POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES

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1 , rue De Champlain Montréal, QC H2L 2R8 POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES VERSION ENTÉRINÉE LE 15 AOÛT 2012 Amendée le 19 septembre 2012 STÉPHANE GOMARD Président du C.A. JEAN-FRANÇOIS MARQUIS Secrétaire du C.A.

2 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... 2 DÉFNITIONS GESTION DES LOYER Paiement des loyers ArrIérage de loyer Chèques sans provision (NSF) Recours légaux et frais juridiques GESTION DES DÉPENSES Budget annuel d opération Dépenses et demandes de remboursements de dépenses Dépenses extraordinaires Signataires GESTION DE LA PETITE CAISSE Mode de fonctionnement REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE SÉJOUR ET PER DIEM NOURRITURE Frais de déplacement et de séjour REMBOURSEMENT DES FRAIS DE GARDE DES ENFANTS Frais de Garde... 7 ANNEXES... 8 Annexe 1 - Demande de remboursement par chèque... 9 Annexe 2 - Demande de remboursement à partir de la petite caisse POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES - COOPÉRATIVE D'HABITATION RADAR Page 2 de 10

3 POLITIQUE DU COMITÉ GESTION DES FINANCES DEFINITION DES TERMES Exercice financier: L'année fiscale de la Coopérative allant du 1 er janvier au 31 décembre de chaque année inclusivement. Mauvais payeur: Le «mauvais payeur» est décrit de la façon suivante au sein d un exercice financier: plus de 2 retards et/ou plus de 3 chèques sans provisions (NSF) et/ou plus de 2 arrangements financiers (entente) et/ou le non respect d une entente. Entente: Une entente financière confirmée par écrit entre le comité de gestion des finances et un membre. Arrangement financier: Même définition que «Entente». CGF: Comité de gestion des finances GESTION DES LOYERS Paiement des loyers Les loyers sont dus le premier jour du mois (Bail_Section D). Les loyers doivent être payés par chèque, mandat postal ou bancaire Les locataires peuvent, s ils le désirent, remettre une série de chèques postdatés, non encaissables avant terme, servant au paiement complet du loyer; Les chèques doivent être déposés dans la boîte à lettres du Comité de Gestion des Finances (CGF) au 4 e étage et rédigés à l ordre de : Coopérative d habitation Radar Arriérage de loyer Toute somme qui n a pas été payée au moment où elle était due constitue un retard; Exceptionnellement et pour un mois seulement par exercice financier, un membre pourra prendre une entente avec le CGF pour étaler le paiement de son loyer; 1 Amendé le 19 septembre 2012 Page 3 de 10

4 les arrangements financiers doivent être pris avant le 1 er du mois à venir. La demande d arrangement financier doit être faite par le membre, par écrit. Elle ne deviendra effective qu une fois confirmée par le CGF. Note: Le CGF se réserve le droit, à sa discrétion, d accepter plus d une demande d entente de paiement de loyer provenant d un même membre par exercice financier. Toutefois dès la 2 e entente, ou pour les autres subséquentes s il y a lieu, le comité avisera le C.A. de la situation Le membre qui ne peut effectuer le paiement de son loyer avant la date prévue de dépôt par le CGF, devra procéder lui-même au dépôt de son paiement de loyer à l institution financière de la Coopérative - dépôt au comptoir. Le CGF lui fournira les informations bancaires nécessaires à cet effet. Par la suite, il devra remettre sa preuve de dépôt au CGF dans les 24h après que celui-ci aura été effectué Le membre qui ne respecte pas une entente prise avec le CGF pourra faire l objet d une requête à la Régie du logement Le membre qui, régulièrement, ne paye pas son loyer le 1 er du mois (mauvais payeur) pourra faire l objet d une requête à la Régie du logement Un rappel sera remis le 3 du mois au membre n ayant pas remis ou acquitté son paiement de loyer pour le mois en cours, lorsqu une entente n a pas été convenue avec le CGF Chèques sans provision (NSF) Le membre qui a fait un chèque sans provision devra, dès qu il en est informé, acquitter son loyer par chèque visé, mandat bancaire ou postal et devra procéder luimême au dépôt de son paiement de loyer à l institution financière de la Coopérative - dépôt au comptoir Tout membre qui aura remis plus de 2 chèques sans provisions (NSF) dans le cadre d un même exercice financier devra jusquà la fin de celui-ci acquitter son paiement de loyer seulement par chèque visé, mandat postal ou bancaire Tout membre ayant fait un chèque sans provision devra ajouter à son paiement la somme de 20$; somme couvrant les frais bancaires ainsi que les frais administratifs encourus Recours légaux et frais juridiques Si la Coopérative doit encourir des frais (légaux ou autres) pour percevoir les sommes qui lui sont dues par un locataire, celui-ci devra rembourser à la Coopérative tous les frais encourus. POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES - COOPÉRATIVE D'HABITATION RADAR Page 4 de 10

5 2 - GESTION DES DÉPENSES Budget annuel d opération Un budget d opération adopté par le C.A. pour le prochain exercice financier doit être présenté à l Assemblée Générale de la période budgétée; Dépenses et demandes de remboursements de dépenses Les dépenses concernant les taxes municipales et scolaires, les primes d assurance, les frais énergétiques, les paiements hypothécaires et autres dépenses similaires doivent être payées même si cela excède la somme prévue au budget; Toutes demandes de remboursement ou de paiement par chèque pour les dépenses de la Coopérative, doivent être accompagnées du formulaire de remboursement officiel dûment rempli et signé (Voir Annexe 1 - Demande de remboursement par chèque) Toutes dépenses excédant soixante dollars (60$) doit être accompagnées de trois soumissions après le 19 septembre Dépenses extraordinaires Autorisation de l Assemblée Générale : Le CGF ne peut, sans avoir reçu l autorisation préalable de l Assemblée Générale, engager des dépenses supérieures ou égales à trois mille dollars (3 000,00$) non prévues au budget, à moins de circonstances exceptionnelles et urgentes. Dans ce dernier cas, toute dépense extraordinaire doit être approuvée par le Conseil d Administration et doit être rapportée à la prochaine Assemblée Générale (R.R.I ) Signataires Quatre (4) administrateurs sont désignés comme signataires par le Conseil d Administration; Aucun chèque ne doit être signé en blanc, même par un seul signataire Les nombres de signataires de chèques par paliers de montants sont les suivants: Deux (2) signataires sont requis sur tout chèque de moins de 1,500$; Trois (3) signataires sont requis sur tout chèque entre 1,500$ et 5,000$ Quatre (4) signataires sont requis tout chèque de plus de 5,000$ 1 Amendé le 19 septembre 2012 Page 5 de 10

6 3 - GESTION DE LA PETITE CAISSE Mode de fonctionnement La Coopérative tient une petite caisse ; cette dernière est sous la responsabilité d un membre du CGF; Le montant de la petite caisse est établi par le CGF. Les fonds de la petite caisse doivent être utilisés pour payer ou rembourser les dépenses de soixante dollars (60$) ou moins de la Coopérative ; Le membre du CGF chargé de la petite caisse remplira un formulaire pour le renflouement de cette dernière et l accompagnera des pièces justificatives afférentes; Toute demande de remboursement doit être accompagnée de pièces justificatives signées par le requérant et du formulaire de remboursement des dépenses (Voir Annexe 2 - Demande de remboursement à partir de la petite caisse); Toute dépense relative à un comité ou à une activité devra être autorisée par le responsable du comité. Le responsable doit contresigner les pièces justificatives (reçus) Toute demande de remboursement devra être soumise au CGF dans les trente (30) jours suivant la date où la dépense a été contractée Le CGF s'engage à rembourser les dépenses payables à partir de la petite caisse dans un délai de sept (7) jours. 4 - REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE SÉJOUR ET PER DIEM DE NOURRITURE Frais de déplacement et de séjour et per diem de nourriture Conformément à l article 102 de la Loi sur les coopératives, les membres peuvent obtenir le remboursement de certains frais encourus lors de l exercice de leur fonction ou dans l accomplissement des mandats qui leur sont confiés. Les frais de déplacement entrent dans cette catégorie Seuls les frais de déplacements et de séjour préautorisés et en lien avec une activité de la Coopérative pourront être remboursés; Les frais couverts par cette politique sont : Stationnement (sur présentation du coupon); Kilométrage (0.43$/km); Coût du billet de transport en commun en vigueur. POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES - COOPÉRATIVE D'HABITATION RADAR Page 6 de 10

7 Les per diem de remboursement maximal pour la nourriture sont les suivants: Petit-déjeuner: 15$ Dîner: 20$ Souper: 25$ Si le membre consommait pour plus de ces montants, la portion excédante est à ses frais. Ces montants sont avec taxes. 5 - POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE GARDE DES ENFANTS Frais de Garde Les frais de garde sont remboursés lorsqu un membre assiste, au nom de la Coopérative, à une Assemblée Générale de la Fédération ou de la Coopérative, à de la formation, ou réunions du C.A. dans la mesure où ces frais de garde sont préautorisés; Les frais de garde ne sont remboursés que dans les cas où la garde des enfants est assurée par une personne autre que le conjoint ou un membre de la famille et lorsque la Coopérative n offre pas le service de garde; Pour obtenir le remboursement, le membre doit obligatoirement présenter un reçu signé par la personne qui a assuré la garde. Le reçu indique la date, l heure, la durée, le nom des enfants gardés, le nom du gardien ou de la gardienne; ainsi que l'annexe 1 - Demande de remboursement par chèque Le montant maximal alloué pour chaque remboursement de frais de garde doit correspondre à la durée réelle de la rencontre plus le temps de déplacement Le taux horaire consenti par la Coopérative est d un maximum de 10,00$/l heure. Ce taux est révisable par le Conseil d Administration. 1 Amendé le 19 septembre 2012 Page 7 de 10

8 , rue De Champlain Montréal, QC H2L 2R8 ANNEXES POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES POLITIQUE DU COMITÉ DE GESTION DES FINANCES - COOPÉRATIVE D'HABITATION RADAR Page 8 de 10

9 ANNEXE 1 DEMANDE DE REMBOURSEMENT PAR CHÈQUE DEMANDE DE PAIEMENT Chèque requis par : Date : Chèque payable à : Montant (en chiffres) : $ Montant (en lettres) : Détails du paiement Rubrique/Poste comptable Montant TOTAL : Paiement approuvé par : Date : SECTION RÉSERVÉE À L'USAGE DU CGF Chèque no : Date : Émis par : Chèque signé par : (1) (2) (3) (4) ( ) Chèque posté le par ( ) Chèque remis à (signature du receveur) Date: 1 Amendé le 19 septembre 2012 Page 9 de 10

10 ANNEXE 2 DEMANDE DE REMBOURSEMENT À PARTIR DE LA PETITE CAISSE NOTE: UTILISEZ CETTE ANNEXE POUR LES DÉPENSES TOTALISANT MOINS DE 60$ SEULEMENT. SI LA DÉPENSE EST DE PLUS DE 60$, UTILISEZ L'ANNEXE 1.

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