mettre en œuvre le CAF dans leur pays et leur propre organisation

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1 Maastricht, décembre 2008 Madame, Monsieur, Le Centre de ressources CAF de l IEAP contribue à diffuser différentes approches du management par la qualité dans le secteur public des Etats membres de l Union européenne, et en particulier le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques (CAF). Le CAF est un outil simple à utiliser, mis gratuitement à la disposition des organisations du secteur public en Europe afin d améliorer leur performance. Nous avons le plaisir de vous annoncer la tenue de la formation de base annuelle Le cadre d autoévaluation des fonctions publiques (CAF) en pratique. Elle vise à préparer les participants à mettre en œuvre le CAF dans leur pays et leur propre organisation, ou à assister d autres organisations dans la mise en œuvre du CAF. En 2009, elle aura lieu les 26 et 27 mars à Maastricht (Pays-Bas). Le séminaire se tiendra en langue anglaise. Une traduction simultanée en français sera assurée si la demande est suffisante. Vous trouverez en annexe toutes les informations utiles. Vous pouvez également consulter notre site Internet : (inscription en ligne) Pour tous renseignements complémentaires, n hésitez pas à contacter Mme Ann Stoffels, Organisatrice de programmes, tél. : , courriel : a.stoffels@eipa-nl.com. Nous espérons pouvoir vous accueillir lors d une de nos activités. EUROPEAN INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION Responsable du Centre de ressources CAF de l IEAP

2 Evénement de formation CAF «Le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques en pratique» Maastricht (NL), mars 2009 INTRODUCTION Le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques (CAF) est un outil de management par la qualité totale spécialement conçu pour favoriser le développement de la qualité dans les organisations du secteur public, qui prend pour point de départ l auto-évaluation de leurs performances. Depuis le lancement de la première version en 2000 et de la version révisée en 2002, plus d un millier d organisations ont mis en œuvre ce modèle dans toute une série de pays européens. Les nombreux enseignements tirés ont été intégrés dans la troisième version révisée le CAF 2006 qui servira de base au séminaire. La formation proposera l analyse plus approfondie des thèmes suivants : comment adapter le processus d auto-évaluation à votre propre organisation ; le développement de plans d action et d amélioration ; la description de plans de formation CAF ; l utilisation efficace d outils électroniques pour la mise en œuvre du CAF ; le rôle du Centre de ressources CAF de l IEAP. Objectifs : A l issue de la formation, les participants seront capables de mieux comprendre : le modèle qualité CAF 2006 et le processus d auto-évaluation ; comment mettre en place une formation au niveau régional, national ou organisationnel ; comment lancer des actions d amélioration à court, moyen ou long terme ; les avantages des outils électroniques, des bases de données et de l apprentissage par l échange d expériences (bench learning) ; le soutien qu ils peuvent recevoir du Centre de ressources CAF de l IEAP. Ils seront mieux préparés à mettre en œuvre le CAF dans leur pays et leur propre organisation, ou à assister d autres organisations dans la mise en œuvre du CAF. Profil des participants : Formateurs, responsables qualité et gestionnaires du changement qui ont pour tâche d introduire des techniques de management par la qualité dans le secteur public (ministères, agences, administrations régionales et locales, éducation, police, soins de santé, etc.). Les participants doivent disposer d une connaissance générale du cadre d auto-évaluation des fonctions publiques et de ses principaux objectifs ; l objectif du séminaire n est pas de leur présenter les principes de base du modèle CAF. Le séminaire s adresse aux personnes chargées d assurer la diffusion et la promotion du CAF dans leurs pays respectifs, aux associations ou organisations du secteur public, ainsi qu aux participants impliqués dans des activités de formation ou de gestion du changement pour le secteur public dans les Etats membres, à savoir les agences ou ministères. Méthode : Combinaison de présentations, d études de cas spécifiques, d expériences et de discussions interactives dans le cadre à la fois d ateliers et de sessions plénières. Organisation : Equipe projet - Centre de ressources CAF de l IEAP : Patrick STAES, Responsable de projet / Expert national détaché, tél.: +31-(0) Nick THIJS, Responsable de projet / Chargé de recherche, tél.: +31-(0) Ann STOFFELS, Organisatrice de programmes, tél.: +31-(0)

3 Evénement de formation CAF «Le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques en pratique» Maastricht (NL), mars 2009 PROGRAMME Jeudi 26 mars Accueil et introduction, Responsable du Centre de ressources CAF de l IEAP, Maastricht (NL), et Nick Thijs, Chargé de recherche au Centre de ressources CAF de l IEAP, Maastricht (NL) Le management par la qualité totale et le modèle CAF Le CAF 2006 : l outil d évaluation - Introduction aux principes généraux du management par la qualité dans le secteur public, et présentation des éléments essentiels du cadre d auto-évaluation des fonctions publiques ; - Aperçu des critères et sous-critères et de la dynamique d amélioration continue Exercice 1 : «Identification des sous-critères» : discussion en groupes restreints Dans le cadre d un exercice en groupes de travail, les participants auront l occasion de se familiariser avec la structure du modèle CAF Pause café Exercice 1 : «Identification des sous-critères» : présentation des résultats en session plénière et discussion Notation classique et notation affinée : un choix à faire lors de l application du CAF 2006 Cette session sera consacrée aux deux méthodes de notation introduites par le modèle CAF Déjeuner Le processus d auto-évaluation Le CAF, plus qu un modèle. Comment assurer la participation de la direction et du personnel dans le projet d auto-évaluation Cette session se penchera sur les différents acteurs et leurs rôles, calendrier, système de rapport et lignes directrices, ainsi que sur le recours aux outils électroniques dans le processus d auto-évaluation. Hanne Dorthe Sørensen, Centre pour le développement des ressources humaines et du management par la qualité (SCKK), (DK)

4 14.30 L outil électronique pour la mise en œuvre du CAF Afin d assister les organisations dans la conduite d une auto-évaluation, un outil électronique basé sur le Web a été mis en place. Cette session donnera un aperçu pratique des fonctionnalités et des avantages de l outil électronique CAF. Ann Stoffels, Centre de ressources CAF de l IEAP, Maastricht (NL) Le CAF comme moteur de changements organisationnels Le film CAF : témoignages et expériences Dans ce film, sept organisations du secteur public de six pays européens différents décrivent leur expérience du modèle CAF, en particulier les différentes étapes du processus Pause café Comment établir un ordre de priorité entre les actions d amélioration L objectif du CAF est d introduire une solide culture d amélioration dans l organisation. A l issue de l auto-évaluation, il convient tout d abord de concevoir un plan d amélioration visant à définir les mesures à prendre en priorité. Jean-Marc Dochot, Expert qualité secteur public (BE) Exercice 2 : Classer les actions par ordre de priorité Discussion en groupes restreints Cet exercice est destiné à montrer aux participants comment établir un ordre de priorité entre les actions lors de l élaboration d un plan d amélioration, tout en considérant les objectifs stratégiques, la faisabilité, le rapport coût-efficacité, etc Exercice 2 : Classer les actions par ordre de priorité Session plénière : résultats du travail en groupe et discussion Fin du premier jour Dîner dans un restaurant de Maastricht Vendredi 27 mars Apprentissage organisationnel : développer la qualité dans le domaine de la stratégie et de la planification (critère 2 du CAF) L utilisation des exemples du CAF 2006 pour guider le développement de l organisation Développer l organisation en appliquant le CAF : le cas d Europol Danny Janssen, Responsable de projet CAF, EUROPOL, La Haye (NL) Pause café Exercice en groupes de travail : comment élaborer un plan d amélioration efficace. Critères et conditions pour apporter des améliorations effectives Exercice en session plénière : critères et conditions pour apporter des améliorations effectives Comment développer une stratégie interne de qualité dans une organisation Cette session examinera comment développer une stratégie, en partant du niveau politique vers les autres niveaux de l organisation. Sur la base d un exemple, elle décrira comment

5 13.00 Déjeuner une grande organisation peut mettre en place une stratégie interne en matière de qualité. Les différentes phases du processus seront présentées : créer un soutien, assurer un enseignement/formation et mettre en place un réseau interne des responsables qualité. Marianne Tempels, Coordinatrice du programme de gestion de la qualité, Service de gestion de la qualité, Ville de Gand (BE) Rétroaction externe sur l application du CAF : méthodologie et projets pilotes La communauté CAF au niveau européen a développé une méthodologie permettant d obtenir une rétroaction externe sur les auto-évaluations CAF et la façon de récompenser les organisations qui introduisent une culture d amélioration à la suite de l auto-évaluation. Nick Thijs, Centre de ressources CAF de l IEAP, Maastricht (NL) Stratégie de communication pour la mise en œuvre du CAF La communication comme facteur clé de réussite du changement La communication joue un rôle important dans les différentes étapes de l auto-évaluation CAF. Cette session portera sur les principaux enseignements, conseils et recommandations en matière de communication sur les processus de gestion du changement. Tony Bass, IEAP, Maastricht (NL) Pause café Réseau de relations le Centre de ressources CAF de l IEAP Quel soutien le Centre de ressources CAF de l IEAP peut-il vous apporter? Présentation et discussion et Ann Stoffels utilisateurs CAF enregistrés en 2010 : une stratégie européenne. Présentation et discussion Evaluation et fin du séminaire

6 Evénement de formation CAF - " Le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques en pratique" Maastricht, les mars 2009 INFORMATIONS GENERALES Programme Le programme débutera le jeudi 26 mars à 09 h 00 et se terminera le vendredi 27 mars à 17 h 00 par une évaluation. Lieu du séminaire La Salle Verte (1.45) de l Institut européen d administration publique O.L. Vrouweplein 22, NL-6211 HE Maastricht, tél.: , fax: Langues de travail Le séminaire se tiendra en langue anglaise, avec possibilité de traduction simultanée en français. La traduction simultanée sera assurée à condition qu il y ait un nombre minimum de participants souhaitant la traduction. Veuillez indiquer votre langue de préférence sur le formulaire d inscription. Droits d inscription Les droits d inscription s élèvent à 800 et comprennent la documentation, deux déjeuners, un dîner et les boissons. Notez que les frais de voyage et de séjour sont à la charge des participants ou de leur administration. L IEAP fait bénéficier ses membres d une réduction de 10% sur les droits d inscription. Cet avantage est accordé à tous les fonctionnaires de l administration publique des pays membres de l IEAP (à savoir : AT, BE, BG, CY, CZ, DK, EE, FI, FR, DE, GR, HU, IE, IT, LT, LU, MT, NL, PL, PT, ES, SE, UK). Une réduction de 20% est accordée aux fonctionnaires des institutions, organes et agences de l'union européenne qui ont conclu un contrat dans le cadre du lot 8. Si vous avez droit à une réduction, veuillez cocher la case correspondante sur le formulaire d'inscription. Il est à remarquer que les réductions ne peuvent être cumulées. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez consulter notre site Internet : («FAQ-special discounts»). Réservation d hôtel L Institut vous propose son aide pour la réservation d hôtel à Maastricht. Nous avons effectué une réservation en bloc dans Amrâth Grand Hôtel de l'empereur **** ( 108,27 par pers./nuit, petit déjeuner et taxe de séjour inclus. Si vous souhaitez profiter de cette opportunité, veuillez indiquer vos dates d arrivée et de départ sur le formulaire d inscription. Le règlement de la note se fera directement et individuellement à la réception de l hôtel avant votre départ. Nous attirons votre attention sur le fait que si vous vous inscrivez après la date de clôture, nous ne pourrons pas vous garantir la réservation d hôtel. Repas Les déjeuners seront servis au restaurant de l Institut, tandis que le dîner aura lieu dans un restaurant de la ville. Si vous désirez un menu particulier (par ex. végétarien ou diabétique), veuillez nous en informer afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires. Inscription Pour vous inscrire, il vous suffit de compléter le formulaire d inscription et de le renvoyer avant le 18 février 2009 à Mme Ann Stoffels, IEAP, B.P. 1229, NL-6201 BE Maastricht, tél.: , fax: , a.stoffels@eipa.eu. Vous pouvez également vous inscrire en ligne en utilisant le formulaire d inscription disponible sur le site Internet de l IEAP: http :// Vos coordonnées seront enregistrées dans notre base de données et utilisées uniquement pour l envoi d informations sur nos activités. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans notre fichier d adresses, veuillez cocher la case correspondante dans le formulaire d inscription. Confirmation Dès réception du formulaire d inscription dûment complété, une confirmation de participation vous sera envoyée. Paiement La participation ne sera enregistrée qu après réception de votre paiement. Veuillez indiquer sur le formulaire d inscription le mode de paiement choisi. De toute façon, le participant ou son administration recevra une facture pour le paiement des droits d inscription. En cas de désistement après le 12 mars 2009, nous nous verrons dans l obligation de vous réclamer une contribution de 150, à moins qu une autre personne ne vous remplace. L IEAP se réserve le droit d annuler le séminaire jusqu à 2 semaines avant la date prévue. L Institut ne pourra être tenu responsable des frais éventuels occasionnés (voyage, hôtel, etc.). Pour en savoir plus sur la politique d annulation de l IEAP, consultez notre site Internet («avis juridique»).

7 FORMULAIRE D INSCRIPTION Evénement de formation CAF: "Le cadre d auto-évaluation des fonctions publiques en pratique" Maastricht (NL), les mars 2009 Nom: Titre: Prénom: M / F Fonction: Organisation: Service/Département: Adresse professionnelle: Code postal et ville: Pays: Téléphone professionnel: Fax: Courriel: Connaissances linguistiques: anglais: active passive aucune français: active passive aucune Langue de préférence: anglais français PAIEMENT - p:\ Les droits d inscription comprennent la participation au séminaire, 800 la documentation, 2 déjeuners, 1 dîner et les boissons. Réduction de 10% (Voir les conditions sur (FAQ special discounts)) réduction Mode de paiement Virement bancaire Le participant ou son administration recevra une facture pour le paiement des droits d inscription. Adresse de facturation (si différente de l adresse ci-dessus):.... Courriel:.. Carte de crédit American Express Eurocard/Mastercard Visa N date d exp.:.../... Nom du titulaire:... (en cas de titulaire différent) Adresse du titulaire:... (en cas de titulaire différent) Code postal:... Pays:... (en cas de titulaire différent) Code de validation de la carte: (il s agit des trois derniers chiffres indiqués au VERSO de votre carte) (Exempt de TVA conformément à l article 11, par. 1(o), alinéa 2 de la Loi néerlandaise de 1968 sur la TVA) RESERVATION D HOTEL Souhaite la réservation d une chambre à Amrâth Grand Hôtel de l'empereur Date d arrivée: Date de départ: Nombre de nuitées:.. Ne souhaite pas de réservation REPAS Déjeuner 1 er jour participera ne participera pas Dîner 1 er jour participera ne participera pas Déjeuner 2 ème jour participera ne participera pas Pour vous assurer une place, veuillez retourner le formulaire d inscription dûment complété avant le 18 février 2009 à: Mme Ann Stoffels, IEAP Tél.: , Fax: B.P. 1229, NL-6201 BE MAASTRICHT Courriel: a.stoffels@eipa-nl.com!! Vos coordonnées seront enregistrées dans notre base de données et utilisées uniquement pour l envoi d informations sur nos activités. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans notre fichier d adresses, veuillez cocher cette case