Partie III : CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES RELATIVES A LA FOURNITURE DE TITRES RESTAURANT

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1 Partie III : CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES RELATIVES A LA FOURNITURE DE TITRES RESTAURANT Article 1 : Dispositions générales Objet Présentation des organismes bénéficiaires de l accord-cadre Les Unions Immobilières des organismes de Sécurité Sociale (UIOSS) ont été créées pour procéder à l acquisition, à la construction et à l aménagement d immeubles des organismes de la sécurité sociale Decomposition en lots... 4 Article 2 : Descriptif détaillé du besoin Spécifications techniques environnementales Valeur faciale des titres restaurant Nombre moyen de titres restaurant commandés par organisme Présentation des titres Présentation générale Mentions légales Pochettes pour chéquiers Durée de conservation et utilisation des titres restaurant... 6 Article 3 : Modalités de commande avec livraison des titres restaurant au siège et dans les centres extérieurs des organismes... 6 Article 4 : Modalités de commande avec livraison des titres restaurant au domicile des agents du siege et dans les centres extérieurs des organismes... 7 Article 4 : Modalités de livraison au siege et sites de l organisme Conditionnement de livraison Lieux de livraison Frais de livraison Réception et habilitations Bordereaux Vérification de la commande... 8 Article 5 : Modalités de livraison au domicile des agents... 9 Article 6 : Engagements du titulaire Periode de validité des titres Echange des titres non utilisés Sécurité des titres restaurant Assurance Statistiques Accompagnement des organismes Annexe 1 : Bordereau de prix définition des besoins Annexe 2 : Fiche logistique fournitures de bureau Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 1 sur 11

2 ARTICLE 1 : DISPOSITIONS GENERALES 1.1 OBJET Le présent accord-cadre a pour objet la fourniture de titres restaurant pour les organismes de la Sécurité Sociale. Il sera décliné en marchés subséquents spécifiques à chaque organisme concerné selon les modèles mis en annexes du présent accord-cadre. La conclusion des marchés subséquents se fera de manière progressive et s étalera sur la durée de l accord-cadre. Les marchés subséquents auront la forme de marchés à bons de commande conformément aux dispositions des articles 76 et 77 du Code des Marchés Publics. 1.2 PRESENTATION DES ORGANISMES BENEFICIAIRES DE L ACCORD-CADRE Le présent marché est un marché national interbranche de la sécurité sociale. - L UCANSS L UCANSS est un organisme de droit privé chargé d une mission de service public ; elle a un effectif de 230 agents et son siège social est implanté, pour la majeure partie de ses activités, au 18 avenue Léon Gaumont Paris 20ème. Dans le cadre de ce marché, la fonction de l UCANSS est d assister les organismes nationaux dans l élaboration des pièces juridiques et techniques, le lancement du marché, l analyse des offres et le suivi de l avancement de l opération jusqu à la réception complète de l ensemble des documents. Ses missions sur le plan national sont essentiellement : - de traiter les questions se rapportant aux conditions de travail, de rémunération et d emploi du personnel des Organismes de Sécurité Sociale ; - d instruire sur le plan technique les dossiers concernant les opérations immobilières des organismes ; - de conclure des marchés nationaux pour le compte des organismes en matière d imprimés et de publications ; - d organiser et de coordonner la formation professionnelle et le perfectionnement du personnel des Organismes de Sécurité Sociale ; - de jouer le rôle de centrale d achat pour les organismes de la Sécurité Sociale en application des articles L et L du code de la sécurité sociale, des articles 9 et 31 du Code des Marchés Publics et de l'article 16 de l'arrêté du 16 juin 2008 modifié portant réglementation sur les marchés des organismes de sécurité sociale. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l UCANSS : Le présent accord-cadre concerne l ensemble des organismes métropolitain et des DOM. - La Branche Maladie L'Assurance Maladie forme la "branche maladie" de la Sécurité sociale, à travers le réseau formé par la Caisse nationale d assurance Maladie des travailleurs salariés (CNAMTS) et l ensemble des caisses primaires d assurance maladie (CPAM) et autres organismes communs. Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 2 sur 11

3 Les 101 CPAM (caisse primaire d assurance maladie en France métropolitaine), 1 CCSS (caisse commune de sécurité sociale de la Lozère), - 4 CGSS (Martinique, Guadeloupe, Guyane et Réunion) et 1 CSS (caisse de sécurité sociale de Mayotte) sont des organismes de droit privé chargés d'une mission de service public. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l Assurance maladie : - La Branche Famille Les Allocations familiales forment la "branche Famille" de la Sécurité sociale, à travers le réseau formé par la Caisse nationale des Allocations familiales (Cnaf) et l'ensemble des caisses d'allocations familiales (Caf) et autres organismes communs avec plus de salariés. Les 102 Caisses d'allocations Familiales sont des organismes de droit privé chargés d'une mission de service public. Les Centres Nationaux d'etude et de Développement Informatique (CNEDI) sont des centres nationaux gérant l'informatique de la branche famille. Il s agit de sites, extérieurs à la CNAF mais sous sa dépendance directe, qui regroupent les équipes en charge des études, du développement et de la maintenance des applications et autres solutions informatiques de la branche Famille. Il existe six CNEDI répartis sur tout l hexagone (Lyon, Metz, Caen, Rennes, Nice et Montreuil). Des informations complémentaires sont accessibles sur le site de la Cnaf : et sur le site des allocations familiales : - La Branche Retraite La caisse nationale d assurance vieillesse (Cnav) gère la branche retraite du régime général de la sécurité sociale : la retraite de base des salariés du commerce, de l industrie et des services. Le réseau se compose de 15 CARSAT en métropole et de 4 organismes retraite dans les CGSS (caisses générales de sécurité sociale des départements d'outre-mer). Des informations complémentaires sont accessibles sur le site de la Cnav : - La Branche Recouvrement L'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (Acoss) est la caisse nationale de la branche du Recouvrement du régime général de la Sécurité sociale. Elle fédère les 74 Urssaf sur le territoire métropolitain ainsi que 4 CGSS (caisses générales de Sécurité sociale) dans les départements d'outre-mer. Les Centres Régionaux de Traitement Informatiques (CERTI) sont des centre de production autonomes dont la mission consiste à assurer la production informatique la gestion des informations, la transmission des données aux organismes complémentaires.de ses organismes adhérents. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail du recouvrement : L ensemble des Centres Traitement Informatique (CTI, CERTI ) réalisant les traitements informatiques pour le compte des caisses nationales. Le Régime Social des Indépendants (RSI) Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 3 sur 11

4 Le Régime Social des Indépendants, né en 2006 de la fusion des caisses de protection sociale des chefs d entreprise est une caisse de Sécurité sociale, administrée par des représentants de ses assurés, artisans, commerçants et professions libérales. Il effectue une mission de service public en gérant la protection sociale obligatoire de plus de 4 millions de chefs d entreprise indépendants et de leurs ayants-droit. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail Les autres organismes - Le Réseau Institutionnel de Formation (RIF) est constitué de 15 structures de formation (Centres Régionaux de Formation Professionnelle (CRFP) inter branches ou services de formation interne) qui ont pour mission de décliner de manière opérationnelle la définition par les Caisses Nationales et l UCANSS, de la politique RH et formation de l Institution.Par ailleurs, les CRFP ont vocation à développer une offre régionale thématique pour répondre aux demandes des caisses locales. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l UCANSS : n/systeme_institutionnel_formation.htm - Les Unions Immobilières des organismes de Sécurité Sociale (UIOSS) ont été créées pour procéder à l acquisition, à la construction et à l aménagement d immeubles des organismes de la sécurité sociale. - Ecole Nationale Supérieure de Sécurité Sociale (EN3S) 1.3 DECOMPOSITION EN LOTS La question de l allotissement du marché sera revue en fonction de l objet du marché, de la définition des besoins et du contexte institutionnel. Les fournitures sont décomposées en 6 lots selon la répartition géographique suivante : - lot n 1 : Rémy Haas selon consolidation des besoins - lot n 2 : Rémy Haas selon consolidation des besoins - lot n 3 : Rémy Haas selon consolidation des besoins Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 4 sur 11

5 ARTICLE 2 : DESCRIPTIF DETAILLE DU BESOIN 2.1 SPECIFICATIONS TECHNIQUES ENVIRONNEMENTALES Le titulaire aura à faire preuve de son engagement dans une démarché environnementale en fournissant les justificatifs correspondants à l impression des titres restaurant sur du papier issu de forêt gérée durablement ou recyclé ou l utilisation d encres écologiques ou tout autre démarche respectueuse de l environnement. 2.2 VALEUR FACIALE DES TITRES RESTAURANT La valeur faciale des titres restaurant est fixée par organisme. Elle est comprise entre 5,25 et 9,60 euros, suivant les organismes (voir tableau Définition des besoins joint en annexe). Au cours du marché, les organismes membres du groupement de commande pourront modifier la valeur faciale de leurs titres restaurant, en fonction des accords conventionnels passés entre partenaires sociaux (salariés-employeur). Le titulaire sera avisé de ce changement au moins 1 mois avant sa date d effet. Le titulaire s engage à prendre en compte gratuitement ces changements de la valeur faciale. 2.3 NOMBRE MOYEN DE TITRES RESTAURANT COMMANDES PAR ORGANISME Le tableau fourni en annexe (voir tableau Définition des besoins) reprend notamment : - la liste des organismes susceptibles de commander des titres restaurant, - le nombre moyen de bénéficiaires par organisme - le nombre moyen de titres restaurant nominatifs commandés par organisme et par an. - Le nombre moyen de titres restaurant non nominatifs commandés par organisme et par an. Les volumes sont communiqués à titre indicatif et ne sont pas contractuels. 2.4 PRESENTATION DES TITRES PRESENTATION GENERALE Les titres seront présentés sous forme de chéquiers individuels et nominatifs de 1 à 25 titres. Des titres non pré-identifiés pourront être commandés en petites quantités par les organismes, afin de pallier l arrivée de nouveaux embauchés. Les titres non pré-identifiés seront présentés sous forme de chéquiers individuels de 1 à 25 titres Les organismes préciseront dans leurs bons de commande le volume de titres restaurant par chéquiers pré-identifiés et non pré-identifiés MENTIONS LEGALES Toutes les mentions prévues en application des articles L à L et R à R du Code du Travail, ainsi que du décret n du 22 décembre 1967 modifié relatif aux titres restaurant, devront figurer sur les titres. Outre ces obligations, ils devront comporter les indications demandées par les contacts habilités de chaque organisme : - le nom et l adresse de l organisme, Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 5 sur 11

6 - le nom de l agent sur le chéquier (à l exception des chéquiers non pré-identifiés), - la période d utilisation du titre. - La mention valable dans toute la France Les pages de publicité figureront au début et/ou à la fin des chéquiers et non sur les titres POCHETTES POUR CHEQUIERS Des pochettes pour rangement des chéquiers seront remises sur demande des organismes. 2.5 DUREE DE CONSERVATION ET UTILISATION DES TITRES RESTAURANT Les titres restaurant sont valables toute l année civile. Le millésime de l année N+1 court à partir des commandes adressées après le 20 novembre de l année N. Les titres sont valables jusqu au 31 décembre de l année suivante. Le réseau de prestataires les accepte jusqu à fin janvier de l année N+ 2. Les titres restaurant sont valables sur la France entière. ARTICLE 3 : MODALITES DE COMMANDE AVEC LIVRAISON DES TITRES RESTAURANT AU SIEGE ET DANS LES CENTRES EXTERIEURS DES ORGANISMES (Attention cet article devrait peut être figurer dans le CCAP) Les modalités d exécution des commandes devront faire l objet de tests préalables à la signature des marchés subséquents selon les différents modèles de commandes des organismes de Sécurité Sociale. Les titres restaurant feront l objet de bons de commande émis par chaque organisme au fur et à mesure de la survenance de leurs besoins. Chaque organisme membre du groupement a une organisation qui lui est propre notamment en terme de fréquence et modalités de commande et de facturation. Les bons de commande seront transmis au titulaire, en fonction de leur organisation interne, soit : - par mail avec accusé de réception. Le bon de commande sera alors joint en format PDF, XLS, TXT, ou par fichier issu de l applicatif national GRH (le prestataire s engageant à mettre en œuvre les moyens de prendre en compte ces télétransmissions même en cas de changement d applicatif). Question à revoir dans le recensement. + Autres applicatifs des autres branches. RémY Haas - par fax avec accusé de réception - par courrier avec accusé de réception, envoyé à l adresse physique du titulaire. Le titulaire devra réaliser toutes les manipulations nécessaires afin d assurer un classement des carnets actualisé. La date de réception par la société est la date de notification du bon de commande. Les bons de commande pourront être notifiés jusqu à la fin de la période de validité du marché. Chaque bon de commande précisera : - les quantités de titres restaurant à livrer (volume par bénéficiaire) en distinguant les titres pré-identifiés et non pré-identifiés, Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 6 sur 11

7 - la valeur faciale des titres restaurant, - le montant total de la commande, - l adresse de livraison - les nom et prénom de la personne habilité à réceptionner les chéquiers, - le numéro de service - le numéro d agent - le numéro d ordre dans la commande - le nom et prénom de l agent - Le détail des titres restaurant à livrer (nombre de titres par bénéficiaire) La commande est transmise aux alentours du 20 de chaque mois, entre J-8 et J-6 (jours ouvrés fin de mois). Cette date est conditionnée par le planning de paie des organismes. ARTICLE 4 : MODALITES DE COMMANDE AVEC LIVRAISON DES TITRES RESTAURANT AU DOMICILE DES AGENTS DU SIEGE ET DANS LES CENTRES EXTERIEURS DES ORGANISMES (Attention cet article devrait peut être figurer dans le CCAP) Le soumissionnaire pourra faire une proposition, aux organismes qui le souhaitent, pour une livraison des titres restaurant au domicile de leurs agents pour les agents du siège social et une livraison dans les centres extérieurs pour les autres agents. En complément des éléments donnés à l article 3, le fichier de transmission comprendra l adresse des agents concernés par la livraison à domicile. ARTICLE 4 : MODALITES DE LIVRAISON AU SIEGE ET SITES DE L ORGANISME (Attention cet article devrait peut être figurer dans le CCAP) 4.1 CONDITIONNEMENT DE LIVRAISON Les chéquiers commandés seront livrés sous forme de plis scellés inviolables. Les chéquiers et les bordereaux d émargement seront classés par service et par ordre alphabétique des bénéficiaires selon les indications du fichier transmis. La table des services, pour report des libellés sur les bordereaux d émargement, est fournie préalablement à la première commande et se présente sur support papier avec : - code service : 3 premiers caractères - libellé : 20 caractères La modification des codes services est prise en compte par le titulaire à partir d un courriel envoyé par l organisme contractant, au plus tard la veille du traitement de la commande. 4.2 LIEUX DE LIVRAISON Les livraisons chéquiers s effectuent soit au siège social, soit dans les centres extérieurs en fonction de la localisation du service. La liste des organismes et des sites à livrer est reprise en annexe dans la Fiche logistique. Les titres restaurant seront livrés aux adresses et heures indiquées sur les bons de commandes. Les points de livraison peuvent évoluer au cours du marché sans entraîner de modification tarifaire de la part du titulaire. Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 7 sur 11

8 4.3 FRAIS DE LIVRAISON Les livraisons des chéquiers commandés dans les délais s effectuent franco de port et d emballage. Elles devront se faire par tout moyen permettant de sécuriser l acheminement des titres restaurant aux horaires d ouverture des locaux des organismes. 4.4 RECEPTION ET HABILITATIONS Les noms et coordonnées des agents habilités à recevoir les chéquiers seront communiqués au titulaire lors de la mise en place du marché. Les chéquiers doivent être livrés, et remis en main propre aux agents habilités à les recevoir, sur le lieu de livraison indiqué sur le bon de commande. Le titulaire du marché doit veiller à contrôler de façon systématique l identité de la personne délégataire de l Agent Comptable auquel sont remis les titres restaurant. En aucun cas le prestataire ne pourra remettre les titres à une personne non autorisée par l Agent Comptable des organismes, ni déposer les valeurs en l absence du délégataire de l Agent Comptable. Tout dommage résultant de l insuffisance et de la défectuosité de l emballage seront à la charge du titulaire qui devra veiller à ce que celui-ci assure une protection parfaite des titres. 4.5 BORDEREAUX Les titres restaurant sont accompagnés - de listing d émargement par service et par ordre alphabétique et d un bulletin de livraison indiquant : - pour les titres pré-identifiés : - les nom et prénom des bénéficiaires - le numéro de l agent - le nombre et les numéros des titres émis par le bénéficiaire - la date de livraison - la part employé-employeur - pour les titres non pré-identifiés : - le nombre et les numéros des titres émis - la date de livraison - la part employé-employeur - d un listing récapitulatif des commandes indiquant - le nombre total de carnets - le nombre de titres restaurant correspondants - la valeur totale des titres restaurant Les livraisons seront constatées par le comptable assignataire ou un de ses délégués en fonction du ou des lieux de livraison fixés sur la commande par la signature d un bon de livraison. Un double du bon de livraison sera remis à l agent habilité à recevoir les chéquiers. 4.6 VERIFICATION DE LA COMMANDE Une vérification à la fois qualitative et quantitative sera effectuée par les organismes dans les 24 heures qui suivent la livraison. Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 8 sur 11

9 Si la quantité livrée n'est pas conforme, les organismes peuvent demander au titulaire soit : - de reprendre l'excédent fourni dans un délai de 48 heures, - de compléter la livraison dans un délai de 48 heures, Si la qualité des titres livrés n'est pas conforme aux dispositions du CCTP, le titulaire dispose alors de 48 heures pour reprendre les titres non conformes et livrer des titres conformes. Les délais de 48 heures sus visés courent à partir de la demande de l organisme concerné. ARTICLE 5 : MODALITES DE LIVRAISON AU DOMICILE DES AGENTS (Attention cet article devrait peut être figurer dans le CCAP) En off : Cet article sera supprimé dans le cas ou aucun besoin ne sera constaté lors de la consolidation des besoins des organismes La livraison des titres restaurant au domicile des agents se fera avec un accusé de réception. Une présentation du carnet au domicile des agents concernés devra être faite au maximum dans les 3 jours ouvrés à compter de la date de réception du fichier transmis au titulaire du marché. Le titulaire aura précisé à l annexe jointe les modalités d expédition qu il compte mettre en place afin de s assurer de la bonne réception du carnet de titres restaurant par l agent. Le titulaire doit proposer une solution de vérification du service fait au regard de la bonne réception des titres restaurant par les agents. Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 9 sur 11

10 ARTICLE 6 : ENGAGEMENTS DU TITULAIRE (Attention cet article devrait peut être figurer dans le CCAP) 6.1 PERIODE DE VALIDITE DES TITRES Le titulaire devra fournir des titres millésimes N+1 dès décembre de l année N et garantir la validité des titres du nouveau millésime jusqu au 31 janvier de l année N ECHANGE DES TITRES NON UTILISES Le titulaire du marché s engage à procéder jusqu au 28 février de l année N+1, à un échange gratuit des titres non utilisés à l expiration de l année civile d émission contre un nombre égal de titres du nouveau millésime. Pour cela, le titulaire met à la disposition des organismes des enveloppes sécurisées à usage unique, permettant le retour de ces titres non utilisés. Un stock de 5 enveloppes minimum par organisme sera déposé en début de marché. A chaque utilisation d une enveloppe sécurisée, le titulaire complétera le stock. 5.3 SECURITE DES TITRES RESTAURANT Les titres restaurant doivent être confectionnés dans les règles de sécurité inhérentes à des valeurs fiduciaires, comme la protection contre les contrefaçons (dispositif permettant un contrôle à posteriori du lieu d utilisation du titre). Le titulaire prendra en charge les conséquences de la perte ou du vol des titres restaurant pendant leur acheminement jusqu au lieu de livraison. Ainsi, le transfert de propriété s opèrera à la signature du bon de livraison par la personne délégataire de l Agent Comptable des organismes ou de la signature de l'accusé réception par le destinataire qui officialisera le transfert de propriété. Le titulaire du marché devra fabriquer de nouveau, sous 2 jours ouvrés, toute commande perdue ou volée lors du transport, sans coût additionnel. 5.4 ASSURANCE Le titulaire du marché devra souscrire, auprès d une compagnie notoirement solvable, une assurance garantissant les conséquences de sa propre responsabilité civile du fait des dommages de toute nature, corporels, matériels et immatériels, qui pourraient être causés au personnel et aux installations des organismes ou à des tiers, par suite de ses interventions. 5.5 STATISTIQUES Le titulaire devra être en mesure de fournir des statistiques reprenant : - les coûts d achats, - les quantités réalisées par organisme membre du groupement, - les nombres de jours de retard de livraison par organisme concerné - les autres incidents recensés lors des livraisons Chaque trimestre, ces états statistiques devront parvenir par courriel aux interlocuteurs des organismes locaux (voir liste en annexe XX) et à l interlocuteur national de chaque Branche : 5.6 ACCOMPAGNEMENT DES ORGANISMES Le titulaire assure une mission d accompagnement des organismes contractant pendant la durée du marché en cas de questions, difficultés éventuelles, Deux interlocuteurs référents doivent être nommés par le titulaire : - un référent opérationnel chargé du suivi et de l exécution des marchés subséquents des organismes locaux de Sécurité Sociale, Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 10 sur 11

11 - un référent chargé de l exécution nationale de l accord cadre dont la mission principale est la transmission des reporting au coordonnateur et aux caisses nationales. Les coordonnées téléphoniques et électroniques de ces interlocuteurs seront communiquées au sein de son offre. Partie III de l accord cadre : Cahier des Clauses Techniques particulières Page 11 sur 11