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1 Réaisez et éditez en igne vos certificats et ordres d assurance Votre guide d utiisation Ce nouve outi vous permet, sur vos contrats Cargo Feet ou Transfeet : de saisir et de transmettre à Covéa Feet, es ordres d assurance ou es décarations de vaeur. d éditer, à partir des ééments saisis, des certificats d assurance à a suite ou non d ordres d assurance. Et ceci en toute autonomie! Important Vérifiez que votre poste informatique fonctionne avec a résoution 1024 x 768. Pour cea, faites un cic droit et choisissez Propriétés graphiques / Paramètres d affichage. Modifiez si esoin a résoution de écran, ciquez sur Appiquez puis OK. Si votre poste n est pas équipé d Adoe Fash Payer, i vous est proposé de instaer. Suivez es consignes de tééchargement du ogicie. Veiez à respecter es minuscues et majuscues dans a saisie de votre mot de passe. Attention vous ne pouvez pas utiiser es fèches pages précédentes et page suivante pour naviguer sur ce site. SOMMAIRE Avant de démarrer : es différents types d opération page 2 Les premiers écrans d accès pages 2 et 3 A. Page d accuei B. Séection du contrat concerné C. Séection de opération Saisie des caractéristiques de expédition : 2 exempes pages 4, 5 et 6 A. Exempe 1 : saisie d un certificat d assurance Cargo Feet B. Exempe 2 : saisie d un Ordre d assurance Transfeet Vaidation et édition du document page 7 Annuation des opérations page 8 Fonction Recherche page 8 Proèmes rencontrés page 9 1

2 1 Avant de démarrer : es différents types d opération Retrouvez ci-dessous es opérations accessies via outi pour répondre à vos esoins. Certificat d Assurance Ordre d Assurance Décaration de vaeur Demande de devis Le contexte Pour certains types de voyages, votre anquier peut exiger un certificat qui prouve que a marchandise transportée est ien couverte. Votre cient souhaite être couvert à a vaeur réee de sa marchandise. Dans tous es cas. Uniquement orsque votre responsaiité est engagée. L opération à réaiser Certificat d Assurance Ordre d Assurance Décaration de vaeur Les contrats concernés Transfeet et Cargo Feet. Uniquement suite à ordre d assurance pour es contrats Transfeet. Transfeet à aiment et Cargo Feet à aiment. Uniquement Transfeet à aiment. 2 Les premiers écrans d accès A. Page d accuei Accédez ici aux différents outis d aide : > Voir a démo : accédez à a vidéo animée de a saisie en igne. > Editer e guide : accédez à ce guide. Retrouvez égaement ces iens sur e andeau rouge en as de écran pour consuter es outis à tout moment de votre saisie. Pour vous connecter, saisissez e n de SIRET de votre entreprise et e mot de passe qui vous a été communiqué par e-mai. Si vous êtes apporteur, saisissez votre numéro de code apporteur avant d accéder à a iste des cients. En cas de difficutés d accès, n hésitez pas à nous e signaer en ciquant sur proème de connexion? Vous pouvez égaement modifier votre mot de passe en ciquant sur «Modifier e mot de passe». Rappeez aors vos anciens identifiants et choisissez un nouveau mot de passe. 2

3 B. Séection du contrat concerné Ciquez ici pour revenir à a page de connexion. Retrouvez sur chaque écran es informations concernant : > Votre contrat : nom et n de contrat, date d effet, échéance, type (Aiment ou chiffre d Affaires) et appication (oigatoire ou facutative). > Votre assureur : coordonnées de votre assureur et adresse e-mai. > Votre déégation régionae : coordonnées de votre déégation Marchandises Transportées de rattachement. > Vos autres contrats : e contrat non séectionné s affiche si vous détenez pusieurs contrats. La iste de vos contrats s affiche : ciquez sur e contrat concerné par opération. C. Séection de opération La fonction Recherche est détaiée dans un chapitre suivant page 8. Ciquez sur Accuei pour revenir à a iste des contrats. Séectionnez e type d opération à réaiser : ordre d assurance, certificat d assurance ou décaration de vaeur. En fonction des caractéristiques du contrat Transfeet ou Cargo Feet (voir es cas de figure page 1), vous avez accès ou toute ou partie des opérations. Accédez à vos autres contrats en ciquant sur e contrat et son n. Votre assureur est à votre disposition pour toute demande exceptionnee. 3

4 3 Saisie des caractéristiques de expédition : 2 exempes Bon a savoir avant de démarrer votre saisie Les zones de saisie précédées d une astérisque (*) doivent être oigatoirement compétées. Si vous positionnez votre souris près de ces zones, vous aurez un message du type : La description des marchandises est oigatoire. Une aide en igne est accessie via? pour certaines zones de saisie. A. Exempe 1 : saisie d un certificat d assurance Cargo Feet Le certificat d assurance peut faire suite ou non à un ordre d assurance. Si c est e cas, cochez Oui à a 1 ère question ci-dessous et saisissez a référence de ordre d assurance dans encadré prévu à cet effet. Attention : dans e cas d un contrat Cargo Feet à aiment, e certificat d Assurance doit oigatoirement faire suite à un ordre d assurance. Répétez opération pour a 2 ème question si e certificat rempace un certificat annué. 4

5 Caractéristiques de expédition Date de expédition : ee doit être postérieure à a date du jour sauf pour es contrats Cargo Feet à appication oigatoire. Par défaut, es coordonnées du énéficiaire de assurance sont déjà prérempies avec es votres. Vos références de expédition : saisissez, si vous e souhaitez, es références données à expédition en interne. Description des marchandises : indiquer a nature des marchandises, e nomre de cois, e poids et a marque. Champs oigatoires. Type d emaage, Vaeur assurée et Devise sont des champs oigatoires. Mode d acheminement : en fonction du contrat, vous avez une ou pusieurs possiiités : terrestre, maritime, fuvia, aérien. Champs oigatoires. Vie de DÉPART et Pays : saisissez a vie et e pays de départ. Vie d ARRIVÉE et Pays : saisissez a vie et e pays d arrivée. Via Vie(s) : saisissez si esoin a vie de transit. Informations compémentaires Commissaires d avarie : personne à contacter en cas de sinistre pour constater es dommages suis par es marchandises. Le nom et a vie du commissaire d avarie sont rattachées au pays d arrivée. Le commissaire d avarie par défaut est défini par e pays et non par a vie. Champ oigatoire si demande de certificat d assurance. Formuaire d assurance risque ordinaire : garantit es risques propres au transport avec 2 niveaux de garanties possies : Tous risques : garantit es dommages matéries y compris orsqu is font suite à des opérations de chargement ou de déchargement, es manquants de tout ou partie d un cois. FAP sauf (Franc d Avarie Particuière Sauf...) : garantit es dommages matéries consécutifs à des événements imitativement énumérés (tes que naufrage, aordage, heurt, renversement, incendie, chute de cois pendant es opérations de chargement et de déchargement, non ivraison d un cois, etc...) Formue d assurance risque de guerres : garantit es marchandises transportées contre es risques exceptionnes (guerres, terrorisme/attentats, grèves, émeutes, mouvements popuaires) avec 2 niveaux de garantie possies : Etendue : garantit es expéditions couvertes depuis a sortie du magasin de expéditeur jusqu à entrée dans es magasins du destinataire. Waterorne : garantit es expéditions uniquement depuis e port d emarquement jusqu au port de déchargement. N de crédit documentaire : c est e contrat en vertu duque une anque, conformément aux instructions de son cient, agit pour : effectuer un paiement à un tiers ou à son ordre, accepter et payer des traites tirées par e énéficiaire, autoriser une autre anque à effectuer e dit paiement ou à accepter et payer es dites traites. Le n de crédit documentaire est fourni par a anque qui agit pour e compte du cient. Date d émission : indiquer a date du jour. Par défaut, a date affichée est a date du jour. Cause spécifique : reprise des ieés et/ou des causes imposées par e crédit documentaire. Quotité de surévauation : augmentation de a vaeur garantie de a marchandise à hauteur de x % pour prendre en compte des coûts suppémentaires qui feraient suite au dommage. Vous devez appiquer e % mentionné sur e crédit documentaire. 5

6 B. Exempe 2 : saisie d un ordre d assurance Transfeet Caractéristiques de expédition Date de expédition : ee doit être postérieure à a date du jour. Par défaut, es coordonnées du énéficiaire de assurance sont déjà pré-rempies avec es votres. Vos références de expédition : saisissez, si vous e souhaitez, es références données à expédition en interne. Catégories de marchandises : choisissez dans e menu dérouant. Champ oigatoire. Nature des marchandises : à rempir uniquement si vous avez choisi MDO dans Catégories de Marchandises. Description des marchandises : à compéter si Autres marchandises a été indiqué dans Nature des marchandises et dans tous es cas si a demande concerne un certificat d assurance. Les informations à reprendre sont a nature des marchandises. Indiquer e nomre de cois, e poids et a marque. Champ oigatoire. Type d emaage, Vaeur assurée et Devise sont des champs oigatoires. Mode d acheminement : en fonction du contrat, vous avez un ou pusieurs possiiités : terrestre, maritime, fuvia, aérien. Champ oigatoire. Vie de DÉPART et Pays : saisissez a vie et e pays de départ. Vie d ARRIVÉE et Pays : saisissez a vie et e pays d arrivée. Via Vie(s) : saisissez si esoin a vie de transit. Informations compémentaires Formuaire d assurance risque ordinaire : garantit es risques propres au transport avec 2 niveaux de garantie possies : Tous risques : garantit es dommages matéries ainsi que es pertes de poids et de quantité. Accidents caractérisés : garantit es dommages matéries consécutifs à des événements imitativement énumérés (coision, heurt du véhicue, renversement, incendie, chute du cois pendant es opérations de chargement et de déchargement suite à rupture de apparei de evage, etc...) La garantie vo demeure une option. Formue d assurance risque de guerres : garantit es marchandises transportées contre es risques exceptionnes (guerre, terrorisme/attentat, grèves, émeutes, mouvements popuaires) avec 2 niveaux de garantie possies : Etendue : garantit es expéditions couvertes depuis a sortie du magasin de expéditeur jusqu à entrée dans es magasins du destinataire. Waterorne : garantit es expéditions uniquement depuis e port d emarquement jusqu au port de déchargement. 6

7 4 Vaidation et édition du document Une fois enseme des zones compétées, ciquez sur Etape suivante pour vaider votre saisie. Si a saisie d une des zones est manquante ou non conforme, votre saisie n est pas vaidée : vous êtes aerté par un message Veuiez vérifier votre saisie en haut de écran. Les zones à modifier ou compéter sont repérées d un encadré rouge. Une fois votre saisie vaidée, e formuaire compété apparaît à écran. Vous pouvez choisir de modifier ou enregistrer définitivement votre saisie en ciquant sur es outons en as de écran. Vous pouvez éditer votre document ou effectuer une opération de même type. Editer : a fenêtre d impression s ouvre. Vérifier que e choix par défaut vous convient : nomre d exempaires originaux, nomre de copies, angue d édition. Ciquez sur Lancer Edition ou revenez à écran de consutation. Effectuer une opération du même type : vous êtes redirigé vers un formuaire de saisie pré-compété de a saisie précédente. I ne vous reste pus qu à modifier es zones manquantes pour caractériser votre nouvee expédition. Si vous souhaitez annuer votre saisie, ciquez sur Aandonner et confirmez en ciquant sur Oui dans a fenêtre d aerte qui s affiche cidessous. Vous êtes redirigé vers a iste de vos contrats. Cas de pertes de déégation Dans un certain nomre de cas, votre demande va nécessiter accord de Covéa Feet. Une fois enseme des zones compétées, vous avez ciqué sur Etape Suivante. Au fur et à mesure des modifications ou compéments apportés à votre saisie, un message vous avertit que votre demande va être dirigée vers Covéa Feet et pus précisément vers a oite aux ettres de a Déégation Régionae dont vous dépendez. Votre demande sera réceptionnée par votre Déégation Régionae qui vous signifiera par mai acceptation ou e refus de votre demande. 7

8 5 Annuation des opérations Vous pouvez être amené à annuer une opération suite à une erreur de saisie ou une annuation du transport par exempe. n Annuation des Certificats d Assurance étais sans ordre d assurance : vous pouvez annuer en toute autonomie. n Annuation des autres types d opérations : une demande de vaidation à Covéa Feet est transmise dans es cas suivants : d un ordre d assurance (avec ou sans certificat). Dans e cas où e certificat d assurance fait suite à un ordre d assurance, c est annuation de ordre d assurance qui annuera e certificat. d une décaration de vaeur. Bon à savoir! Aucune annuation ne pourra être réaisée au-deà de 30 jours après a date de expédition. Les certificats annués sont à renvoyer impérativement à Covéa Feet.. 6 Fonction Recherche Vous avez deux types de fonctions à votre disposition : Recherche rapide et Recherche avancée. La fonction Recherche rapide vous permet de rechercher une opération à partir de sa référence. La fonction Recherche avancée vous permet de consuter, d éditer ou d annuer es opérations déjà enregistrées, à partir d un ou pusieurs critères Pour effectuer une recherche avancée, renseignez un ou pusieurs critères suivants : type d opération : ordre d assurance, certificat d assurance, décaration de vaeur, demande de devis. état de opération : vaidé, refusé, à vaider, annué. dates de expédition, de vaidation, de émission : utiisez e caendrier pour inscrire a période de recherche. Vos références d expédition : si vous avez ce numéro, priviégiez a recherche rapide. Ciquez ensuite sur Rechercher pour ancer a recherche. Le taeau ci-dessous vous affiche e ou es résutats de vos recherches. Vous pouvez simpement e consuter ou exporter vers Exce si nécessaire. Vous pouvez égaement effectuer un tri croissant ou décroissant sur une des coonnes. Dans e cas où es références sont nomreuses, un ascenseur sur a droite du taeau vous permet de toutes es consuter. Bon à savoir! La recherche avancée concerne uniquement es opérations enregistrées sur e contrat affiché à écran. Pour effectuer une recherche sur un autre contrat, séectionnez préaaement ceui-ci. 8

9 7 Proèmes rencontrés Mon document ne peut pas s imprimer entièrement, e contenu dépasse de a page. Que dois-je faire? Vous devez modifier es paramètres d impression. Dans a zone mise à échee, choisissez réduire à a zone d impression pour rétair a configuration adéquate. L affichage n est pas correct à écran : que dois-je faire? Vérifiez que votre poste informatique fonctionne avec a résoution 1024 x 768, a seue qui permet de tout afficher à écran. Pour cea, faites un cic droit et choisissez Propriétés graphiques / Paramètres d affichage. Modifiez a résoution de écran et ciquez sur Appiquez puis OK. 9

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