Pensez socle d'archivage électronique unifié pour un ROI rapide

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1 Pensez socle d'archivage électronique unifié pour un ROI rapide Paul TERRAY, Consulting Manager, SOLLAN Alexis FRITEL, System Engineer, EMC 16/06/2015

2 Sommaire Partie 1 : Présentation de la problématique par Sollan Partie 2 : Présentation de la solution InfoArchive par EMC 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 2

3 La société A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en Spécialiste du secteur de l Enterprise Content Management (ECM). Présence en France, UK, Pologne, Espagne et Belgique. 60 collaborateurs 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 3

4 Quelques Références 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 4

5 Sommaire PARTIE 1 Principes de l archivage électronique Structure d un socle d archivage Quel ROI pour un SAE? Démarche de mise en œuvre 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 5

6 Objectifs de l archivage Principes de l archivage électronique Pouvoir restituer une information au bout d une durée potentiellement longue Garantir l intégrité de celle-ci au moment de la restitution Sans que cela ne coûte trop cher! 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 6

7 Principes de l archivage électronique Pourquoi Archiver? Raisons juridiques Archivage à valeur probatoire Se conformer aux exigences légales et réglementaires Démontrer un état ou une action en cas d audit Apporter une preuve opposable en cas de contentieux Raisons contractuelles Archivage contractuel Se conformer aux contrats ou conventions de l entreprise Démontrer un état ou une action en cas d audit Apporter une preuve suffisante en cas de contentieux Raisons entrepreneuriales et mémorielles Archivage patrimonial Capitaliser le savoir-faire pour l exploiter ultérieurement Conserver le patrimoine historique de l entreprise Raisons d urbanisation Archivage SI Limiter la gestion des objets «obsolètes» Décommissionner les anciennes applications Diminuer les coûts de stockage 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 7

8 Principes de l archivage électronique Différence entre Stockage et Archivage Emplacement Objectif Stockage Sur un espace partagé Dans un système métier Gérer et exploiter l information Archivage Dans un système dédié Assurer la garantie de conservation Diminuer le coût de conservation Durée de Durée d utilisation Valeur de l information conservation courante Accès Synchrone Synchrone / Asynchrone Conformité Sécurité Accès régulier 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured Accès long terme 8

9 Principes de l archivage électronique Que doit-on archiver? Information autonome Savoir-Faire, Information, document Forme souvent déjà documentaire (y compris sons, vidéos, plans, mails, sites web, etc.) Cycle de vie souvent identifié Archivage «formalisé» 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 9

10 Principes de l archivage électronique Que doit-on archiver? Données métiers Souvent issues de systèmes SI métiers Coûteuses à conserver dans ces systèmes Doivent continuer à être accessibles dans leurs contextes d usage 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 10

11 Principes de l archivage électronique Cas d usages Archivage de données engageantes Documents, données et pièces justificatives Conservation sur une durée imposée Pour répondre en cas d audit, de contentieux, etc. Archivage des contenus dispersés Contenus très divers (fichiers, mails, sites web, etc.) Règles de versement et de conservation au cas par cas Pour ne pas perdre le savoir-faire ou la traçabilité 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 11

12 Principes de l archivage électronique Cas d usages Décommissionnement d applications Permet l arrêt des systèmes obsolètes Dont les données n évoluent plus Remplacés par d autres systèmes Issus de consolidation ou de rachats d entreprises Nécessite de pouvoir consulter les données archivées de façon métier Permet un accès cohérent aux données de différents systèmes décommissionnés en même temps 14/10/2014 SOLLAN - Structure the unstructured 12

13 Sommaire PARTIE 1 Principes de l archivage électronique Structure d un socle d archivage Quel ROI pour un SAE? Démarche de mise en œuvre 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 13

14 Fonctions socles d un S.A.E. Structure d un socle d archivage Gestion de flux entrants Restitution des archives Interfaces Organisation Sécurité des accès Valorisation Structuration Politique de rétention Valeur probatoire Pérennité Conservation Gestion des supports de stockage Stockage 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 14

15 Fonctions socles d un S.A.E. Structure d un socle d archivage Gestion de flux entrants Restitution des archives Organisation Sécurité des accès Valorisation Politique de rétention Valeur probatoire Gestion des supports de stockage Pérennité Porté par le SAE 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 15

16 Logique de versement Versements structurés Structure d un socle d archivage Constitution de paquets de versements (SIP) Contenus Manifeste (métadonnées, rétention, priorité, etc.) Versement dans le système d archivage Contrôle des paquets versés Vérification de signature, doublons, structure du manifeste Constitution de paquets de conservation (AIP) Conversion de formats Éventuellement signature, horodatage, compression, chiffrement, calcul d empreintes, etc. Accusé de réception 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 16

17 Structure d un socle d archivage Logique de versement Décommissionnement Définition des objets métiers de l application Extraction des informations via un ETL (Extract Transform Load) et constitution de SIP ou Récupération de la structure brute des données Reconstitution de cette structure en archivage, dans un format souple 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 17

18 Structure d un socle d archivage Logique de versement Versement utilisateurs Dépôt à l initiative des utilisateurs À partir d un portail ou des applications métiers Dépôt souvent synchrone et en petits volumes Suit la même logique de constitution du SIP 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 18

19 Structure d un socle d archivage Logiques de restitution Restitution «à la demande» Utile pour l archivage à valeur probatoire ou patrimonial Au travers d un portail dédié Recherche par des critères métiers Restitution des enregistrements et des données liées Synchrone ou Asynchrone Accès depuis les applications métiers Transparent pour l utilisateur Accès depuis les interfaces métiers 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 19

20 Structure d un socle d archivage Comment décommissionner une application? Penser les scénarios d accès à la donnée La restitution pilote ce qu il faut archiver et comment La rapidité d accès conditionne la structure du stockage Selon la durée de conservation, l effort est différent Penser la décommission comme un projet Définir la structure d archivage Ne pas négliger la mise en place des outils Gérer le changement auprès des publics concernés Faciliter l accès depuis les nouveaux applicatifs Penser la conformité et la sécurité 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 20

21 Sommaire PARTIE 1 Principes de l archivage électronique Structure d un socle d archivage Quel ROI pour un SAE? Démarche de mise en œuvre 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 21

22 Comment considérer le SAE? Un élément socle Quel ROI pour un SAE? SAE, composant socle du schéma directeur informatique (comme la GED, le CRM, l ERP, la BI, etc.) Permet de répondre de façon centralisée à l ensemble des besoins d archivage Évite de payer ce besoin de façon verticale pour les différents processus métiers Nécessite un socle «adaptable» à ces différents besoins et natures de contenus 14/10/2014 SOLLAN - Structure the unstructured 22

23 Quel retour sur investissement? Quel ROI pour un SAE? Pas un centre de coût, mais un centre de profit Permet de diminuer les coûts de conservation, aujourd hui répartis sur les systèmes métiers et les répertoires partagés S appuie sur des systèmes de stockage bien moins chers à maintenir sur le long terme (type EMC Centera) Permet de maintenir les performances des systèmes métiers Diminue les coûts de stockage relatifs en fonction du volume Gère la suppression à terme des données inutiles 14/10/2014 SOLLAN - Structure the unstructured 23

24 Quel ROI pour un SAE? Décommissionnement des applications métiers Élimine les coûts de maintenance Licences des applicatifs et des systèmes annexes (bases de données, système d exploitation) Maintenance de systèmes souvent obsolètes TMA nécessitant le maintien de la compétence Simplifie les migrations vers un nouveau système Évite le besoin de migrer les données Diminue les charges projets et recettes 14/10/2014 SOLLAN - Structure the unstructured 24

25 Sommaire PARTIE 1 Principes de l archivage électronique Structure d un socle d archivage Quel ROI pour un SAE? Conclusion 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 25

26 Conclusion Réfléchir le SAE comme un socle du schéma directeur Permettant de diminuer les coûts de stockage sur le long terme Permettant d éliminer les coûts de maintenance des applications obsolètes Assurant la conformité règlementaire et contractuelle S appuyer sur un système souple Permettant d adresser l ensemble des besoins d archivage Adaptable aux structures variées des contenus Offrant les moyens de restitution adaptés aux métiers S appuyer sur un système robuste Pouvant assurer la pérennité, la sécurité et l intégrité Gérant le stockage à moindre coût sur les supports adaptés Assurant le respect de la politique de rétention 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 26

27 Sommaire PARTIE 2 InfoArchive by EMC 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 27

28 16/06/2015 SOLLAN - Structure the unstructured 28

29 EMC INFOARCHIVE Vision d ensemble Application historiques Applications de production Four Sécuriser Archive les données Methods les contenus Optimized for Application/Data Sécuriser les données et les Type contenus Réformer les applications et les infrastructures Assurer la conformité InfoArchive Gérer le croissance des volumes et optimiser les infrastructure Assurer la conformité Alimenter de nouvelles applications Élargir l accès à d autres utilisateurs Exposer les archives au big data Intégrer & réutiliser Fournir un nouveau contexte

30 EMC INFOARCHIVE Principes de la solution Une solution construites sur des besoins réels et déclinée en produit Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Informations Conformité Préservation Réutilisation Toute application Configurable Accessibilité Nouveaux usages Tout volume Données et contenus Réversibilité Valorisation MAITRISE DES COÛTS

31 EMC INFOARCHIVE Gestion XML des données et des métadonnées Informations Toute application Tout volume Conformité Configurable Données et contenus Préservation Accessibilité Réversibilité Réutilisation Nouveaux usages Valorisation Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Flexibilité Permet de décrire n importe quelle structure de données ou de métadonnées Unifié Format unique pour les données, les métadonnées et les journaux d audit Standard technique ouvert Idéal pour une conservation à long terme Extensible Facilite l intégration et le traitement des données

32 EMC INFOARCHIVE Gestion configurable par fonds Informations Toute application Tout volume Conformité Configurable Données et contenus Préservation Accessibilité Réversibilité Réutilisation Nouveaux usages Valorisation Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Gestion du cycle de conservation Définition de politiques de conservation distinctes des fonds Durées de conservation fixe ou évènementielles Gestion des gels Chiffrement ou masquage des informations Possibilité de ne protéger que certaines données ou métadonnées Intégration avec les stockages d archivage Valables pour les données, les contenus et les journaux

33 EMC INFOARCHIVE Système à l échelle de l entreprise Informations Toute application Tout volume Conformité Configurable Données et contenus Préservation Accessibilité Réversibilité Réutilisation Nouveaux usages Valorisation Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Conçu pour des volumes industriels Versement d enregistrements agrégés par lots Versement individuel déclenché par le système source Architecture permettant plusieurs niveaux de services Aussi bien en versement qu en consultation Archives consultables en ligne de quelques utilisateurs à des milliers d accès simultanés Flux de connexion multiples De dizaines à des centaines d applications versantes

34 EMC INFOARCHIVE Cas d usage Informations Conformité Préservation Réutilisation Toute application Configurable Accessibilité Nouveaux usages Tout volume Données et contenus Réversibilité Valorisation Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Réduction des coûts Réduire les coûts liés aux applications historiques Optimisation de la production Rendre les applications actives et les infrastructures plus efficaces CONFORMITÉ Transformation de l information Réduire les silos d informations et utiliser l information de nouvelles façons

35 EMC INFOARCHIVE Archiver tout type d information Données structurées Fichiers Objets métier Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type DONNÉES COMPTABLES, FLUX EDI, LOGS, TRANSACTIONS DE PAIEMENT RELEVÉS DE COMPTES, FICHES DE PAIE, PRESCRIPTIONS DOCUMENTATION PROJET, ESPACE COLLABORATIF, DOSSIERS D INSTRUCTION ERP AFP PLM SHAREPOINT PARTAGES RÉSEAUX BDD CRM GED MOBIUS LOTUS NOTES AS/400

36 EMC INFOARCHIVE Conformité XML Web Services Standards techniques Modèle de gestion Objets OAIS Configuration par fonds Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Profils de sécurité Élimination Chiffrement PCI-DSS Protection Traçabilité Pérennité Intégrité Conservation Réversibilité Journaux NF Z42-013

37 EMC INFOARCHIVE Interface Web générique Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Choix du fonds d archive Choix du formulaire de recherche L interface dépend du profil de l utilisateur (fonds, formulaires, données retournées) Exemple de formulaire

38 EMC INFOARCHIVE Interface Web générique Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Exemple de liste de résultats (documents unitaires)

39 EMC INFOARCHIVE Interface Web générique Four Archive Methods Optimized for Application/Data Type Liens dynamiques vers d autres résultats Exemple de vue détaillée de résultat (document unitaire)

40 SOLLAN France 54, rue Emile Zola, Montreuil Tél : : +33 (0) Fax : : +33 (0) : :

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