Migration SEPA DATE BUTOIR : 01/02/ QUELLE PROCEDURE SUIVRE... 2 PREREQUIS... 2 LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA...

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1 DiaClient SQL à partir de la version 8.0 Dernière révision du document : 16/09/2013 Migration SEPA DATE BUTOIR : 01/02/ QUELLE PROCEDURE SUIVRE... 2 PREREQUIS... 2 LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA... 2 Informations nécessaires... 2 Identification Créancier SEPA (ICS)... 3 La Référence Unique de Mandat (RUM)... 3 Mise à jour dans votre dossier comptable... 4 Indication du format du fichier de prélèvements... 5 Génération des prélèvements... 5 Composition du nom du fichier... 6 Modèles de facture... 6 Modèles de documents SEPA... 7 Liste des nouvelles formules disponibles pour les modèles de documents... 8 Modèles de documents SEPA disponibles... 9 DiaClient SQL Migration SEPA 1 / 10

2 DATE BUTOIR : 01/02/2014 Le 1er février 2014 est la date butoir fixée par les instances européennes à partir de laquelle les virements et prélèvements nationaux ne pourront plus être émis. Seul le format SEPA (Single Euro Payments Area) sera autorisé. QUELLE PROCEDURE SUIVRE Cas 1 : Les banques utilisées pour les prélèvements clients sont à jour dans DIACLIENTSQL Suivez la procédure décrite plus bas pour affecter les RUM et les reporter dans votre dossier comptable et ses fiches tiers. Cas 2 : Vous gérez vos banques dans COMPTABILITEEXPERT ou DIACOMPTA et pas dans DIACLIENTSQL Suivez la procédure décrite dans vos logiciels respectifs de production comptable pour mettre à jour les RUM des banques. PREREQUIS ATTENTION : dans ce cas il n est pour l instant pas possible de synchroniser les informations bancaires dans DIACLIENTSQL. Avant toute génération de fichier de prélèvements et/ou de virements, cela suppose que les informations bancaires (RIB, IBAN, BIC) des fiches Cabinet et fiches Dossier soient renseignées. LES DIFFERENTES ETAPES POUR LES PRELEVEMENTS SEPA Informations nécessaires Avant de commencer les prélèvements au format SEPA, il est nécessaire de se munir de certaines informations obligatoires : L Identifiant Créancier SEPA (ICS) (Il est conseillé de ne pas tarder à demander à votre banque votre identifiant ICS). La Référence Unique de Mandat (RUM) Le mandat de prélèvement DiaClient SQL Migration SEPA 2 / 10

3 Identification Créancier SEPA (ICS) Cet identifiant est attribué par la Banque de France et doit être demandé à votre banque. Ce numéro est obligatoire pour effectuer des prélèvements au format SEPA. La zone est à renseigner dans l onglet «Coordonnées» de la fiche Cabinet (Menu Généralités Cabinets) La Référence Unique de Mandat (RUM) L identification du mandat est assurée par la RUM, une référence qui est librement choisie par l émetteur des prélèvements. Elle est unique par mandat et se compose de 35 caractères non accentués au maximum sans espaces. Pour chaque banque présente sur les fiches Dossier, il faudra donc en définir une. Il est possible à travers DIACLIENTSQL de migrer les autorisations de prélèvement existantes en mandat SEPA, en attribuant automatiquement une RUM, en passant par le Menu Administration Outils Génération Mandat. DiaClient SQL Migration SEPA 3 / 10

4 Il est possible de choisir la méthode de calcul de la RUM : soit par code dossier, soit par Numéro de compte. On indique aussi la date de passage à la Norme SEPA, correspondant à la date de signature du mandat. Exemple de génération avec code dossier, il sera présenté ainsi : Lorsqu il sera généré en fonction du numéro de compte, il sera présenté ainsi : REMARQUE Lorsque des numéros de mandats sont déjà présents, ils ne sont pas recalculés par défaut. Il sera néanmoins possible, si on le souhaite, de les recalculer. Pour cela, une coche «Remplacer les numéros de mandats déjà existants» est à disposition. ATTENTION : Seront concernés l ensemble des dossiers dont le mode de règlement par défaut est «Prélèvement», tous cabinets confondus. Par convention, les mandats migrés commencent par les caractères ++ Mise à jour dans votre dossier comptable Pour mettre à jour les RUM des banques de vos fiches tiers dans votre dossier comptable : - Ouvrez le Volet Cabinet et sélectionnez le Module Transfert en compta - Onglet Ventes. - Cliquez sur la case Tiers seulement et Effectuer le transfert. - Ouvrez ensuite votre logiciel comptable pour intégrer ce fichier comme un fichier de factures classique. DiaClient SQL Migration SEPA 4 / 10

5 ATTENTION : Si vous avez opté dans COMPTABILITEEXPERT pour l utilisation de la «liste des dossiers pour générer les relances et les règlements clients», ce mode de fonctionnement n étant pas préconisé, nous vous conseillons de vous référer à la note permettant de s appuyer sur les fiches Tiers du dossier du cabinet. Vous trouverez cette note «Mise en place des prélèvements clients au format SEPA» dans un premier temps en téléchargement dans votre Espace Client de COMPTABILITEEXPERT et dans un deuxième temps, dans l aide en ligne de ComptabilitéExpert au chapitre : Gestion\Affectation prélèvements clients. Indication du format du fichier de prélèvements Afin de générer un fichier de prélèvement au format SEPA, il faut au préalable indiquer sur la banque émettrice des prélèvements, le format de ces derniers. Pour cela, une coche a été prévue dans la fiche Banque (Fichier Cabinet Onglet Banque Détail de la banque). Génération des prélèvements La génération des prélèvements dans DIACLIENTSQL nécessite l option Comptabilité auxiliaire. Il n y a pas de changement quant à l utilisation générale du module «Remise en banque» (Volet Cabinet Module Remise en banque). DiaClient SQL Migration SEPA 5 / 10

6 NB : En cochant la case «Essai d échange» il est possible de générer un fichier de test pour la banque. Composition du nom du fichier Les fichiers générés seront nommés de la manière suivante : PRELEVEMENT_NUMBORDEREAU_JJ-MM-AAAA_RCUR.xml pour les prélèvements récurrents au format SEPA ; PRELEVEMENT_NUMBORDEREAU_JJ-MM-AAAA_FRST.xml pour le fichier contenant les 1ers prélèvements au format SEPA. Lors de la génération du fichier, une distinction est faite entre les 1 ers prélèvements au format SEPA, et ceux déjà effectués dans ce même format. Cette distinction est faite par le biais de la coche «1 er prélèvement SEPA déjà effectué» présente dans le cadre mandat SEPA (présent dans les fiches Banques des dossiers : Volet GRC Module Dossier Onglet Facturation Détail de la banque). Cette coche est gérée automatiquement par le programme, elle peut néanmoins être forcée au niveau de la banque en cas de besoin. Modèles de facture Vous avez la possibilité d indiquer les informations du mandat dans vos modèles de facture existants. Nous avons ajouté des nouveaux champs utilisables dans les mentions des factures (Menu Administration - Paramétrages - Application) : La RUM de la banque par défaut du : La date de signature de la banque par défaut du : L ICS du cabinet. DiaClient SQL Migration SEPA 6 / 10

7 Exemple : MENTION1_FACTURE Exemple de formule En votre aimable règlement à P - En votre aimable règlement Présentation sur la facture : Utilisation de la «Valeur à «Autres cas» (non obligatoire mais si utilisé il doit toujours être à la fin) RAPPEL La colonne «Valeur» permet de spécifier votre formule personnalisée. La colonne «Défaut» n est pas modifiable. C est la donnée qui sera appliquée si la colonne «Valeur» est vide. Elle a été actualisée avec le nouveau paramétrage. Donc si vous souhaitez récupérer le paramétrage de la colonne «Défaut», il suffit de supprimer le contenu de la colonne «Valeur». Modèles de documents SEPA Afin de répondre à vos différentes obligations, nous avons mis à votre disposition 3 nouveaux modèles permettant de générer un mandat ainsi qu un document de passage au prélèvement SEPA. Les modèles sont disponibles dans le plan de classement (Menu Administration GedExpert Modèles de documents) : DiaClient SQL Migration SEPA 7 / 10

8 S ils ne sont pas disponibles dans vos modèles, vous pouvez les télécharger dans votre espace client. Une fois le PackSQL téléchargé, il suffit de l exécuter. Une fenêtre vous invitera à vous connecter avec le code collaborateur ADMIN et son mot de passe sur votre base de données. Un message de confirmation vous indiquera que les modèles ont bien été intégrés. Les modèles seront donc automatiquement ajoutés dans la rubrique du plan de classement citée plus haut. Liste des nouvelles formules disponibles pour les modèles de documents Banque par défaut de la fiche dossier : Numéro ICS de la fiche cabinet DiaClient SQL Migration SEPA 8 / 10

9 Modèles de documents SEPA disponibles Passage au prélèvement SEPA : DiaClient SQL Migration SEPA 9 / 10

10 Mandat SEPA : DiaClient SQL Migration SEPA 10 / 10