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1 Meet-Me Conferencing Date du document : 12/09/13 Version du document : 1.0d

2 Meet Me Conferencing Table des matières du guide rapide Créer des conférences... 3 Accès... 3 Lister et supprimer des conférences... 3 Ajouter une conférence... 3 Modifier une conférence...4 Télécharger ou supprimer des enregistrements...4 Poste modérateur de la conférence...4 Interface utilisateur... 5 Ajouter un participant... 5 Activer/désactiver la sourdine d un participant... 5 Exclure un participant... 5 Activer/désactiver le mode Exposé... 5 Lancer le modérateur de conférence et rejoindre une conférence.5 Verrouiller ou déverrouiller une conférence...6 Démarrer, interrompre, mettre en pause et reprendre un enregistrement...6 Mettre fin à une conférence...6 Add-in Meet-Me Conferencing pour Outlook...6 Configurer vos informations de connexion et l adresse du serveur...6 Processus de connexion... 7 Créer une nouvelle conférence...8 Supprimer une conférence...8 Commandes DTMF... 9 Menu DTMF du modérateur...9 Menu DTMF du participant...9 Se connecter en tant que modérateur...9 M Activer/Désactiver la sourdine...9 T Transférer vers l opérateur...9

3 Créer des conférences Accès Si vous êtes l administrateur de pont de conférence, vous avez accès aux fonctionnalités de conférence. Il s agit d un utilisateur possédant des autorisations particulières. Allez sur et sélectionnez «Connexion» en haut de la page Ensuite, dans le menu déroulant sélectionnez Cloud Communications pour vous rendre sur la page de connexion du portail Web Utilisez votre ID d utilisateur et votre mot de passe pour le portail Web et cliquez sur «Connexion». Utilisez le même nom d utilisateur et le même mot de passe que pour Vous pouvez utiliser des informations de connexion d utilisateur ou d administrateur. Dans la liste des options, cliquez sur Meet-Me Conferencing. Page «User Meet-Me Conferencing Menu» Lister et supprimer des conférences 1. Sur la page de menu «Meet-Me Conferencing Menu [Menu Meet-Me Conferencing]», cliquez sur «Conferences [Conférences]». La page «User Meet-Me Conferences [Utilisateur - Conférences Meet- Me]» apparaît et affiche toutes vos conférences. Le type (active, terminée ou inactive) est indiqué dans la colonne «Status [Statut]». 2. Pour supprimer une conférence, cochez «Delete [Supprimer]» et cliquez sur «Apply [Appliquer]» ou «OK». Autrement, cliquez sur «Edit [Modifier]» dans la rangée de la conférence pour afficher la page «User Meet-Me Conference Modify [Utilisateur - Modifier conférence Meet-Me]», cliquez ensuite sur «Delete [Supprimer]». Ajouter une conférence Pour ajouter une conférence unique, périodique ou sans réservation, utilisez la page «User Meet-Me Conference Add [Utilisateur - Ajout de conférence Meet-Me]» comme suit : Sur la page de menu «User Meet-Me Conferencing Menu [Utilisateur - Menu Meet-Me Conferencing]», cliquez sur «Conferences [Conférences]». Sur la page «User Meet-Me Conferences [Utilisateur - Conférences Meet-Me]» qui apparaît, cliquez sur «Add [Ajouter]». La page «User Meet-Me Conference Add [Utilisateur - Ajout de conférence Meet-Me]» apparaît. Page «User Meet-Me Conference Add [Utilisateur - Ajout de conférence Meet-Me]» Sélectionnez un pont à partir de la liste déroulante «Bridge [Pont]». Tapez un titre descriptif pour la conférence. Vous pouvez également introduire un code de compte. Saisissez le nombre estimé de participants (inférieur ou égal au nombre de ports sur le pont). Pour désactiver le son des participants à leur entrée, cochez «Mute all attendees on entry [Mettre tous les participants en sourdine à leur entrée]».

4 Pour mettre fin à la conférence lorsque le modérateur quitte la conférence, cochez l option «End conference when moderator departs [Mettre fin à la conférence lorsque le modérateur part]». Pour préciser que la conférence ne peut pas démarrer sans modérateur, cochez l option «Moderator required to start conference [Modérateur nécessaire pour démarrer la conférence]». Préciser comment annoncer qu un participant a rejoint ou a quitté la conférence en sélectionnant «Play Tone [Reproduire un son]», «Play recorded name [Reproduire le nom enregistré]», ou «No notification [Aucune notification]». Sélectionnez le type de conférence, par exemple : «One Time [Unique]». Préciser l horaire de la conférence : Pour une conférence unique ou périodique, indiquez la date de début au format [MM/JJ/AAAA]. Entrez l heure de début de la conférence au format HH:MM et sélectionnez «AM» ou «PM» dans la liste. Pour une conférence sans réservation, indiquez la date de début et la date de fin (jusqu à 12 mois à l avance) au format [MM/JJ/AAAA]. Le cas échéant, vous pouvez également sélectionner «Never [Jamais]» au lieu de préciser une date de fin. Pour préciser la durée d une conférence unique ou périodique, sélectionnez la durée en heures et en minutes à partir des listes. Précisez la fréquence s il s agit d une conférence périodique : Pour les conférences quotidiennes, sélectionnez «Daily [Quotidienne]» et indiquez la fréquence en jours. Pour les conférences hebdomadaires, sélectionnez «Weekly [Hebdomadaire]», indiquez la fréquence en semaines et cochez le jour de la semaine prévu pour la conférence. Pour les conférences mensuelles, sélectionnez «Monthly [Mensuelle]», indiquez la fréquence en mois et cochez le jour du mois prévu pour la conférence. Pour les conférences annuelles, sélectionnez «Yearly [Annuelle]», indiquez la fréquence en années et cochez le jour de l année prévu pour la conférence. Précisez la fin s il s agit d une conférence périodique. Sélectionnez «Never [Jamais]», précisez le nombre d occurrences ou précisez la date. Cliquez sur «OK». Modifier une conférence Pour modifier une conférence, utilisez la page «User Meet-Me Conference Modify [Utilisateur - Modifier conférence Meet-Me]» comme suit : Sur la page de menu «User Meet-Me Conferencing Menu [Utilisateur - Menu Meet-Me Conferencing]», cliquez sur «Conferences [Conférences]». La page «User Meet-Me Conferences [Utilisateur - Conférences Meet-Me]» apparaît. Cliquez sur «Edit [Modifier]» ou sur n importe quel élément de la rangée de la conférence que vous souhaitez modifier. La page «User Meet-Me Conference Modify [Utilisateur - Modification de conférence Meet-Me]» apparaît. Modifiez les informations de la conférence et cliquez sur «Apply [Appliquer]» ou sur «OK». Télécharger ou supprimer des enregistrements Sur la page de menu «User Meet-Me Conferencing Menu [Utilisateur - Menu Meet-Me Conferencing]», cliquez sur «Recordings [Enregistrements]». La page «User Meet-Me Conference Recordings [Utilisateur - Enregistrement de conférence Meet-Me]» apparaît. Cliquez sur «Download [Télécharger]» sur la rangée de la conférence souhaitée et suivez les instructions de votre navigateur. Pour supprimer un enregistrement, cochez l option «Delete [Supprimer]» sur la rangée de l enregistrement et cliquez sur «OK». Poste modérateur de la conférence Le poste modérateur de la conférence permet aux modérateurs de gérer les conférences. Vous ne pouvez modérer qu une seule conférence à la fois; toutefois, une conférence peut être gérée par plusieurs modérateurs.

5 Lancer le modérateur de conférence et rejoindre une conférence Interface utilisateur Les éléments suivants sont disponibles dans l interface utilisateur : Zone de notification Affiche pendant 10 secondes les informations, avertissements ou messages d erreur qui doivent être communiqués à l utilisateur. Zone d appel Vous permet d ajouter des participants à la conférence. Onglet conférence Contient les informations et les commandes de la conférence active. Barre d en-tête de la conférence Affiche le nom et le numéro de la conférence et contient les commandes générales. Commandes générales Vous permet d effectuer des actions concernant la conférence. Les commandes sont : verrouiller/déverrouiller la conférence, démarrer/mettre en pause/reprendre/interrompre l enregistrement et mettre fin à la conférence. Listes des modérateurs et des participants Énumère les modérateurs et les participants de la conférence, avec leurs numéros de téléphone et leurs statuts, qui peuvent être : «Talking [Actif]», «Muted [En sourdine]» ou «On Hold [En attente]». Boutons d action Vous permettent d effectuer des actions sur le modérateur ou le participant sélectionné. Les boutons sont «Mute/Unmute [Activer/désactiver la sourdine]», «Hold/Unhold [Mettre en attente/récupérer]» et «Drop [Exclure]». De plus, l option activer/désactiver le mode Exposé est disponible uniquement aux modérateurs. Ces boutons apparaissent lorsque la rangée d une personne est sélectionnée et lorsque les actions qu ils représentent peuvent être effectuées. Vous pouvez lancer le poste de modérateur soit via le portail Web ou via une réunion Outlook si vous avez inclus la conférence à modérer dans une réunion Outlook. Accédez à la conférence/réunion à modérer, soit via le portail, soit via Outlook. Cliquez sur «Launch Moderator Client [Lancer le client modérateur]» sur la page de la conférence du portail Web ou sélectionnez la conférence dans le menu Meet-Me Conference d Outlook. Pour rejoindre la conférence, cliquez sur le lien «Call Me Now [Contactez-moi maintenant]» et saisissez votre numéro ou composez le numéro de la conférence sur votre téléphone. Veuillez remarquer que dans les procédures suivantes, le participant peut être participant ou modérateur. Ajouter un participant Cette option est disponible si la composition individuelle est activée sur le pont. Dans la zone de texte «Add Participant [Ajouter un participant]», saisissez le numéro de la personne et cliquez sur le bouton «Dial [Composer]» apparaissant sur la droite. Activer/désactiver la sourdine d un participant Déplacez la souris sur le participant et cliquez sur «Mute [Activer la sourdine]» ou «Unmute [Désactiver la sourdine]». Mettre un participant en attente ou récupérer un participant en attente. Déplacez la souris sur le participant et cliquez sur «Hold [Mettre en attente]» ou «Unhold [Récupérer]» Exclure un participant Déplacez la souris sur le participant et cliquez sur «Drop [Exclure]» Activer/désactiver le mode Exposé Lorsque le mode Exposé est activé, les nouveaux participants sont automatiquement mis en sourdine lorsqu ils rejoignent la conférence. Pour activer le mode Exposé, déplacez la souris sur l un des modérateurs et cliquez sur «Lecture Mode On [Mode exposé activé]. Le modérateur devient un conférencier et les participants sont mis en sourdine. Pour désactiver le mode Exposé, déplacez la souris sur l un des modérateurs et cliquez sur «Lecture Mode Off [Mode exposé désactivé]»

6 Verrouiller ou déverrouiller une conférence Pour verrouiller ou déverrouiller la conférence, cliquez sur «Lock Conference [Verrouiller la conférence]» ou «Unlock Conference [Déverrouiller la conférence]» dans la barre d en-tête de la conférence. Lorsque la conférence est verrouillée, aucun nouveau participant ne peut rejoindre la conférence. Démarrer, interrompre, mettre en pause et reprendre un enregistrement Pour gérer les enregistrements de conférence, utilisez les boutons «Start/Stop/Pause/Resume [Démarrer/Arrêter/Mettre en pause/ Reprendre]» situés sur la barre d en-tête de la conférence. Pour démarrer un enregistrement, cliquez sur «Start Recording [Démarrer l enregistrement]». Un message de confirmation apparaît dans la zone de notification. Le bouton «Start Recording [Démarrer l enregistrement]» laisse la place au bouton «Pause Recording [Mettre l enregistrement en pause]» et le bouton «Stop Recording [Arrêter l enregistrement]» apparaît dans la barre d entête de la conférence. Pour arrêter l enregistrement, cliquez sur «Stop Recording [Arrêter l enregistrement]» Pour mettre l enregistrement en pause, cliquez sur «Pause Recording [Mettre l enregistrement en pause]» Le bouton «Pause Recording [Mettre l enregistrement en pause]» laisse la place au bouton «Start Recording [Démarrer l enregistrement]». Pour reprendre l enregistrement, cliquez sur le bouton «Start Recording [Démarrer l enregistrement]» Le bouton «Start Recording [Démarrer l enregistrement]» laisse la place au bouton «Pause Recording [Mettre l enregistrement en pause]». Mettre fin à une conférence Dans la barre d en-tête de la conférence, cliquez sur «End Conference [Mettre fin à la conférence]» Add-in Meet-Me Conferencing pour Outlook Add-in Meet-Me Conferencing pour Outlook 2003 Add-in Meet-Me Conferencing pour Outlook 2007 et 2010 L Add-in apparaît uniquement lorsqu un rendez-vous ou une réunion Outlook est affiché(e). Configurer vos informations de connexion et l adresse du serveur Tant que vous n avez pas introduit vos informations de connexion et les informations relatives au serveur le menu d options des conférences est désactivé. Cliquez sur «Settings [Paramètre]». Dans la fenêtre «User Settings [Paramètres utilisateur]» qui apparaît, indiquez votre nom d utilisateur et votre mot de passe BroadWorks. Cliquez sur le lien «Advanced [Avancé]». La fenêtre s agrandit, et affiche le champ de coordonnées du serveur. Saisissez l adresse IP et le numéro de port du serveur BroadWorks. Cliquez sur «OK».

7 Processus de connexion Vous n êtes pas obligé(e) de vous connecter manuellement dans l Add-in Outlook de Meet-Me Conferencing. Si vous configurez vos informations de connexion, l Add-in vous connecte dès que vous ouvrez une réunion. Si la connexion échoue, l icône de conférence est grisée. Inclure une conférence sans réservation dans une réunion Seules les conférences sans réservation peuvent être incluses dans les réunions Outlook. Lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook, à partir du menu Meet-Me Conference, cliquez sur «Conferences [Conférences]» et sélectionnez ensuite une conférence existante dans la liste. Le corps de l invitation à la réunion Outlook contient l invitation à la conférence. Il n y a aucune interaction avec BroadWorks lors l invitation à la réunion est établie. Le texte comprend : Le numéro de téléphone du pont et l ID de la conférence. Le lien «Call Me Now [Contactez-moi maintenant]», un lien menant à une page Web sur laquelle les utilisateurs peuvent indiquer le numéro auquel ils souhaitent être rappelés. Le champ de l emplacement de l invitation contient le numéro de téléphone du pont et l ID de la conférence. Si ces informations sont écrasées, le champ de l emplacement n est pas rempli à nouveau.

8 Veuillez remarquer qu une fois que la conférence est créée, le menu Meet-Me Conference dans Outlook 2007/10 contient le PIN du modérateur pour la conférence et le lien «Launch Moderator Client [Lancer le client modérateur]». Dans Outlook 2003, le menu «Join [Rejoindre]» est ajouté à la barre d outils, avec le PIN du modérateur et le lien «Launch Moderator Client [Lancer le client modérateur]». Créer une nouvelle conférence Vous devez avoir accès à un pont sur BroadWorks pour être apte à créer une conférence Meet-Me BroadWorks à partir d Outlook. Lorsque vous planifiez une réunion, sélectionnez «Conferences [Conférences]» et «Create [Créer]». Une fenêtre «Create a new conference [Créer une nouvelle conférence]» apparaît. Saisissez les informations requises. Pour plus de détails, consultez la rubrique «Add Conference [Ajouter une conférence]» du présent guide de consultation rapide. Cliquez sur «OK». La fenêtre «Meet-Me Conference Created [Conférence Meet-Me créée]» apparaît afin de confirmer que la conférence a été créée et d afficher le PIN du modérateur. Cliquez à nouveau sur «OK». La conférence est créée sur BroadWorks, l invitation à la réunion contient les informations de la conférence, comme dans le cas d une conférence sans réservation, et le menu de la conférence contient le code PIN du modérateur et le lien «Launch Moderator Client [Lancer le client modérateur]». Supprimer une conférence Lorsque vous supprimez une réunion Outlook qui comprend une conférence et que vous êtes connecté(e) à BroadWorks via l Add-in : Si la réunion est unique ou périodique et que vous en supprimez toutes les occurrences, la conférence BroadWorks est supprimée. Si la réunion est périodique et que vous supprimez une occurrence ou si la conférence est sans réservation, la conférence BroadWorks n est pas modifiée.

9 Commandes DTMF Les commandes DTMF de conférence sont disponibles auprès des modérateurs et des participants. Menu DTMF du modérateur En appuyant sur la touche «*» à tout moment au cours de la conférence, vous entendrez le menu DTMF. Vous seul(e) entendrez le menu, les autres participants continueront de participer à la conférence. Toutefois, vous n entendrez pas la conférence. Les fonctions suivantes sont disponibles auprès des modérateurs via le menu DTMF : * Répéter les options du menu 0 Transférer vers l opérateur 1 Activer/désactiver la sourdine de cette ligne 2 Décompte des participants, suivi par un appel 3 Activer ou désactiver le mode Exposé 4 Verrouiller ou déverrouiller une conférence 5 Sous-menu d enregistrement 6 Inviter un nouveau participant en l appelant 8 Mettre fin à une conférence # Revenir à la conférence Menu DTMF du participant Les fonctions de commande sont également disponibles auprès des participants (qui ne sont pas modérateurs) et sont accessibles via le menu DTMF. En appuyant sur la touche «*» à tout moment au cours de la conférence, vous entendrez le menu DTMF. Vous seul(e) entendrez le menu, les autres participants continueront de participer à la conférence. Les fonctions suivantes sont disponibles auprès des participants via le menu DTMF : * Répéter les options du menu 0 Transférer vers l opérateur 1 Activer/désactiver la sourdine de mon poste 2 Décompte des participants, suivi par un appel 9 Se connecter en tant que modérateur # Revenir à la conférence REMARQUES Si vous ne souhaitez pas écouter le menu, vous pouvez appeler une option en appuyant sur «*» puis sur le chiffre de l option que vous souhaitez. Par exemple, vous pouvez appuyer sur «*0» pour être transféré vers l opérateur. Si vous introduisez un autre chiffre, vous revenez à la conférence. Se connecter en tant que modérateur Lorsqu un participant demande cette option, il lui est demandé d introduire le code PIN de l opérateur. Si le code PIN est correct, il devient modérateur et peut exécuter les commandes propres aux modérateurs. M Activer/Désactiver la sourdine Un participant peut uniquement activer et désactiver la sourdine de son propre poste. Si un modérateur a mis la ligne d un participant en sourdine, il est impossible au participant de la désactiver T Transférer vers l opérateur Cette fonction vous déconnecte de la conférence vous transfère vers un numéro de téléphone défini par rapport au pont de la conférence. Un opérateur humain, un assistant automatique ou un script VoiceXML peut répondre à l appel pour vous aider.

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