Le contrat d apprentissage

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1 Le contrat d apprentissage employeurs inscrits au RCS de moins de 11 salariés employeurs inscrits au registre des entreprises (Haut-Rhin, Bas-Rhin, Moselle) ou employeurs inscrits au répertoire des métiers Code du travail articles L à L Loi n du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale Le contrat d apprentissage a pour objet de donner à des jeunes de 16 ans au moins et 25 ans au plus une formation théorique et pratique en vue de l obtention d une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle. L employeur s engage à assurer au jeune une formation professionnelle méthodique et complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie dans un centre de formation d apprentis (CFA). Une fiche Contrat d apprentissage dans les entreprises de 11 salariés et plus est disponible sur : > Espace clients > Fiches Solution 1 Rappels législatifs sur le contrat d apprentissage Employeurs concernés : Peut conclure un contrat d apprentissage tout employeur du secteur privé (dont les EPIC). Formalités : Avant toute embauche, l employeur doit établir un contrat d apprentissage (CERFA *05 FA 13) puis le transmettre à la chambre des métiers, à la chambre de commerce et de l industrie ou à l unité territoriale de la Direccte (ex-ddtefp). Contrat de travail : Le contrat d apprentissage est un contrat à durée déterminée (CDD) de 1 à 3 ans. Rémunération : La rémunération ne peut être inférieure à un pourcentage du SMIC qui varie selon l âge de l apprenti, l année d exécution du contrat, et le niveau de formation préparé. Elle se calcule sur la base de l horaire collectif de l entreprise et du montant horaire du SMIC à la date de règlement (tableau ci-dessous). Année d exécution du contrat moins de 18 ans 18 à 21 ans plus de 21 ans 1 25% 41% 53% 2 37% 49% 61% 3 53% 65% 78% (Chiffres en vigueur au 1er janvier 2014) page 1

2 Exemple : Pour un apprenti de plus de 21 ans (soit 21 ans plus 1 jour, et au-delà), en 1ère année de contrat d apprentissage dans une entreprise aux 35 heures, la rémunération mensuelle minimale s établit à : Smic 35h x 53% = 766,07 (selon smic en vigueur au 1/01/2014) Ce minimum s entend hors dispositions conventionnelles plus favorables et pour un contrat d apprentissage enregistré auprès de la Direccte. Dans certains cas (titulaires d un diplôme de l enseignement technologique ou professionnel, prolongation du contrat), on doit appliquer une majoration de 15 points. - année du contrat : l année se détermine de date à date en fonction de la date de début du contrat. Lorsque la date anniversaire du contrat échoit en cours de mois, on doit appliquer les deux taux sur la paie du mois. Exemple : pour un apprenti de 18 ans ayant débuté sa 1ère année de contrat le 21 avril, la paie du mois anniversaire se décompose ainsi : - 20/30e au taux de la 1ère année (soit 41%), - 10/30e au taux de la 2ème année (soit 49%) - âge de l apprenti : Le taux applicable change à compter du premier jour du mois suivant la date à laquelle l apprenti atteint 18 ou 21 ans. Exemple : Un apprenti de 20 ans atteint ses 21 ans le 15 août. C est à compter de la paie de septembre qu on prendra en compte le changement d âge. Les apprentis ont droit aux primes (transport, vacances, 13ème mois, carte orange...) accordées à l ensemble du personnel. Ils peuvent bénéficier d un accord d intéressement. Les modalités de rémunération des heures supplémentaires sont celles applicables au reste du personnel. Les majorations sont calculées sur la base du salaire de l apprenti. La prime de précarité CDD n est pas due à l issue d un contrat d apprentissage. Effectif : L apprenti n est pas pris en compte dans le calcul de l effectif, sauf pour l application de la tarification des risques d accidents du travail et de maladies professionnelles. Exonérations : Exonération totale des cotisations et contributions patronales et salariales à l exception de la cotisation patronale d accident du travail si elles sont d origine légales ou conventionnelles imposées par la loi. Si une entreprise acquitte des cotisations d origine conventionnelle non imposées par la loi (cotisations supplémentaires de retraite et de prévoyance notamment), celles-ci restent dues. Elles se calculent alors sur une base forfaitaire égale à : SMIC 151h67 au 1er janvier* x (pourcentage de rémunération minimum - 11%) (*) indépendamment de l horaire collectif dans l entreprise et de la date de règlement page 2

3 2 Paramétrage du contrat On traite ici du cas le plus courant (seule la retenue d accident du travail s applique sur la paie). Si l entreprise est soumise à des cotisations supplémentaires (cf. page 2), un paramétrage complémentaire doit être effectué. 2.1 Création / vérification de la catégorie salariale Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Catégories salariales Si la catégorie salariale n existe pas, on doit la créer. S il existait déjà une catégorie salariale pour ce cas, il est recommandé d en créer une nouvelle avec un intitulé différent. Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes. Une fiche «Ajout de cat. salariale» apparaît. Taper le nom de la nouvelle catégorie salariale : Apprenti -11. Paramétrer le reste de la catégorie salariale selon la photo d écran ci-dessous. Valider avec OK. 2.2 Création des codes DUCS Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Codes DUCS Les codes DUCS doivent être saisis dans la liste avant de pouvoir être attribués à des retenues. Ils permettent de produire des récapitulatifs de charges conformes (mensuels, trimestriels, annuels). Les codes DUCS spécifiques à ce contrat sont : 161A Libellé cotisation : AT APPRENT 79 Type retenue : Urssaf Spécificité : Accident du travail 455 Libellé cotisation : ASSU CHOM APPREN 79 Type retenue : Chômage Spécificité : Assurance chômage Pour ajouter un code qui n existe pas dans la liste : Cliquer sur «Ajouter». Compléter l ajout de code DUCS selon la liste ci-dessus et valider la fiche avec OK. page 3

4 2.3 Création des retenues accident du travail et chômage Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Dans la liste Retenues de l année, sélectionner la première retenue URSSAF avec un clic. Cliquer sur «Insérer une retenue» dans la barre des icônes. Un «Ajout de retenue» apparaît, qui doit être paramétré comme suit. - Nom retenue : Accident travail Apprenti Type retenue : Urssaf Cas général/at : Accident du travail - Taux salarial : (ne rien mettre) Taux employeur : 100% - Début d application : 01/01 Fin d application : (ne rien mettre) - En fonction de : Date de règlement - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Fraction de la base : (totalité de la base) - Code DUCS : 161A - Cat. profession. : cocher Non Cadre - Catégorie salariale : cocher Apprenti Cocher toutes les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : choisir le niveau Toutes les sociétés dans la liste déroulante, et cocher le groupe «Toutes sociétés». Valider avec OK. Dans la barre des icônes, sélectionner le type retenue Chômage permanent dans la liste déroulante Tous les types retenue. Cliquer sur l icône «Insérer une retenue». Un «Ajout de retenue» apparaît, qui doit être paramétré comme suit. - Nom de la retenue : Ass. Chômage Apprenti Type retenue : Chômage permanent Cas général/at : Cas général - Taux salarial : (ne rien mettre) Taux employeur : (ne rien mettre, cf. page 1) - Début d application : début du contrat Fin d application : (ne rien mettre) - En fonction de : Date de règlement - Base : «Base forfaitaire» puis «Apprenti» - Cond. d application : laisser (aucune) - Code DUCS : Cat. profession. : cocher Non Cadre - Catégorie salariale : cocher Apprenti Cocher toutes les mentions suivantes : -65 ans, Non retraité, Fisc. français, Permanent CDI et CDD. - Cat. analytique : toutes (Utilisateurs multi-sociétés : choisir le niveau Toutes les sociétés dans la liste déroulante, et cocher le groupe «Toutes sociétés». Valider avec OK. page 4

5 2.4 Création de la rubrique de paie «Gratification» Menu Paramètres - Rubriques de paie On doit créer une rubrique de paie afin de prendre en compte les particularités de paie vues au point 1. Le paramétrage ci-dessous est un exemple basé sur le cas d un apprenti de plus de 21 ans, en 1ère année de contrat dans une entreprise aux 35h, rémunéré sur le minimum de 53% d un SMIC 35h. Remarque : Si l entreprise doit appliquer des cotisations conventionnelles, celles-ci doivent se calculer sur une base forfaitaire équivalente à 42% d un SMIC 151,67h (soit 53% - 11%), et ce quels que soient la rémunération et l horaire collectif (voir le point 1.1). Dans la Liste de toutes les rubriques, cliquer sur «Ajouter». Paramétrer la rubrique comme suit : - Libellé rubrique : Gratification Apprenti 53% smic (par exemple) - Code rubrique : Gr53 - Rubrique soumise à cotisations : (laisser coché) - Plafond : Mois Heures : 151,67 (horaire collectif) Jours : 21,67 - Cocher la case «Données de la rubrique proratisées selon % de temps partiel» Partie Quantité: - Choisir «Valeur par défaut» dans la liste déroulante. Le chiffre 1 apparaît. Partie Montant : - Choisir «Chiffre clé» dans la liste déroulante. - Montant : (pourcentage de rémunération du salarié) de «Smic mensuel» Remarque : Si la rémunération de l apprenti est supérieure au minimum (et donc n est pas un pourcentage du SMIC), laisser «aucun». La rémunération sera renseignée dans la fiche Contrat au point suivant. - (ne pas cocher la case «Valeur au 1er janvier») - Cocher la case «Proratisation TP» Partie Imputation - Bases de salaire: La photo d écran est un exemple. Les bases de salaire créées peuvent varier. Certains utilisateurs n ont aucune base de salaire. Droits à congés : - «Année suivante» : 2,5 jours (ou selon convention collective applicable) - Droits RTT, etc. : selon convention collective ou accord d entreprise. page 5

6 Dans l onglet Particularités : - Cocher la case «Salaire de base Apprenti». - Taux de calcul de la base forfaitaire Apprenti : dans notre exemple, 42% (soit 53% - exonération 11%). - Renseigner éventuellement le compte comptable pour les exports d écritures de paie (donnée optionnelle). Valider la fiche avec OK. Observations sur les rubriques de paie des Apprentis Ne pas modifier le paramétrage d une rubrique Apprenti déjà utilisée dans des paies. Lorsque la rémunération pour un apprenti donné change, on doit créer une nouvelle rubrique. Faute de quoi, le calcul des paies précédemment effectuées serait modifié en cas de recalcul. Les rubriques de paie obsolètes peuvent être inactivées. Ouvrir la rubrique avec un double clic. Cliquer sur pour la déverrouiller. Valider l alerte le cas échéant. Cocher la case Rubrique inactivée en haut, à droite. Valider avec OK et poursuivre avec d autres rubriques si nécessaire. Pour plus de précisons sur le fonctionnement des rubriques automatiques et interactives, on peut se reporter à l aide en ligne : menu Aide - Aide de spaiectacle. 2.5 Vérification des Chiffres clés Menu Paramètres - Chiffres clés Vérifier que la ligne «Base forfaitaire apprenti - Nombre d heures» affiche bien 151,67 et non 169. Dans le cas contraire, pour mettre à jour ce chiffre clé : Déverrouiller la fiche en cliquant sur. Historique : choisir «Base forfaitaire apprenti - Nombre d heures» dans la liste déroulante. Dans le tableau, saisir «151,67» en valeur et «01/09/11» en date de début d application. Valider avec OK. Le paramétrage est terminé mais pas la mise en place : il est important de voir dans les pages suivantes la mise en place de la fiche Contrat et la création de la première paie (avec entrée du salarié en cours de mois). page 6

7 3 La paie de l apprenti La fiche Contrat Menu Contrats - Liste des contrats Dans la liste des contrats, cliquer sur pour créer un nouveau contrat. - Salarié : choisir le salarié ou créer sa fiche en cliquant sur le mot Salarié puis Ajouter. - Contrat : laisser Contrat vierge puis choisir le type du contrat CDD ou CDI*. - Saisir la date de début du contrat (modifier l heure le cas échéant) et la date de fin en cas de CDD. - Cat. salariale : sélectionner Apprenti -11 dans la liste déroulante Remarque : dans le cas d un CDI, à la fin de la période d apprentissage, la fiche Contrat devra être repassée en Cas général. - Profession : saisir la profession, ou la créer au besoin en cliquant sur Profession puis Ajouter. - TP : laisser 100% Renseigner les éléments récurrents de la rémunération, notamment la rubrique précédemment créée. (Le chiffre qui se calcule ci-dessous correspond à l exemple). Si la rubrique n est pas automatique, saisir le brut. Valider la fiche avec OK. La rubrique se calcule en fonction de l historique du SMIC renseigné au menu Paramètres - Chiffres clés. La valeur affichée ne sera pas actualisée ici dans le temps, mais le sera dans les paies. 3.2 Paie sur période mensuelle incomplète Lorsque l on fait la paie sur une période inférieure au mois, les éléments de la paie doivent être proratisés. Cela peut se produire dans les cas suivants : entrée / sortie de personnel en cours de mois, ou changement d année de contrat et donc de rémunération en cours de mois. Exemple : l apprenti débute dans l entreprise le 21 avril. Créer la paie avec les dates correspondantes et sélectionner la ligne Gratification qui apparaît. Remplacer la quantité 1 de la gratification en saisissant 10/30. Les données sont proratisées. Valider la paie. page 7

8 3.3 Exemple de bulletin de paie (mois complet) - DUCS Urssaf Remarque : Il est recommandé de vérifier les notes et mentions en page 1 pour ce qui est d éventuelles différences de taux, voire la présence ou l absence de certaines retenues dans votre propre paie. CROISIERES PRODUCTION rue du faubourg Poissonnière Période 01/05/14 au 31/05/ Paris Siret Code APE Urssaf Z Règlement 31/05/14 par chèque Durée des congés payés : code du travail, art L223-2 à 8 et D Durée du préavis : code du travail, art L122-6 à 8. Bulletin de paie Emploi Statut Apprentie Costumière Non Cadre Apprenti -11 Mélodie MARCHAIS NIR libellé base part salariale part employeur 1 Gratification Apprenti 53% smic 766,07 766,07 Salaire brut 766,07 Accident travail Apprenti ,07 2,000 % 12,14 Ass. Chômage Apprenti ,07 Total des charges 0,00 12,14 Salaire Net 766,07 BASE Période Cumul Heures 151,67 202,23 Salaire brut 766, ,43 Net imposable 766, ,43 Plafond Urssaf 3 129, ,00 TA Urssaf Coût employeur 778, ,62 Période Solde Congés à prendre 0,00 0,00 Congés acquis 2,50 3,33 Net à payer 766,07 EUR CROISIERES PRODUCTION 39 rue du faubourg Poissonnière Paris DUCS EDI - Urssaf DUCS-Urssaf-CP txt Siret : Période : Effectif sur la période : Effectif au dernier jour : du 01/05/14 au 31/05/ spaiectacle 5.4 r1 Edition de contrôle - 24/03/14 à 15:36 page 1 Destinataire URSSAF N Affiliation Emetteur CROISIERES PRODUCTION Siret Code Code et libellé de la cotisation Nb salariés Base Taux ou DUCS quantité * Montant * 161A AT APPRENT , D ASSU CHOM APPREN * Ces valeurs ne sont pas dans le fichier DUCS à l'exception des taux d'a.t. et de versement transport TOTAL 12 page 8

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