LIVREBLANC LES TITRES RESTAURANT ENJEUX, REGLES ET SOLUTIONS POUR LA DA

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1 LIVREBLANC LES TITRES RESTAURANT ENJEUX, REGLES ET SOLUTIONS POUR LA DA Alyxia 2013

2 2013, une année charnière pour la DA Le 16 juillet dernier, la NAVSA a signé avec la Commission Nationale de Titres Restaurant (CNTR) un accord majeur pour la profession. Cet accord légalise désormais l usage des Titres Restaurant papier en Distribution Automatique. Cette date marque la vie de notre profession d une pierre blanche parce que les enjeux sont énormes pour les gestionnaires. En France, entreprises de toutes tailles dispensent à ce jour à leurs salariés des TR d une valeur faciale moyenne de 7,31. Alors que 15% des repas vendus sur l ensemble du territoire sont payés avec ces TR, la profession n a tiré jusqu à présent aucun profit des 5,16 milliards d euros de CA généré chaque année. Pour leur repas, les salariés ont toujours ignoré majoritairement les machines disponibles sur leur site dépositaire, alors même que nombre d entre elles proposaient pourtant d excellentes formules à des prix contenus. La raison est évidente. La prise en charge par leur employeur d une part importante de la valeur faciale des TR (de 50 à 60%) a toujours disqualifiée l offre des DA, quels que soient les tarifs pratiqués. Le salarié avait donc intérêt à plutôt dépenser son TR journalier chez un des commerçants habilités plutôt que dans les machines à sa disposition sur son lieu de travail. L habilitation de l usage de ces TR papier par la profession change radicalement la donne.

3 Un respect indispensable des règles L accord signé par la NAVSA fait suite à des années de négociations intenses avec les organismes de régulation. Cet accord s est conclu sur la base d un respect drastique par les gestionnaires des règles qui régissent l usage des TR. Comme pour tous «nouveaux entrants», les contrôles in situ seront fréquents et réguliers. Notre profession ne peut se permettre le risque d une éventuelle remise en cause de l accord pour raison de dérives. Il est donc essentiel que les systèmes utilisés par les professionnels garantissent un respect exhaustif de toutes les règles en vigueur. Ces systèmes devront donc gérer l usage d un seul TR par salarié chaque jour sur l ensemble du site, l acceptation des seuls titres du personnel de l entreprise, l utilisation pendant les seuls jours travaillés, la distribution des seuls produits éligibles, le timbrage personnalisé immédiat du titre pour validation ainsi que toutes les autres règles en vigueur. Une expérience avérée QSave, société du groupe Elkey dont Alyxia est distributeur exclusif, est l inventeur du TR électronique en Italie. Cela fait dix ans déjà! La société gère pratiquement un million de badges chez des milliers de restaurateurs italiens et dans de très nombreuses entreprises. Son serveur sécurisé aux normes ISO27001 gère des millions de transactions chaque années et héberge de grandes entreprises de la restauration collective. Cette expérience est précieuse et l adaptation aux spécificités du marché français en a été grandement facilitée. Un passage facile à la dématérialisation Les mêmes systèmes Alyxia s adapteront par une simple programmation à la dématérialisation des TR qui est attendue en début 2014 (titres papier ou acceptation des cartes spécifiques à certains émetteurs et acteurs comme Monéo ). L expérience des pays qui ont déjà entrepris la mutation vers des badges électroniques démontre d ailleurs que les titres papier représentent toujours l essentiel du CA, même après de nombreuses années. La gestion des deux types de titres sera donc indispensable pour les gestionnaires, encore sur un long terme. Des services précieux Au-delà de la fourniture de systèmes qui répondent à toutes les règles qui régissent l usage des TR, notre groupe propose aux gestionnaires un certain nombre de services qui leur seront précieux dans la gestion du quotidien de leurs sites : le traitement automatisé des TR, leur transfert sous forme électronique, l hébergement adapté pour le maintien des données des ventes individualisées pendant les deux années obligatoires en cas de contrôles par les organismes de régulation... sont une partie seulement des services offerts. Il y aura un avant et un après «16 juillet 2013» pour tous les gestionnaires qui sauront saisir cette fantastique opportunité. Alyxia et les partenaires de son groupe les accompagneront au mieux des intérêts de leur entreprise.

4 Le Titre Restaurant Qu est-ce que c est? 36 créé en 1962 pays 5 continents titres spéciaux de paiement remis par les employeurs à leur personnel salarié pour lui permettre d acquitter tout ou partie du prix d un repas consommé pendant ses journées de travail Organismes de régulation 5,16 M CA/an entreprises Emetteurs PME + TPE 60 % TR émis par Natixis TR émis par Sodexo TR émis par Edenred (Accor ) TR émis par Chèque Déjeuner 7,31 en moy. 15 % des repas payés Un titre restaurant est un moyen de paiement scriptural et «affecté», c est-à-dire qu il ne peut être utilisé que pour payer des prestations alimentaires dans un restaurant, un fast-food, une boulangerie... Ils sont souvent désignés par le terme «Ticket Restaurant» qui est une marque déposée de la société Edenred. Les revenus des sociétés vendant les titres repas sont composés de 4 éléments : Les frais facturés aux entreprises Les commissions déduites des remboursements aux affiliés Les intérêts financiers perçus sur l argent payé par les entreprises avant que le remboursement ne soit fait aux affiliés (60 jours en moyenne chez Sodexo) Les chèques périmés ou perdus pour lesquels le remboursement ne sera pas demandé Les professionnels de la vente par automates sont désormais habilités à accepter le titre-restaurant.

5 Avantages des TR Mécanismes et avantages Le mécanisme Le système des TR a une finalité exclusive : répondre à un besoin social bien identifié, celui de la restauration des salariés et employés pendant la journée de travail. Sur ce plan, le succès rencontré auprès de ses utilisateurs est à mettre au compte des avantages qu il apporte tant aux entreprises et à leur personnel salarié qu aux affiliés Mode de fonctionnement : Les emetteurs des titres restaurant vendent aux employeurs des titres de différentes valeurs. Ils procèdent au remboursement des titres présentés par les affiliés (restaurateurs et commerces assimilés). Les entreprises cèdent ces TR à leurs salariés en contrepartie d une somme inférieure à leur valeur. La différence correspond à la participation patronale qui bénéficie d exonérations fiscales et de cotisations sociales. Les employés utilisent les TR pour régler un repas ou des plats chauds ou froids qui doivent répondre à des critères stricts. Les affiliés peuvent accepter les TR en paiement à raison d un seul titre par repas et par salarié. Le rendu de monnaie est interdit. Les affiliés présentent les TR aux émetteurs pour obtenir leur remboursement. Les avantages pour les entreprises : Parmi toutes les formes de restauration d entreprise, c est le seul moyen permettant une parfaite maîtrise budgétaire. Le coût de la participation de l employeur au TR est contrôlé. L entreprise prend à sa charge de 50% à 60% de la valeur faciale des TR. Les charges sociales et fiscales sont exonérées si elles restent dans les limites imposées par la loi. Les TR sont un complément de revenu significatif et motivant pour les salariés. Ils constituent l un des seuls avantages sociaux dont ils peuvent bénéficier immédiatement. Les avantages pour les salariés : Les TR sont un avantage social car les salariés disposent d un véritable moyen de paiement additionnel. Le TR permet chaque jour à plus de salariés de se restaurer librement à l heure du repas dans plus de établissements affiliés. Le TR est considéré comme un complément de salaire qui ne supporte pas l impôt sur le revenu et n est pas soumis à charges sociales. Les TR constituent une augmentation du pouvoir d achat. La valeur libératoire du TR est supérieure à ce que le salarié pourrait débourser pour l acquérir auprès de son employeur. Le salarié ne paie que 40 % à 50 % de la valeur faciale du titre, la différence étant compensée par l employeur. Les avantages pour les affiliés : Les TR permettent aux salariés de se restaurer à l heure du repas dans plus de établissements affiliés : restaurants, brasseries, charcuteries, traiteurs, boulangeries, restauration rapide... ET désormais dans les distributeurs automatiques. Les TR permettent le développement et la forte fidélisation d une clientèle nouvelle de consommateurs salariés. Les TR acceptés par les affiliés sont remboursés par la Centrale de Remboursement des Titres (CRT) dans un délai maximum garanti de 3 semaines, à compter de la remise des titres.

6 Présentation des Titres Les éléments communs et spécifiques aux différents TR Eléments visibles sur un TR Les TR comportent, en caractères apparents, les mentions suivantes : Les nom et adresse de l émetteur Les nom et adresse de l établissement bancaire à qui les titres sont présentés au remboursement Le montant de la valeur libératoire du titre L année civile d émission La période d utilisation par les salariés bénéficiaires, telle qu elle est définie à l article R Le numéro dans une série continue de nombres caractérisant l émission Le nom du gestionnaire et l adresse du site chez qui le repas a été consommé! Le titre doit être entier, non découpé, non perforé, et ne doit pas avoir été tamponné par un tiers. C Vérifiez la présence d encre fluorescente : l encre devient marron si le titre est photocopié. A Le millésime du titre doit correspondre à l année courante : un titre 2012 est acceptable du 1er décembre 2011 à fin janvier 2013*. Vérifiez également que le titre est bien un titre français. D Le code à barres permet une meilleure traçabilité. B Pincez le titre ou apposez votre pouce quelques secondes sur la zone sensible : la zone change de couleur ou s efface temporairement à la chaleur. Sécurités spécifiques : Ticket Restaurant Un filigrane (logo Edenred) est visible par transparence sur toute la surface du ticket Le FR change de couleur selon l inclinaison à la lumière, il passe du bleu au vert Mot «Edenred» en relief, perceptible au toucher Code sécurité communiqué en cas de vol Carré CMC7 émetteur : police d impression propre au chèque bancaire, extrêmement difficile à reproduire Sécurités spécifiques : Chèque Restaurant Sodexo Filigrane étoiles Code sécurité sur lequel nous communiquons en cas de vol Argent effet miroir Lettre de transport Carré CMC7 émetteur : police d impression propre au chèque bancaire, extrêmement difficile à reproduire Embossage : relief sensible au toucher

7 Sécurités spécifiques : Chèque Déjeuner Filigrane de forme ronde (représentant un verre et une carafe) visible à l oeil nu et par transparence Présence dans le papier de paillettes multicolores, visibles sous lampe UV Fil métallisé argenté continu, visible par transparence, avec «GROUPE CHÈQUE DÉJEUNER» inscrit à l envers et à l endroit Le fil métallisé est complété d un fil alterné bleu fluo et jaune fluo sous lampe UV Code sécurité sur lequel nous communiquons en cas de vol En cas de photocopie : les fils de guilloche deviennent flous et la couleur orange vire au brun Le mot Chèque Déjeuner est visible en orange sous une lampe UV Carré CMC7 émetteur : police d impression propre au chèque bancaire, extrêmement difficile à reproduire La couleur passe du gris à l orange en présence d une source de chaleur INNOVATION 2012 : le mot VALIDE apparaît lorsque l on frotte cette zone en demi-lune avec le doigt Sécurités spécifiques : Chèque de Table Le coin supérieur gauche du recto du titre se découpe avant envoi à la CRT. Refusez le paiement sans ce coin Embossage : sensation de relief au toucher de la mention «2012». Impossible à reproduire par scan ou photocopie Mention «2012» imprimée en encre iridescente contenant des effets brillants suivant l orientation de la lumière. Impossible à reproduire par scan ou photocopie. Pour faire apparaître l effet maximum, effectuer l observation à la lumière du jour Bande argent à effets holographiques dans laquelle le texte «CHÈQUE DE TABLE» apparaît et disparaît selon l angle de vision. Effets impossibles à reproduire par scan ou photocopie Code sécurité sur lequel nous communiquons en cas de vol Logo Chèque de Table devient marron en cas de photocopie Carré CMC7 émetteur : police d impression propre au chèque bancaire, extrêmement difficile à reproduire INNOVATION 2012 : Encre frottable invisible à l oeil nu : en cas de doute sur la validité d un titre, frotter cette zone avec une pièce de monnaie uniquement (sous peine de déchirer le titre), et la mention «VALIDE» apparaît en plusieurs exemplaires Eléments OCR Eléments Code à Barres

8 Le TR en DA Les règles, contrôles et sanctions : Signature des accords entre la NAVSA et le CNTR Seuls les TR sous format papier sont acceptés L argent des TR ne peut pas être dématérialisé sur un badge Seuls les DA implantés sur les lieux de travail peuvent accepter les TR, à l exclusion de tous lieux publics Les DA ne doivent accepter que les TR des salariés de l entreprise et de ses intervenants extérieurs Seuls les salariés auxquels les TR ont été attribués peuvent en faire usage Les TR doivent être en cours de validité (date inscrite sur le TR) Le salarié ne peut utiliser ses TR que pendant ses jours de travail Les TR ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf mention contraire de l employeur Le nombre de TR est limité à un par salarié et par jour sur l ensemble du site Le rendu de monnaie du solde éventuel de transaction est interdit Les TR doivent permettre uniquement l achat d un repas équilibré selon les normes de la CNTR Les produits éligibles qui composent le repas doivent être validés au préalable par la CNTR Les produits non éligibles ne doivent pas pouvoir être achetés avec un TR Les TR doivent être tamponnés immédiatement après la transaction pour validation Le tampon qui valide la transaction doit identifier clairement le gestionnaire Les données détaillées des ventes doivent être conservées deux ans en cas de contrôle Début 2014 : Dématérialisation possible des titres sur badges Les mêmes règles continuent d être appliquées, mais la dématérialisation des TR devient possible sur badges électroniques Contrôles La CNTR peut intervenir in situ pour vérifier les conditions d acceptation des Titres Restaurant Les entreprises gestionnaires s engagent à modifier par avenant les contrats les liant à leurs clients afin de permettre à la CNTR ou à tout organisme mandaté à procéder à des contrôles sur site La CNTR pourra mandater une tierce partie pour le contrôle. Le 1er contrôle est prévu 12 mois après obtention de l agrément, puis tous les 18 mois au maximum Les opérations de contrôle portent sur la vérification des dossiers administratifs (copie de l autorisation délivrée par la CNTR, liste actualisée des DA à inspecter, liste globale des DA pour une possibilité de contrôle inopiné, les documents de facturation des DA avec liste des produits choisis et moyen de paiement utilisé sur un an, tout autre document nécessaire à la constitution du dossier de contrôle) A la suite de l audit, les DA sont contrôlés directement sur les sites Sanctions Le retrait de l autorisation délivrée par la CNTR est possible en cas de non-conformité En cas de non-respect de ces dispositions, le retrait de l assimilation à restaurateur délivrée par la CNTR sera possible. Une contravention prévue par l article R du code du travail (amende de 4ème classe) pourra s ajouter La méconnaissance du 1er et du 3ème alinéa de l article L , de l article L et du 2nd alinéa de l article L , est puni de l amende prévue pour des contraventions de 4ème classe Les infractions aux dispositions des articles R , R , R à R , R , R , R à R , R à R et R à R sont punies d une contravention de 4ème classe Les entraves au contrôle prévu à l article R , sont punis d une contravention de 4ème classe

9 Exigences Techniques Les obligations d une solution TR pour la DA Les règles à appliquer pour l acceptation des TR sont nombreuses et strictes. Les contrôles de conformité seront fréquents et réguliers. Le non-respect des règles représente un risque énorme pour le gestionnaire qui pourrait perdre sa licence et être sujet à de lourdes contraventions. Il est donc impératif pour lui de s équiper de matériel qui répond aux exigences des organismes de régulation. Le système implanté sur les sites doit pouvoir : Contrôler la date de validité du TR et refuser ceux qui ont dépassé la date limite Identifier chaque salarié du site dépositaire pour vérifications, contrôles et traitements Contrôler qu il s agit bien d une journée travaillée et refuser les TR hors période Contrôler que le salarié n utilise pas plus d un TR sur l ensemble du site dépositaire Annihiler le rendu de monnaie du rendeur sur toutes les transactions effectuées avec un TR Vérifier que le TR ne soit pas copié, falsifié ou déclaré volé par le centre serveur de la CNTR Tamponner automatiquement et immédiatement le TR pour valider la transaction Personnaliser le tampon de validation à chaque gestionnaire et à chaque site dépositaire du gestionnaire Autoriser la distribution des seuls produits éligibles qui sont présents dans les machines Contrôler que les produits éligibles achetés composent effectivement un repas complet Enregistrer en mémoire toutes les données détaillées de chaque transaction Transmettre toutes les données au serveur de stockage pour traitement et archivage Extraire les données informatiques pour envoi des données au centre émetteur pour paiement des TR Le saviez-vous? En 2009, de nombreux acteurs de la grande distribution acceptent les TR en ne tenant aucun compte des règles fixées par la CNTR. Les restaurateurs s en mêlent et il s en est fallu de peu pour que l ensemble du secteur perde l agrément et sa capacité à accepter les paiements par TR. Lecteur TR Le lecteur de titres restaurant est le cœur de la solution d acceptation des TR en DA. Le lecteur de TR doit avoir les caractéristiques suivantes : Translation mécanisée fiable et endurante des TR Identification de l image du TR avec discrimination des titres fraudés Gestion des titres de tous les émetteurs et de toutes les valeurs faciales Vérification préalable que le TR n est pas déjà tamponné Lecture et traitement des données OCR Lecture et traitement des données contenues dans le codebarres Retour mécanisé des TR non acceptés ou dans les cas de transfert non abouti Tamponnage auto du TR avec un timbre personnalisable au gestionnaire et au site Gestion de toutes ces opérations en un temps très réduit Transfert des datas sous protocole fiable Accès facile et rapide au tampon pour échange et ré encrage Accessibilité mécanique permettant un entretien facile Bubble (Système cashless) L utilisation du TR en DA impose la reconnaissance de chaque salarié pour : Vérifier l usage d un seul TR par jour et par salarié Vérifier que le salarié fait partie de l entreprise Contrôler qu il s agit d une journée travaillée Enregistrer les données de ventes pour chaque individu. et, si le système n est pas relié Online au serveur pour contrôle immédiat de validé du TR : Pouvoir identifier les salariés qui tenteraient d utiliser des TR frauduleux (effet dissuasif) Le badge doit être visuellement personnalisé (sérigraphie sur carte ou gravure laser sur clé) et doit conserver de façon dynamique et permanente des informations : Sur le salarié Sur ses transactions Le badge doit aussi intégrer des données de gestion et de contrôle : dates de transactions zone et secteur classe utilisateur (salarié, intérimaire, prestataire extérieur, etc.)

10 PC & Display Imprimante Le système doit disposer d une unité PC pour pouvoir répondre aux exigences de la CNTR. L imprimante est obligatoire. Elle émet un ticket récapitulatif à l usage du consommateur. Le PC assure les fonctionnalités suivantes : Gestion individualisée de chaque salarié du site dépositaire et des prestataires extérieurs autorisés Gestion des messages diffusés en interface consommateur Intégration des données des TR pour tous les émetteurs et toutes les valeurs faciales autorisées Gestion de toutes les fonctionnalités du scanner Vérification en quelques secondes de la validité des titres en mode Online s il est choisi par le gestionnaire Vérification et discrimination des titres dupliqués, non autorisés et volés Mise en mémoire de toutes les opérations détaillées réalisées par chaque salarié Enregistrement de toutes les données Logs pour vérification du fonctionnement et des incidents Le système impose d avoir une interface visuelle pour guider et informer le consommateur avant, durant et après son acte d achat : Ecran couleur tactile Display alphanumérique Ce ticket doit comporter les éléments suivants : Date de la transaction Heure, minutes, secondes au moment de la transaction Numéro de badge individuel du consommateur Numéro de TR Valeur du TR Site du dépositaire Adresse du site Société du gestionnaire Numéro de TVA de la société du gestionnaire Détail de la commande Montant de la commande en Euros et en Francs La mention «ticket à conserver» Borne ou Totem Tous les éléments électromécaniques qui composent le système ne sont pas intégrables directement dans une machine. Pour pouvoir s adapter à tous les sites dépositaires, les éléments du système sont intégrés dans un caisson. Alyxia, QSave et Elkey présentent une solution unique pour l acception des TR en distribution automatique : QPOINT Depuis 10 ans, cette solution permet à QSave de gérer près d un million de badges chez des milliers de restaurateurs italiens et dans de très nombreuses entreprises. Les caissons peuvent être de plusieurs natures différentes : Borne murale Totem sur pied Caisson latéral à la machine Toutes les bornes possèdent des caractéristiques différentes en fonction de la nature du site dépositaire : Pour des raisons de sécurité maximale Pour des raisons de praticité Pour des raisons de coûts

11 La solution Qpoint Acceptation des TR en DA Interface d identification du client et de sélection des menus et/ou produits CASHLESS Introduction des clés ou cartes Bubble : permet l identification du client et l enregistrement du «bon repas» Ticket de transaction Accepteur de TR Scan, vérification, validation et acceptation des titres. Lecteur de billets (pour la recharge du badge Bubble et le complément au TR