Audio and Web Conferencing

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1 Audio and Web Conferencing mémo guide Orange Business Services vous remercie d avoir choisi le service Audio and Web Conferencing. La manière de configurer vos conférences dépend du type de service auquel vous avez souscrit. Regardez les documents d information contenant vos codes ( ou courrier de bienvenue) et connectez-vous selon l option qui vous concerne : 1. si l adresse web de votre portail est la suivante : suivez les instructions de ce mémo guide 2. si l adresse web de votre portail est personnalisée avec le nom et le logo de votre entreprise (par exemple : vous trouverez les instructions dans la rubrique assistance/ support de votre portail de webconférence

2 Audio and Web Conferencing comment démarrer votre conférence audio et web? Connectez-vous sur : choisissez [EMEA] dans le menu déroulant [région] (EMEA = zone Europe, Moyen Orient, Afrique) cliquez sur Connexion modérateur [moderator login] identifiez-vous à l aide de : votre identifiant client [client ID] et votre mot de passe web [password] indiqués dans l contenant vos codes d accès Vous êtes alors dirigé vers votre portail d audio et de web conférence : si dans le menu déroulant [Services] vous voyez apparaître Conférence Web améliorée [Enhanced Web Conferencing], suivez les instructions du mémo guide Cisco WebEx en cliquant ici si dans le menu déroulant [Services] vous pouvez choisir [Microsoft Live Meeting], suivez les instructions du mémo guide Microsoft Live Meeting en cliquant ici

3 avec Cisco WebEx 1 - pour programmer une conférence audio et web choisissez Conférence Web améliorée [Enhanced Web Conferencing] puis cliquez sur Démarrer ou gérer vos réunions [Start or manage your meetings] Vous êtes maintenant sur la plate-forme Cisco WebEx sélectionnez la langue de votre choix en cliquant sur [Sélectionner la langue], puis sur [OK] sur la gauche, cliquez sur l option [Programmer une réunion] Paramétrez votre conférence (date, heure ) saisissez un [sujet de réunion] et un [mot de passe] (facultatif) saisissez la date de la réunion saisissez l heure de la réunion. Vérifiez le fuseau horaire et les notions matin (am) et après-midi (pm) saisissez la durée de la réunion deux possibilités s offrent à vous pour l envoi de vos invitations : 1. entrez les adresses s de vos participants dans la boîte [participants] pour leur envoyer directement les instructions à la connexion 2. sous la boîte [participants], cochez la case à côté de [m envoyer une copie du message d invitation] Il est recommandé d opter pour la solution 2. De cette façon, vous recevrez l invitation par et vous pourrez l envoyer directement à vos participants depuis votre messagerie et la personnaliser. avec Cisco WebEx

4 Choisissez les options de votre audio conférence cochez [service de téléconférence] puis cliquez sur [ajouter un compte de téléconférence] indiquez le(s) numéro(s) d appel ([call-in local number] : local ; [call-in number] : vert) et l indicatif du pays en cliquant sur [indicatif pays] NB : seulement deux numéros peuvent être indiqués dans cette zone. Si vous souhaitez communiquer plus de numéros à vos participants, selon le pays où ils se trouvent, vous pourrez le faire en personnalisant l d invitation (voir ci-dessous). La liste des numéros locaux et verts se trouve dans l contenant vos codes d accès. indiquez les codes d accès organisateur et participant, disponibles dans l contenant vos codes d accès validez les fenêtres jusqu à atteindre la page [programmer une réunion] Personnalisez votre invitation et envoyez-la à vos participants 2 - pour lancer votre conférence web Reprenez l étape 1 jusqu à atteindre la plate-forme Cisco WebEx cliquez sur [mes réunions] dans [organiser une réunion], puis sur [toutes les réunions] avec Cisco WebEx

5 cliquez sur [commencer] partagez vos présentations, applications, documents, bureau, pages web Vous accéderez à votre page de partage! contrôlez l activité des conférences audio visualisez l identité de l appelant et activez/désactivez le micro des participants chattez avec vos participants pendant la réunion invitez d autres participants à vous rejoindre pendant la session jusqu à 6 webcams connectées simultanément prenez des notes au cours de la session NB : vous avez la possibilité de lancer une réunion sans l avoir préalablement programmée, en cliquant sur [réunion one click]. Vous pouvez inviter vos participants directement à partir de votre page de partage! avec Cisco WebEx

6 3 - pour lancer votre conférence audio à partir de l contenant vos codes d accès personnels : 1. composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous trouvez 2. suivez les instructions du serveur vocal et entrez votre code d accès organisateur suivi de la touche # 3. le pont téléphonique est ouvert pour une conférence audio et web programmée : vos participants suivront les instructions de leur d invitation pour se connecter pour une audio conférence uniquement : communiquez-leur directement le code d accès participant («code participant») et le(s) numéro(s) d appel disponibles dans l contenant vos codes d accès astuces pour bien gérer votre réunion téléphonique Utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l aide de la touche de votre téléphone. * Remarque : seules les commandes à 1 chiffre sont accessibles à la fois à l organisateur et aux participants. assistance de conférence *1 menu d aide *0 assistance de l opérateur volume *4 augmenter le volume de la conférence *7 réduire le volume de la conférence *5 augmenter le volume de votre voix *8 réduire le volume de votre voix mode secret (mute) *6 activer ou désactiver le mode secret sur votre ligne *96 activer le mode secret sur les lignes de tous les participants *97 désactiver le mode secret sur les lignes de tous les participants appeler quelqu un *95 passer un appel extérieur pour ajouter des participants sécurité *31 activer/désactiver le code de sécurité *91 écouter le décompte des participants *92 écouter l appel nominal des participants *93 déconnecter toutes les lignes *94 verrouiller ou déverrouiller l accès à la conférence enregistrement en vue d une rediffusion *22 pour enregistrer votre conférence. Au terme de votre conférence, vous recevrez un contenant les instructions vous permettant d accéder à votre enregistrement sous-conférences *21 lancer une sous-conférence #1-9 rejoindre une sous-conférence ## retourner au menu principal #0 l animateur renvoie tous les participants au menu principal avec Cisco WebEx

7 n oubliez pas que la sécurité est primordiale Veillez à conserver vos informations de compte de conférence Orange Business Services en lieu sûr et à limiter la distribution de vos codes d accès personnels afin d éviter toute utilisation abusive. sécurité à la demande Le service de conférence d Orange Business Services vous donne la possibilité de modifier votre code de sécurité à chaque conférence : l organisateur animateur choisit un code unique et informe les participants l organisateur active la fonction de sécurité en appuyant simplement sur *31 conseil Pour obtenir de l assistance pendant l utilisation du service de conférence, appuyez sur la touche *0. Tout participant à votre conférence peut également appuyer sur *0 pour signaler une difficulté pendant la conférence. Bonne réunion avec le service Audio and Web Conferencing d Orange Business Services! France Télécom - 6 place d Alleray Paris Cedex 15 - SA au capital de euros RCS Paris - document non contractuel janvier aressy.com avec Cisco WebEx

8 avec Microsoft Live Meeting 1 - pour programmer une conférence audio et web choisissez [Microsoft Live Meeting] puis cliquez sur Démarrer ou gérer vos réunions [Start or manage your meetings] Vous êtes maintenant sur la plate-forme Microsoft Live Meeting : cliquez sur [Organiser une réunion] Paramétrez votre conférence saisissez les adresses s des participants que vous souhaitez inviter à la conférence, en les séparant d un point-virgule saisissez les adresses s des personnes qui auront le rôle de présentateurs lors de la conférence, en les séparant d un point-virgule saisissez un [objet] (sujet de la réunion). Ce champ est obligatoire. saisissez la [date] de la réunion saisissez [l heure de début et de fin] de la réunion. Vérifiez le fuseau horaire et les notions matin (am) et après-midi (pm) avec Microsoft Live Meeting

9 Choisissez les options de votre audio conférence cliquez sur la case [activer la téléconférence] puis sur [options de la réunion] par défaut, la page est pré-remplie, vous pouvez la laisser en l état puis cliquez sur [Audio] avec Microsoft Live Meeting

10 cochez la case [Activer la téléconférence] entrez vos informations audio disponibles dans l contenant vos codes d accès - indiquez le numéro d appel local du pays dans lequel la majorité de vos participants se trouvent, et l indicatif du pays [numéro gratuit] = intitulé «numéro local» dans l contenant vos codes et/ou - indiquez le numéro d appel vert du pays dans lequel la majorité de vos participants se trouvent, et l indicatif du pays [numéro d appel payant pour la réunion] = intitulé «numéro vert» dans l contenant vos codes NB : seulement deux numéros peuvent être indiqués dans ces zones. Pour communiquer plus de numéros à vos participants selon le pays où ils se trouvent, personnalisez l d invitation à la réunion avant envoi aux participants. La liste des numéros d accès par pays se trouve dans l contenant vos codes. - indiquez le [code du participant] - indiquez le [code leader] = code organisateur cliquez sur [définir par défaut] choisissez le mode d envoi : - [envoyer des invitations via le client de messagerie] : personnalisez l invitation avant l envoi aux participants - [envoyer des invitations Live Meeting] : envoyez les invitations générées par l application Microsoft Live Meeting sans les personnaliser cliquez sur [envoyer des invitations] et accédez aux détails de la réunion avec Microsoft Live Meeting

11 2 - pour lancer votre conférence web Reprenez les étapes 1 à 4 du chapitre 1 «pour programmer une conférence audio et web» jusqu à atteindre la page d accueil de la plate-forme Microsoft Live Meeting cliquez sur [réunions] dans la rubrique [gérer] cliquez sur [l objet] de la réunion que vous souhaitez lancer cliquez sur [joindre en tant que présentateur] cliquez sur [accepter, installer et joindre] NB : l installation se fait à la première utilisation seulement, pour le présentateur et les participants patientez pendant la courte phase d installation avec Microsoft Live Meeting

12 entrez votre adresse et le nom de votre société et accédez à votre interface Microsoft Live Meeting! accédez à vos options audio répondez aux questions de vos participants en cours de réunion contrôlez la liste de vos participants partagez des applications, votre bureau, des documents, un tableau blanc astuce La langue du portail Microsoft Live Meeting est par défaut celle de votre navigateur web. Pour changer la langue de votre portail vous devez changer la langue de votre navigateur web. à partir de la barre d outils de votre navigateur web, allez dans [outils] puis [options internet] cliquez sur [langues] dans [général] et sélectionnez la langue de votre choix avec Microsoft Live Meeting

13 3 - pour lancer votre conférence audio à partir de l contenant vos codes personnels d accès : 1. composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous trouvez 2. suivez les instructions du serveur vocal et entrez votre code d accès organisateur suivi de la touche # 3. le pont téléphonique est ouvert pour une conférence audio et web programmée : vos participants suivront les instructions de leur d invitation pour se connecter pour une audio conférence uniquement : communiquez-leur directement le code d accès participant («code participant») et le(s) numéro(s) d appel disponibles dans l contenant vos codes d accès astuces pour bien gérer votre réunion téléphonique Utilisez ces raccourcis clavier disponibles à l aide de la touche de votre téléphone. * Remarque : seules les commandes à 1 chiffre sont accessibles à la fois à l organisateur et aux participants. assistance de conférence *1 menu d aide *0 assistance de l opérateur volume *4 augmenter le volume de la conférence *7 réduire le volume de la conférence *5 augmenter le volume de votre voix *8 réduire le volume de votre voix mode secret (mute) *6 activer ou désactiver le mode secret sur votre ligne *96 activer le mode secret sur les lignes de tous les participants *97 désactiver le mode secret sur les lignes de tous les participants appeler quelqu un *95 passer un appel extérieur pour ajouter des participants sécurité *31 activer/désactiver le code de sécurité *91 écouter le décompte des participants *92 écouter l appel nominal des participants *93 déconnecter toutes les lignes *94 verrouiller ou déverrouiller l accès à la conférence enregistrement en vue d une rediffusion *22 pour enregistrer votre conférence. Au terme de votre conférence, vous recevrez un contenant les instructions vous permettant d accéder à votre enregistrement sous-conférences *21 lancer une sous-conférence #1-9 rejoindre une sous-conférence ## retourner au menu principal #0 l animateur renvoie tous les participants au menu principal avec Microsoft Live Meeting

14 n oubliez pas que la sécurité est primordiale Veillez à conserver vos informations de compte de conférence Orange Business Services en lieu sûr et à limiter la distribution de vos codes d accès personnels afin d éviter toute utilisation abusive. sécurité à la demande Le service de conférence d Orange Business Services vous donne la possibilité de modifier votre code de sécurité à chaque conférence : l organisateur animateur choisit un code unique et informe les participants l organisateur active la fonction de sécurité en appuyant simplement sur *31 conseil Pour obtenir de l assistance pendant l utilisation du service de conférence, appuyez sur la touche *0 (tout participant à votre conférence peut également appuyer sur *0 pour signaler une difficulté pendant la conférence). Bonne réunion avec le service Audio and Web Conferencing d Orange Business Services! France Télécom - 6 place d Alleray Paris Cedex 15 - SA au capital de euros RCS Paris - document non contractuel janvier aressy.com avec Microsoft Live Meeting

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