Créer une micro-crèche dans les Hauts-de-Seine. Commission départementale d accueil du jeune enfant

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1 Créer une micro-crèche dans les Hauts-de-Seine Commission départementale d accueil du jeune enfant 1

2 Préambule La commission départementale d accueil du jeune enfant, créée par décret du 3 mai 2002, est une instance de réflexion, de conseil, de proposition, d appui et de suivi pour les institutions et les organismes qui interviennent, au titre de compétence légale ou d une démarche volontaire, dans le domaine de l accueil des jeunes enfants (art L décret n du code de l action sociale et de la famille). Elle étudie toutes les questions relatives aux politiques en faveur de la petite enfance dans le département et propose, dans le cadre des orientations nationales et locales, des mesures permettant de favoriser : le développement des modes d accueil et leur adaptation aux besoins, l information et l orientation des familles, l égalité d accès aux modes d accueil pour tous les enfants, la qualité des différents modes d accueil en complémentarité et articulation avec l école maternelle et l accueil périscolaire. Coprésidée par le président du Conseil général et le président de la Caf, cette commission comprend notamment des représentants des collectivités territoriales, des services de l État, de la Caisse d allocations familiales, d associations et de professionnels concernés par les modes d accueil, ainsi que des représentants d usagers et des représentants des particuliers employeurs. C est dans le cadre des travaux de la CDAJE que l idée a émergé de créer un guide rassemblant un maximum d informations sur les démarches à accomplir pour créer une micro-crèche, en complément des dispositions législatives. Un sous-groupe issu de la commission s est ainsi réuni pendant plusieurs semaines pour l élaborer. Le guide se présente sous la forme de fiches techniques précisant d une part le cadre réglementaire, et, d autre part, les préconisations de la commission. L accueil en micro-crèche du jeune enfant, au même titre que tout établissement d accueil du jeune enfant (EAJE), oblige au respect de normes de qualité et de sécurité strictes. Ce type d accueil est soumis à des règles précises d ouverture, de fonctionnement et de financements publics. Aussi, le promoteur qui souhaite créer un EAJE de type micro-crèche, doit solliciter la protection maternelle et infantile (PMI) et la Caisse d allocations familiales (Caf) sur son implantation, le choix du local, l étude de besoins et de faisabilité, et doit s informer sur les règles et les procédures à respecter. 3

3 Rappel de la législation en vigueur Le décret d application du code de la santé publique (CSP) en date du 7 juin 2010 a classé les micro-crèches dans la nomenclature des EAJE, au même titre que les autres structures. Elles entrent donc dans le champ d application des dispositions du décret n du 7 juin 2010 régissant l ensemble des EAJE. Le porteur du projet peut être une personne publique ou privée (ville, entreprise, association ). Un type d accueil en développement dans les Hauts-de-Seine Le département des Hauts-de-Seine dispose de 606 EAJE de différents types : service d accueil familial, multiaccueil collectif, établissement à gestion parentale, jardin d enfants, halte-garderie, et 27 micro-crèches, pour un nombre total de places d accueil. Rôle des institutions intervenant dans la création d une micro-crèche Quel est le rôle du service départemental de la protection maternelle et infantile (PMI)? La PMI donne un avis sur la faisabilité du projet au vu de l étude de besoins, de l emplacement et de la sécurisation du local, du projet d établissement (notamment le projet éducatif), du recrutement des professionnels en nombre et en qualification y compris la référente technique, de la mise en place des protocoles d hygiène et de sécurité. Le président du Conseil général, suivant l avis du médecin départemental de PMI, délivre soit une autorisation d ouverture (un arrêté d ouverture) pour une structure privée, soit un avis d ouverture pour une structure publique. L obtention de ce document est un préalable obligatoire à toute ouverture d établissement d accueil du jeune enfant. Quel est le rôle de la Caf? Les Caisses d allocations familiales sont chargées par l État, au travers d une convention d objectifs et de gestion, de porter une politique ambitieuse de développement des services aux familles. Parmi ceux-ci, l amélioration quantitative et qualitative de l offre d accueil des jeunes enfants constitue une priorité. Dans le cadre des ces orientations, les Caf disposent de fonds nationaux permettant d octroyer des subventions d investissement et de fonctionnement pour les projets de création d EAJE. C est ainsi qu un huitième plan crèche a été mis en place, appelé plan pluriannuel d investissement pour la création de crèche (PPICC). Les projets sont accompagnés et évalués par les conseillers techniques de la caf, puis présentés pour décision à la commission d action sociale (Cas) qui réunit des administrateurs. Outre ce soutien aux équipements, la Caf est également chargée de verser nombre de prestations monétaires aux familles, parmi lesquelles la prestation d accueil du jeune enfant. Micro-crèche Paje Micro-crèche PSU Micro-crèche Paje non-accompagnée au titre du plan crèche 4 Quel est le rôle de la mairie? La municipalité est toujours sollicitée par la PMI (procédure obligatoire) pour donner un avis sur l implantation d un EAJE privé sur sa commune. Plus de bébés naissent chaque année dans le département, incitant les collectivités et les institutions à optimiser l offre d accueil pour répondre aux besoins des familles dans un souci de qualité, de sécurité, de neutralité. Il s agit de développer et de pérenniser des services favorisant le soutien des parents dans la conciliation de leur vie familiale et de leur vie professionnelle, mais aussi de développer la mixité des publics et l épanouissement des enfants. 5

4 Sommaire 1 Les étapes de création du projet p 9 2 Rechercher un local adapté p 13 3 Rédiger le règlement de fonctionnement et le projet d établissement p 16 4 Prévoir le personnel p 19 5 Prévoir le budget prévisionnel d investissement p 23 6 Prévoir le budget prévisionnel de fonctionnement p 27 7 PSU ou Paje? p 31 8 Montage et finalisation des dossiers p 35 9 Ouverture de la structure p Suivi et contrôle de l activité p Les étapes importantes du parcours de création d une micro-crèche, résumé p 43 Sigles p 46 Annexes p

5 Les étapes de création du projet

6 1 L étude de besoins, le choix de l implantation Les étapes de créationdu projet Il s agit d analyser et de démontrer l existence de besoins en mode de garde non couverts sur la commune et le quartier ciblés par le porteur de projet. Il convient pour cela de rassembler des données chiffrées, en se rapprochant de la PMI pour le nombre de structures, le nombre de places (accueil individuel et collectif), le nombre de naissances par commune, de l Insee pour les données communales (activité des femmes, nombre d enfants de moins de trois ans, population, données du territoire ). L identification du contexte du territoire et des besoins d accueil permettront de proposer une réponse plus adaptée. Rencontre avec la municipalité Cette rencontre, en amont du projet, permet d échanger avec l élu(e) à la petite enfance et/ou le(la) coordinateur(trice) petite enfance sur le choix d implantation au vu des besoins identifiés sur les quartiers et de recueillir l avis et les attentes de la mairie sur le projet. Prise de contact avec la PMI et la Caf pour participer à la réunion d information collective Consultez les coordonnées du conseiller technique référent des micro-crèches sur le blog des partenaires de la Caf des Hauts-de-Seine : (rubrique Vos interlocuteurs) Prendre le temps de s entourer de professionnels et de récolter l ensemble des informations est pour les partenaires et les financeurs une garantie de fiabilité et de pérennité du projet. Le porteur de projet doit constituer un groupe projet Constituer un groupe de professionnels pour accompagner le porteur en amont et lors des étapes de création de la microcrèche comportant : une compétence en analyse socioéconomique et démographique pour l étude du besoin, une compétence en comptabilité, gestion et droit, une compétence en architecture et en conduite des travaux, une compétence dans le secteur de la petite enfance : une professionnelle expérimentée (EJE, infirmière puéricultrice ) permet de mieux élaborer le projet pédagogique, de privilégier la qualité d accueil de l enfant et son bien-être, d assurer le rôle de référent technique, et de réfléchir également au bien être du personnel dans la structure ). Il est indispensable de capitaliser un savoir-faire budgétaire et des compétences en gestion Au niveau départemental, il existe des organismes ressources pour accompagner cette démarche indispensable de professionnalisation du chef d entreprise, notamment les boutiques de gestion et la chambre de commerce. L aide de ces organismes se matérialise, par exemple, par un accompagnement technique à la réalisation du montage financier du projet et de l étude de marché. Des prises en charge gratuites sont possibles dans le cadre du dispositif Nacre. Le porteur de projet doit connaître le fonctionnement d une crèche Rencontrer un porteur de projet privé ayant déjà créé sa structure, des professionnels de la petite enfance afin de comprendre les implications et enjeux de ce domaine d activité. Préconisations et facteurs de réussite La conduite de projet de création d un EAJE s inscrit dans une mission de service public qui nécessite une bonne connaissance du domaine législatif, une maîtrise des enjeux et du contexte de l accueil du jeune enfant. Argumenter auprès des partenaires sur l intérêt du projet pour la commune en termes d enrichissement de l offre de service et d optimisation de la réponse aux usagers, par exemple en réalisant une enquête sur le futur quartier d implantation auprès du public visé de manière à connaître les attentes et la qualité d accueil souhaitées

7 La rencontre avec les partenaires institutionnels s Réunion d information collective Dans les Hauts-de-Seine tout porteur de projet doit assister à une réunion d information collective. C est un préalable à toute instruction de dossier. Les réunions d information sur le dispositif des micro-crèches sont animées conjointement par la Caf et la PMI à destination des porteurs de projet de création de micro-crèche qui souhaitent s implanter dans le département. Elles permettent d expliquer la réglementation, les enjeux, les attentes des partenaires et des familles. Cette réunion est organisée par la Caf tous les deux mois, pour s inscrire et connaître les dates il convient de contacter la Caf : lalettrecaf92.blogspot.fr/p/vos-interlocuteurs. Rechercher un local adapté 12

8 2 Le local doit respecter les normes de sécurité et d accueil de la petite enfance et permettre la mise en œuvre du projet éducatif. Il doit comporter des espaces de vie, de sommeil, de repas, des locaux techniques séparés, une buanderie/lingerie, une cuisine/ office de réchauffage/biberonnerie, un vestiaire pour le personnel et une salle de convivialité (espace repos pour le personnel), un espace poussettes. Afin de solliciter l avis technique de la PMI, le promoteur doit fournir des plans détaillés (cahier des charges, fiches techniques ) effectués par un architecte, à l échelle avec les espaces et surfaces dédiés. Le médecin de PMI donne un avis sur ces plans, puis organise une visite sur site pour finaliser son avis technique et lister les recommandations (transformation du local, mise aux normes, sécurisation ). Un dépôt auprès de la mairie d avis de travaux, permis de construire ou déclaration de travaux est obligatoire. Le maire doit fournir une attestation d ouverture au public et une attestation de sécurité et d accessibilité des locaux. En cas de restauration collective, une déclaration auprès de la direction départementale de protection des populations (services vétérinaires) doit être effectuée. Rechercherun local adapté s s s Dès que l avis technique de la PMI sur le local est favorable (courrier qui sera adressé au promoteur précisant les préconisations et les aménagements à prévoir) et que la mairie a donné son accord d implantation, la signature du bail est possible et permet d ouvrir un dossier de financement auprès de la Caf. Il est impératif de solliciter la Caf pour une autorisation de commencer le programme et de démarrer des travaux. Cette demande est un préalable obligatoire au montage du dossier qui permet de fixer la date de début de projet. Toute facture antérieure ne sera pas prise en compte au moment du paiement. Dès la signature du bail, il est possible de contacter les différents corps de métiers pour réaliser les devis des travaux de la structure. Attention aux montants des travaux, un local très vétuste entrainera un coût important qui risque de mettre à mal l équilibre budgétaire du projet. La Caf et la PMI seront vigilantes sur ces points. Un projet de création dans les Hauts-de-Seine de deux microcrèches juxtaposées n est pas recevable et ne sera pas étudié. Préconisations et facteurs de réussite 14 Choisir un local de 100 m² au minimum (dont un minimum de 6 m² par enfant sur les espaces qui leur sont réservés) lumineux pour que les enfants soient accueillis confortablement et puissent bénéficier d un espace de jeux et de sommeil nécessaire à leur bon développement, de préférence de plain-pied, est un prérequis indispensable. L espace extérieur : si possible avec un jardin, une cour, une terrasse. S assurer que la PMI délivre un avis technique favorable pour que le local puisse recevoir les enfants (10 enfants âgés de moins de 4 ans). Le promoteur devra solliciter le médecin de PMI pour organiser une visite de chantier pendant la phase des travaux. Ne réserver aucun local sans s assurer de l avis technique favorable de la PMI. Privilégier un bail commercial d une durée de 9 ans (au travers de la convention de financement de la Caf, le promoteur s engage au maintien de la destination sociale de l équipement pendant 10 ans). En cas de bail d habitation, obtenir l accord écrit de la copropriété, préalable indispensable à l implantation d une structure d accueil de la petite enfance. Il est parfois possible de négocier avec le propriétaire une franchise pour le paiement des loyers et de décaler le paiement de quelques mois, ce qui permet de continuer à constituer une trésorerie. Dans le cas contraire, il convient de provisionner le montant des loyers en amont dans un local sans activité. 15

9 Rédiger le règlement de fonctionnement et le projet d établissement Rédiger le règlement de fonctionnement 3 et le projet d établissement Le règlement de fonctionnement Défini selon l article R du CSP (code de la santé publique), il doit être daté et signé par le gestionnaire. Ce document permet aux parents, aux partenaires et à l équipe de comprendre comment va fonctionner la structure, il doit recenser tous les chapitres notamment les informations suivantes : les caractéristiques de la structure : nature de l établissement (micro-crèche), dénomination, nombre d enfants accueillis, âge des enfants, adresse, gestionnaire (nom et adresse), horaires et jours d ouverture, de fermeture (congés, journées pédagogiques) ; les modalités d admission, d inscription, les pièces à fournir, les conditions relatives aux enfants handicapés, aux parents bénéficiaires de minima sociaux ; la période d adaptation : quelle est sa durée, comment est-elle effectuée, est-elle facturée, selon quelles modalités, peut-elle être renouvelable, dans quels cas les modalités de départ des enfants (prévoir un préavis) ; les tarifs, la participation financière de la famille, les modalités de facturation aux familles et ce que comprend le tarif (couches, lait, repas, soin d hygiène), les déductions en cas d absence ; le personnel, avec en détail chaque type de poste et les missions qui incombent à chacun ainsi que le rôle de la référente technique (RT) et notamment la continuité de fonction de RT en cas d absence ; en cas d absence d un membre du personnel, les modalités de remplacement ; la définition des missions confiées aux professionnels intervenants ponctuellement au sein de la structure comme les vacations du médecin référent ; la description d une journée type à la crèche (les activités, les temps de repas, de repos, l accueil des familles ) ; les conditions d arrivée et de départ des enfants quotidiennement, les personnes habilitées à récupérer l enfant, la procédure mise en place si la famille arrive après la fermeture de la micro-crèche, si l enfant est malade ; les modalités d intervention médicale d urgence ; les modalités d information et de participation des parents à la vie de la micro-crèche. 17

10 Le projet d établissement Défini selon l article R du code de la santé publique (CSP), il doit être rédigé par le gestionnaire. Il est obligatoire au fonctionnement de la crèche et soumis pour validation à la PMI. Il peut être porté à la connaissance des familles. Ce projet d établissement regroupe deux documents essentiels : le projet social et le projet éducatif. Il aide à organiser et faire évoluer les pratiques et le fonctionnement, à communiquer sur les missions et les objectifs ainsi que les moyens de les réaliser, à s assurer que chacun est bien à sa place dans le fonctionnement quotidien, à favoriser l implication de chacun. Concrètement, le document comprend : le projet éducatif pour l accueil, les soins, le développement, l éveil et le bien-être des enfants ; le projet social expliquant comment la micro-crèche s intègre dans son environnement géographique, social, économique et démographique ; les dispositions particulières pour l accueil d enfants handicapés ou atteints d une maladie chronique ; la présentation des compétences professionnelles mobilisées (auprès des enfants), notamment de la référente technique ; la définition de la place des familles et leur implication à la vie de la micro-crèche ; les modalités de relation avec les organismes extérieurs. Prévoir le personnel Préconisations et facteurs de réussite Lire le règlement de fonctionnement et le contrat d accueil avec chaque famille et lui faire signer un document attestant qu elle a bien pris connaissance du règlement. Expliquer les engagements de chacun, la participation financière, le mode de calcul de cette participation, la facturation, les déductions... Signer le contrat d accueil entre le gestionnaire et la famille qui prévoit les temps d accueil dont celle-ci a besoin. Organiser périodiquement des temps d échange individuels et collectifs avec les parents. À chaque changement (d horaires, de jours de fermeture ), le règlement de fonctionnement doit être daté, signé et envoyé aux partenaires. Le projet d établissement est un outil évolutif à retravailler régulièrement avec les équipes, pour fédérer et dynamiser les professionnels. 18 La référente technique est garante de la mise en œuvre du projet d établissement et du respect du règlement de fonctionnement.

11 Prévoir 4 le personnel Les micro-crèches sont régies par le décret n du 7 juin 2010 du CSP. L encadrement des enfants est assuré par des professionnels diplômés ou qualifiés. Le gestionnaire doit veiller à ce que les professionnels fournissent un certificat médical d aptitude (vaccinations obligatoires et recommandées à jour), les diplômes requis, un CV et un extrait de casier judiciaire (B2). L effectif du personnel encadrant directement les enfants présents est d un professionnel pour cinq enfants qui ne marchent pas, et d un professionnel pour huit enfants qui marchent. Le gestionnaire de la micro-crèche est tenu de désigner une personne physique, dénommée référent technique, pour assurer le suivi technique de l établissement et l élaboration du projet d accueil. Elle est garante du règlement de fonctionnement et du projet d établissement. Si cette personne n est pas titulaire d une des qualifications mentionnées aux articles R , R ou R , le gestionnaire s assure du concours régulier d une personne répondant à l une de ces qualifications. L encadrement des enfants peut être assuré par des professionnels titulaires des diplômes de puéricultrice, éducateur de jeunes enfants ou auxiliaire de puériculture. Les personnels non diplômés, chargés de l encadrement des enfants, doivent justifier d une certification au moins de niveau V, enregistrée au répertoire national de certifications, attestant de compétences dans le champ de l accueil des jeunes enfants et de deux années d expérience professionnelle, ou d une expérience professionnelle de trois ans comme assistant maternel agréé. Deux personnes répondant à ces exigences sont présentes à tout moment lorsqu il y a plus de trois enfants présents dans la micro-crèche. Lorsque plusieurs micro-crèches sont gérées par une même personne, celle-ci est tenue de désigner un directeur dans les conditions prévues aux articles R à R et R si la capacité totale de ces établissements est supérieure à vingt places. Préconisations et facteurs de réussite Les parents et les partenaires ont besoin d être assurés du professionnalisme de l équipe présente auprès des enfants. Le recrutement de quatre professionnels en équivalent temps plein (ETP), dont une éducatrice de jeunes enfants (EJE) a minima, en tant que référente technique présente dans la structure, est un gage de réussite du projet. La référente technique sera présente un ETP pour un premier projet, puis 0,5 ETP sur chaque structure lorsque le gestionnaire ouvrira une deuxième structure. Le gestionnaire devra prévoir les modalités d entretien de la structure : un agent en charge de l entretien et/ou des plannings pour recenser les tâches ménagères à réaliser en dehors de la présence des enfants et des parents. Les enfants, le personnel et les familles doivent être accueillis quotidiennement dans des conditions d hygiène compatibles avec la mission de la micro-crèche (hygiène des surfaces, du matériel et des jeux). Quelque soit le nombre d enfants présents, la présence de deux personnes en permanence dans la micro-crèche est un gage de sécurité. Face à la pénurie de professionnels de la petite enfance et dans un contexte de turnover important, le gestionnaire assisté de la référente technique doit conduire une politique de ressources humaines dynamique : savoir accueillir les nouveaux professionnels, organiser des temps de réunions, faciliter l accès à des formations, échanger autour d un projet éducatif fédérateur L environnement de travail (l espace, la luminosité, le bruit ), l ergonomie du mobilier et la fonctionnalité du matériel sont déterminants pour exercer le métier auprès des jeunes enfants dans des conditions efficaces. L aménagement des espaces réservés au personnel (vestiaire, salle de convivialité ) contribue à la prévention des risques professionnels et au bien-être au travail. Le choix et le renouvellement du matériel pédagogique en collaboration avec les professionnels permet de développer le travail en équipe. Un gestionnaire bienveillant envers les professionnels, ce seront, d une manière générale, des professionnels plus bienveillants envers les enfants. La référente technique est garante de la sécurisation des pratiques notamment en matière d hygiène et de sécurité (affichage des numéros d urgence, tenue des protocoles médicaux, pratique d exercice d évacuation, planning de présence, d entretien ). Rôle du référent technique : exemple de fiche de poste en annexe s Les missions du gestionnaire ne sont pas interchangeables avec le rôle de la référente technique

12 Le(a) référent(e) technique sera toujours un(e) professionnel(le) de la petite enfance garant(e) de l accueil des enfants et des familles positionné(e) en hiérarchie des professionnel(le)s. Le gestionnaire positionné en tant qu employeur et gérant de la micro-crèche ne sera pas nécessairement un professionnel de la petite enfance et devra s en remettre à la référente technique sur les aspects concrets de l accueil des enfants et des familles. La coordination de ces deux acteurs est primordiale pour une gouvernance pérenne. Prévoir le budget prévisionnel d investissement 22

13 Prévoir le budget prévisionnel 5 24 d investissement Le versement par la Caf d une subvention d investissement pour la création de crèche n est pas automatique et doit répondre aux critères définis par la lettre circulaire et des moyens financiers disponibles. Réaliser le plan de financement pour les investissements Une subvention prélevée sur le PPICC peut être attribuée aux promoteurs créateurs de structures d accueil petite enfance afin de réaliser les aménagements, mises aux normes nécessaires et achats du matériel et mobilier dans le local pour l accueil des enfants. Montant maximum de la subvention accordée au titre du PPICC Le montant plafond attribué est de e par place créée (socle de base). Une bonification est possible d un montant de e/place créée, si le projet est situé dans une commune identifiée comme étant prioritaire (se renseigner auprès du conseiller technique Caf). Dans ce cas, la bonification est ajoutée au socle de base, soit un montant maximum de e par place créée. Dans le cas d une micro-crèche de 10 places, le montant maximum au titre du PPICC qui peut être attribué est donc de e ou e (pour une implantation dans une commune «bonifiée»). Le reste à charge du promoteur Un minimum de 20 % de la dépense subventionnable est toujours laissé à la charge du promoteur. Pour une micro-crèche de 10 enfants, en matière d investissement, au titre du PPICC, la Caf intervient à hauteur de 80 % de la dépense dite «subventionnable» dans un plafond maximum de e ou e. La notion de dépenses subventionnables Toutes les dépenses ne rentrent pas dans les dépenses dites subventionnables. Les dépenses prises en compte La notion de dépenses subventionnables recouvre les travaux et l achat de matériel et mobilier. Les travaux : tous les travaux de rénovation du local et de mise aux normes (plomberie, maçonnerie, sols, peintures, systèmes d aération, d évacuation, fenêtre ). Le matériel électroménager, l équipement de la cuisine, le linge, le matériel d entretien des locaux. Le matériel d ameublement : les lits enfants, les tables, les chaises, les mobiliers de rangement, le plan de change, le bureau, l équipement informatique Le matériel pédagogique et de puériculture : les jouets, les livres, les jeux, les structures de motricité Les travaux extérieurs qui permettent l accessibilité et la sécurisation de la cour ou du jardin aux enfants. Les dépenses exclues du financement Certaines dépenses sont exclues du financement et restent à la charge intégrale du promoteur. Il s agit des frais d architecte, des cautions pour le local, des frais d agence immobilière, des loyers, des frais d enregistrement (Inpi ou greffe du tribunal pour la création de sociétés) Préconisations et facteurs de réussite s s s Le recours à un architecte est recommandé s agissant d un établissement recevant du public et concernant une catégorie de public considéré comme «vulnérable». Les architectes apporteront des garanties professionnelles pour la construction de la structure. Il existe des architectes spécialisés dans le domaine de la petite enfance et la création de crèches. Faire établir des devis, mettre en concurrence plusieurs professionnels et transmettre l ensemble des devis aux partenaires pour fixer le coût total du programme et calculer la subvention d investissement de la Caf. Attention, c est le montant des devis qui permet de calculer la subvention PPICC. Une fois arrêté et présenté en commission d action sociale, ce montant ne pourra être revu. Il convient donc d être vigilant sur l ensemble des coûts et de fournir à la Caf l ensemble des devis. N oubliez aucun poste de dépense. Le matériel pédagogique qui compose le local doit être adapté aux âges des enfants et répondre aux normes NF. Les banques sont des partenaires indispensables dans le montage d un premier projet. Attention : l autorisation de démarrer le programme par la Caf ne signifie pas un accord de financement. Il convient de procéder par étapes. 25

14 Prévoir le budget Les étapes de prévisionnel de fonctionnement création du projet

15 Prévoir le budget prévisionnel 6 de fonctionnement 1 ère étape : se renseigner sur les aides financières de la Caf : prestation de service unique (PSU) ou prestation d accueil du jeune enfant (Paje). 2 ème étape : se renseigner sur les aides financières du Conseil général (si fonctionnement en PSU uniquement - voir page 32). 3 ème étape : se rapprocher des banques pour l obtention d un prêt. 4 ème étape : trouver des partenaires tiers financeurs (entreprises ou mairies). Pour un fonctionnement en PSU, présenter un budget prévisionnel avec une participation des familles en fonction du barème Cnaf des participations familiales (modèle en annexe). Le budget prévisionnel devra être équilibré et présenté sur deux années : l année de montée en charge et une année pleine. Pour un fonctionnement en Paje, présenter un budget avec une participation des familles modulée en fonction des revenus (condition d un financement au titre du plan crèche). Le budget devra être présenté sur deux années : l année de montée en charge de l équipement (par exemple, pour une ouverture en septembre, transmettre à la Caf le budget de septembre à décembre) et une année pleine d activité (correspondant à une année civile, soit de janvier à décembre) avec, pour chaque budget, un taux d occupation à 70 % (soit sept berceaux occupés sur les dix berceaux) et un à 100 % (c est-à-dire avec les dix berceaux). Le budget de fonctionnement (modèle en annexe) devra prévoir l ensemble des produits et des charges de la structure. s Le calcul du besoin en fonds de roulement est un élément important. L accord de financement d une banque est un prérequis indispensable pour toute création d une micro-crèche, afin d obtenir un prêt pour payer les travaux, acheter le matériel et le mobilier nécessaire au fonctionnement. Le choix de la mensualisation de la facturation sur onze ou douze mois et la fermeture un mois complet aura un impact financier pour les familles. Sachant que si la structure est fermée un mois complet (par exemple en août), la Paje ne sera pas versée à la famille le mois de fermeture faute d une garde effective. Ce point de vigilance est à évoquer avec le conseiller technique territorial de la Caf. Pour chaque poste de dépenses, détailler les coûts et donner des précisions. Par exemple, pour la rubrique achats : couches, repas, jouets, matériel de bureau Couches et repas : l idéal est que la structure fournisse les couches et les repas qui seront inclus dans le coût de la garde (à minima les couches seront fournies et les repas pourront être facturés aux familles au prix coûtant). Préconisations et facteurs de réussite 28 s Pour un fonctionnement en Paje, présenter un budget avec une participation des familles en fonction des revenus. Pour fixer cette tarification différenciée, s appuyer par exemple sur les trois tranches de la Paje. Pour étudier le budget prévisionnel et valider la faisabilité financière du projet : se rapprocher d HDSI (Hauts-de-Seine initiative) qui offre la possibilité de bénéficier d aides financières (prêts personnels à taux 0 % et garanties bancaires), ainsi qu un suivi sur les trois premières années de fonctionnement. Avant de se lancer dans un projet de création, il est impératif de disposer de fonds propres disponibles pour pouvoir assurer le démarrage d activité. La préconisation est d avoir en trésorerie e pour pouvoir monter le projet. En effet, lorsque l activité débutera, il faudra payer les fournisseurs (couches, repas) et les salariés, avant de pouvoir encaisser les paiements des familles. Attention également à l avance à verser aux différents intervenants pour la réalisation des travaux dans le local, cette avance doit avoir été budgétée. 29

16 Les étapes de création PSU ou Paje du? projet

17 7 32 Mode de fonctionnement en PSU PSU oupaje? La prestation de service unique (PSU) est une aide au fonctionnement versée par la Caf destinée aux gestionnaires d établissements collectifs accueillant des enfants âgés de moins de 6 ans. La PSU est versée à la structure en fonction du nombre d heures facturées aux familles. Le choix du mode PSU implique, pour le gestionnaire, de se conformer à une tarification établie pour le calcul des participations des familles et de trouver un tiers financeur (ville ou entreprise). Le calcul de la participation financière des familles est basé sur les barèmes de la Cnaf. Il est appliqué à toutes les familles qui confient régulièrement ou occasionnellement leur enfant à un établissement d accueil du jeune enfant bénéficiant de la PSU. Le montant de la participation familiale est défini par un taux d effort qui se décline en fonction du type d accueil (régulier, occasionnel, d urgence), appliqué aux ressources de la famille et modulé en fonction du nombre d enfants à charge au sens des prestations familiales. La participation demandée à la famille couvre la prise en charge de l enfant pendant son temps de présence dans la structure, y compris les soins d hygiène (couches, produits de toilette, etc.) et les repas. Le montant des participations familiales est soumis à un plancher et un plafond. Elle repose sur le principe d une facturation à l heure, au plus près des besoins réels des familles. Le barème institutionnel des participations familiales établi par la Cnaf est alors appliqué. En cas d accueil régulier, un contrat est établi entre le gestionnaire et la famille. Le principe de mensualisation est recommandé. La mensualisation se calcule de la manière suivante : nombre de semaines d accueil X nombre d heures réservées dans la semaine nombre de mois retenus pour la mensualisation Il en résulte un nombre d heures de présence par mois que l on multiplie par le tarif horaire de la famille pour calculer sa participation familiale due par mois. Pour connaître plus précisément les modalités d application de la PSU, il faudra se rapprocher du conseiller technique territorial de la Caf. Les micro-crèches en mode PSU sont éligibles au CEJ (contrat enfance et jeunesse). Pour connaître les conditions, il faudra se rapprocher du conseiller technique territorial de la Caf. Les micro-crèches en mode PSU peuvent être éligibles à l aide financière de fonctionnement du Conseil général. Il faudra se rapprocher du service financement des structures conventionnées de la direction PMI petite enfance du Conseil général. Le versement du la PSU au gestionnaire s effectue en deuxtemps : 70 % sous forme d une avance sur la base de la transmission d un budget prévisionnel de fonctionnement 30 % correspondant au solde sur la base de la transmission des données d activités annuelles et du budget réel de fonctionnement. Mode de fonctionnement en Paje Dans le cadre de la prestation d accueil du jeune enfant, le complément libre choix du mode de garde (CMG structure) peutêtre versé par la Caf aux familles qui font garder leur enfant en micro-crèche. Conditions pour pouvoir prétendre à un complément de libre choix du mode de garde (CMG) au titre de la Paje Parmi les établissements d accueil collectif des jeunes enfants, seules les micro-crèches relevant du 4 de l article R du code de la santé publique sont concernées et ce, quel qu en soit le gestionnaire. En outre, elles doivent être titulaires de l autorisation ou de l avis d ouverture prévue à l article L du code de la santé publique. Chaque enfant doit être accueilli de manière effective au moins 16 heures dans le mois, tous modes de garde éligible au CMG structure confondus. Le droit ne peut être valorisé que pour les mois au cours desquels 16 heures d accueil auront été effectivement réalisées. Afin de favoriser la mixité des publics accueillis, la possibilité de bénéficier d une aide à l investissement est désormais réservée aux micro-crèches pratiquant, pour toutes les familles fréquentant l établissement, une tarification modulée en fonction des ressources. La tarification modulée est un prérequis. Le choix du mode Paje implique que le gestionnaire facture intégralement les heures d accueil aux familles. Cette facturation est établie par le gestionnaire en fonction des heures d accueil réservées par les familles dans le contrat, cette facturation a lieu tous les mois à la fin du mois de garde. Le gestionnaire peut faire appel à des réservations par les entreprises de places d accueil. Dans ce cas, la tarification aux familles sera minorée du fait de la participation financière des employeurs. Le reste à charge des familles est toujours à minima de 15 % de la facturation de l accueil. La personne ayant recours à l une de ces structures (c est la structure qui est employeur) doit le déclarer à la Caf via la demande de complément mode de garde pour bénéficier sous certaines conditions de cette prestation. L aide forfaitaire est réglée sur production de l attestation mensuelle. 33

18 Préconisations et facteurs de réussite Conseils sur le budget de fonctionnement s Pour arriver à un équilibre budgétaire, si le choix s oriente vers la PSU, il faut impérativement que le gestionnaire trouve des tiers financeurs (mairie ou entreprise). Si l on opte pour un fonctionnement en mode Paje, attention, la tarification ne doit pas être trop élevée pour permettre la mixité sociale et rendre accessible la micro-crèche à toutes les familles quelles que soient leurs ressources. À compter du 1 er septembre 2014, un plafonnement des tarifs horaires est mis en œuvre par les Caf pour pouvoir bénéficier du complément mode de garde (voir le détail en annexe). Dans l objectif de proposer un coût de service moindre, il est judicieux de faire appel aux réservations d entreprises pour deux ou trois places, cela permet aux familles d avoir un reste à charge minoré, correspondant à l équivalent de ce que la famille aurait eu à payer si le mode de fonctionnement de la structure était la PSU. L aide à l investissement (selon la circulaire du PPICC) est désormais réservée aux micro-crèches pratiquant, pour toutes les familles fréquentant l établissement, une tarification modulée en fonction des ressources. Pour une meilleure lisibilité et compréhension par les familles de la tarification appliquée, il est conseillé d instaurer cette modulation tarifaire en se basant sur les trois tranches de revenus utilisés pour le calcul de la Paje. Il est également conseillé d instaurer une modulation tarifaire en fonction du nombre de journée d accueil réservé par les familles (exemple 1, 2, 5 jours). Lors de la présentation du budget prévisionnel au conseiller technique territorial de la Caf, il conviendra d expliquer les estimations financières et les modalités de calcul. Montage et finalisation des dossiers 34

19 8 Montage du dossier Caf s Se renseigner très en amont du projet auprès du conseiller technique territorial de la Caf, sur les dates des commissions d action sociale (Cas, en moyenne, elle se réunit tous les deux mois). Le passage en commission constitue l étape ultime du dossier. Envoyer l ensemble des pièces justificatives (en annexe la liste des pièces à fournir). Le dossier doit être finalisé à minima trois mois avant la date de présentation en Cas, et il doit être présenté impérativement avant l ouverture de la structure. Un rétroplanning est donc à définir avec le conseiller technique qui accompagne le projet. Rappel : la commission d action sociale de la Caf se prononce en opportunité sur les projets qu elle examine. Montage du dossier PMI Montage et finalisationdes dossiers Adresser le dossier complet nécessaire à la rédaction de l avis ou de l arrêté d ouverture signé par le président du Conseil général (liste des pièces à fournir en annexe) accompagnée d une lettre sollicitant l avis (structures publiques) ou l autorisation (structures privées) du président du Conseil général sur l ouverture de la micro-crèche (exemple d arrêté d ouverture d une micro-crèche en annexe). Ouverture de la structure Préconisations et facteurs de réussite Lorsque la subvention d investissement est présentée devant la commission d action sociale de la Caf des Hauts-de-Seine, l ensemble des éléments du dossier qui sont exposés devant les administrateurs (à savoir le mode de fonctionnement de la structure, la qualité du porteur de projet et de l analyse du besoin, la viabilité du projet dans le temps) sont des éléments déterminant dans la décision de la Cas. L attribution d une subvention pour la création d un projet relève d une décision souveraine des administrateurs de la Caf. Autrement dit, il n existe pas d automaticité, ni de droit à l attribution d une subvention d investissement. 36

20 Ouverture 9 de la structure Une visite du local avant l ouverture sera organisée avec la PMI. L ouverture de la micro-crèche est obligatoirement subordonnée à un avis ou une autorisation de fonctionnement délivrée par le président du Conseil général après avis du service de protection maternelle et infantile (PMI). La mairie doit être informée de l ouverture de la structure. Après passage en commission d action sociale de la Caf, il convient de transmettre l ensemble des documents actualisés : nombre d enfants inscrits, agrément PMI Une fois acquis l accord de financement de l investissement par la commission d action sociale, cette décision est transmise aux organismes de tutelle qui contrôlent l activité des Caf (mission nationale de contrôle et Cnaf) qui ont quelques jours pour valider ce financement. Une notification est alors envoyée au promoteur. L étape suivante consiste en la signature de la convention de financement d aide à l investissement qui engage le promoteur à maintenir la destination sociale de l équipement pour une durée de dix ans. Une fois la convention signée, un exemplaire est adressé au promoteur et il est possible de procéder au paiement. Les documents justificatifs sont à fournir au conseiller technique en charge du projet. Le paiement de la subvention d investissement ne peut se faire que sur présentation des factures acquittées. Le gestionnaire doit impérativement fournir à la Caf l avis ou l autorisation de fonctionnement de la structure délivré par la PMI. malités à accomplir. Il vous permet d inscrire votre micro-crèche dans le champ des différents modes de garde sur votre commune d implantation, et ainsi de la faire connaître aux parents. Il vous permet aussi de vous identifier et de préciser vos disponibilités (ou indisponibilités) de places. Pour toute question, adressez vous à : monenfant.cafnanterre@caf.cnafmail.fr Préconisations et facteurs de réussite 38 Le gestionnaire doit informer les parents sur l importance de s inscrire et de déposer une demande de Paje à la Caf du lieu du domicile en amont, ou, au plus tard, dès le premier mois de garde de l enfant pour percevoir la Paje (car la Paje n est pas rétroactive). Par exemple : si la famille fait garder son enfant en septembre et qu elle fait une demande de Paje à la Caf en octobre, elle ne percevra pas la Paje pour le mois de septembre. Pour connaître le montant de la Paje, la famille pourra se connecter sur le site mon enfant.fr, faire une simulation financière grâce à un outil d aide au calcul. L imprimé de la demande de Paje se trouve sur le site de la Caf : Pensez également à mon-enfant.fr pour être référencé sur internet. Premier site national dédié à l information sur la petite enfance, avec plus de 2,5 millions de visiteurs en 2013, il est porté par les Caf. Totalement gratuit, il recense l ensemble des modes d accueil, présente leurs coûts et aide les parents dans les for- 39

21 Suivi et contrôle de l activité Suivi et contrôle 10 de l activité Le paiement de la subvention d investissement s effectuera sur présentation des factures acquittées. À l occasion du versement du solde de la subvention d investissement, la Caf transmet un document au promoteur qui rappelle que la Caf des Hauts-de-Seine soutient financièrement cet équipement. Ce document devra être obligatoirement affiché dans les locaux dans un endroit permettant aux familles d en prendre connaissance. Lorsque l ensemble du programme est terminé, le conseiller technique de la Caf procède à une visite de solde de l équipement. Le but de cette visite est de s assurer et de vérifier que les fonds ont bien été utilisés pour réaliser les travaux de mise aux normes du local et ont permis d acheter le matériel et mobilier nécessaire à l activité. Si le gestionnaire souhaite organiser une inauguration de la structure, les partenaires financeurs, via leurs services communication, devront être associés à l organisation de cet évènement. Si le choix de fonctionnement de la structure est en mode PSU, une contractualisation sera effectuée, entre le gestionnaire et la Caf, par le biais de la signature d une convention de fonctionnement (contacter le conseiller technique de la Caf). Une contractualisation avec le Conseil général sera à effectuer pour prétendre à l aide financière au fonctionnement (signature d une convention). Le partenariat est à conserver avec les institutions (mairie, PMI et Caf). Dans cet objectif, il est important de communiquer toute information essentielle susceptible de modifier le fonctionnement de votre structure à ces partenaires. En cas de changement dans le fonctionnement de la microcrèche (les horaires, la référente technique...), il est de la responsabilité du gestionnaire, en référence à la législation en vigueur : d informer la PMI, car cette modification implique la rédaction d un nouvel arrêté autorisant le fonctionnement de la structure, de renvoyer tous les documents nécessaires à la poursuite de l activité de la structure. Les services de PMI, sont en charge de l agrément des EAJE et également du contrôle en référence à la législation en vigueur. Les visites ont lieu sur site. Elles peuvent être prévues avec le gestionnaire ou inopinées. Le contrôle portera sur les modalités de fonctionnement de la micro-crèche, notamment sur la qualité et la sécurité de l accueil des enfants en lien avec les missions confiées règlementairement à la PMI. 41

22 Préconisations et facteurs de réussite s Un délai raisonnable est préconisé entre le montage de deux projets par un même gestionnaire. L ouverture d une deuxième structure n est souhaitable qu après un délai d au moins un an d exercice complet de la première structure, permettant d en apprécier son fonctionnement. Il est possible pour les familles de bénéficier d un crédit d impôts (il convient de se renseigner auprès des impôts). Attention, le gestionnaire est lié par contrat de droit privé avec les familles, la Caf et le Conseil général n interviennent pas dans ces contrats qui relèvent de la sphère privée. Dans l intérêt d une bonne gestion, il convient de communiquer régulièrement avec les familles. Afin de s assurer de la continuité du maintien de la destination sociale de l équipement sur dix ans, le bilan d activité, le compte de résultat, la grille tarifaire, et la qualification du personnel, seront à transmettre annuellement à la Caf, et à la PMI si le Conseil général est financeur. Les étapes importantes du parcours de création d une micro-crèche en résumé 42

23 Les étapes importantes du parcours de création d une 11 micro-crèche en résumé 1. Récolter les informations nécessaires pour monter le projet de création de micro-crèche, connaître la réglementation en vigueur, s entourer d un groupe projet et réaliser l étude de besoins. 2. Rencontrer les partenaires, s informer des démarches à effectuer, s inscrire à «la réunion collective micro-crèche» et prendre contact auprès de la mairie d implantation souhaitée, faire connaître et présenter le projet. 3. Rechercher un local adapté. 4. Contacter la PMI pour monter le dossier d autorisation de fonctionnement, transmettre les plans et les surfaces du local réalisés par l architecte et organiser une visite sur place du local. 5. Contacter la Caf pour déposer une demande de subvention d investissement et monter le dossier avec le conseiller technique du territoire. 6. Dès la signature du bail et avant de commencer les travaux, envoyer une demande de financement au titre de l investissement et solliciter la Caf pour une autorisation de démarrer le programme et de commencer les travaux. 7. Transmettre l ensemble des devis, plans de financement en fonctionnement et en investissement, le projet d établissement, le règlement de fonctionnement, la composition de l équipe petite enfance, les statuts du promoteur et du gestionnaire, le Kbis (s il s agit d une entreprise) l ensemble des pièces relatives au montage du dossier et à l autorisation d ouverture. 8. Présentation du projet en commission d action sociale de la Caf impérativement avant l ouverture de la structure (le promoteur peut décider de réaliser en amont les travaux ou d attendre l accord de financement de la Cas pour commencer les travaux). 9. Organiser la visite du local avec la PMI pendant les travaux (visite de chantier) et avant l ouverture de la structure. 10. Après le passage en commission d action sociale, signer la convention d investissement et/ou de fonctionnement. Transmettre les pièces justificatives pour le versement de la subvention. 45

24 Sigles Sigles AM Caf Cas CDAJE CEJ CMG Cnaf CSP CSS DDPP EAJE EJE EPCI ETP Fnas HDSI Inpi Insee MNC NF Paje PMI PPICC PSU Assistantes maternelles Caisse d allocations familiales Commission d action sociale (de la Caf) Commission départementale d accueil du jeune enfant Contrat enfance et jeunesse Complément libre choix du mode de garde Caisse nationale des allocations familiales Code de la santé publique Code de la sécurité sociale Direction départementale de la protection des populations Établissement d accueil du jeune enfant Éducatrice(eur) de jeunes enfants Établissement public de coopération intercommunale Équivalent temps plein Fonds national d action sociale Hauts-de-Seine initiative Institut national de la propriété industrielle Institut national de la statistique et des études économiques Mission nationale de contrôle et d audit des organismes de sécurité sociale Normes françaises Prestation d accueil du jeune enfant Protection maternelle et infantile Plan pluriannuel d investissement pour la création de crèche Prestation de service unique 47