Service d audioconférence

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1 Service d audioconférence Guide Utilisateur 1 / 31

2 Sommaire 1. Connexion à une salle de conférence téléphonique Web Pilotage Connexion Fonctionnalités INFORMATIONS INVITATION AUDIO PILOTAGE PARTAGE DE DOCUMENT CONTACT STATISTIQUES Enregistrements / 31

3 1. Connexion à une salle de conférence téléphonique L organisateur et chaque participant composent le numéro d audio conférence. L organisateur saisit son Code Organisateur suivi de #. Les participants saisissent le Code Participant suivi de #. La réunion démarre. Note : Lorsqu un participant se connecte avant que l organisateur ait ouvert la salle d audio conférence, le participant est en salle d attente. Un message lui indique que la réunion n a pas encore démarré. Une fois l organisateur connecté, le participant rejoindra alors automatiquement la réunion. 3 / 31

4 2. Web Pilotage Depuis le Web Pilotage, l organisateur peut : Télécharger le Mémo PDF de sa salle de conférence téléphonique. Modifier ses codes de connexion. Envoyer une invitation. Piloter la conférence téléphonique en temps réel. Identifier les participants. Gérer les questions. Effectuer un sondage. Consulter ses statistiques. Récupérer ses enregistrements. 4 / 31

5 3. Connexion Pour vous connecter au Web Pilotage, veuillez rejoindre l adresse ci-dessous : Portail de connexion La connexion s effectue à l aide de l organisateur de votre salle de conférence téléphonique et le Code Organisateur. Si vous avez perdu votre mot de passe, la fonction «Code oublié?» vous permet de le recevoir par . 5 / 31

6 Identifiant oublié Mail de rappel des identifiants Pour plus d information, merci de contacter le Service Client Netvisio au ou contact@netvisio.com. 6 / 31

7 4. Fonctionnalités 4.1. INFORMATIONS Onglet INFORMATIONS L onglet INFORMATIONS vous permet de retrouver l ensemble des numéros d accès de votre salle, les codes Organisateur et Participant, les informations sur le pilotage depuis un poste téléphonique, la capacité de la salle, et les informations sur le Service Client. 7 / 31

8 Vous pouvez aussi modifier les codes d accès et télécharger un mémo PDF. Modification du Code Participant 8 / 31

9 Exemple de memo PDF 9 / 31

10 4.2. INVITATION L éditeur d invitation vous permet en quelques clics, de créer des s d invitations contenant toutes les informations requises pour rejoindre la conférence téléphonique programmée : date, heure, numéro(s) d accès, code de connexion et les informations pour rejoindre la présentation. Planification de la conférence téléphonique 10 / 31

11 Après avoir renseigné l ensemble des informations, cliquez sur «Ouvrir en tant qu » pour ouvrir un nouveau message depuis votre éditeur de mail ou cliquez sur «Copier dans le presse-papier» pour sauvegarder temporairement le texte d invitation avant de le réinsérer dans votre message (à utiliser lors d un usage de webmail). Mail d invitation 11 / 31

12 4.3. AUDIO PILOTAGE Grace à la fonctionnalité AUDIO PILOTAGE, vous pouvez interagir sur la conférence téléphonique en temps réel. La salle de conférence est fermée La conférence est en cours 12 / 31

13 Identification des participants : Chaque participant est listé avec son numéro appelant, il apparaît en anonyme si son numéro est masqué. Si le participant est enregistré dans CONTACT, ses coordonnées complètent son numéro appelant. Le numéro de l Organisateur est toujours en haut de la liste. Depuis l AUDIO PILOTAGE, vous pouvez renseigner les informations d un participant, elles seront alors automatiquement enregistrées dans CONTACT. Edition des coordonnées d un participant 13 / 31

14 Fenêtre de validation Affichage Nom et Société participant 14 / 31

15 Vous avez la possibilité d exclure un participant en cliquant sur la croix «X» de la colonne QUITTER. Vous pouvez aussi exclure l ensemble des participants et ainsi fermer la conférence téléphonique en cliquant sur «TOUS». Une fenêtre vous permet de confirmer votre choix 15 / 31

16 Gestion des micros : La colonne MICRO permet l administration des micros de l ensemble des participants. Il vous suffit de cliquer sur «ON» ou sur «OFF» pour modifier le statut d un micro. Vous pouvez couper le micro de l ensemble des participants en cliquant sur «TOUS». Une fenêtre vous permet de confirmer votre choix 16 / 31

17 Visualisation du statut des micros 17 / 31

18 Gestion des questions : Lors de vos conférences évènementielles (micro des participants fermé), les participants désirant poser une question compose 50#. L organisateur, dans la colonne prévue à cet effet, est informé des participants souhaitant prendre la parole par un indicateur (chiffre 1, 2, 3, ) qui correspond à l ordre d arrivée des questions. L organisateur peut ensuite ouvrir le micro du participant qui demande la parole dans l ordre qu il désire. L indicateur dans la colonne QUESTION informe l organisateur qu un participant souhaite intervenir 18 / 31

19 Sous conférence : S-CONF : La fonction sous conférence appelé aussi mise en aparté, permet de placer un participant dans une deuxième salle temporaire, sans interaction avec le reste des participants. Une fenêtre vous permet de confirmer votre choix 19 / 31

20 Visualisation du statut S-CONF 20 / 31

21 Touches de raccourcis: Grâce aux touches de raccourcis au bas de la fenêtre, vous pouvez rapidement : Activer ou désactiver l enregistrement de la conférence. Démarrer ou arrêter la musique d attente. Verrouiller et déverrouiller la conférence. Il vous suffit de cliquer sur «ON» ou sur «OFF» pour modifier le statut des fonctionnalités. Panel de raccourcis Panel de raccourcis 21 / 31

22 Sondage / Vote : Organiser un sondage n a jamais été aussi simple, depuis l onglet Sondage. L organisateur propose aux participants de répondre à ses questions en tapant sur leurs téléphones 1#, 2# ou 3#. L organisateur peut renseigner l intitulé de sa question pour un suivi facilité. L organisateur suit les résultats question par question, il retrouve également le nombre de participants et le nombre de réponses. Sondage 22 / 31

23 Les réponses des participants s affichent en temps réel Si l organisateur souhaite poser une nouvelle question, il clique simplement sur «Question suivante». Une fenêtre vous permet de confirmer votre choix 23 / 31

24 4.4. PARTAGE DE DOCUMENT L onglet PRESENTATION vous permet de diffuser un document PDF durant votre conférence téléphonique. L organisateur et les participants se connectent sur le portail ; accessible depuis un navigateur Web à partir d un ordinateur (PC, Mac OS, Linux ) et également en mobilité depuis les plateformes Android, ios ou Windows Mobile. Aucune installation de logiciel n est requise pour diffuser ou suivre le partage de document. Onglet PRESENTATION Téléchargez votre document PDF en cliquant sur le bouton «Choisissez un fichier». Puis cliquez sur le bouton «Télécharger» pour envoyer votre document sur la plateforme. Le téléchargement peut prendre quelques minutes. 24 / 31

25 Une fois téléchargé, le document est disponible dans la liste de vos présentations. Pour lancer une présentation, appuyez sur le triangle de lecture. Le changement de page s effectue à l aide des flèches. 25 / 31

26 Pour rejoindre la présentation, le participant se connecte via l adresse : avec son adresse et le Code Participant de la conférence téléphonique. L actualisation de la page est automatique 26 / 31

27 4.5. CONTACT Depuis l onglet CONTACT, vous pouvez renseigner les nom / société / de vos appelants, les informations sont ensuite enregistrées pour vos prochaines sessions. Comme indiqué plus tôt, vous pouvez aussi renseigner le nom d un contact depuis l AUDIO PILOTAGE. Contact 27 / 31

28 4.6. STATISTIQUES Accédez aux statistiques de l ensemble de votre salle de conférence téléphonique. Toutes les statistiques sont téléchargeables en format CSV. Il existe 3 vues : Vue par mois et par an. Vue par mois et par an 28 / 31

29 Vue par mois par conférence. Vue par mois par conférence 29 / 31

30 Vue détaillée d une conférence participant par participant (accès en cliquant sur le «+» dans la vue par mois par conférence). Vue détaillée 30 / 31

31 4.7. Enregistrements Depuis l onglet STATISTIQUES vous accédez également à vos enregistrements. Vous pouvez télécharger vos enregistrements. Vue de vos enregistrements 31 / 31