Gestion. Prise en main technique de l application gestion des vacations. Direction partenaire 1 / 14

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1 Gestion des Vacations étudiants Prise en main technique de l application gestion des vacations Direction partenaire Sciences Po Direction Partenaire 1 / 14

2 Introduction Ce document a pour objectif de vous accompagner dans l utilisation de l application de gestion des vacations en ligne. Cette application va vous permettre de : Gérer les offres de vacations Suivre votre budget alloué aux vacations sur une période donnée Gérer les contrats de vacation et les vacataires PLAN DU DOCUMENT INTRODUCTION... 2 CONNEXION À L APPLICATION... 3 GESTION DES UTILISATEURS... 3 Utilisateur connecté... 3 Liste des utilisateurs... 3 Ajouter un utilisateur (réservé aux référents)... 3 GESTION DES OFFRES DE VACATION... 5 Créer une offre de vacation... 5 Modifier ou supprimer une offre... 8 Consulter les offres... 9 Consulter les offres terminées... 9 GESTION DES CANDIDATURES...10 La recherche d une candidature par UG...10 GESTION DES VACATAIRES (VALIDATION DES HEURES EFFECTUÉES)...12 CONSULTATION DU BUDGET VACATION...14 Sciences Po Direction Partenaire 2 / 14

3 Connexion à l application Accéder au site : Saisir votre identifiant et votre mot de passe LDAP (ENTG) et cliquer sur le bouton «connexion» Gestion des utilisateurs Utilisateur connecté A la connexion, l utilisateur visualise immédiatement, sur la page d accueil, l ensemble des UG auxquelles il est rattaché ainsi que la direction associée. Cela permet de savoir notamment sur quelle UG l utilisateur pourra imputer ses contrats de vacation. Liste des utilisateurs L utilisateur connecté a la possibilité de visualiser les utilisateurs rattachés aux mêmes UG que lui en cliquant sur «Gestion des utilisateurs Liste des utilisateurs» : Dans la liste des utilisateurs, peu importe les critères de recherche, on ne voit que les utilisateurs qui sont rattachés aux UG auquel l utilisateur connecté est aussi rattaché. Si l utilisateur connecté est rattaché à plusieurs UG, alors il pourra voir tous les utilisateurs rattachés à chacune de ces UG. Ajouter un utilisateur (réservé aux référents) Cliquer sur le menu «Gestion des utilisateurs Liste des utilisateurs» Cliquer sur le bouton «Ajouter un utilisateur» Sciences Po Direction Partenaire 3 / 14

4 Saisir les informations concernant l utilisateur, tous les champs suivis d un astérisque rouge (*) sont obligatoires Saisir le début du prénom du nouvel utilisateur, puis cliquer sur le bouton «loupe» ( ) : Utilisez les boutons pour insérer les UG de l utilisateur pour une année Se positionner sur l UG choisie Cliquer sur le bouton pour insérer l UG sélectionnée ou sur le bouton pour insérer toutes les UG Cliquer sur le bouton pour supprimer une UG sélectionnée ou sur supprimer toutes les UG Cliquer sur «Envoyer» pour valider la création de l utilisateur : Cocher la case Actif pour permettre à l utilisateur de gérer les vacations (création et validation des heures) Le nouvel utilisateur apparaît dans la liste. Cliquer sur le bouton pour «éditer» les informations d un salarié et effectuer les modifications, ajout ou suppression d UG par exemple. Sciences Po Direction Partenaire 4 / 14

5 Gestion des offres de vacation Créer une offre de vacation Pour créer une offre de vacation, deux options sont possibles : Soit via le menu «Les offres / Publier une offre de vacation» Soit à partir des offres en cours et à venir, en cliquant sur le lien «Ajouter une offre» : Première option («Les offres Publier une offre de vacation») : Sur la page principale, utiliser le menu «Les offres» puis cliquer sur «Publier une offre de vacation» (il est possible de visualiser, pour l année en cours l ensemble des UG que vous administrez) Dans le formulaire de création de l offre de vacation, saisir l ensemble des informations demandées ; toutes les informations suivies d une * sont obligatoires pour la validation de l offre. Saisir l intitulé de la vacation. Il s agit du «titre» qui s affichera dans les listes des offres visibles par les étudiants. Sciences Po Direction Partenaire 5 / 14

6 Vous pouvez saisir des informations dans les champs libres ou utiliser les menus déroulants Saisir les coordonnées de la personne chargée du recrutement, mail, numéro de téléphone. Conseil : Soyez aussi précis que possible, pour le cas où vous souhaiteriez rencontrer l étudiant pour un entretien : il recevra un automatique reprenant les informations saisies dans cette rubrique. Sciences Po Direction Partenaire 6 / 14

7 L offre de vacation doit aussi préciser si l étudiant doit joindre certains documents : Pour la candidature, seul le curriculum vitae peut être exigé au stade de la création de l offre. Par défaut, le champ est coché : Pour le contrat de vacation, tous les documents présents sur l offre de vacation sont cochés par défaut dans la mesure où ces documents sont indispensables pour la constitution du contrat Vous devez saisir les dates de vacation à l aide du bouton calendrier. Les dates de début et fin de diffusion doivent être antérieures à la date de début de la vacation Vous pouvez modifier le taux horaire de rémunération le cas échant Enfin, le choix de l UG auquel sera attachée l offre (par conséquent, le contrat de vacation) est obligatoire pour la validation de l offre : Sciences Po Direction Partenaire 7 / 14

8 Il est obligatoire de saisir le nombre d heures prévu pour la vacation. La saisie de cette durée entraînera automatiquement le calcul du montant des dépenses prévisionnelles imputables à cette offre de vacation (en prenant en compte le taux horaire saisi, le nombre d heures, le taux de charges patronales et le taux des congés payés). Une fois les heures saisies, vous pouvez comparer le coût total par rapport à l affectation budgétaire de cette UG en cliquant sur le bouton «Voir tableau des budgets» : Règle : L UG n est accessible que si les dates de début et de fin de l offre de vacation ont été saisies. Une fois l offre dûment remplie, cliquez sur le bouton «Envoyer» pour valider et créer l offre : Attention : une offre ne correspond pas forcément à un contrat de vacation. Par exemple, vous pourrez très bien créer une offre pour rechercher 10 étudiants pour un forum. Dans ce cas, vous créerez une offre et indiquerez le nombre total d heures, c est-à-dire correspondant à la somme des heures qui seront effectivement travaillées par les 10 étudiants. Modifier ou supprimer une offre Une offre peut être modifiée. Pour cela, accéder au menu «Les offres Offres en cours et à venir», puis cliquer sur l offre en question, et saisir les nouvelles informations. Enfin, cliquer sur le bouton «Envoyer». Une offre en cours ou à venir peut être supprimée si et seulement si aucun vacataire n est associé à cette offre. C'est-à-dire qu une offre peut être supprimée tant qu aucun étudiant n a postulé à cette offre. Pour cela, cliquer sur la croix rouge dans la colonne «Action» de l offre en question : Sciences Po Direction Partenaire 8 / 14

9 Consulter les offres Il est possible de consulter la liste des offres en cours et à venir en cliquant dans le menu «Les offres Offres en cours et à venir» : Les offres peuvent être triées dans un ordre croissant ou décroissant suivant : l État : actif ou non l UG la Direction le Service La Date de début / Date de fin de l offre L indicateur «New» dans la première colonne précise que l offre a été créée récemment, et ce pendant 10 jours à partir de la date de début de diffusion. Consulter les offres terminées L option «Les offres Offres terminées» permet de visualiser les offres de vacation dont la date de fin est échue à la date du jour : Une offre terminée peut être supprimée (colonne «Action», croix rouge) si et seulement si aucun vacataire n est associé à cette offre. Règle : lorsque l offre a été pourvue, il faut soit la désactiver (case «Offre active») dans l écran de visualisation de l offre («Les offres Offres en cours et à venir»), soit modifier la date de fin de diffusion de cette offre. Sciences Po Direction Partenaire 9 / 14

10 Gestion des candidatures L offre de vacation saisie et activée, il convient d en gérer les candidatures étudiantes, et ce, entre le début et la fin de la diffusion de l offre. Pour cela, rendez-vous dans le menu «Les candidatures Liste des candidatures» : Il est possible de rechercher la candidature d un étudiant, suivant l année budgétaire et l unité de gestion notamment. Il est également possible d effectuer une recherche sur des candidatures déjà traitées ou non, en appliquant un filtre sur l État de la candidature : Soumises : le candidat a simplement soumis sa candidature Présélectionnées : le candidat a été ou sera reçu pour un entretien Retenues : la candidature est retenue, le contrat est en cours de création Refusées : la candidature de l étudiant a été refusée La recherche d une candidature par UG La colonne «Candidatures» indique le nombre d étudiants ayant postulé aux offres. Cliquer sur ce nombre pour accéder au détail des postulants : Cliquer sur le nom de l étudiant pour accéder au détail de l étudiant, c est-à-dire aux informations générales ainsi qu aux documents nécessaires au traitement de la candidature (CV, lettre de motivation ). Il est alors possible, en fonction des éléments fournis par l étudiant, de refuser sa candidature, de la présélectionner ou de la sélectionner. Pour cela, il est Sciences Po Direction Partenaire 10 / 14

11 nécessaire de changer l état de la candidature dans la section «État de la candidature» : En cas de présélection, indiquer obligatoirement une date d entretien avec l étudiant dans la section «Entretien» et préciser la date et l heure de l entretien : Saisir l heure au format hh:mm, exemple :15:00 En cas de sélection, les éléments du contrat sont par défaut mis à jour dans la section «Contrat de vacation», et restent modifiables : Pour mettre à jour l état de la candidature, cliquer sur «Modifier». Suivant l état de la candidature, l étudiant se verra notifier par l état de traitement de sa candidature : Si la candidature est refusée, il en sera averti Si la candidature est présélectionnée, il recevra par la date et l heure de l entretien Si la candidature est sélectionnée, il en sera averti par et sera invité à fournir tous les documents nécessaires à la finalisation de son contrat. Une fois l ensemble des documents remis par l étudiant à sa direction, ils sont envoyés à la DRH. La DRH vérifie que le dossier est complet. Si c est le cas, la candidature passe à l état «Dossier complet» : Imprimer le contrat de vacation en 2 exemplaires en cliquant sur l icône au niveau du détail de la candidature de l étudiant. Info : Vous pouvez, à tout moment, télécharger un contrat de vacation étudiant générique en allant dans le menu «Vacataires/ Télécharger le contrat de vacation étudiant». Retourner les 2 exemplaires signés par l étudiant à la DRH Sciences Po Direction Partenaire 11 / 14

12 Gestion des vacataires (validation des heures effectuées) Au cours de la vacation, c est-à-dire quand la vacation a effectivement débuté et que l étudiant ou les étudiants travaillent au sein de la direction, il convient de valider les heures travaillées par le ou les étudiant(s). Nous vous conseillons de valider pour le 10 du mois les heures travaillées au cours du mois précédent. Pour cela, accéder au menu «Vacataires Validation des heures déclarées». La liste des vacataires et leurs contrats en cours s affichent : Cliquer sur l icône pour le vacataire et le contrat concerné afin de valider les heures de l étudiant. Choisir alors le mois et l année (par défaut, l année en cours) : Le détail des heures saisies par l étudiant s affiche : Les heures saisies par l étudiant sont affichées dans la colonne «heures saisies étudiant». Par défaut, le nombre d heures figurant dans la colonne «Heures saisies DP», c est-à-dire les heures saisies par votre direction, est égal aux heures saisies par l étudiant. Il convient de contrôler le nombre d heures saisies et Sciences Po Direction Partenaire 12 / 14

13 d effectuer, le cas échéant, les modifications nécessaires dans la colonne «Heures saisies DP». Le bouton «Valider» permet d enregistrer le nombre d heures effectivement travaillées par l étudiant pour la période concernée. Il convient de valider la saisie de chaque semaine avant d effectuer une validation de la période. Il est possible de modifier les heures saisies tant que vous n avez pas cliqué sur le bouton «Valider la période». La validation définitive d une période s effectue en cliquant sur ce bouton. Sciences Po Direction Partenaire 13 / 14

14 Consultation du budget vacation L application permet la consultation et le suivi du budget vacation. Cette étape est complémentaire à la gestion pure du budget qui se fait au sein de l outil BEL (Budget En Ligne). Il est possible de suivre l évolution du budget alloué aux vacations au cours de l année. Cela permet de voir l évolution de la consommation de celui-ci. Attention, il n est possible de voir que les budgets des UG auxquelles vous appartenez. Pour cela, accéder au menu «Gestion du budget Consulter les budgets». Choisir l année budgétaire (Liste déroulante «Année budgétaire») Choisir éventuellement une direction (Liste déroulante «Direction») Les colonnes «Budget» et «Perspectives d exécution» indiquent le montant alloué sur la période budgétaire pour l UG en question. La colonne «Dépenses prévisionnelles» représente le total des coûts estimés des vacations sur la base des offres que vous avez créées. La colonne «Dépenses effectives» précise le montant chargé envoyé en paie sur la période budgétaire. L icône de la colonne «Dépenses prévisionnelles» signale un éventuel dépassement budgétaire. Attention : Ne jamais oublier de se déconnecter lorsque vous avez fini votre travail. Pour cela, cliquer sur : Pour toute information sur la procédure : Sciences Po Direction Partenaire 14 / 14

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