INTÉGRATION DE LA SIGNATURE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE 30 septembre 2009

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1 INTÉGRATION DE LA SIGNATURE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE 30 septembre 2009 Service de secrétariat général et des communications

2 INTRODUCTION OBJECTIF DU GUIDE Le présent guide vise à aider le personnel à intégrer leur signature dans le logiciel Microsoft Office Outlook. Il présente les étapes pour obtenir une signature fidèle à l image corporative de la Commission scolaire. Réf.: cahier des normes graphiques. CRÉATION D UNE SIGNATURE OUVERTURE DE L ÉDITEUR DE SIGNATURES 1. Démarrer Microsoft Office Outlook 2. Dans la boîte aux lettres, ouvrir le menu «Outils» / «Options» Il est important de noter que les options de signatures sont disponibles seulement à partir des menus offerts dans la boîte aux lettres. Les options de la fenêtre de création d un nouveau message n offrent pas la possibilité de gérer les signatures. 3. Ouvrir l onglet «Format du courrier» 4. Cliquer sur le bouton «Signatures» 5. Cliquer sur «Nouveau» («Modifier» pour remanier une signature listée) Le bouton «Nouveau» ouvre une boîte de dialogue. Indiquer le nom de la signature et «Démarrer avec un exemplaire vide». Confirmer à l aide du bouton «Suivant». 6. Cliquer sur le bouton «Modification avancée» Une boîte de confirmation demande d ouvrir un autre éditeur que Microsoft Office Outlook. Cliquer sur «Oui» (le logiciel de messagerie ouvre par défaut Microsoft Office Word ). Cette étape n est pas recommandée aux utilisateurs disposant des paramètres différents que ceux offerts par défaut dans le modèle de fichier Normal.dot. Dans cette situation, ne pas tenir compte de cette étape et indiquer la signature dans la zone prévue du logiciel de messagerie. Intégration de la signature de courrier électronique 2 6

3 PRÉPARER LES STANDARDS NOTE IMPORTANTE! Ne pas tenir compte des sous-étapes b) qui suivent pour les utilisateurs ayant répondu «oui» à l étape 6. L éditeur Microsoft Office Word est alors utilisé pour créer sa signature de courrier électronique. Ne pas tenir compte des sous-étapes a) qui suivent pour les utilisateurs n utilisant pas le mode «Modification avancée» mentionné à l étape 6. La création de signature de courrier électronique est alors réalisée à partir de Microsoft Office Outlook. 7. Préparer la famille de police de caractère Lucida Sans Cette police de caractère est préférée à Gill Sans MT pour les envois électroniques. Elle est listée parmi les polices standards pour le Web (Web-safe fonts). Ne pas orner de caractères gras ou italiques. 8. Préparer la police de caractère à 10 points 9. Préparer la couleur de police de caractère à R:95 V:95 B:75 a) Pour parvenir à obtenir cette couleur à partir de Microsoft Office Word, accéder à la boîte de dialogue «Couleur de la police» par la barre d outils «Mise en forme» ou à partir du menu «Format», «Police». Dans la liste de choix de couleurs, cliquer sur «Autres couleurs». b) Pour parvenir à obtenir cette couleur à partir de Microsoft Office Outlook, cliquer sur le bouton «Police». Dans la liste de choix de couleurs, cliquer sur l icône «Personnalisées». Sous l onglet «Personnalisées», sélectionner la palette de couleurs RVB (rouge vert bleu). Indiquer «95» pour le rouge et le vert ainsi que «75» pour le bleu. Ce code de couleur correspond au gris chaud associé à la Commission scolaire des Patriotes. Appuyer sur le bouton «OK». Intégration de la signature de courrier électronique 3 6

4 HIÉRARCHISER ET STYLISER LA SIGNATURE 10. Introduire la signature par un séparateur (facultatif) Inscrire une longue ligne pointillée à l aide de trait d union Exemple: Inscrire le nom complet sur la 1 re ligne en capitale (couleur R:100 V:145 B:50) Certains membres du personnel précisent sur la même ligne leur appartenance à un ordre professionnel tel, C.O., avocat, etc. Cette information figure en bas de casse. (Exception: ordre professionnel sous forme de sigle, l inscrire en capitale) Exemple 1 : LOUISE MÉNARD Exemple 2 : LOUISE MÉNARD, CRHA Exemple 3 : LOUISE MÉNARD, avocate 12. Inscrire le poste sur la 2 e ligne en capitale (couleur standard R:95 V:95 B:75) Pour les membres du personnel assignés à un service, bien que facultatif, il peut être pertinent d inscrire le nom du service à la fin de cette ligne. Le poste et le nom du service sont séparés par une virgule (,). Exemple 1 : CONSEILLÈRE EN COMMUNICATION Exemple 2 : AGENTE D ADMINISTRATION, SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES 13. Inscrire l organisation sur la 3 e ligne en capitale Exemple: COMMISSION SCOLAIRE DES PATRIOTES 14. Inscrire le site Web sur la 4 e ligne (facultatif) (couleur R:100 V:145 B:50) L adresse Web de la Commission scolaire des Patriotes doit être inscrite avec le triple «w» sans la mention du protocole a) À partir de Microsoft Office Word, l hyperlien est idéalement souligné par un trait pointillé. b) À partir de Microsoft Office Outlook, l hyperlien est souligné par un trait simple (le trait pointillé n est pas offert sous Microsoft Office Outlook ). Exemple trait pointillé : Exemple trait simple : Intégration de la signature de courrier électronique 4 6

5 Inscrire le numéro de téléphone en dernier, dans un nouveau paragraphe Le terme poste sera préféré à extension. Une particularité de l image corporative de la CSP est d indiquer le poste téléphonique en évidence. Pour accentuer son impact, la taille de police est à 12 points. Exemple : poste 3206 De plus, la Commission scolaire des Patriotes offre des icônes personnalisées aux couleurs de l organisation. Placer le curseur devant le numéro de téléphone : a) À partir de Microsoft Office Word, accéder à la boîte de dialogue «Insérer une image» depuis le menu «Insertion», «Image», «À partir du fichier». Parcourir le fichier originalement nommé «iconecourriel-tel.gif» sur le serveur Media : L:\9. Tous_CSP\Logo\LogoCSP_Web\Icones b) À partir de Microsoft Office Outlook, cliquer à l aide du bouton contextuel de la souris (bouton droit) et choisir «Insérer une image». Dans la boîte de dialogue, parcourir le fichier originalement nommé «iconecourriel-tel.gif» sur le serveur Media : L:\9. Tous_CSP\Logo\LogoCSP_Web\Icones Aucune autre information n a besoin d être inscrite. Appuyer sur «OK». Exemple : poste Inscrire le numéro du télécopieur (facultatif) Cette information apparaît sur la même ligne que le numéro de téléphone, à droite. Deux espaces séparent le numéro de téléphone du numéro de télécopieur. L icône à parcourir pour le télécopieur correspond originalement à «iconecourriel-telec.gif». Exemple : Enregistrer la signature a) À partir de Microsoft Office Word, enregistrer à l aide de l icône «disquette» de la barre d outils «Standard» ou à partir du menu «Fichier», «Enregistrer» ou encore à l aide de la combinaison CTRL+S. Quitter Microsoft Office Word. À noter qu il est possible que la signature ne s affiche pas correctement dans la zone «Modification de la signature» sous Microsoft Office Outlook. Ne pas en tenir compte. La signature s affichera correctement lors des nouveaux messages, des réponses et des transferts. Confirmer toutes les étapes en appuyant sur le bouton «OK». Intégration de la signature de courrier électronique 5 6

6 INSCRIPTIONS DÉCONSEILLÉES 17. Ne pas inscrire l adresse de messagerie électronique Afin d alléger la signature, il est fortement conseillé de ne pas indiquer l adresse de messagerie électronique. Le récepteur est en mesure d obtenir l adresse de messagerie par les actions «Répondre» ou «Transférer». 18. Ne pas joindre d images supplémentaires ou d animations à la signature Afin de préserver une image sérieuse à l organisation, il est préférable de ne pas intégrer d images ou d animations hors contexte. EXEMPLE DE SIGNATURE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE LOUISE MÉNARD, CRHA AGENTE D ADMINISTRATION, SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES COMMISSION SCOLAIRE DES PATRIOTES poste Intégration de la signature de courrier électronique 6 6