MODE OPÉRATOIRE PGI EBP MODULE GESTION COMMERCIALE LIGNE OPEN LINE VERSION 7.0 (MAJ 09/16)

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1 1 MODE OPÉRATOIRE PGI EBP MODULE GESTION COMMERCIALE LIGNE OPEN LINE VERSION 7.0 (MAJ 09/16) MAJ 09/16 OK Consigne : Ouvrir au préalable le logiciel et lancer le module «EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line version 7.0». Important : Soyez très patient(e) quand vous cliquez pour certaines manipulations. Le logiciel «prends son temps». ÉTAPE 1 : LA CRÉATION ET LE PARAMÉTRAGE DE VOTRE DOSSIER EBP La création d un nouveau dossier : Cliquez sur le menu «Fichier», puis sur «Nouveau». L assistant de création de dossier s ouvre. Cliquez sur «Suivant». Une fenêtre «Choisir les applications à inclure» s affiche. Seules les applications «Gestion Commerciale» et «Compta» doivent être cochées. Cliquez sur «Suivant». Une fenêtre «Choisissez le moteur de base de données à utiliser» s affiche. Sélectionnez «Microsoft SQL Server» puis cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le type d installation réseau (en principe «Poste client seul»). Cliquez sur «Suivant». Saisissez le nom de votre dossier ainsi que le nom du serveur (à savoir EBPOPENLINE\EBP) puis «Suivant». Cliquez encore sur «Suivant» (si vous n avez aucune donnée à récupérer sur d autres applications). Renseignez toutes les informations (identification, adresse) concernant votre entreprise puis «Suivant». Renseignez d autres informations (téléphone, fax, , site web, N de TVA intracommunautaire, SIRET, Code APE, ), décochez la case «Importer tous les codes postaux», puis «Suivant». Renseignez les dates de l exercice et le type de plan comptable puis «Suivant». La page qui s affiche concerne les options du dossier de Gestion Commerciale. Laissez par défaut puis «Suivant». La page qui s affiche concerne des options du dossier de Comptabilité. Laissez par défaut puis «Suivant». La page qui s affiche indique que toutes les données nécessaires ont été collectées. Cliquez sur «Lancer». Veuillez patienter quelques minutes pendant la création du dossier. Si une fenêtre s ouvre et vous demande de lier votre dossier à d autres applications, cliquez sur «Utiliser mon dossier créé». Une page indique que l opération de création du dossier est terminée. L écran d accueil (de démarrage) d EBP Gestion Commerciale s affiche. La saisie ou mise à jour des paramètres de la société : Cliquer sur le menu «Paramètres» puis «Société». Vous pouvez choisir l onglet qui vous intéresse. L onglet «Coordonnées» permet de mettre à jour les coordonnées de l entreprise. L onglet «Identification» concerne le N Siret, le code APE, le capital, le N de TVA intracommunautaire, le taux de TVA par défaut, le mode de calcul de la TVA. Profitez-en pour indiquer le montant du capital de votre entreprise. L onglet «Articles» permet de paramétrer des options sur vos articles (contrôler les stocks, ).

2 2 La saisie des coordonnées de la banque de la société : Cliquez sur le menu «Règlements», puis «Données», puis «Banques». Cliquez sur l icône «Ajouter». Un écran s affiche. Saisissez le code (1) et le nom de la banque (CREDIT AGRICOLE). Saisissez dans l onglet «Adresse» les coordonnées de la banque (AGENCE CA DE LAGNY 3 rue de la Victoire LAGNY SUR MARNE). Sélectionnez dans l onglet «Comptabilité» le code journal (à savoir BP Banque principale). Saisissez dans l onglet «Coordonnées bancaires» ces informations si vous les possédez. Cliquez sur «Enregistrer et Fermer». La création des familles de fournisseurs : Dans le menu «Achats», cliquez sur «Fournisseurs» puis sur «Familles fournisseurs». Cliquez sur «Ajouter». Une nouvelle fenêtre «Famille Fournisseur» apparaît. Renseignez le champ «Libellé Famille» (GROSSISTE). Dans l onglet «Général», renseignez les champs avec les informations connues (laissez par défaut si vous n avez aucune information). Ouvrir les autres onglets (tarifs, options de facturation, notes) afin d enrichir la fiche famille avec d autres informations (laissez par défaut si vous n avez aucune information). Cliquez sur «Enregistrer et Fermer». La création d une fiche fournisseur (insérer les coordonnées du fournisseur, son mode de règlement, ses coordonnées bancaires, ) : Dans le menu «Achats», cliquez sur «Fournisseurs» puis «Fournisseurs». Cliquez sur «Ajouter». Une nouvelle fenêtre s affiche. Saisissez le nom du fournisseur et ses informations connues dans les différents champs. Famille : Grossiste. Nom : Société A. Décochez la case «Personne physique» si c est une société. L onglet «Facturation» permet d indiquer les coordonnées (adresse et contact de facturation). Adresse : 3 rue des Rosiers PARIS (France). L adresse de facturation est reprise automatiquement dans l onglet «Livraison». À modifier si nécessaire. L onglet «Contacts» indique la liste des contacts dans l entreprise. Vous pouvez en ajouter. (Nom : EMILE. Prénom : Jean. Fonction : Directeur. Téléphone fixe : ). L onglet «Divers» permet de renseigner le mode de règlement au fournisseur. Saisissez dans le champ «Mode de règlement» celui désiré (Exemple : Chèque au comptant). S il n existe pas, cliquez sur «Ajouter», saisissez son code et son libellé et cliquez sur «Enregistrer et Fermer». L onglet «Divers»» permet aussi d insérer les coordonnées bancaires du fournisseur. Dans la zone «Coordonnées bancaires», cliquez sur «Ajouter». Saisissez les informations dans les différents champs. (Laissez vide par défaut). Quand toutes les informations concernant le fournisseur sont saisies, cliquez sur «Enregistrer et Fermer».

3 3 La création d une fiche client (insérer les coordonnées de nouveaux clients) : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Clients» puis «Clients». Cliquez sur «Ajouter» (Clients ou Prospects). Une nouvelle fenêtre s affiche. Saisissez le nom du client et ses informations connues dans les différents champs. Civilité : SARL. Nom : VALOT. Décochez la case «Personne physique» si c est une société. L onglet «Facturation» permet d indiquer les coordonnées (adresse de facturation et contact de facturation). Adresse : 15 rue de l Emeraude PARIS (France). L adresse de facturation est reprise automatiquement dans l onglet «Livraison». À modifier si nécessaire. L onglet «Contacts» indique la liste des contacts dans l entreprise. Vous pouvez en ajouter. (Nom : VALOT. Prénom : Martin. Fonction : Gérant. Téléphone fixe : ). Quand toutes les informations concernant le client sont saisies, cliquez sur «Enregistrer et Fermer». La création d un mode de règlement (CB à 30 jours, CB au comptant, ) : Vous pouvez créer un nouveau mode de règlement si vous le souhaitez. Dans le menu «Règlements», cliquez sur «Données» puis «Modes de règlement». Cliquez sur «Ajouter» et saisissez son code et son libellé. Dans l onglet «Détail», indiquez le nombre de jours, le type de règlement et le moyen de paiement. Cliquez sur «Enregistrer et Fermer». La création d un moyen de paiement (chèque, espèces, prélèvement, ) : Vous pouvez créer un nouveau moyen de paiement si vous le souhaitez. Dans le menu «Règlements», cliquez sur «Données» puis «Moyens de paiement». Cliquez sur «Ajouter» et saisissez son code, sa nature et son libellé. Cliquez sur «Enregistrer et Fermer». La création des familles d articles de la société : Dans le menu «Stocks / Articles», cliquez sur «Articles» puis «Familles articles». Cliquez sur l icône «Ajouter». Une nouvelle fenêtre apparaît. Saisissez les données de la famille d articles (famille articles, fournisseur, taux de TVA, ). Cliquez sur «Enregistrer et Fermer». Ici, vous allez uniquement saisir le libellé de deux familles d articles : 1 ère Famille articles : Marchandises. Ne pas saisir d autres informations. 2 ème Famille articles : Services. Ne pas saisir d autres informations.

4 4 La création d une fiche article de la société : Dans le menu «Stocks / Articles», cliquez sur «Articles» puis «Articles». Cliquez sur l icône «Ajouter» et sélectionnez «Biens» ou «Services». (Ici, sélectionnez «Biens»). Une nouvelle fenêtre s affiche. Indiquez le libellé et la famille. (Libellé : Marchandise A. Famille : Marchandises). Indiquez dans l onglet «Détail» et dans la sous-rubrique «Tarif» les informations concernant le tarif (prix d achat, prix de vente HT, taux de TVA). Prix d achat : 35. Prix de vente HT : 47. Le taux de TVA est de 20% par défaut. Le prix de vente unitaire TTC de la marchandise A se calcule automatiquement à savoir 56,40 TTC. Vous pouvez indiquer dans la case «Description commerciale» les caractéristiques précises du produit. Indiquez dans l onglet «Stock» si vous voulez que le produit soit géré en stock, si vous autorisez les stocks négatifs, Cochez la case «Géré en stock». Laissez la case «Autorisez les stocks négatifs» de cochée. Quand toutes les informations concernant l article sont saisies, cliquez sur «Enregistrer et Fermer».

5 5 ÉTAPE 2 : LA RÉALISATION DES PIÈCES FOURNISSEURS Note : cette rubrique consiste à traiter un flux d achat, à savoir : réaliser une commande fournisseur, enregistrer la réception du bon de livraison et de la facture du fournisseur, procéder au règlement du fournisseur et transférer dans le module de comptabilité du PGI EBP les écritures comptables liées au flux d achat afin d imprimer les différents journaux comptables (achat et banque). La réalisation d une commande à envoyer à notre fournisseur : Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis «Commandes». Cliquez sur l icône «Ajouter» puis cliquez sur «Commandes». Un écran s affiche. Dans la zone «Informations générales», modifiez si nécessaire la date de commande et la date de réception. (Je vous conseille de laisser les dates par défaut). Dans la zone «Informations du tiers», choisir le code du fournisseur dans la liste déroulante du champ «Code tiers» (à savoir le fournisseur la Société A). Ses coordonnées apparaissent. Dans l onglet «Détail», choisir le code article dans la liste déroulante du champ «Code article» (à savoir la marchandise A). La description et le prix d achat unitaire HT de l article apparaissent automatiquement. Indiquez la quantité que nous désirons acheter dans «Quantité» (à savoir 1000). Si la commande comporte d autres articles, procédez de la même façon. Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser la commande à envoyer au fournisseur. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer la commande fournisseur. Réceptionner les produits commandés (2 possibilités) : Cas 1 : Livraison conforme à la commande (traitez le cas 1 et non le cas 2 dans cet exercice). Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis sur «Commandes». Cochez la commande désirée, faire clic-droit puis «Réceptionner». Une page Réception s ouvre. Cochez sur la ligne de la commande correspondante dans la sous-rubrique «Commandes». Modifiez la date de réception si nécessaire. Cliquez sur «Enregistrer». Un écran s affiche. Cliquez sur «Oui» pour valider la réception. Un écran s affiche. Vous pouvez choisir d ouvrir, si besoin, le bon de réception créé. Cas 2 : Livraison partielle (ne pas traiter le cas 2 dans cet exercice). Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis sur «Commandes». Cochez la commande désirée, faire clic-droit puis «Réceptionner». Une page Réception s ouvre. Cochez sur la ligne de la commande correspondante dans la sous-rubrique «Commandes» et cliquez sur la petite flèche à gauche de la croix cochée. Une ligne apparaît. Saisir dans la case «quantité à réceptionner» la quantité réellement reçue par le fournisseur. Modifiez la date de réception si nécessaire. Cliquez sur «Enregistrer». Un écran s affiche. Cliquez sur «Oui» pour valider la réception. Un écran s affiche. Vous pouvez choisir d ouvrir, si besoin, le bon de réception créé. Transférer un bon de réception en facture fournisseur : Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis «Bons de réception». EBP affiche la liste des bons de réception. Sélectionnez le bon de réception désiré et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Après avoir contrôlé le contenu du bon de réception, cliquez sur l icône «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Facture». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer».

6 Visualiser la facture fournisseur : Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis «Factures». Sélectionnez la facture désirée puis double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser la facture fournisseur enregistrée. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer la facture fournisseur enregistrée (qui indique entre autre les numéros de commande et de bon de réception et les dates de transfert). Validez la facture fournisseur : Restez dans votre facture d achat. Si vous l avez fermé, retournez-y (Dans le menu «Achats», cliquez sur «Documents d achat» puis «Factures». Sélectionnez la facture désirée puis double-cliquez dessus. La facture s ouvre). Attention : la validation interdit toute modification du document!!! Cliquez sur l icône «Valider». Cliquez sur «Oui». Créer le règlement fournisseur (afin de générer l écriture comptable dans le journal de banque) : Cliquez sur le menu «Règlement», puis sur «Fournisseurs» et «Règlements». Cliquez sur «Ajouter» Un écran «Règlement (Nouveau)» s affiche. Saisissez le nom du tiers (ici, Société A), la date (ici, la date du jour), le moyen de paiement (ici, Chèque), le montant (ici, ), la référence (ici, FF01), la banque (Crédit Agricole). Dans la case «Comptabilisation», sélectionnez «En tant que règlement». Vérifier que la facture d achat désirée est cochée dans l onglet «Échéance(s)». Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Valider» pour valider ce règlement (attention, cette opération est irréversible!). Un écran s affiche pour confirmer la validation du règlement. Cliquez sur «Oui». 6 Le transfert en comptabilité des opérations effectuées : Cliquez sur le menu «Opérations» puis «Transfert en comptabilité» et «Transfert en comptabilité». Un écran «Transfert comptable» apparaît (vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant d effectuer cette opération). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée ainsi que les données à comptabiliser (ventes, achats, règlements, ). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de cocher les lignes comptables à transférer. (Elles sont déjà cochées par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique le format d échange des données (Direct par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique un résumé des écritures qui seront transférées. Cliquez sur «Lancer». L écran indique que l opération de transfert est terminée. Les écritures comptables (à savoir l enregistrement de la facture du fournisseur et l enregistrement du règlement de cette facture) ont été respectivement enregistrées dans le journal d achat et le journal de banque. L aperçu et l impression des journaux comptables : Pour imprimer les journaux achats et banque, cliquez sur l icône «Comptabilité» en haut à gauche afin d ouvrir le module comptabilité d EBP. Un nouvel écran s affiche. Cliquez sur le menu «Quotidien/Saisie» puis «Impressions» puis «États Comptables» puis «Journal». Un écran d impression s affiche. Sélectionnez les journaux désirés (achat et banque) et modifiez éventuellement la date. Cliquez sur la case «Aperçu» pour voir les différents journaux comptables. Cliquez sur la case «Imprimer» pour lancer l impression.

7 7 ÉTAPE 3 : LA RÉALISATION DES PIÈCES CLIENTS Note : cette rubrique consiste à traiter un flux de vente, à savoir : réaliser un devis client, une commande client, un bon de livraison client, une facture client, procéder à l encaissement du client et transférer dans le module de comptabilité du PGI EBP les écritures comptables liées au flux de vente afin d imprimer les différents journaux comptables (vente et banque). La réalisation d un devis pour un client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Devis». Cliquez sur l icône «Ajouter» puis «Devis». Un écran s affiche. Dans la zone «Informations générales», saisir la date du devis et la date de validité (par défaut, la date de validité est automatiquement 1 mois après la date du devis). Dans la zone «Informations du tiers», choisir le code du client dans la liste déroulante du champ «Code tiers» (ici, choisissez le client SARL VALOT). Ses coordonnées apparaissent. Indiquez dans la case «Mode de règlement» celui désiré (ici, Chèque au comptant). Dans l onglet «Détail», choisir le code article dans la liste déroulante du champ «Code article» (ici, la marchandise A). La description et le prix de vente unitaire HT de l article apparaissent automatiquement. Indiquez la quantité (ici 20) et éventuellement le % de remise unitaire par article (ici 10%). Renouvelez l opération pour les autres articles à commander. Dans l onglet «Récapitulatif», vous pouvez saisir le % d une remise globale (ici 5%), le montant des frais de port HT (ici 20 ), le % d un éventuel escompte (ici 1%), Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser le devis à envoyer au client. Vous pouvez sélectionner un modèle de présentation de devis dans la case «Modèle» (Devis TTC avec port par exemple). Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer le devis client. Transférer un devis en commande (le client accepte le devis) : Restez dans le menu «Ventes» «Documents de vente» «Devis». Sélectionnez le devis désiré et double-cliquez dessus. Après avoir contrôlé le contenu du devis (modifiez-le si nécessaire en fonction de la demande du client par exemple), cliquez sur l icône «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Commande». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer». Le devis passe à l état «Accepté. Visualiser et imprimer la commande client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Commandes». Sélectionnez la commande désirée et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser la commande à envoyer au client. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer la commande client. Transférer une commande client en bon de livraison : Restez dans le menu «Ventes» «Documents de vente» «Commandes». Sélectionnez la commande désirée, faire clic-droit puis «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Bon de livraison». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer». La case «État de livraison» passe au statut «Livrée totalement».

8 Visualiser et imprimer le bon de livraison client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Bons de livraison». Sélectionnez le bon de livraison désiré et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser le bon de livraison à envoyer au client. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer le bon de livraison client. 8 Transférer un bon de livraison en facture client : Restez dans le menu «Ventes» «Documents de vente» «Bons de livraison». Sélectionnez le bon de livraison désiré, faire clic-droit puis «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Facture». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer». Visualiser et imprimer la facture client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Factures». Sélectionnez la facture désirée et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser la facture à envoyer au client. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer la facture client. Validez la facture client : Restez dans votre facture de vente. Si vous l avez fermé, retournez-y (Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis «Factures». Sélectionnez la facture désirée puis double-cliquez dessus. La facture s ouvre). Attention : la validation interdit toute modification du document!!! Cliquez sur l icône «Valider». Cliquez sur «Oui». Créer le règlement client (afin de générer l écriture comptable dans le journal de banque) : Cliquez sur le menu «Règlement», puis sur «Clients» et «Règlements». Cliquez sur «Ajouter» Un écran «Règlement (Nouveau)» s affiche. Saisissez le nom du tiers (ici, VALOT), la date (ici, la date du jour), le moyen de paiement (ici, Chèque), le montant (ici, 978,55), la référence (ici, FA01), la banque (Crédit Agricole). Dans la case «Comptabilisation», sélectionnez «En tant que règlement». Vérifier que la facture client désirée est cochée dans l onglet «Échéance(s)». Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Valider» pour valider ce règlement (attention, cette opération est irréversible!). Un écran s affiche pour confirmer la validation du règlement. Cliquez sur «Oui».

9 Le transfert en comptabilité des opérations effectuées : Cliquez sur le menu «Opérations» puis «Transfert en comptabilité» et «Transfert en comptabilité». Un écran «Transfert comptable» apparaît (vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant d effectuer cette opération). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée ainsi que les données à comptabiliser (ventes, achats, règlements, ). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de cocher les lignes comptables à transférer. (Elles sont déjà cochées par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique le format d échange des données (Direct par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique un résumé des écritures qui seront transférées. Cliquez sur «Lancer». L écran indique que l opération de transfert est terminée. Les écritures comptables (à savoir l enregistrement de la facture client et l enregistrement de l encaissement de cette facture) ont été respectivement enregistrées dans le journal de vente et le journal de banque. 9 L aperçu et l impression des journaux comptables Pour imprimer les journaux vente et banque, cliquez sur l icône «Comptabilité» en haut à gauche afin d ouvrir le module comptabilité d EBP. Un nouvel écran s affiche. Cliquez sur le menu «Quotidien/Saisie» puis «Impressions» puis «États Comptables» puis «Journal». Un écran d impression s affiche. Sélectionnez les journaux désirés et modifiez éventuellement la date. Cliquez sur la case «Aperçu» pour voir les différents journaux comptables. Cliquez sur la case «Imprimer» pour lancer l impression. LA CONSULTATION DES STOCKS La consultation du stock d un produit Cliquez sur le menu «Stocks/Articles», puis «Articles» puis «Articles». Le stock réel apparait pour chaque article. Ici, vous constatez que le stock est de 980 marchandises A (à savoir un achat de 1000 marchandises A et une vente de 20 marchandises A). L impression des mouvements de stocks Cliquez sur le menu «Stocks/Articles» puis «Documents de stock» puis «Mouvements de stock». La liste des mouvements de stock (entrée et sortie) apparaît. Cliquez sur l icône «Imprimer». Un écran s affiche. Renseignez (si nécessaire) la période et l article. Cliquez sur «Aperçu» pour visualiser les mouvements de stocks. Cliquez sur «Imprimer» pour lancer l impression.

10 ÉTAPE 4 : LE RETOUR DE MARCHANDISES ET L ÉTABLISSEMENT D UN AVOIR CLIENT Note : cette rubrique est la suite du flux client que vous venez de réaliser. Notre client (la SARL VALOT), à qui nous avons vendu 20 marchandises A, est mécontent de la qualité des marchandises. Il nous renvoie les marchandises et exige le remboursement. La suite de ce mode opératoire consiste à : - créer un bon de retour client (qui aura pour effet que les 20 marchandises A reviennent dans le stock de l entreprise dans le PGI) ; - réaliser automatiquement un avoir client (document comptable obligatoire à l attention du client) ; - procéder au règlement/remboursement du client ; - transférer dans le module comptabilité d EBP les écritures comptables de la facture d avoir dans le journal de vente et du remboursement du client dans le journal de banque. 10 Transférer une facture client en bon de retour client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis «Factures». Sélectionnez la facture désirée, faire clic-droit puis «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Bon de retour». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer». Important : La création du bon de retour entraîne donc le retour des 20 marchandises A dans le stock de notre entreprise. Visualiser et imprimer le bon de retour client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Bons de retour». Sélectionnez le bon de retour désiré et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser le bon de retour client. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer le bon de retour client. Transférer un bon de retour client en avoir client : Restez dans le menu «Ventes» «Documents de vente» «Bons de retour». Sélectionnez le bon de retour désiré, faire clic-droit puis «Transférer». Modifiez si nécessaire la date et sélectionnez le type de document à savoir «Avoir». Cliquez sur «Lancer» puis sur «Fermer». Visualiser et imprimer l avoir client : Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis sur «Avoirs». Sélectionnez la facture d avoir désirée et double-cliquez dessus. Un écran s affiche. Cliquez sur l icône «Aperçu» pour visualiser la facture d avoir à envoyer au client. Cliquez sur l icône «Imprimer» pour imprimer la facture d avoir client. Validez l avoir client : Restez dans votre facture d avoir. Si vous l avez fermé. Retournez-y (Dans le menu «Ventes», cliquez sur «Documents de vente» puis «Avoirs». Sélectionnez la facture d avoir désirée puis double-cliquez dessus. La facture d avoir s ouvre). Attention : la validation interdit toute modification du document!!! Cliquez sur l icône «Valider». Cliquez sur «Oui».

11 Créer le règlement client (afin de générer l écriture comptable dans le journal de banque) : Cliquez sur le menu «Règlement», puis sur «Clients» et «Règlements». Cliquez sur «Ajouter». Un écran «Règlement (Nouveau)» s affiche. Saisissez le nom du tiers (ici, VALOT), la date (ici, la date du jour), le moyen de paiement (ici, Chèque), le montant (ici, -978,55), la référence (ici, AV01), la banque (Crédit Agricole). Dans la case «Comptabilisation», sélectionnez «En tant que règlement». Vérifier que la facture d avoir désirée est cochée dans l onglet «Échéance(s)». Cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur l icône «Valider» pour valider ce règlement (attention, cette opération est irréversible!). Un écran s affiche pour confirmer la validation du règlement. Cliquez sur «Oui». 11 Le transfert en comptabilité des opérations effectuées : Cliquez sur le menu «Opérations» puis «Transfert en comptabilité» et «Transfert en comptabilité». Un écran «Transfert comptable» apparaît (vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant d effectuer cette opération). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée ainsi que les données à comptabiliser (ventes, achats, règlements, ). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande de cocher les lignes comptables à transférer. (Elles sont déjà cochées par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique le format d échange des données (Direct par défaut). Cliquez sur «Suivant». L écran indique un résumé des écritures qui seront transférées. Cliquez sur «Lancer». L écran indique que l opération de transfert est terminée. Les écritures comptables (à savoir l enregistrement de la facture d avoir client et l enregistrement du remboursement de l avoir au client) ont été respectivement enregistrées dans le journal de vente et le journal de banque. L aperçu et l impression des journaux comptables Pour imprimer les journaux vente et banque, cliquez sur l icône «Comptabilité» en haut à gauche afin d ouvrir le module comptabilité d EBP. Un nouvel écran s affiche. Cliquez sur le menu «Quotidien/Saisie» puis «Impressions» puis «États Comptables» puis «Journal». Un écran d impression s affiche. Sélectionnez les journaux désirés et modifiez éventuellement la date. Cliquez sur la case «Aperçu» pour voir les différents journaux comptables. Cliquez sur la case «Imprimer» pour lancer l impression.

12 12 LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DU DOSSIER La sauvegarde du dossier que vous venez de travailler (à mettre sur clé USB) : FAIRE DES SAUVEGARDES FRÉQUEMMENT!!! À partir du module EBP Gestion Commerciale : Cliquez sur le menu «Outils», puis «Sauvegarde». L écran d assistant sauvegarde s affiche. Cliquez sur «Suivant». Les cases «Inclure le dossier» (votre dossier est présélectionné) et «Inclure la configuration et l environnement» doivent être cochées. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Gestion Commerciale d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Compta d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde. Sélectionnez l emplacement où vous désirez enregistrer votre sauvegarde. Cliquez sur «Suivant». Une page indique les données qui seront sauvegardées. Votre dossier entier sera sauvegardé (quel que soit le module : gestion commerciale, comptabilité, ). Cliquez sur «Lancer». Veuillez patienter quelques instants. Une page s affiche et indique que l opération est terminée. Attention! Vérifiez dans votre clef usb que le fichier de sauvegarde est présent. Ne l ouvrez pas. Ne le renommez pas. Ce fichier permettra de restaurer votre dossier sur un autre PC. Voir ci-dessous. La restauration du dossier sur un autre PC : Vous vous installez sur un autre ordinateur où vous n avez jamais utilisé ce PGI. Ouvrez le PGI EBP puis le module EBP Gestion Commerciale. Cliquez sur le menu «Outils», puis «Restauration». L écran d assistant restauration s affiche. Cliquez sur «Suivant». Sélectionnez votre fichier de sauvegarde que vous voulez restaurer. Cliquez sur «Suivant». La case «Inclure le dossier» est cochée par défaut. Cliquez sur «Suivant». L écran demande de choisir les applications à restaurer. Les différents modules d EBP (gestion commerciale, comptabilité) doivent être cochés. Cliquez sur «Suivant». L écran indique (pour EBP GESTION COMMERCIALE) le type d installation réseau (sélectionnez Poste client seul). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Gestion Commerciale d indiquer le nom du serveur, à savoir EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Gestion Commerciale d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran indique le nom de votre dossier. Rajoutez un chiffre à son nom. Cliquez sur «Suivant». L écran indique (pour EBP COMPTA) le type d installation réseau (sélectionnez Poste client seul). Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Compta d indiquer le nom du serveur, à savoir EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran vous demande pour l application EBP Compta d indiquer le chemin réseau du dossier partagé, à savoir \\EBPOPENLINE\EBP. Cliquez sur «Suivant». L écran indique le nom de votre dossier avec le chiffre de rajouté. Cliquez sur «Suivant». Une page résumant les données collectées s affiche. Cliquez sur «Lancer». Veuillez patienter quelques instants. Une page s affiche et indique que l opération est terminée.

13 13 FIN DE CE MODE OPÉRATOIRE. Vous êtes donc apte à (après réalisation de ce mode opératoire 2 ou 3 fois) : - paramétrer le dossier de votre société ; - créer des partenaires fournisseurs et clients ; - créer des articles ; - réaliser un flux d achat auprès d un fournisseur ; - réaliser un flux de vente auprès d un client ; - réaliser un bon de retour et un avoir auprès d un client ; - transférer dans le module comptabilité d EBP les écritures comptables dans les journaux correspondants.

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