DIRECTIVE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES HORAIRES VARIABLES

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1 DIRECTIVE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES HORAIRES VARIABLES Document approuvé par Louis Borgeat Date d approbation Date d entrée en vigueur Numéro de classement Version 1.0 Date Tableau des modifications Version Date Commentaires Table des matières 1. OBJET DÉFINITION D UN HORAIRE VARIABLE PRINCIPES CHAMP D APPLICATION MODALITÉS D APPLICATION Heures officielles d ouverture Semaine et journée régulière Amplitude totale Plages fixes Plages mobiles Heure de dîner Période de repos Période de référence Crédits d heures Débits d heures GESTION DE L ASSIDUITÉ Heures supplémentaires Traitement des absences ENTRÉE EN VIGUEUR DATE D APPROBATION... 7 Note : La forme masculine utilisée dans ce document désigne aussi bien les femmes que les hommes. Elle est utilisée dans le seul but d'alléger la présentation du texte et d'en faciliter la compréhension. Page 1 sur 7

2 1. OBJET Le présent document définit les modalités d application d un régime d horaire variable à l Office de la protection du consommateur. 2. DÉFINITION D UN HORAIRE VARIABLE Aménagement des heures de travail selon lequel le personnel choisit lui-même ses heures d arrivée et de départ tout en respectant une période prédéterminée de présence obligatoire au travail. 3. PRINCIPES Le service à la clientèle doit être assuré de façon continue à l intérieur des heures officielles d ouverture des bureaux. De façon plus particulière, dans les unités administratives où le service à la clientèle exige une présence du personnel aussi bien sur l heure du midi qu en dehors des heures officielles d ouverture, le gestionnaire doit prendre les dispositions nécessaires pour que toute cette période de travail soit assurée par les employés. Les employés collaborent entre eux en vue de maintenir la continuité des services offerts dans chacun des secteurs de la direction. À défaut d entente, il appartient au directeur de fixer, lorsque requis, les modalités susceptibles de favoriser ce principe. Cette entente ne pourra être viable sans une confiance mutuelle entre employés et employeur. C est pourquoi chaque employé doit faire preuve de transparence, de loyauté envers son organisation et son équipe et d un haut sens des responsabilités. Dans le cas contraire, le gestionnaire aura le pouvoir d y mettre fin selon les modalités prévues à la convention collective. 4. CHAMP D APPLICATION Cette politique s applique à tout le personnel de la catégorie «Fonctionnaire» (régulier et occasionnel) de l Office de la protection du consommateur. L employé qui adhère au Régime d aménagement et de réduction du temps de travail (RARTT), tout en bénéficiant de l horaire variable, conserve la flexibilité d horaire inhérente à cette formule. Toutefois, les possibilités de crédit ou de débit horaire sont suspendues pour la durée de l adhésion au RARTT. Page 2 sur 7

3 5. MODALITÉS D APPLICATION 5.1 Heures officielles d ouverture Heures pendant lesquelles le service est officiellement offert à la clientèle. Les heures officielles de service assuré à la clientèle sont : bureaux régionaux de la Direction des services aux consommateurs 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi; siège social de Québec et bureau administratif de Montréal 8h30 à 12h et 13h à 16h30, du lundi au vendredi. 5.2 Semaine et journée régulière La semaine régulière de travail est de 35 heures sur 5 jours, du lundi au vendredi. La journée régulière de travail est de 7 heures, soit 2 demi-journées de 3,5 heures. 5.3 Amplitude totale Période maximale durant laquelle le personnel peut choisir d effectuer du travail comptabilisable en vertu du présent régime. L amplitude de travail s étend de 7h30 à 18h du lundi au vendredi. 5.4 Plages fixes Périodes de présence obligatoire pendant lesquelles l employé doit assurer une prestation de travail, à moins d avoir préalablement obtenu une autorisation d absence. Les plages fixes sont les suivantes : a) pour les agents de protection du consommateur de la Direction des services aux consommateurs : Avant-midi : 10h à 11h30 lundi, mardi, mercredi et vendredi 8h30 à 11h30 jeudi Après-midi : 14h à 15h30 lundi au vendredi b) pour les autres employés de la catégorie «fonctionnaire» : Avant-midi : 9h30 à 11h30 lundi au vendredi Après-midi : 14h à 15h30 lundi au vendredi Page 3 sur 7

4 5.5 Plages mobiles Périodes de présence variable pendant lesquelles l employé choisit ses propres heures : d arrivée pour la plage mobile de l avant-midi; de dîner pour la plage mobile du midi; de départ pour la plage mobile de l après-midi. Les plages mobiles sont les suivantes : a) Pour les agents de protection du consommateur de la Direction des services aux consommateurs : 7h30 à 10h lundi, mardi, mercredi et vendredi 7h30 à 8h30 jeudi 11h30 à 14h 15h30 à 18h Note : ces plages mobiles s appliquent aux personnes qui ne sont pas inscrites à l horaire téléphonique. b) Pour les autres employés de la catégorie «fonctionnaire» : 7h30 à 9h30 11h30 à 14h 15h30 à 18h 5.6 Heure de dîner Le repas du midi se prend au cours de la plage mobile de 11h30 à 14h et doit être d une durée minimale de 45 minutes. Les agents de protection du consommateur assignés à l horaire téléphonique de 12h à 13h pourront prendre leur repas du midi à compter de 11h. 5.7 Période de repos Les périodes de repos (pauses) de l avant-midi et de l après-midi sont d une durée maximum de 15 minutes chacune. Pour les agents de protection du consommateur de la Direction des services aux consommateurs, elles doivent être prises en dehors de la période d horaire téléphonique. 5.8 Période de référence La période de référence est une période de 4 semaines, soit 20 jours. Le nombre d heures exigible par période est donc de 140 heures. S il y a des congés fériés au cours d une période donnée, on comptabilise autant de fois 7 heures que le nombre de jours fériés au crédit de Page 4 sur 7

5 chaque employé. La période de référence commence toujours un jeudi pour se terminer un mercredi. 5.9 Crédits d heures Total des heures de présence au travail qui excède le temps réglementaire de présence exigé durant la période de référence. À la fin de la période de référence, un crédit horaire est calculé comme étant la différence entre le cumulatif des heures travaillées et créditées durant la période de référence et 140 heures. Le maximum d heures qui peut être accumulé à la fin d une période de référence est de 7 heures. L excédent, s il y a lieu, ne peut être reporté. L employé peut utiliser ses crédits pour : raccourcir son temps de présence lors des plages mobiles; s absenter un maximum de deux plages fixes (non consécutives pour les agents de protection du consommateur de la Direction des services aux consommateurs) par période de référence. Une absence en crédit horaire est permise en autant que l employé ne soit pas en débit d heures à la fin de la période précédente et requiert de plus l autorisation préalable du gestionnaire au moyen d un permis d absence dûment rempli. Le crédit horaire est comptabilisé à taux simple et n est pas monnayable Débits d heures Total des heures de présence au travail en deçà du temps réglementaire de présence exigé durant la période de référence. À la fin d une période de référence, l employé qui n aura pas atteint le nombre d heures réglementaire peut transférer ce débit sur la période de référence suivante. Cependant, ce débit ne pourra excéder 7 heures par période de référence. Si le débit excède 7 heures, une coupure de traitement sera effectuée sur un prochain versement de salaire. 6. GESTION DE L ASSIDUITÉ 6.1 Heures supplémentaires Pour que le travail soit comptabilisé en temps supplémentaire, il doit être réalisé à la demande expresse du supérieur immédiat, effectué en dehors des heures officielles d ouverture ou en Page 5 sur 7

6 dehors des heures prévues à l horaire de l employé (RARTT). Il faut également que celui-ci ait déjà complété la journée normale de travail prévue à son horaire ou une semaine de travail de trente-cinq heures, selon le cas. Ces heures sont compilées sur les formulaires prévus à cette fin et sont rémunérées ou compensées selon les dispositions prévues à la convention collective. Les heures supplémentaires n apparaissent pas au registre de l horaire variable. 6.2 Traitement des absences a) Absence totale d une plage fixe Règle générale, si un employé est absent pour la durée totale d une plage fixe, soit en vacances, en crédit horaire, en maladie, en temps compensé ou pour congé parental, il est considéré absent pour une demi-journée complète, soit 3,5 heures ou pour une journée complète, soit 7 heures. Pour fins d ajustements d horaire, un crédit équivalent lui est accordé (sauf pour la prise d un congé en crédit horaire). L absence en crédit horaire ne peut être moindre qu une demi-journée, soit 3,5 heures. Tous ces congés, à l exception d une absence pour maladie, doivent faire l objet d une autorisation d absence au préalable. L employé remplit les permis d absence requis, selon la procédure en vigueur, pour ces diverses absences. Le code d absence en crédit horaire est le 122. b) Absence partielle sur plage fixe Toute absence partielle sur une plage fixe doit également faire l objet d une autorisation d absence préalable (à l exception d une absence pour maladie) et être traitée comme suit : l autorisation d absence couvrira la période comprise entre l heure officielle d ouverture des bureaux jusqu à l heure d arrivée au travail ou de l heure de départ du travail jusqu à l heure officielle de fermeture des bureaux. c) Fermeture des bureaux lors de circonstances particulières Lorsque les autorités concernées décident de la fermeture des bureaux (bris, panne, etc.), la comptabilisation des heures se fait de la façon suivante : les heures réellement travaillées au moment de la fermeture auxquelles on ajoute un crédit pour la balance de la demi-journée ou de la journée selon le cas, toujours en se basant sur les heures officielles d ouverture. d) Retards et départs hâtifs Ces deux options s appliquent en regard des plages fixes. Les absences au début d une plage fixe et les départs avant la fin d une plage fixe entraînent une coupure de traitement équivalant à la durée de l absence, soit une coupure Page 6 sur 7

7 d une demi-journée de traitement après l accumulation de 210 minutes de retard ou de départ hâtif. Les départs avant la fin d une plage fixe doivent être préalablement autorisés. e) Réunions, formation, travail à l extérieur du bureau L employé absent de son port d attache pour raisons professionnelles est considéré comme ayant effectué une (des) journée(s) normale(s) de 7 heures ou une (des) demi-journée(s) de 3,5 heures, selon le cas, et les horaires variables ne s appliquent pas. Toutefois, si le travail effectué à l extérieur du port d attache est précédé ou suivi d un temps de travail au bureau, le régime d horaire variable continue de s appliquer pour la période travaillée au bureau. f) Comptabilisation et validation du temps de présence Chaque employé doit inscrire ses heures d arrivée et de départ, 4 fois par jour, à l arrivée et au départ, dans le fichier prévu à cet effet, sauvegardé sur le (O) dans le répertoire «Horaire variable». Les fichiers seront à jour et disponibles pour validation en tout temps. Ils ne seront donc pas protégés par mot de passe. 7. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente directive administrative sera en vigueur à compter du jeudi 30 décembre DATE D APPROBATION La présente directive administrative est approuvée par : ORIGINAL SIGNÉ Louis Borgeat Président Date Page 7 sur 7