LOI SUR L ACCÈS À L INFORMATION. RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 1er avril 2008 au 31 mars 2009
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- Joëlle Damours
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1 LOI SUR L ACCÈS À L INFORMATION RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 1er avril 2008 au 31 mars 2009
2 TABLE DES MATIÈRES Page 1. INTRODUCTION 2 2. INFORMATIONS GÉNÉRALES 3 3. POLITIQUES ET PRATIQUES ADMINISTRATIVES 4 Politiques Délégation des pouvoirs Procédures Formation Utilisation des nouvelles technologies Fonds de renseignements Salle de lecture Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée Activités de couplage 4. DEMANDES D ACCÈS À L INFORMATION 6 Interprétation du Rapport statistique sur les demandes d accès à l information Aperçu Traitement des demandes - Demandes reçues - Origine des demandes - Objet des demandes - Délai de traitement - Prorogation de délai - Exceptions et exclusions - Communications informelles - Plaintes et enquêtes - Gestion de l information - Frais et exemptions de droits - Coûts ANNEXE A : Rapport statistique ANNEXE B-C : Exigences en matière de rapports pour ANNEXE D : Décret de délégation Loi sur l accès à l information - 1 -
3 1. INTRODUCTION La Loi sur l'accès à l'information (Loi révisée du Canada (1985), chapitre A-1) a été promulguée le 1er juillet La présente loi a pour objet d élargir l accès aux documents de l administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. La Loi sur l accès à l information permet aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada d exercer un droit général d accès à l information contenue dans les dossiers détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve d exceptions précises et limitées. L article 72 de la Loi sur l accès à l information stipule qu à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport porte sur les activités de l Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (l Agence) relativement à l application de la Loi sur l accès à l information. On peut consulter ce rapport au ou obtenir un exemplaire en s adressant à : Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec Accès à l information et renseignements personnels Édifice Dominion Square 1255, rue Peel, bureau 900 Montréal (Québec) H3B 2T9-2 -
4 2. INFORMATIONS GÉNÉRALES Intégrée au portefeuille d Industrie Canada depuis 1996, l Agence acquiert son autonomie complète en octobre 2005 par suite de l entrée en vigueur de la loi la constituant. Elle détient maintenant le mandat de promouvoir le développement économique des régions du Québec, en accordant une attention particulière à celles dont la croissance économique est lente et les emplois insuffisants, afin qu il en résulte, à long terme, une amélioration de la prospérité et de l emploi. La coordonnatrice des droits du public de l Agence joue un rôle clé dans le traitement des demandes de renseignements. Elle coordonne toutes les activités concernant l application de la Loi ainsi que des règlements, directives et lignes directrices qui s y rapportent. Les principales responsabilités de la coordonnatrice sont : d élaborer des orientations générales, des procédures et des lignes directrices afin d assurer l application méthodique de la Loi; de sensibiliser le personnel de l Agence aux obligations de la Loi; de veiller à ce que l Agence respecte les lois, les règlements, les procédures et les orientations générales; de représenter l Agence auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), des commissaires à l information et à la protection de la vie privée ainsi qu auprès des autres ministères et institutions fédérales; de coordonner la tenue des inventaires de renseignements de l Agence; de s assurer que les collectes de renseignements sont conformes à la politique gouvernementale sur les collectes de renseignements et les sondages d opinion publique; de coordonner la préparation des renseignements nécessaires aux rapports parlementaires et aux rapports à la direction, ainsi que tout autre document requis par les organismes centraux
5 3. POLITIQUES ET PRATIQUES ADMINISTRATIVES Politiques Les lignes directrices du SCT relativement à la Loi sur l accès à l information ont servi de guide pendant la période visée par le rapport. Délégation des pouvoirs La responsabilité relative à l application des diverses dispositions de la Loi sur l accès à l information a été établie à partir d une grille de délégation dûment approuvée. Le sousministre/président est l autorité déléguée en matière de demandes formelles; la coordonnatrice des droits du public est l autorité déléguée en matière de demandes informelles (voir l annexe D). Procédures Les procédures n ont pas été modifiées pendant la période visée par le rapport. La coordonnatrice est donc responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l accès à l information et conserve les dossiers relatifs à celle-ci. Les demandes d accès sont acheminées au centre de responsabilité concerné pour que soient extraits les documents demandés. Une fois cette étape franchie, la coordonnatrice étudie les documents en fonction de la Loi, consulte le centre de responsabilité et les tiers, s il y a lieu, et les informe des dispositions prises. La coordonnatrice présente ensuite ses recommandations au sousministre/président, lesquelles font l objet d une approbation par les responsables des secteurs concernés. Lorsque les recommandations ont été acceptées par le sous-ministre/président, la coordonnatrice prépare les documents en vue de leur communication. Formation Aucune formation n a été dispensée aux employés de l Agence au cours de la période visée par le rapport. Utilisation de nouvelles technologies L Agence exploite le concept «DEC en direct» qui permet au public de faire des demandes d information sur les programmes et les services de l Agence pour chacune des régions du Québec par le biais d un guichet unique. Les demandes reçues en vertu de la Loi sur l accès à l information sont acheminées à la coordonnatrice qui en accuse réception par courriel dans les 48 heures. Depuis 2006, l Agence affiche la liste de ses subventions et des contributions sur son site Internet afin d en faciliter l accès
6 Fonds de renseignements Le bureau d accès à l information et de la protection des renseignements personnels transmet annuellement au SCT la mise à jour des fonds de renseignements de l Agence afin qu ils soient publiés dans la publication Info Source, disponible à l adresse Internet suivante : Salle de lecture Afin d encourager le grand public à se servir des mécanismes existants pour l obtention de renseignements et pour répondre aux exigences de la Loi sur l accès à l information, l Agence a désigné un local dans ses bureaux de Montréal comme salle de lecture et de consultation de documents. Le grand public peut y retrouver des documents pouvant aider les individus à reconnaître les dossiers de l Agence (Info Source, manuels ministériels, etc.) et des formulaires de demandes de renseignements en vertu de la Loi. De plus, afin de mieux desservir sa clientèle des régions, des arrangements peuvent être faits, sur demande, avec nos bureaux d affaires, pour permettre aux demandeurs de consulter les documents sur place. Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée L Agence n a réalisé aucune Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée ou Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le rapport. Activités de couplage L Agence n a réalisé aucune activité de couplage au cours de la période visée par le rapport
7 4. DEMANDES D ACCÈS À L INFORMATION Interprétation du Rapport statistique sur les demandes d accès à l information Aperçu De par ses activités de développement économique, la clientèle de l Agence est composée d entreprises et d organismes. Des consultations auprès d une tierce partie sont fréquemment menées. L Agence détient un grand nombre de renseignements commerciaux, techniques et financiers touchant des tiers, notamment des données et des prévisions sur les ventes des entreprises, des coûts de projet, des études de marché et des plans d affaires, des applications de technique de pointe, des listes de clients ainsi que des projets d investissement. Bien qu une grande partie de ces renseignements soit confidentielle, l Agence tente de fournir autant de renseignements que possible afin de respecter l esprit de la Loi. Traitement des demandes Demandes reçues Entre le 1 er avril 2008 et le 31 mars 2009, l Agence a reçu 20 demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l accès à l information et deux ont été reportées de l année précédente. En fin d année, 19 ont été traitées au cours de la période visée par le rapport et trois ont été reportées à la période suivante. L Agence a aussi été consultée par d autres ministères à 16 reprises. Origine des demandes Origine Nombre % Public 6 30 % Secteur commercial 0 0 % Médias 8 40 % Universités 3 15 % Organismes 3 15 % TOTAL % - 6 -
8 Objet des demandes Un total de 45 % des demandes ont porté sur nos ententes de contributions financières accordées à des entreprises ou organismes, 25 % sur les politiques et l administration de l agence, 20 % sur des contrats accordés et leurs résultats et 10 % sur des notes et des cahiers de breffage au ministre. Délai de traitement Nombre de jours Nombre de demandes % 30 jours ou moins % 31 à 60 jours 5 26 % 61 à 120 jours 3 16 % 121 jours et plus 1 5 % TOTAL % Un certain nombre de dossiers ont nécessité une plus longue période de traitement attribuable, entre autres, à leur complexité et aux consultations nécessaires auprès de tierces parties et d organismes gouvernementaux. Prorogation de délai Durant l année , cinq demandes ont fait l objet d une prorogation de délai sur l accès à l information en raison de consultations. Exceptions et exclusions Des exceptions et exclusions en vertu des articles 19, 20*, 21* et 26 ont été invoquées dans 36 % des demandes reçues. Une communication totale a eu lieu dans 57 % des dossiers et dans le cas d une demande, le traitement était impossible (aucun document existant). *Les alinéas 20(1)(a) (b) (c) et (d) ont été invoqués dans plusieurs des demandes en raison des nombreux documents de tiers détenus par l Agence. L alinéa 21(1)(a) a également été invoqué dans le cadre d avis et de recommandations au ministre
9 Communications informelles Conformément aux lignes directrices du SCT, l Agence essaie autant que possible de traiter les demandes de façon informelle. Entre autres, les listes de contributions financières, les évaluations environnementales, certains documents sur les modalités de programmes et les budgets sont traités de cette manière. Cette procédure permet d accélérer le traitement des demandes et d exempter les demandeurs des frais de base. L Agence a reçu 28 demandes informelles en Plaintes et enquêtes L Agence n a reçu aucune plainte et n a fait l objet d aucune enquête au cours de la période visée par le rapport. La Cour fédérale et la Cour d appel n ont été saisies d aucune demande ou appel. Gestion de l information L Agence n a reçu aucune demande d accès à l information qui réfère aux fonds de renseignements de l organisation et à son infrastructure de technologie de l information. Frais et exemptions de droits L Agence respecte les lignes directrices du SCT en ce qui a trait à l imposition et à l exemption des droits. Elle renonce à percevoir des droits qui ne dépassent pas 25 $. Au-delà de ce montant, elle décide sur une base de cas par cas, de l opportunité de les percevoir intégralement ou non, selon l intérêt public pressenti. Pour l année visée par le rapport, des frais nets de 100 $ ont été perçus en droits et aucun montant n a été exigé en frais de reproduction. Les dispenses de frais ont totalisé 183,60 $. Le nombre de pages divulguées s élève à 918. Coûts Selon les directives établies par le SCT, les coûts afférents à l administration de la Loi sur l accès à l information, incluant le salaire de la coordonnatrice ainsi que la formation, s élèvent à $. L équivalent de 0,9 année-personne a été consacré à l administration de la Loi
10 - 9 -
11 Appendix B Supplemental Reporting Requirements for Access to Information Act In addition to the reporting requirements addressed in form TBS/SCT "Report on the Access to Information Act", institutions are required to report on the following using this form: Part III Exemptions invoked Section 13 Subsection 13(e) 0 Annexe B Exigences en matière de rapports supplémentaires pour Loi sur l accès à l information En plus des exigences relatives à l établissement de rapports dont on traite au formulaire TBS/SCT , «Rapport concernant la Loi sur l accès à l information», les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit, en utilisant le présent formulaire : Partie III Exceptions invoquées Article 13 Paragraphe 13(e) 0 Section 14 Subsections 14(a) 0 14(b) 0 Article 14 Paragraphes 14(a) 0 14(b) 0 Part IV Exclusions cited: Subsection 69.1 (1) 0 Partie IV Exclusions citées Paragraphe 69.1 (1)
12 Appendix C Annexe C Discrepancies Divergences n/a s/o
13 ANNEXE D Décret de délégation Loi sur l accès à l information Article 73 de la Loi sur l accès à l information Décret de délégation - Loi sur l accès à l information Par la présente, le ministre de l Industrie, en vertu de l article 73 de la Loi sur l accès à l information*, délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe les attributions du ministre en sa qualité de responsable d une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste, en ce qui concerne le Bureau fédéral de développement régional (Québec). Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Bureau fédéral de développement régional (Québec). Original signé par L honorable John Manley Ministre de l Industrie 8 mars 96 Date Original signé par L honorable Martin Cauchon Secrétaire d État (BFDR(Q)) 6 mars 96 Date *S.R.C. 1985, Ch. A
14 Annexe Décret de délégation - Loi sur l accès à l information Poste Articles de la Loi sur l accès à l information 1. Sous-ministre 7(a), 7(b), 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(1), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 13(1), 13(2), 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16(3), 17, 18, 19(1), 19(2), 20(1), 20(2), 20(3), 20(5), 20(6), 21(1), 22, 23, 24(1), 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 69, 71(2), Sous-ministre adjoint 7(a), 7(b), 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(1), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 13(1), 13(2), 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16(3), 17, 18, 19(1), 19(2), 20(1), 20(2), 20(3), 20(5), 20(6), 21(1), 22, 23, 24(1), 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 69, 71(2), Coordonnateur 7(a), 7(b), 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(1), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 25, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 29(1), 33, 37(4), 43(1), 44(2) Cette annexe remplace celle se rapportant à tout décret antérieur
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