REPUBLIQUE FRANÇAISE DEPARTEMENT DES YVELINES CONSEIL GENERAL

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1 Délibération affichée, rendue exécutoire, après transmission au Contrôle de la Légalité le : 06/12/13 AR n : A DE-1-1_0 REPUBLIQUE FRANÇAISE DEPARTEMENT DES YVELINES 2013-CG CONSEIL GENERAL Séance du vendredi 29 novembre 2013 POLITIQUE B02 FACILITER L'AUTONOMIE DES PERSONNES AGÉES CONVENTION AVEC L'ASSOCIATION DE GESTION DES FONDS DU COMITÉ DÉPARTEMENTAL DES RETRAITÉS ET DES PERSONNES AGÉES DES YVELINES LE CONSEIL GENERAL Vu le Code général des Collectivités Territoriales, Vu le Code de l action sociale et des familles, et notamment son article L 149-1, Vu le rapport de Monsieur le Président du Conseil général, Sa Commission Emploi, Affaires Sanitaires et Sociales entendue, Sa Commission des Finances et des Affaires Générales consultée, APRES EN AVOIR DELIBERE APPROUVE la convention entre le Département des Yvelines et l Association de Gestion des Fonds du Comité Départemental des Retraités et Personnes Âgées des Yvelines (CODERPA 78) du 1 er janvier 2014 au 31 décembre 2016 ci-annexée. APPROUVE le règlement de fonctionnement du CODERPA 78 ci-annexé. AUTORISE le Président du Conseil général ou son représentant à signer la convention précitée, ainsi que ses avenants éventuels. DECIDE d'accorder à l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, dans le cadre de cette convention, une subvention de fonctionnement plafonnée à annuels pour l année DECIDE d'accorder à l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, dans le cadre de cette convention, une subvention de fonctionnement dans la limite maximum de annuels pour 2015 et DIT que ces sommes seront prélevées sur les crédits inscrits au chapitre 65 article 6568 sous réserve du vote des crédits correspondants au budget départemental des exercices 2014, 2015 et CG : 1/1

2 CONVENTION ENTRE LE DEPARTEMENT DES YVELINES ET L ASSOCIATION DE GESTION DES FONDS DU COMITE DEPARTEMENTAL DES RETRAITES ET DES PERSONNES AGEES DES YVELINES ENTRE Le Département des Yvelines représenté par M. le Président du Conseil général, en vertu de la délibération du 29 novembre 2013, D une part, ET L Association de Gestion des Fonds du Comité Départemental des Retraités et des Personnes Agées des Yvelines (CODERPA 78), représentée par son Président, D autre part, PREAMBULE La loi n du 13 août 2004 relative aux libertés et aux responsabilités locales (article L du code de l action sociale et des familles) établit que : «Le comité départemental des retraités et personnes âgées est une instance consultative placée auprès du Président du Conseil général. La composition et les modalités de fonctionnement des comités départementaux des retraités et personnes âgées qui réunissent notamment des représentants des associations et organisations représentatives, sur le plan local, des retraités et personnes âgées, sont fixées par délibération du Conseil général. Les membres du comité sont nommés par arrêté du Président du Conseil général.» 1

3 Le Comité Départemental des Retraités et Personnes Agées des Yvelines (CODERPA 78) constitue un lieu de dialogue, d information et de concertation au sein duquel des représentants des retraités et des personnes âgées participent à l élaboration et suivent l application des mesures de toute nature les concernant, et ce en relation avec les professionnels et les principaux organismes chargés de mettre en œuvre ces actions au sein du département. Il constitue un lieu de réflexion et de propositions favorisant notamment la promotion et le partage d expériences innovantes. Les ressources du CODERPA 78 sont composées de subventions allouées annuellement par le Département et par tout organisme ou collectivité qui souhaite apporter sa contribution. La gestion des fonds a été confiée par l Assemblée Plénière du CODERPA 78 à une association, loi de 1901, dénommée «Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78». Le Département des Yvelines a passé, depuis 2005, trois conventions avec l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 afin d assurer la gestion financière de cette instance. Le Conseil général et le CODERPA 78 souhaitent poursuivre ce conventionnement. Article 1 : Objet de la convention La présente convention a pour objet de renouveler et de compléter les engagements respectifs du Département des Yvelines et de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, afin que le CODERPA 78 puisse remplir ses missions auprès des retraités, des personnes âgées et du Président du Conseil général, selon le règlement de fonctionnement annexé à la présente convention. Article 2 : Obligations respectives des parties 2.1 Le Département La participation du Département consiste en des moyens mis à disposition précisés dans le règlement de fonctionnement et l octroi d une subvention annuelle versée à l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, pour lui permettre de faire face aux charges de fonctionnement nécessaire à la réalisation de son objet, dont la promotion d actions innovantes en lien avec les Coordinations Gérontologiques Locales et les autres partenaires Le Département veille à assurer l information nécessaire à l ensemble du Comité par des réunions d échange programmées tous les trimestres. 2

4 2.2 L Association de Gestion des Fonds du CODERPA L Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 s engage à produire au Département le budget prévisionnel de l année N, le compte de résultat de l année N-1 et le bilan de l année N-1 courant du mois de janvier de l année N L Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 s engage, par ailleurs, à faire contrôler ses comptes par un Vérificateur aux comptes. Article 3 : Modalités de Financement La prévision budgétaire qui est nécessaire au fonctionnement du CODERPA 78, hors moyens mutualisés, s élève à annuels. 3.1 Pour l année 2014, au vu de la réserve de trésorerie de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, un montant de sera prélevé sur cette réserve par son Trésorier. Le Département s engage à verser une subvention de au titre de l année La subvention annuelle de fonctionnement pour 2014 est payable dès la signature de la présente convention sur demande du Président de l Association de Gestion des fonds du CODERPA Au titre des années 2015 et 2016, cette subvention annuelle de fonctionnement sera négociée au vu du budget prévisionnel de l année N, du compte de résultats de l année N-1, du bilan de l'année N-1, présentés dans le courant du mois de janvier de l année N par l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78. Elle sera calculée en fonction de la part prélevée sur la réserve de trésorerie de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 par son Trésorier pour l année N, en fonction des subventions accordées par tout organisme ou collectivité qui souhaiterait apporter sa contribution pour l année N. Cependant, la subvention du Conseil général ne pourra excéder un montant de annuel au titre de 2015 et Le règlement sera effectué sur demande de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78. Article 4 : Durée de la convention La présente convention entre en vigueur à compter du 1 er janvier Elle est conclue pour une durée de 3 ans, soit jusqu au 31 décembre Pendant cette période, des avenants pourront être conclus par les parties contractantes. 3

5 Des demandes de financement complémentaires pourront être présentées en fonction d actions spécifiques. Six mois avant le terme de la convention, les parties engageront des négociations, afin d arrêter les conditions dans lesquelles celle-ci sera renouvelée. Le renouvellement de la convention au-delà de cette période est conditionné à la présentation d une évaluation globale des actions menées. Article 5 : Dénonciation ou résiliation de la convention Chaque partenaire a la possibilité de dénoncer la présente convention. Il doit en informer l autre contractant, par lettre recommandée avec accusé de réception, trois mois avant chaque date anniversaire de la convention. La convention pourra être résiliée, à tout moment, par chacune des parties, en cas d'inexécution par l'un des contractants de ses obligations ou de modification substantielle des conditions de mise en œuvre de la présente convention. La partie qui demande la résiliation, doit en informer l autre contractant, par lettre recommandée avec accusé de réception, en motivant cette décision. A réception de ce courrier, l autre contractant a un délai d un mois pour apporter des éléments de réponse ou remédier à l inexécution de la convention. A défaut de réponse, passé ce délai, la convention prend fin. En cas de réponse jugée insatisfaisante, il appartient au contractant qui souhaite se désister de le notifier, en motivant sa décision, par lettre recommandée avec accusé de réception. La résiliation de la convention prend effet un mois après ce nouveau courrier. Fait à Versailles, en deux exemplaires originaux, le Le Président de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 Pour le Président du Conseil général des Yvelines, Par délégation, Monsieur Gérard DELACAVEFER Monsieur Olivier DELAPORTE 4

6 REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT DU COMITE DEPARTEMENTAL DES RETRAITES ET DES PERSONNES AGEES DES YVELINES Le présent règlement, établi en application de l article 57 de la loi n du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales (article L du Code de l action sociale et des familles), a été adopté par délibération du Conseil général des Yvelines dans sa séance du 29 novembre CHAPITRE I MISSIONS Article 1 - Statut et missions Le Comité Départemental des Retraités et des Personnes Agées des Yvelines (CODERPA 78) constitue un lieu de dialogue, d information et de réflexion au sein duquel des représentants des retraités et personnes âgées participent à l élaboration et à l application des mesures de toute nature les concernant, en concertation avec les professionnels et les principaux organismes chargés de mettre en œuvre les actions en leur faveur au sein du département. A cet égard, quatre missions principales sont dévolues au CODERPA : 1-1 Etre force de proposition Cette mission du CODERPA englobe le sanitaire et le social et lui permet de jouer un rôle d incitateur et de catalyseur des actions innovantes tout en aidant à une meilleure coordination des efforts produits par les divers acteurs du champ gérontologique. Dans ce cadre, le CODERPA est informé des objectifs, moyens, évaluations sur l ensemble des services et équipements pour retraités et personnes âgées du département. Le Département veille à assurer l information nécessaire à l ensemble du comité départemental et à répondre, dans les meilleurs délais possibles, à ses questions. 1-2 Mission de réflexion globale en matière gérontologique Il peut se saisir de toutes questions concernant les retraités et personnes âgées, procéder aux études et investigations nécessaires et formuler les propositions de toute nature qui lui paraissent opportunes. 1

7 1-3 Diffusion d informations Le comité assure la diffusion d informations auprès des retraités et personnes âgées, au niveau départemental, notamment par l intermédiaire de son bulletin périodique, de ses plaquettes, de sa page sur le site du Conseil général ou tout autre moyen qu il jugera utile. Le comité met en œuvre des supports matériels et de communication, et après relecture par le Président du Conseil général ou par son représentant, il fait figurer le logo du Département des Yvelines, ainsi que son propre logo qui représente le CODERPA 78. Il peut également organiser et participer à des réunions, rencontres, échanges, forums, etc. sur les questions relatives aux retraités et personnes âgées. Il peut être chargé de prendre l initiative d opérations ponctuelles, telles que des missions d assistance, l organisation de journées «portes ouvertes» dans le cadre de la semaine nationale des personnes âgées Le CODERPA élabore un rapport d activité annuel ainsi qu un bilan financier détaillé, fourni par l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78, qui est transmis au Président du Conseil général ou à son représentant. 1-4 Contribution aux actions en faveur des retraités et personnes âgées Le CODERPA établit des relations avec les principaux interlocuteurs du Département tels que les Centres Communaux d Action Sociale, associations, Agence Régionale de Santé Ile de France, hôpitaux, professionnels de santé libéraux, services de soins infirmiers à domicile, services d aide à domicile, établissements sanitaires et sociaux, Coordinations Gérontologiques Locales (CGL), caisses de retraite, CNRPA (Comité National des Retraités et Personnes Agées), CORERPA (Coordination Régionale des Retraités et Personnes Agées d Ile-de-France) En application des dispositions législatives et règlementaires, et le cas échéant, des décisions du Département qui le prévoiront, le Comité participe à diverses commissions et formule des avis dans le cadre des actions en faveur des retraités et personnes âgées. Il concourt ainsi à la définition d objectifs cohérents et partagés. Le Comité a participé, activement, aux groupes de travail de préparation du schéma troisième génération d organisation sociale et médico-sociale du Département des Yvelines , participe notamment à la commission des litiges relatifs à l Allocation Personnalisée d Autonomie, aux comités de pilotage des CGL (DA et comités de pilotage locaux), au comité de pilotage de la convention CNSA et depuis 2013, aux commissions de sélection d appel à projet en faveur des personnes âgées, CHAPITRE II COMPOSITION ET ORGANISATION Article 2 - Présidence Le CODERPA est présidé par le Président du Conseil général ou par son représentant. 2

8 La Vice-présidence est assurée par un membre élu par l assemblée plénière du CODERPA. En cas de vacance de poste, l assemblée plénière se réunit dans les meilleurs délais pour élire un nouveau Vice président, conformément aux règles habituelles. Article 3 - Composition Le CODERPA est composé de membres titulaires et de leurs suppléants répartis dans deux collèges et de personnes qualifiées. Premier collège : Représentants départementaux des principales associations et organisations de retraités et personnes âgées. Le 1 er collège est composé de titulaires et de leurs suppléants désignés par le Président du Conseil général sur proposition des principales associations et organisations de retraités et personnes âgées, reconnues les plus représentatives sur le plan national. Deuxième collège : Personnes représentant les collectivités locales et les principaux organismes qui, par leurs interventions et/ou leurs financements apportent une contribution à l action en faveur des retraités et personnes âgées, ainsi que des personnes en activité au sein des principales professions concernées par l action sanitaire et sociale. Le 2 ème collège est composé de titulaires et de leurs suppléants désignés par le Président du Conseil général sur proposition des principaux organismes œuvrant dans l action sanitaire et sociale en faveur des retraités et personnes âgées. Personnes qualifiées : Personnes qui, en raison de leur expérience professionnelle ou bénévole dans le domaine des retraités et personnes âgées, sont susceptibles d apporter une contribution concrète aux travaux du comité. Les Personnes qualifiées sont également désignées par le Président du Conseil général. L Assemblée départementale des Yvelines fixe la composition du nouveau CODERPA par un arrêté de nomination signé par le Président du Conseil général ou par son représentant. Article 4 - Durée du mandat Le mandat des membres titulaires et suppléants du comité est de trois ans. Il expire lors de chaque renouvellement de l Assemblée départementale. Il prend également fin pour le membre du comité qui perd la qualité au titre de laquelle il a été désigné. Lorsqu un membre cesse d appartenir au comité, il est pourvu à son remplacement dans les meilleurs délais. Dans ce cas, les fonctions du nouveau membre prennent fin à la date à laquelle auraient cessé celles du membre qu il a remplacé. Article 5 - Bureau du CODERPA A chaque renouvellement du CODERPA, l Assemblée plénière procède à l élection des membres d un Bureau au sein duquel doivent siéger des personnes appartenant à chacun des collèges et aux personnes qualifiées. La présidence du Bureau est assurée par le Vice-président du CODERPA. 3

9 Le bureau est composé de 8 membres : 2 membres de droit : le Vice-président du CODERPA et le Président de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78 ; 3 membres du 1 er collège, volontaires et élus en Assemblée plénière ; 3 membres du 2 ème collège ou personnes qualifiées, volontaires et élus en Assemblée plénière. Les membres du Bureau sont élus parmi les membres du comité, à la majorité des voix des membres présents en Assemblée plénière. Les membres du Bureau sont élus à titre personnel, ils ne peuvent être remplacés de leur propre chef, leur droit de vote est personnel et ne peut être délégué. Le mandat de membre du Bureau est de même durée et obéit aux mêmes règles que celles qui sont fixées pour les membres du comité. En cas d absence prolongée d un des membres du Bureau (de 3 mois) et sans motif valable, il sera procédé à son remplacement. Pour assurer l ensemble des missions énoncées à l article 1, le Bureau peut faire appel en tant que de besoin, à des experts ou consultants pour des missions ponctuelles bien identifiées. CHAPITRE III FONCTIONNEMENT Article 6 - Missions et fonctionnement du Bureau Le Bureau : - assure la gestion courante des dossiers - propose une date d Assemblée plénière et son ordre du jour au Président du Conseil général ou à son représentant - valide les délégations de représentation du CODERPA - arrête les objectifs de travail proposés par les commissions - coordonne l animation et l action des commissions - coordonne les actions initialisées avec les CGL - veille au respect du règlement de fonctionnement. Il assure le suivi et l exploitation de l information intéressant les retraités et personnes âgées, la production du rapport annuel d activité, le suivi de la situation financière établie par l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78. La fréquence des réunions est fixée par le Vice-président du CODERPA en fonction des nécessités. Il se réunit au minimum une fois par trimestre (sauf en juillet - août) et, notamment avant toute Assemblée plénière. La réunion du Bureau s effectue sur convocation du Vice-président ou à la demande d un tiers au moins des membres du comité. En cas d absence du Vice-président, le Bureau désigne un président de séance parmi les autres membres du Bureau. Chaque réunion fait l objet d un compte-rendu adressé à tous les membres titulaires du Bureau. Il est adopté lors de la séance suivante. 4

10 Le Vice-président peut inviter, à la demande du Bureau, à une séance, un expert qui développera un sujet, choisi auparavant par le Bureau, concernant l action en faveur des retraités et personnes âgées. Article 7 - Assemblée plénière Le CODERPA, membres titulaires et suppléants, se réunit en Assemblée plénière au minimum deux fois par an, sur convocation du Président du Conseil général ou de son représentant ou à la demande d un tiers au moins de ses membres. La date et l ordre du jour sont arrêtés par le Président du Conseil général ou par son représentant sur proposition du Bureau. Les convocations et l ordre du jour sont adressés aux membres du comité au moins trois semaines avant la date de la réunion, conformément à la loi en vigueur. Sauf urgence, les éventuelles questions ou sujets à présenter ou à soumettre à l ordre du jour devront parvenir au CODERPA avant la date de la réunion de l Assemblée plénière. En début de mandat du CODERPA, l Assemblée plénière procède à l élection du Vice-président et des membres du bureau à bulletin secret dans une urne réservée à cet effet. Le droit de vote est personnel à chaque membre titulaire du CODERPA, mais en cas d empêchement il peut déléguer son vote à son suppléant sous réserve d en avoir informé le Bureau. L Assemblée plénière délibère suivant l ordre du jour, statue sur toutes les questions qui lui sont soumises et ses délibérations sont prises à la majorité des suffrages exprimés par les membres présents. Elle approuve le rapport d activité annuel du CODERPA. Elle approuve le bilan annuel et le budget prévisionnel de l année suivante de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78. Chaque Assemblée plénière fait l objet d un compte rendu adressé à tous les membres du comité. Le compte rendu est adopté à la réunion suivante. Article 8 - Commissions La présidence de chaque commission est confiée à un membre du Bureau. Les commissions sont constituées d un noyau fixe (au moins un représentant de chaque collège) avec recours à des personnes ressources en fonction des thèmes abordés : Information et communication Vie quotidienne Séniors dans la Cité De nouvelles commissions peuvent être créées selon les nécessités. 5

11 Les commissions sont habilitées à faire toutes propositions, la décision d application restant de la compétence du Bureau. Elles sont ouvertes aux personnes intéressées en ayant fait la demande au bureau du CODERPA. Elles travaillent en collaboration avec les commissions du Comité National des Retraités et des Personnes Agées (CNRPA), de la Coordination Régionale des Retraités et des Personnes Agées (CORERPA) d Ile-de-France et autres CODERPA d Ile de France selon les modalités définies en Assemblée plénière. Chaque commission détermine un thème, définit son plan de travail en début d année, lors de la première réunion du Bureau. A la fin de son étude, le président de la commission présente le projet finalisé au Bureau du CODERPA qui le transmet à la Direction de l Autonomie. L aboutissement de cette action est présenté en Assemblée plénière. Article 9 - Moyens de fonctionnement 9-1 Moyens financiers La dotation globale de fonctionnement, atténuée par la mutualisation des moyens mis à disposition, est assurée par le Conseil général dans le cadre d une convention signée entre le Département des Yvelines et l Association de Gestion des Fonds du CODERPA Secrétariat Le secrétariat administratif du comité est assuré par le Département (Direction de l Autonomie) qui met à sa disposition 50 % d un Equivalent Temps Plein et prend à sa charge la totalité du salaire et des charges y afférents. En tant que de besoin, le secrétariat administratif du CODERPA peut avoir recours à l appui des services administratifs de la Direction de l Autonomie, notamment pour les envois en nombre des bulletins, des plaquettes ou tout autre document rédigé, édité et diffusé par le CODERPA ainsi que pour les invitations aux réunions d information organisées à l attention des retraités et personnes âgées du département par le CODERPA en lien avec les CGL. 9-3 Moyens logistiques Le Département met à la disposition du comité des moyens logistiques mutualisés : - Un bureau, siège du CODERPA et de l association de gestion des fonds du CODERPA 78, mis à disposition gracieusement, domaine La Bruyère, 3 rue Saint Charles à Versailles, l électricité, le chauffage ainsi que le ménage de ce local - Le mobilier de bureau - Une salle de réunion (pour les tenues des Bureaux, des Commissions, des Assemblées plénières) 6

12 - L assurance de ces locaux, ainsi que le gardiennage - Les fournitures de bureau et informatique - La documentation (Actualités Sociales Hebdomadaires, etc.) - L affranchissement du courrier au terme du contrat qui lie le CODERPA à La Poste et à la société FRAMA France - Le ramassage du courrier et sa distribution par le service courrier du Département - La mise à disposition du photocopieur de la Direction de l Autonomie - L édition des supports d information par le service de la reprographie - L attribution d une ligne téléphonique fixe et d une ligne pour un télécopieur - La mise en réseau intranet du micro-ordinateur pour l accès intranet, internet et courriel - La mise à jour de la page CODERPA interné sur le site du Conseil général des Yvelines - L aide de la direction informatique du Département en cas de panne, virus, etc. - L autorisation permanente pour une place de parking au nom du CODERPA pour un membre du bureau sur le site La Bruyère - La réservation de places de parking lors des réunions du CODERPA - Un inventaire du matériel et du mobilier du CODERPA est consultable au siège de l association de gestion des fonds du CODERPA Remboursements des frais Les membres du CODERPA assument leur mandat à titre bénévole, mais ils peuvent être remboursés de leurs frais de déplacement à l occasion des missions qui leur sont confiées. Les remboursements sont effectués par le Trésorier de l Association de Gestion des Fonds du CODERPA 78. Les bases et les conditions de remboursement sont celles applicables à la Fonction Publique. 9-5 Temps de bénévolat Les membres du CODERPA sont invités à établir un relevé mensuel ou trimestriel du temps de bénévolat effectué pour le CODERPA. 7