Onglet Ecole Doctorale Onglet Thèse profils étudiant et externe... 12

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1 CASPER DOCTORAT

2 TABLE DES MATIERES Généralités... 2 Droits d'accès... 2 Principales commandes du logiciel... 2 Impressions... 2 Editions de listes... 3 Consultation de la fiche individuelle du doctorant... 3 Inscription administrative 1ère inscription en doctorat... 5 Candidatures profil "étudiant"... 5 Recherche alphabétique :... 5 Le dossier de candidature et ses différents onglets... 5 Validation de l'inscription profil "étudiant"... 8 Validation de l'inscription profil "externe"... 8 Réinscriptions en doctorat... 9 Profil "étudiant"... 9 Profil "externe"... 9 Gestion pédagogique doctorat Profil étudiant : informations saisies sur le portail e-scolarité Tous profils : gestion des informations relatives au dossier du doctorant Onglet Ecole Doctorale Onglet Thèse profils étudiant et externe Onglet Relations internationales : Corrections de données Recherche et correction des intitulés de laboratoires La base de test e-scolarité slm/bad/2012 Casper 1

3 Généralités Droits d'accès Les informations concernant les doctorants sont partagées par les Ecoles doctorales, le BAD, les relations internationales, mais aussi par la bibliothèque, par l'agence comptable, le service de pilotage de l'upmc... Chaque structure a des droits qui lui sont propres, ainsi, le bureau d'accueil a les droits en écriture pour ce qui revêt de l'inscription administrative des "étudiants" et des informations réglementaires de la soutenance de thèse, les droits en lecture sur l'ensemble du système d'information étudiant. Les ED ont les droits en écriture sur les inscriptions administratives et les informations réglementaires de la soutenance de thèse des "externes" ainsi que sur les informations relatives à la gestion pédagogique (dont la saisie des contrats de travail et des laboratoires) des "étudiants" et des "externes" et les droits en lecture sur l'ensemble du système d'information étudiant. La DRI a les droits en écriture sur l'aspect des thèses en cotutelle et les droits en lecture sur l'ensemble du système d'information étudiant. Les autres services ont accès à Casper en lecture ou par l'intermédiaire du logiciel Business Object qui permet d'effectuer l'intégralité des extractions des données saisies. Les données saisies dans Casper font l'objet annuellement d'un envoi de fichier au ministère, fichier SISE en plus des différentes enquêtes remplies par l'ifd. Seules les grilles non grisées sont accessibles en écriture en fonction des droits affectés par profil. Ainsi, par exemple, le bureau d'accueil n'a pas accès à la grille "création d'un doctorant externe Paris 6". Principales commandes du logiciel Configuration de l imprimante Imprimer Quitter Couper Copier Coller Entrer critères (permet de rester sur l'application et de gérer des inscriptions par lot) Exécuter interrogation Annuler interrogation Enregistrement suivant liste déroulante Recherche sur une partie du nom Ex. rechercher "COLLONGE":%onge ou col% ou %ollo% % ou F7 ou F8 Impressions Chaque impression dans Casper déclenche l'ouverture de la fenêtre "report background engine" qui génère ensuite l'affichage d'un document pdf. Si un document pdf reste ouvert après une impression, l'affichage d'un autre document pdf est masqué. Il faut obligatoirement fermer le pdf précédent pour que la nouvelle impression s'affiche. slm/bad/2012 Casper 2

4 Editions de listes Affichage, édition de liste et extractions permettant de récupérer un fichier Excel qui sera enregistré sur le réseau (accessible sur le e-bureau \\Transfert) ou un document en affichage pdf. Les menus UE ne concernent par le doctorat Le menu répartition par diplôme correspond au nombre de doctorant ayant fait un acte de candidature, au nombre de doctorants préinscrits et au nombre de doctorants inscrits. La liste des étudiants par diplôme correspond aux informations : identité, statut, date d'inscription, résultats Consultation de la fiche individuelle du doctorant Recherche alphabétique La recherche peut être effectuée sur une partie du nom en utilisant les % - Taper sur la touche F8 slm/bad/2012 Casper 3

5 Pour accéder au dossier, cliquer sur le nom, la ligne devient bleue, cliquer sur en bas de la page La recherche directe par le menu gestion d'un doctorant implique de connaître le n de dossier L'appel du dossier s'effectue par la saisie du numéro étudiant suivi de la touche F8. Cette grille est disponible uniquement en affichage pour un étudiant de Paris 6. Elle est accessible aux Ecoles doctorales en écriture pour les externes. Le champ "messages" correspond aux commentaires saisis par l'administration (arrêts de thèse, problèmes de paiement, date de remise de l'attestation de diplôme.). Ils sont saisis dans le dossier administratif, les ED n'ont pas les droits d'accès. En revanche, le BAD a accès aux saisies pour les messages des doctorants externes. Les ED peuvent demander des ajouts au BAD. Permet d'imprimer directement sur l'imprimante par défaut connectée à Casper, la fiche historique du doctorant depuis sa première inscription à l'upmc tous grades confondus. permet d'accéder à l'historique des inscriptions du doctorant (dans le grade doctorat) et l'état du diplôme préparé. Une recherche identique peut être effectuée dans le menu de gestion administrative. Dans ce cas, l'historique propose une vue d'ensemble des formations auxquelles le doctorant a été ou est inscrit depuis sa première inscription à l'upmc. permet de connaître éventuellement le résultat du diplôme slm/bad/2012 Casper 4

6 Inscription administrative 1 ère inscription en doctorat Candidatures profil "étudiant" Recherche alphabétique : En cas de doute sur l'orthographe du nom du doctorant, utiliser le recherche sur une partie du nom en utilisant les % Taper sur la touche F8 Ce module permet également de faire des recherches par date de naissance ou par type de candidature UTILISER UNIQUEMENT LES LETTRES CAPITALES. Type TZ TD AP Type de candidature Candidat à la thèse, titulaire d un master venant d une université française autre que l UPMC Candidat à la thèse, titulaire d un diplôme autre que le master délivré par une université française Demande de dérogation pour une année supplémentaire en thèse Le dossier de candidature et ses différents onglets L'onglet général comporte l'identité et les coordonnées. Choix étudiant permet de connaître la date à laquelle il s'est connecté pour la 2 ème phase d'inscription. Profil et mot de passe permettent à l'ensemble des gestionnaires scolarité ou école doctorale renseigner les primo-entrants ayant égaré le mot de passe fourni lors de la candidature. Ce mot de passe est automatiquement supprimé lors de la validation de l'inscription. Il n'est pas affiché pour les dérogations pour une année supplémentaire ou pour les étudiants de master UPMC. slm/bad/2012 Casper 5

7 L'onglet cursus renseigne les informations saisies relatives à l'obtention du baccalauréat et du dernier diplôme obtenu. Lorsqu'un doctorant ayant obtenu un baccalauréat étranger renseigne par erreur un baccalauréat scientifique, il se retrouvera bloqué au niveau de la saisie de l'ine dans la 2 ème phase d'inscription. Il devra alors s'inscrire directement au guichet du BAD. L'onglet vœux correspond à l'ensemble des vœux formulés sur l'e-scolarité par le doctorant. Les candidats à l'inscription en doctorat n'ont accès qu'à un seul vœu par décision de l'université. Il leur est impossible de demander une inscription sur deux grades. Il est partagé par les écoles doctorales et le BAD. Les ED valident (ou non) les demandes de 1 ère inscription en D, le BAD valide ou non les demandes de dérogation. slm/bad/2012 Casper 6

8 L'onglet détail vœux permet d'indiquer la date de réception du dossier et la validation. Il peut arriver que le doctorant se trompe dans la saisie de l'école doctorale au moment de la candidature. Le BAD peut modifier le diplôme. Toutefois, il est nécessaire que les ED transmettent la demande par écrit. En effet, la modification de code entraine le blocage de validation du dossier au niveau de l'ed. L'autre solution est que l'ed choisie par erreur dans l'e-scolarité réoriente le dossier vers l'ed concernée. Les 3 onglets sont actualisés en fonction des interventions des différents acteurs à chaque étape. 1. Annulation est rarement utilisé en garde Doctorat, il correspond aux dossiers annulés en master pour une inscription en doctorat par la suite. 2. Liste des candidats refusés correspond aux dossiers refusés par les ED ou par le directeur de l'ifd Les dossiers de candidature non validés/refusés avant le basculement informatique de l'année en cours sur l'année suivante (mi-juin) sont supprimés en affichage. Néanmoins, le numéro de dossier crée reste permanent. En cas de candidature sur l'année suivante, le numéro de dossier initialement crée sera réattribué au candidat (sous réserve qu'il ne change pas la saisie de son état civil). 3. Liste des actes de candidature Pour y accéder, Indiquer l'année, le code diplôme le niveau de diplôme doit être (trait d'union) Cliquer sur, la liste des candidats avec le statut s'affiche en document pdf. La fonctionnalité de validation des candidatures est attribuée à l'école doctorale en cas de 1 ère inscription. Elle est du ressort du BAD pour les dérogations pour une année supplémentaire. slm/bad/2012 Casper 7

9 Validation de l'inscription profil "étudiant" Si l étudiant s inscrit à Paris 6, suite à la saisie du doctorant sur l'e-scolarité, le BAD enregistre son inscription sur le logiciel CASPER et sa fiche sera automatiquement remplie et affichée dans le menu de gestion pédagogique, son profil sera «Etudiant», son numéro de dossier pour un primo-arrivant sera 29 pour 2009, 30 pour 2010, 31 pour Les données administratives validées par le BAD sont recopiées sur la page principale du dossier de l'étudiant dans le menu "gestion pégdagogique", les données de gestion dans les rubriques thèse, ED ou RI. Validation de l'inscription profil "externe" Si l étudiant est inscrit dans un autre établissement, l inscription n aura pas été enregistrée par le BAD et sa fiche devra être complètement saisie par l'ed. Un n de dossier commençant par 5 puis millésime de l année : 29 pour 2009, 30 pour 2010, 31 pour 2011 (afin d être facilement repérable dans la base) lui sera automatiquement attribué, son profil sera «externe». Il n'y a pas d'acte de candidature. Pour créer un dossier d'externe, utiliser le menu gestion pédagogique, création d'un doctorant externe à Paris 6. Une fiche vierge s'affiche. L'ED renseigne l'ensemble des informations relatives au dossier du doctorant et enregistre la saisie. Le numéro d'ine : si le dossier ne peut être validé et qu'un message indique l'existance d'un "étudiant" ayant déjà le même numéro INE, optez pour la recherche alphabétique dans le menu gestion administrative qui vous permettra de retrouver plus facilement les anciens étudiants de l'upmc et de créer un doctorant ex-p6 le cas échéant. slm/bad/2012 Casper 8

10 Pour completer le dossier externe d'un doctorant ex-p6, il vous suffit de renseigner le numéro de dossier dans la sous-fenêtre et d'enregistrer. Le numéro étudiant attribué précédement perdure dans Casper mais un nouveau numéro "externe" est crée selon le millésime. La fiche initiale est affichée et les corrections peuvent être apportées. Réinscriptions en doctorat Profil "étudiant" Conformément à l'arrêté de 2006, l'inscription est annuelle. Le BAD réinscrit chaque année les doctorants. L'inscription en 2 ème et 3 ème année se fait en ligne et par courrier sur l'application e-scolarité. Dans le cas d'une médiation en cours, le BAD peut bloquer informatiquement l'accès à l'e-scolarité. Un message de l'ed est requis le 15 juin au plus tard pour toute demande de réinscription pour l'année suivante. Les dérogations pour une année complémentaire fonctionnent sous le modèle des candidatures, le BAD se chargera de la validation de la candidature, après avis du Président, par délégation au directeur de l'ifd. Profil "externe" La réinscription des doctorants externes est également annuelle. Les ED ont la charge de saisir le numéro de dossier à compter du basculement informatique (15 juin de l'année n-1) et enregistrer/modifier le cas échéant le dossier. slm/bad/2012 Casper 9

11 Gestion pédagogique doctorat Profil étudiant : informations saisies sur le portail e-scolarité A l'exception des dates de contrat de travail, toutes les informations administratives et pédagogiques sont saisies en amont par le doctorant sur l'e-scolarité. L'import des données saisies sur l'e-scolarité est effectué au moment de la validation de l'inscription administrative. Les dates de contrat ne sont pas affichées sur le web dans la mesure où les contrats ne sont pas signés dans la majorité au moment de l'inscription administrative. Les données scolarité sont vérifiées et corrigées au moment de l'inscription par le BAD. Elles peuvent être corrigées tout au long du cursus. Les données ED sont vérifiées par l'ed après validation de l'inscription administrative et complétées le cas échéant. Seule la validation informatique d'une réinscription implique la copie du dossier de l'année précédente. Conservez les numéros de dossiers. Tous profils : gestion des informations relatives au dossier du doctorant Onglet Ecole Doctorale Les rubriques indiquées en grisé correspondent aux reprises d'information gérées par d'autres structures. Année universitaire correspond à l'année universitaire interrogée sur laquelle repose la requête. Elle est affichée automatiquement et ne peut être modifiée ni par le BAD ni par les ED. Date de 1 ère inscription correspond à la date d'encaissement des droits d'inscription en 1 ère année de doctorat. Elle ne peut être modifiée par ni par le BAD ni par les ED (dans le cas des "étudiants"). Pour les externes, elle correspond à la date de l'inscription administrative dans l'établissement support ou à la date du recrutement selon les décisions de l'ed. Date de soutenance prévisionnelle : ce champ n'est pas utilisable actuellement en raison d'un bug informatique. Elle devrait être de la responsabilité de l'ed Code laboratoire, intitulé du laboratoire, établissement et directeur du laboratoire du ressort de l'ed (saisie libre ou par menu déroulant) - La saisie initiale est faite par le doctorant sur l'e-scolarité. Les corrections sont faites par l'ed Les champs laboratoire encadrant, co-encadrant, établissement et équipe d'accueil, tuteur et comités de thèse sont des champs à saisie libre. La saisie initiale est faite par le doctorant sur l'e-scolarité. Les corrections sont faites par l'ed Champ financement principal est codé en menu déroulant. La saisie initiale est faite par le doctorant sur l'e-scolarité. Les corrections sont faites par l'ed slm/bad/2012 Casper 10

12 Champ financement secondaire correspond aux contrats supplémentaires permettant de financer l'intégralité de l'année universitaire. Il peut être utilisé dans le cas des compléments de rémunération gérés par la cellule d'information aux doctorants étrangers du BAD. Ce champ n'est pas rempli par le doctorant sur l'e-scolarité. Champ type de contrat de travail est un menu déroulant et ne peut être modifié. Les * indiquent le caractère obligatoire de la saisie. Non saisi sur l'e-scolarité Champ sujet : Jusqu'à la soutenance, il correspond à la saisie effectuée par le doctorant sur l'e-scolarité. Au moment de la soutenance, il est remplacé par le sujet déposé. Dans la mesure où il s'agit du partage du champ réglementaire, les modifications ne peuvent être faites que par le BAD pour les "étudiants". Les informations concernant les externes sont du ressort des ED. slm/bad/2012 Casper 11

13 Onglet Thèse profils étudiant et externe La saisie relève du BAD pour les "étudiants" et des ED pour les "externes" 1. Champs laboratoire : reprise des informations 2. Date de 1 ère inscription : voir rubrique ED 3. Nb d'inscription : nombre d'année d'inscription 4. Durée en mois : champ calculé automatiquement par rapport à la date de 1 ère inscription lecture seule 5. Directeur de thèse et co-directeur : 6. Qualité : menu déroulant 7. Encadrement : saisie des cotutelles et/ou co-encadrements avec saisie des coordonnées des établissements. (Nécessaires à l'établissement d'un diplôme conjoint) slm/bad/2012 Casper 12

14 8. Président du jury : saisie libre 9. : Saisie 10. : permet un affichage exploitable (copier/coller, rechercher ) 11. Sujet : titre définitif du manuscrit. Est également utilisé pour afficher le sujet provisoire dès la première inscription. 12. Rapport de la sout : saisie du rapport du président du jury 13. Résumé de la thèse : résumé fourni par le doctorant, saisi dans Casper 14. Mots-clés : signalement et diffusion de la thèse : réservé au BAD pour les doctorants profil "étudiant" Permet de connaître la date d'édition du Procès-verbal (rapport), la date d'édition de l'attestation de diplôme, la date d'édition du diplôme. Onglet Relations internationales : 1. Année universitaire : correspond à la dernière année universitaire interrogée. Elle est affichée automatiquement et ne peut être modifiée 2. Mobilité entrante ou sortante suivant l'origine du diplôme d'accès slm/bad/2012 Casper 13

15 3. Etablissement : menu déroulant la mise à jour se fait par ticket sur la hotline de la DSI saisie sur l'e-scolarité, correction de données par la DRI 4. Laboratoire : saisie libre de l'intitulé du laboratoire saisi sur l'e-scolarité - correction de données par la DRI 5. Co-directeur de thèse : saisie libre - import des données de l'e-scolarité - correction de données par la DRI 6. Type de bourse : menu déroulant nécessitant une mise à jour car de nombreux programmes n'existent plus. 7. Double diplôme : menu déroulant avec uniquement "cotutelle". Ne permet pas de savoir si le diplôme est simple ou conjoint. 8. Etat du dossier correspond à l'état d'avancement de signature de la convention par le pays partenaire: rempli par la DRI Les droits en écriture sont réservés à la DRI. L'accès en lecture seule est possible à tous Corrections de données Les informations sont recopiées en l'état d'une année sur l'autre au moment de l'inscription. Exemple : une erreur sur le nom du directeur de thèse détectée en 3 ème année devra être corrigée sur les 3 ans. En cas de 4 ème année, la donnée est recopiée en fonction de la saisie de l'année n-1 Recherche et correction des intitulés de laboratoires Pour rechercher un code laboratoire : utiliser les % en début et fin de saisie L'accès à la rubrique UMR se fait par menu déroulant géré par la DSI en cliquant sur slm/bad/2012 Casper 14

16 La saisie libre est impossible dans le champ Code laboratoire et ne peut se faire que dans l'intitulé. Si le laboratoire ne figure pas dans la liste, contacter la direction des systèmes d'information pour la mise à jour du laboratoire qu'elle que soit sa structure de rattachement. en précisant : Code UMR Libellé du laboratoire Nom de l établissement de rattachement Date de création du laboratoire Le nom du directeur du laboratoire +date de nomination En cas de modification d intitulé, du nom du directeur de laboratoire Code UMR Libellé du laboratoire date de modification du code, du libellé ou du nom du directeur de laboratoire nouveaux intitulés La mise à jour des laboratoires UPMC est réalisée par transmission d'un fichier du service de pilotage directement à la DSI. L IFD se charge chaque année avant chaque rentrée universitaire de contacter la DSI pour la mise à jour. Une mise à jour régulière des données sur les laboratoires permet au doctorant de retrouver son laboratoire d accueil sur l escolarité, limite le nombre de saisies manuelles, et les corrections de données et facilite l établissement des statistiques La non-saisie d'un laboratoire bloque l'édition des attestations et des diplômes. En l'absence de l'intervention de l'école doctorale, la soutenance ne peut être validée. La base de test e-scolarité Elle est accessible à l'adresse Attention, bien vérifier que l'image 'TEST' est indiquée en haut à droite Si vous souhaitez utiliser cette application test, à l'issue de la saisie de l'acte de candidature, envoyez un mail à sandrine.lemoigne@upmc.fr en précisant le numéro de dossier test, vous pourrez ensuite vous reconnecter pour tester la 2 ème phase de l'inscription administrative. slm/bad/2012 Casper 15