IUT TC Bordeaux Montesquieu M Chaussade / C. Volckaert Septembre 2014 EXCEL 2010

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1 IUT TC Bordeaux Montesquieu M Chaussade / C. Volckaert Septembre 2014 EXCEL 2010

2 SOMMAIRE 1 GENERALITES FONCTIONNALITES D UN TABLEUR PRESENTATION DE L'ECRAN EXCEL MODE D'AFFICHAGE BARRE D OUTILS «ACCES RAPIDE» UTILISATION DU RUBAN Personnalisation du ruban Onglet Accueil Autres onglets Quelques onglets spécifiques NOTIONS DE FEUILLE DE CALCUL ET DE CLASSEUR DEPLACEMENT DANS LA FEUILLE DE CALCUL SAUVEGARDE ET OUVERTURE D UN FICHIER SAUVEGARDE OUVERTURE FORMATS DE FICHIERS SAISIE DE DONNEES ET SELECTION DE CELLULES BARRE DE FORMULE SAISIE DE DONNEES MODIFICATION DE DONNEES SUPPRESSION DU CONTENU DE CELLULES SELECTION DE CELLULES SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE CREATION DE SERIES COPIE, DEPLACEMENT, INSERTION, SUPPRESSION DE CELLULES DEPLACEMENT OU COPIE DE CELLULES AVEC COUPER, COPIER, COLLER DEPLACEMENT OU COPIE DE CELLULES RAPIDES COLLAGE SPECIAL INSERTION SUPPRESSION ADRESSE DE CELLULES REFERENCES RELATIVES ET REFERENCES ABSOLUES FORMULES ET FONCTIONS INTEGREES CREATION DE FORMULES DE CALCUL FONCTIONS INTEGREES La palette de formules Somme automatique MISE EN FORME GROUPES POLICE, ALIGNEMENT, NOMBRE, STYLE ET CELLULES MISE EN FORME DES CELLULES AVEC LE MENU MODIFICATION DE LA LARGEUR DES COLONNES COPIE DE LA MISE EN FORME MISE EN PAGE ET IMPRESSION MISE EN PAGE IMPRESSION IUT TC Bordeaux Montesquieu 1 M Chaussade / C. Volckaert Septembre 2014

3 1 GENERALITES 1.1 Fonctionnalités d un tableur Un tableur est une feuille de calcul électronique constituée de cellules (intersection de lignes et de colonnes), permettant d effectuer diverses opérations de calcul, des mises en forme et de construire des graphiques. Le tableur est utilisé à des fins de simulation, de modélisation (calculs comptables, financiers, statistiques ) dans des domaines très divers. Des fonctionnalités avancées permettent de faire de l analyse de données, de gérer des listes de données, de résoudre des problèmes complexes de simulation. Un langage de programmation Visuel Basic permet la construction de macros pour automatiser certaines manipulations, mais aussi la conception de véritables applications. Un fichier (classeur) comprend plusieurs feuilles de calcul. Chacune peut comporter jusqu'à plus d 1 million de lignes et plus de colonnes. 1.2 Présentation de l'écran 2010 Aide Ruban Une cellule Adresse de la cellule active Barre de formule N colonne Réduire ou développer le ruban N ligne Boutons défilement des onglets Nom des feuilles Barre d état Barres de défilement Le menu se présente sous la forme d onglets et de rubans que l on déroule. Les fonctionnalités sont regroupées par thématique. La sélection des commandes peut s effectuer de différentes façons : en cliquant sur le ruban en utilisant le menu contextuel en utilisant des raccourcis clavier de deux types : classiques (combinaison de touches CTRL + une lettre) ou touches accélératrices (avec ALT). M Chaussade / C. Volckaert 2

4 Le menu contextuel s obtient en positionnant la souris sur l objet à modifier et en cliquant sur le clic droit de la souris. Pour afficher les touches accélératrices du ruban 1 er niveau, appuyer sur la touche ALT et taper le caractère de l onglet souhaité, l affichage du 2 ème niveau s effectue et taper le caractère de la commande. Mode Backstage : Cliquer sur le 1 er onglet Fichier permet de passer en mode Backstage, ce terme désigne l ensemble des fonctionnalités du menu Fichier appliquées au document : ouverture, fermeture, impression, sauvegarde, partage. Quitter ce mode en appuyant sur la touche ESC. Les options d sont accessibles à partir de ce mode Backstage. 1.3 Mode d'affichage En bas à droite dans la barre d état, trois icônes proposent les types d affichage suivants : Normal, Mise en page et Aperçu des sauts de page. 1.4 Barre d outils «Accès rapide» Elle est constituée des commandes les plus utilisées. Cliquer sur le menu déroulant pour la personnaliser. M Chaussade / C. Volckaert 3

5 1.5 Utilisation du ruban Chaque onglet est composé de plusieurs groupes de commandes dont le nom figure en dessous du groupe. Certains onglets peuvent être contextuels, comme par exemple après l insertion d une image, d un tableau. Pour certaines commandes, une liste déroulante permet d ouvrir un menu. Dans quelques groupes, à droite de l intitulé, un bouton permet de d afficher une boîte de dialogue (fenêtre). Le ruban peut être réduit ou développé de plusieurs façons : en cliquant sur l icône placé en haut à l extrême droite de la barre d outils en double-cliquant sur un onglet quelconque Personnalisation du ruban Les onglets et groupes affichés par défaut dans 2010 ne peuvent pas être modifiés mais il est possible de créer des onglets et groupes personnalisés pour accéder aux commandes souvent utilisées. Onglet Fichier Options Personnaliser le ruban L affichage des commandes est à gauche, celui des onglets et des groupes est à droite. Pour masquer un onglet, dans la colonne de droite décocher la case en face le nom de l onglet. Ajout d une commande à un onglet : Sélectionner l onglet Créer un groupe personnalisé : cliquer sur le bouton Nouveau groupe. Sélectionner la commande dans la colonne de gauche et cliquer sur le bouton Ajouter Suppression d un groupe ou d une commande personnalisés : Sélectionner le groupe ou la commande Cliquer sur le bouton Supprimer La procédure est identique pour les onglets Onglet Accueil Cet onglet regroupe les commandes principales pour la saisie des données et leur mise en forme. M Chaussade / C. Volckaert 4

6 1.5.3 Autres onglets Insertion Mise en page Formules Données M Chaussade / C. Volckaert 5

7 Révision Affichage Quelques onglets spécifiques Outils Image Format 1.6 Notions de feuille de calcul et de classeur Le classeur est le fichier dans lequel sont stockées les données. Chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles de calcul. Dans le même classeur, les informations ayant un lien entre elles pourront être organisées dans différentes feuilles. Il est possible de travailler sur plusieurs feuilles de calcul simultanément et effectuer des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles. Les noms des feuilles apparaissent sur les onglets situés en bas de la fenêtre du classeur. Pour passer d'une feuille à l'autre, cliquez sur les onglets de feuille. Le nom de la feuille active s'affiche en gras. 1.7 Déplacement dans la feuille de calcul Déplacements habituels avec la souris ou avec le clavier. Quelques déplacements rapides avec le clavier : CTRL début début de la feuille de calcul CTRL fin fin de la fin de calcul 2 SAUVEGARDE ET OUVERTURE D UN FICHIER 2.1 Sauvegarde Cliquer sur l onglet Fichier et Enregistrer ou sur l icône Disquette de la barre d outils Accès rapide. Lors de la première sauvegarde, une fenêtre Enregistrer sous s affiche. Sélectionner le dossier où doit être sauvegardé le document, celui-ci doit apparaître dans la zone Enregistrer sous. Entrer le nom du document dans la zone Nom de fichier et cliquer sur le bouton Enregistrer. Les documents sont sauvegardés automatiquement avec l extension.xlsx. Changement de nom de document ou de lieu de sauvegarde : Utiliser la commande Fichier Enregistrer sous. La fenêtre Enregistrer sous s affiche. Modifier le dossier de sauvegarde ou le nom du document et cliquer sur le bouton Enregistrer. M Chaussade / C. Volckaert 6

8 Enregistrement automatique : Un enregistrement automatique toutes les x minutes peut être déclenché : onglet Fichier - Options, Enregistrement, zone enregistrer les info de récupération automatique toutes les. Protection par un mot de passe : Cliquer sur l onglet Fichier Informations Protéger le classeur Chiffrer avec un mot de passe D autres options dans Protéger le document permettent de restreindre l accès à un fichier. 2.2 Ouverture Cliquer sur l onglet Fichier et Ouvrir ou sur l icône Ouvrir de la barre d outils Accès rapide. Sélectionner le dossier, puis le nom de fichier. 2.3 Formats de fichiers Type de fichier Extension Document depuis 2007 Document (avant E. 2007) Modèle depuis 2007 Texte OpenDocument (suite OpenOffice) xlsx xls xltx ods 3 SAISIE DE DONNEES et SELECTION DE CELLULES 3.1 Barre de formule Affiche le contenu d une cellule, et permet de le modifier. annulation Insérer une fonction Contenu de la cellule Validation 3.2 Saisie de données Sélectionner la cellule avec la souris (cliquer) ou en se déplaçant avec les touches du clavier. la cellule devient active Saisir les données. Valider les informations saisies : Ou Ou en appuyant sur la touche ENTREE en se déplaçant avec la souris ou le clavier en appuyant sur la case Validation de la barre de formule M Chaussade / C. Volckaert 7

9 Remarque : les données alphanumériques seront cadrées par défaut à gauche, tandis que les données numériques et dates seront cadrées à droite. 3.3 Modification de données Double-cliquer sur la cellule contenant les données à modifier Ou cliquer dans la zone : contenu de cellule. Faire les modifications nécessaires. Valider les modifications en appuyant sur ENTRÉE Ou en cliquant sur une autre cellule Ou en cliquant sur la case Validation. Pour annuler les modifications, appuyez sur ÉCHAP avant de valider. 3.4 Suppression du contenu de cellules Sélectionner le ou les cellules dont le contenu doit être supprimé. Appuyer sur la touche SUPPR 3.5 Sélection de cellules La sélection peut comprendre une seule cellule, plusieurs cellules (plage), des lignes ou des colonnes. Une seule cellule Une plage de cellules Cliquer sur la cellule ou utiliser sur les touches de direction pour vous déplacer jusqu'à la cellule. Cliquer sur la première cellule de la plage et faire glisser le curseur jusqu'à la dernière cellule. Ou cliquer sur la première cellule de la plage, appuyer la touche MAJ et garder la touche enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Des cellules ou des plages de cellules discontinues Sélectionner la première cellule ou plage de cellules, maintenir la touche CTRL enfoncée et sélectionner les autres cellules ou plages. Une ligne entière Une colonne entière Cliquez sur l'en-tête de ligne. Cliquez sur le titre de colonne. Des lignes ou des colonnes adjacentes ou discontinues Utiliser la même procédure que pour les plages de cellules adjacentes ou discontinues à partir des en-têtes de clignes ou colonnes. Toutes les cellules d'une feuille de calcul et au-dessus des numéros de lignes. Cliquer sur la case située à gauche des numéros de colonnes M Chaussade / C. Volckaert 8

10 3.6 Saisie semi-automatique Si les premiers caractères d'une information saisie dans une cellule correspondent aux premiers caractères d'une information existante dans cette colonne, complète la saisie en entrant automatiquement les caractères suivants (uniquement pour des caractères alphanumériques). Pour valider la saisie automatique appuyer sur ENTRÉE. Pour remplacer les caractères automatiquement insérés continuer la saisie. Il est possible également de sélectionner l'entrée à saisir dans la liste des entrées existant déjà dans la colonne : Appuyez sur ALT pour afficher cette liste ou bien cliquer sur la cellule avec le bouton droit de la souris (menu contextuel) et cliquer sur Liste de choix. La saisie automatique d'entrées dans les colonnes peut être activée ou désactivée à partir des options de l onglet Fichier, puis Options avancées et dans la partie droite, sélectionner Saisie semi-automatique des valeurs de cellules : 3.7 Création de séries permet un remplissage rapide de cellules par une série de nombres, de dates ou d'autres éléments. Sélectionner la première cellule de la plage à remplir et entrer la valeur de départ de la série. Dans la cellule suivante de la plage saisir le deuxième élément de la série. Cette seconde donnée permettra d incrémenter la série d'une valeur spécifiée (la différence entre les deux premiers éléments détermine l'incrément de la série). Sélectionner la ou les cellules contenant les éléments du début de la série. Faire glisser la poignée de recopie sur la plage à remplir (pointeur dans le coin inférieur droit de la plage indiquant une croix). Plage en ordre croissant, faire glisser la poignée vers la bas ou vers la droite. Plage en ordre décroissant, faire glisser la poignée vers le haut ou vers la gauche. Commande du ruban permettant également de réaliser cette création de séries : Onglet Accueil, groupe Edition, bouton Remplissage - Série 4 COPIE, DEPLACEMENT, INSERTION, SUPPRESSION DE CELLULES Par défaut, copie l'intégralité de la cellule, y compris les formules et leurs résultats, les commentaires et les formats. 4.1 Déplacement ou copie de cellules avec Couper, Copier, coller Copie Sélectionner la plage de cellules à copier. M Chaussade / C. Volckaert 9

11 Utiliser la commande Copier. Déplacer le pointeur vers la cellule supérieure gauche de la zone de collage. Utiliser la commande Coller. Des options permettent de sélectionner certains types de collage (voir ci-dessous collage spécial) Contenu et mise en forme Contenu uniquement Formule uniquement Contenu transposé Mise en forme Coller avec liaison Déplacement Sélectionner la plage de cellules à copier. Utiliser la commande Couper. Déplacer le pointeur vers la cellule supérieure gauche de la zone de collage. Utiliser la commande Coller. 4.2 Déplacement ou copie de cellules rapides Sélectionner les cellules à déplacer ou à copier. Positionner le pointeur sur la bordure de la sélection. Pour copier les cellules, Sur des cellules adjacentes : sélectionner la plage à copier Positionner le pointeur sur le coin inférieur droit de la plage, une croix indique la poignée de recopie. Faire glisser la sélection à l endroit de la copie : droite, bas, gauche, haut. Sur des cellules non adjacentes : maintenir la touche CTRL enfoncée tout en faisant glisser la sélection. Pour déplacer les cellules, faire glisser la sélection vers la cellule supérieure gauche de la zone de collage (si les cellules de cette zone ne sont pas vierges, les données seront automatiquement remplacées). Remarque : Utiliser de préférence les commandes Couper, Copier, Coller pour effectuer une copie ou un déplacement sur une longue distance. M Chaussade / C. Volckaert 10

12 4.3 Collage spécial Permet de ne copier que le contenu ou une partie du format. Sélectionner la plage de cellules à copier. Utiliser la commande Copier. Déplacer le pointeur vers la cellule supérieure gauche de la zone de collage. Cliquer sur la liste déroulante du bouton Coller ou clic droit pour afficher le menu contextuel et les boutons ci-après. Le bouton Collage spécial affiche la fenêtre suivante : 4.4 Insertion Insertion de lignes Sélectionner la ligne à partir de laquelle vous voulez insérer Onglet Accueil, groupe Edition, bouton Insérer Pour insérer plusieurs lignes contigües à la fois, sélectionnez le nombre de lignes à insérer. Insertion de cellules vides Sélectionner une plage de cellules existantes à l'endroit où vous souhaitez insérer les nouvelles cellules vides (même nombre de cellules que le nombre à insérer). Onglet Accueil, groupe Edition, liste déroulante du bouton Insérer, Insérer des cellules Ou menu contextuel et cliquer sur Décaler les cellules vers la droite ou sur Décaler les cellules vers le bas. 4.5 Suppression Même procédure que pour l insertion Onglet Accueil, groupe Edition, bouton Supprimer Les icônes Annuler et Rétablir permettent de pouvoir rapidement rectifier quelques erreurs. M Chaussade / C. Volckaert 11

13 5 ADRESSE DE CELLULES 5.1 Références relatives et références absolues Lors de la création d une formule, les références de cellules ou de plages de cellules sont généralement basées sur leur position par rapport à la cellule qui contient la formule. Elles sont appelées références relatives. Si une cellule contenant une formule de calcul écrite avec des références relatives est copiée, les références contenues dans la formule collée sont mises à jour par rapport à la position de la cellule où est copiée la dite formule. Exemple : Afin de ne pas autoriser une quelconque modification des références lorsque l on copie une formule dans une autre cellule, il faut utiliser une référence absolue. On crée une référence absolue en plaçant le signe $ avant les éléments de la référence qui ne doivent pas être modifiés, taper le symbole $ avant le n de colonne et de ligne ou utiliser F4. Exemple : 6 FORMULES ET FONCTIONS INTEGREES 6.1 Création de formules de calcul Les formules permettent d effectuer des opérations telles que l'addition, la multiplication, la division. Elles peuvent utiliser des valeurs et faire référence à d'autres cellules, qu elles soient dans le même classeur ou dans un autre. Positionner le pointeur dans la cellule qui contiendra la formule (cellule du résultat de calcul). Toute formule commence par le signe = suivi par l'objet du calcul. Valider la formule avec ENTREE. Afin qu'une cellule contienne la même valeur qu'une autre cellule, entrez le signe égal suivi de la référence de la cellule. La valeur de la cellule contenant le calcul dépend de la valeur de l autre cellule. A chaque modification de la cellule à laquelle la formule fait référence, la cellule contenant cette formule est également modifiée. M Chaussade / C. Volckaert 12

14 6.2 Fonctions intégrées contient de nombreuses formules prédéfinies appelées fonctions permettant d effectuer des calculs simples ou complexes La palette de formules Pour afficher la palette de formules, après avoir positionner le pointeur dans la cellule de la formule : Cliquer sur l icône fx à côté de la barre de formule La recherche de fonction s effectue sur une description, catégorie ou dans la liste des dernières utilisées. Un assistant ensuite aide à créer la fonction : affiche le nom de la fonction, chacun de ses arguments, une description de la fonction et de chaque argument, le résultat en cours de la fonction ainsi que le résultat en cours de la formule Syntaxe : =nom de la fonction(arguments de la fonction séparés par des virgules) Exemple : =MOYENNE(1 ère cellule plage:dernière cellule plage) Permet de calculer la moyenne des valeurs spécifiées dans la plage de cellules Somme automatique Fonction la plus connue : SOMME, qui permet d'additionner des plages de cellules. Syntaxe : SOMME(1 ère cellule plage:dernière cellule plage) Le bouton Somme automatique Σ de la barre d outils standard permet d utiliser cette fonction sans la taper (la liste déroulante de ce bouton permet d accéder à d autres fonctions). Positionner le pointeur dans la cellule située en-dessous ou à droite des cellules à additionner. Cliquer sur le bouton SOMME AUTOMATIQUE pour voir la syntaxe de la formule et Valider ensuite. Ou Double-cliquer sur le bouton SOMME AUTOMATIQUE pour afficher le résultat du calcul. 7 MISE EN FORME La mise en forme va s effectuer principalement avec l onglet Accueil avec des accès rapides par les boutons ou en utilisant le menu spécifique à chaque groupe pour des mises en forme plus avancées. Le menu contextuel permet d avoir accès à la commande Forma t de cellule (voir ci-dessous). Utiliser de préférence la barre d outils pour les mises en forme les plus courantes : style, police, taille, couleur, alignement dans la cellule, nb de décimales, %. 7.1 Groupes Police, Alignement, Nombre, Style et Cellules Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme et cliquer sur l icône souhaitée. M Chaussade / C. Volckaert 13

15 7.2 Mise en forme des cellules avec le menu Les copies d écran ci-dessous permettent de visualiser les différents onglets du menu groupe Police. Nombre : formatage du nombre avec si nécessaire fixation du nombre de décimales. Police : choix de la police, de sa taille, du style. Alignement : cadrage et orientation dans la cellule. Bordure : dessin d une bordure. Remplissage : ombrage dans la cellule. 7.3 Modification de la largeur des colonnes Modification qui peut s effectuer soit à partir du menu, soit plus rapidement avec la souris. Avec la souris : Positionner le pointeur sur le bord droit du titre de colonne (une double flèche apparaît).. M Chaussade / C. Volckaert 14

16 Faire glisser à droite ou à gauche le pointeur pour agrandir ou diminuer la largeur de la colonne. Ou double-cliquer pour ajuster la largeur à la plus grande entrée de la colonne. Avec le ruban : Sélectionner une ou plusieurs colonnes à modifier. Groupe Cellules, bouton Format Largeur de colonne : spécifier la largeur de colonne. Ajuster la largeur de colonne: pour ajuster la largeur à la plus grande entrée de la colonne Largeur par défaut : spécifier une largeur standard de colonne pour toutes les colonnes dont la largeur n aurait pas été modifiée précédemment (par défaut 10,71). 7.4 Copie de la mise en forme La mise en forme des cellules peut être copiée afin d être appliquée sur d autres cellules. Copie d une mise en forme sur une cellule Sélectionner la cellule à partir de laquelle la mise en forme va être copiée. Cliquer sur le bouton Reproduire la mise en forme (groupe Presse-papiers). Sélectionner et cliquer sur la cellule ou la plage de cellules où la mise en forme doit être copiée. Copie d une mise en forme sur plusieurs cellules non adjacentes Sélectionner la cellule à partir de laquelle la mise en forme va être copiée. Double-cliquer sur bouton Reproduire la mise en forme. Sélectionner et cliquer sur chaque cellule ou plage de cellules où la mise en forme doit être copiée. Lorsqu il n y a plus de copie à effectuer, cliquer sur bouton Reproduire la mise en forme pour mettre fin à la série de copies. 8 MISE EN PAGE ET IMPRESSION Avant de déclencher une impression papier, vérifier la présentation du document avec l icône ou la commande Aperçu. Les paramètres de mise en page se trouvent dans l onglet Mise en page. Les boutons permettent des accès rapides et les menus spécifiques à chaque groupe affichent un paramétrage plus détaillé. M Chaussade / C. Volckaert 15

17 8.1 Mise en page La boîte de dialogue Mise en page comprend les 4 onglets suivants : Onglet Page : détermination de l orientation Portrait (sens vertical) ou Paysage (sens horizontal), de l échelle (réduction ou agrandissement), du format du papier Onglet Marges : modification des différentes marges Cette modification peut également se faire à l aide de la souris sur les règles horizontale et verticale à partir du mode Page ou de l aperçu : Positionner le pointeur de la souris à la limite entre les zones grise (marge) et blanche (corps du texte) jusqu à avoir une double flèche et effectuer un cliquer-glisser pour augmenter et diminuer la marge. Onglet En-tête/Pied de page : saisie des informations à afficher en en-tête et pied de page et leur formatage. Onglet Feuille : spécification d une zone d impression (partie de la feuille), de titres à répéter en haut ou à gauche de chacune des pages, d options supplémentaires pour l impression. M Chaussade / C. Volckaert 16

18 8.2 Impression Cliquer sur l onglet Fichier et Imprimer (ci-dessous) ou sur l icône Impression rapide de la barre d outils Accès rapide. Le volet gauche permet de choisir le nombre de copies, l imprimante et les différents paramètres concernant le document. Le volet droit affiche un aperçu du document. M Chaussade / C. Volckaert 17

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