demande auprès des services de la communauté de communes Granville, Terre et mer en remplissant le formulaire Service collecte et traitement de déchets dont le suivi sera assuré par la Communauté de Commune avec laquelle vous devez entrer en contact. 5

6 ENSEMBLE VERS UN ECO-EVENEMENT! Chaque année, la Ville de Granville soutient une offre événementielle très riche. Consciente que ces activités ont des effets sur l'environnement, la société et l'économie, la Ville souhaite mettre en place des mesures visant à minimiser leurs effets négatifs. Notre volonté est de sensibiliser, informer, encourager, échanger, rassembler et accompagner la filière évènementielle vers une démarche éco - responsable et des évènements éco -conçus. La ville souhaite faire vivre avec les organisateurs d évènement la démarche développement durable pour qu elle se développe et se généralise sur un maximum de manifestations. Dans cette perspective, la ville compte réaliser une chartre permettant d inscrire les évènements dans la durabilité en s appuyant déjà des investigations de chacun dans la matière pour l élaborer. Merci de nous renseigner sur les éco- actions menées dans la conception et l élaboration de votre évènement : Le matériel doit être installé et utilisé en respectant les consignes de sécurité qui vous seront transmises. Le matériel et les locaux mis à disposition doivent être rendus dans l état initial du prêt. Toute dégradation, même minime, devra être signalée. Je soussigné(e) Nom& Prénom.. agissant en qualité de responsable de la location de la salle municipale Saint-Nicolas avoir fourni tous les éléments nécessaires afin de préparer au mieux le dit évènement d une part et pris connaissance de toutes les préconisations pour sa préparation, d autre part. Fait à : Le : Signature : 6