V. Microsoft Excel 2007

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1 V. Microsoft Excel Démarrer avec Excel : Découvrir l interface Microsoft Excel 2007 : Barre de titre : affiche le nom de votre classeur (un fichier ou un document Excel est nommé classeur). 2- Zone nom : affiche le nom de la cellule active (sélectionnée) 3- Barre de formule 4- Les flèches de défilements d onglet de feuilles de calcul. 5- Onglets des feuilles de calcul. 6- Les colonnes étiquetées. 7- Les lignes numérotées. 8- Les cellules ou la zone de travail : une cellule est l intersection entre une ligne et une colonne. Elle est identifiée par la combinaison de la lettre de sa colonne et du numéro de sa ligne. la cellule d Excel est vide par défaut, elle peut recevoir des valeurs numériques ou alphabétique ou même une formule ou des objets (images, vidéos, sons), une cellule peut porter jusqu à caractères. 9- La cellule active 1

2 Personnaliser la barre d outils : Cliquez sur la petite flèche déroulante de la barre d outils Accès rapide puis sur la commande que vous voulez l utiliser rapidement. Ajouter la commande Impression rapide Si vous ne trouvez pas la commande dans cette liste, cliquez sur Autres commandes, une boîte de dialogue de toutes les commandes Excel s affiche. Ajoutez à la barre d outils la commande Aperçu avant l impression, la commande Logique et la commande Somme. Construisez la table des notes suivante : Gestion de cellules : Sélection de cellules Une seule cellule : un seul clic sur la cellule voulue. Plusieurs cellules : faites glisser la souris le bouton gauche enfoncé. Vous pouvez également utiliser les touches CTRL et Shift. - Cliquez sur la cellule B2 puis faites glisser la souris jusqu à la cellule E9 en maintenant le 2

3 bouton gauche enfoncé. Ou également cliquez sur la cellule B2 puis sur la cellule E9 tout en gardant la touche Shift enfoncée. Sélection de lignes : Pour sélectionner une seule ligne cliquez sur son numéro correspondant dans la barre de gauche. Pour sélectionner plusieurs lignes collées les unes aux autres : faites glisser la souris dans la barre de gauche, le bouton gauche enfoncé. - Sélectionner les lignes : 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. Si les lignes concernées sont allongées sur plusieurs pages sélectionnez la première ligne puis sélectionnez la dernière ligne la touche Shift enfoncée. - Sélectionner les 20 premières lignes. Si pour sélectionner des lignes séparées : sélectionnez chaque ligne, maintenez la touche CTRL enfoncée pendant la sélection. - Sélectionner les lignes suivantes : 1, 2, 5, 3, 7, 8, 19. Sélection de colonnes : de la même façon, mais cliquez sur les lettres dans la barre d en-tête. - Sélectionnez les colonnes A, C, D, E, F et H. - Sélectionnez les colonnes A, AO A l aide de la Zone nom : - Sélectionner la cellule Z5 - Sélectionnez la matrice P2:G11 - Puis la matrice AA :AH Ou à l aide la boîte de dialogue «Sélectionner les cellules» située dans le groupe Edition, onglet Accueil. - Remplissez quelques cellules puis sélectionnez toute les cellules vides. 3

4 Effacer son contenu : Sélectionnez la(es) cellule(s) que vous souhaitez effacer, puis appuyez sur la touche Suppr ou la touche Supprimer une cellule : Sélectionnez la cellule, clic-droit, dans le menu contextuel cliquez sur la commande Supprimer, la boîte de dialogue Supprimer apparait, après la suppression de cellules quatre scénarios sont possibles : 1. Décaler les cellules vers la gauche : remplacer les cellules supprimées par celles qui sont à gauche. 2. Décaler les cellules vers le haut : les cellules supprimées vont être remplacées par celles qui sont en dessous 3. Supprimer la ligne entière avec un décalage vers le haut. 4. Supprimer la colonne entière avec un décalage vers la gauche. Insérer une ligne : Cliquer-Droit dans la barre numéroté de gauche sur le numéro de la ligne où vous voulez ajouter une nouvelle ligne, dans le menu contextuel cliquer sur Insertion - Insérez un nouvel étudiant : Etudiant A entre la 6 eme et la 7 eme ligne Insérer une colonne : de la même façon mais en utilisant la barre d en-tête. - Insérer une nouvelle colonne pour un nouveau module nommé «Excel Avancé» entre le 4 eme et le 5 eme module dans votre table. - Insérez une nouvelle colonne : Date de naissance. - Insérer une autre colonne pour la matricule. Fusionner les cellules : Sélectionnez les cellules concernées puis sous l onglet Accueil, groupe Alignement cliquez sur la flèche déroulante puis sur Fusionner et center. - Fusionnez les cellules B2 :K2, puis tapez dans la cellule «EFTG» - Annulez la fusion de la cellule K2. 4

5 Gestion de feuilles Sélectionner plusieurs feuilles : Cliquez sur l onglet de la première feuille, puis appuyez puis cliquer sur les onglets des autres feuilles que vous souhaitez sélectionner la touche CTRL enfoncée. Si vous ne voyez pas un onglet d une feuille utiliser les boutons défilement. - Sélectionnez la feuille 1 et la feuille 3 puis changez leur couleur. Insérer une nouvelle feuille : Cliquer sur le bouton se situe à droite des feuilles ou plus rapidement appuyez sur le raccourci clavier : MAJ+F11 Ou via un Insérer. Clique-droit sur une feuille puis cliquez sur - Insérez une nouvelle feuille nommée : Les Absences Supprimer une feuille : Clique-droit de la souris sur la feuille que vous souhaitez supprimer, un menu contextuel apparait, cliquer sur Supprimer. - Supprimez la feuille : Feuil3 Renommer une feuille : Clique-droit de la souris sur la feuille souhaitée, puis dans le menu contextuel sélectionnez la commande Renommer - Renommer la feuille Feuil1 >> Les notes. Déplacer dans une feuille de calcul : 3 méthodes sont possibles 1- Via la Zone nom 2- Via la boîte de dialogue «Atteindre» située dans le menu du bouton Rechercher et sélectionner, groupe Edition, onglet Accueil. 3- Ou via les raccourcis clavier : 5

6 Les flèches de direction : une cellule vers la droite, la gauche, haut ou vers le bas Tab : Une cellule vers la droite Shift+Tab : Une cellule vers la gauche Entrée : Une cellule Vers le bas Ctrl+ Orig(Home) : Retour à la cellule A1 Ctrl+fin(End) : vers la dernière cellule de votre tableau Pg.Suiv( ) : Un écran vers le bas Pg.Préc ( ) : Un écran vers le haut Alt + Pg.Suiv : Un écran vers la droite Alt + Pg.Préc : Un écran vers la gauche Ctrl + Pg.Suiv : Vers la feuille de calcul suivante Ctrl + Pg.Préc : Vers la feuille de calcul précédente Personnaliser la barre d état : Cliquez du bouton droit de la souris sur la barre d état, puis cliquez sur les options que vous voulez ajouter. 2- Mise en forme d une feuille : Mettez en forme votre table des notes à l aide de : - Les groupes : Police et Alignement de l onglet Accueil - La boîte de dialogue Format de cellule. 6

7 2-2 Mettre en forme le mode d affichage des données : Créez la facture ci-dessous. - Sélectionnez la plage E6 :E13. Sous l onglet Accueil, groupe Nombre, cliquez sur le bouton Compatibilité. Vous remarquez que les chiffres sont suivis d un signe monétaire - Sélectionnez la plage G6 :G13 toujours dans le groupe Nombre, cliquez sur la petite flèche déroulante, dans la liste qui s affiche sélectionnez Monétaire. - Sélectionnez la plage F6 :F13 (la plage de Taux TVA) puis dans la liste déroulante située dans le groupe Nombre, onglet Accueil : cliquez sur Pourcentage - Sélectionnez la plage G6 :G13 (Prix unitaire HT), sous l onglet Accueil groupe Presse-papiers, effectuez un 7

8 double clic sur le bouton Reproduire la mise en forme, puis sélectionnez la plage H6 :H13 et la plage I6 :I17 Pour plus d options de mise en forme, employez la boîte de dialogue Format de cellule du groupe Nombre, ou effectuez un clic-droit de la souris sur une cellule ou la plage que vous souhaitez mettre en forme et dans la liste qui apparaît sélectionnez Format de cellule. 2-3 Effacer la mise en forme : Sélectionnez la ou les cellules, lignes, colonnes que vous voulez nettoyer. Ouvrez la feuille de la facture (Voir la page 7) puis sélectionnez la plage B5 :I17 Sous l onglet Accueil dans le groupe Edition cliquez sur la flèche déroulante Effacer et dans la liste qui apparaît sélectionnez Effacer les formats. 2-4 Les Styles - Ouvrez la feuille de la facture (Voir page 7). - Sélectionner les plages E6 :E13, G6 :G13, H6 :H13. - Sou l onglet Accueil, groupe Style, cliquez sur le bouton Style de cellules. Une galerie de style s affiche Si vous déplacez placer le pointure de votre souris sur les différentes options, la plage sélectionnée reflète l effet de cette sélection. - Sous la catégorie Format de nombre cliquez sur Monétaire ou Monétaire [0] Le style Monétaire affiche les nombres avec des espaces entre les milliers, et des chiffres après la virgule, le tout est suivi d un symbole monétaire. Le style Monétaire [0] n affiche pas les chiffres après la virgule. - Sélectionnez la plage 8

9 F6 :F13 (Taux TVA) cliquez à nouveau sur le bouton Style de cellules, puis dans la partie Format de nombre cliquez sur Pourcentage - Sélectionnez la plage H6 :H13 (TVA), dans le groupe Nombre de l onglet Accueil cliquez sur Ajouter une décimale. - Sélectionnez la page B5 :I5, cliquez sur le bouton Style de cellules, puis dans la partie Styles de cellules avec thème, cliquez sur orange foncé Accent6. - A l aide de la touche CTRL effectuez une sélection multiple des plages : B6 :I6, B8 :I8, B10:I10, B12 :I12. cliquez sur le bouton Style de cellules puis sélectionnez la couleur Orange 20%-Accent6 - Sélectionnez les plages : B7:I7, B9 :I9, B11:I11, B13:I13. Cliquez dans la galerie de Style de cellules le style 40%-Accent6 2-5 Style personnalisé Cliquez dans le groupe Style de l onglet Accueil sur le bouton Style de cellules, en bas de la galerie qui apparaît cliquez sur Nouveau style de cellules - Dans la boîte de dialogue Style ci-contre, Saisissez le nom du nouveau style : Monnaie DZ - Vérifiez que toutes les case dans la section le style inclut (par exemple) sont cochées - En suite cliquez sur le bouton Format La boîte de dialogue Format de cellule s affiche. 9

10 - Dans la liste de gauche sélectionnez Comptabilité Et dans la liste déroulante de Symbole, choisissez د.ج. Arabe(Algérie) - Toujours dans la boîte de dialogue Format de cellule, cliquez sur l onglet Police et apportez les modifications souhaitées. - Cliquez sur l onglet Remplissage puis sélectionnez la couleur bleu clair. - Cliquez ensuite sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Style, puis à nouveau sur Ok pour valider et créer votre nouveau style. - Sélectionnez les plages E6 :E13, G6 :G13, H6 :H13, et I6 :17, Sous l onglet Accueil, groupe Style cliquez sur Style de cellules puis dans la partie haute de la galerie qui s affiche cliquer sur Monnaie DZ. 2-6 Mise en forme conditionnelle - Ouvrez la feuille La table des notes (voir page 7). - Effacez la mise en forme de la table - Sélectionnez la plage du premier module (Module 1) - Sous l onglet Accueil, groupe Style, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle Dans la liste qui s affiche pointez la souris sur Règles de mise en surbrillance des cellules, dans le menu secondaire sélectionnez la commande Inférieure à, la boîte de dialogue «Inferieur à» apparaît. Cliquez dans le champ de saisi, puis cliquez sur la cellule contenant la valeur du seuil du Module 1 Appuyez sur OK. Vous constatez que les notes inférieures au seuil sont mises en forme par un remplissage rouge clair avec texte rouge foncé - Sélectionnez a nouveau la plage du Module 1, Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, pointez la souris sur Règles de mise en surbrillance des cellules, dans le menu secondaire sélectionnez Supérieur à Dans la boîte de dialogue qui s affiche cliquez sur le champ de saisi, ensuite cliquez sur la cellule qui contient la moyenne du Module1. 10

11 Dans la liste déroulante choisissez la mise en forme : Remplissage vert avec texte vert foncé, Cliquez sur OK pour validez. Vous remarquez que l on peut combiner les Règles de la Mise en forme conditionnelle sur une même plage (cellule). - Sélectionnez la plage qui contient les noms des étudiants, dans le menu secondaire de Règles de mise en surbrillance des cellules cliquez sur Texte qui contient. Dans le champ de saisi de la boîte de dialogue qui s affiche, saisissez Etudiant 1, puis cliquez sur OK Tous les noms des étudiants contenant le texte «Etudiant 1» s affiche avec une mise en forme différente. - Sélectionnez la plage des notes du 2 eme module, Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style, onglet Accueil. Sélectionnez Règles de mise en surbrillance des cellules, dans le menu secondaire cliquez sur Valeurs en double, dans la boîte de dialogue choisissez un remplissage Jaune avec texte jaune foncé. Cliquez sur OK - Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, puis dans la liste sélectionnez la Règles des valeurs plus/moins élevées. Dans le menu secondaire cliquez sur 10 valeurs plus élevées. La boîte de dialogue 10 valeurs plus élevées apparaît, choisissez la valeur 5 avec un Remplissage vert avec texte vert foncé, Cliquez sur OK. - Sélectionnez la plage du Module 3. Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle puis sélectionnez Règles des valeurs plus/moins élevées, ensuite cliquez sur Valeurs inférieures à la moyenne. Dans la boîte de dialogue cliquez sur la flèche déroulante puis choisissez Format personnalisé. Dans la boîte de dialogue Format de cellule cliquez sur l onglet Remplissage et choisissez la couleur orange et dans la zone "Couleur :" de l onglet Police choisissez la couleur Rouge foncé. Cliquez sur OK, puis sur OK. 11

12 - Sélectionnez la plage du Module 4, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, pointez votre souris sur Nuance de couleur puis dans le menu secondaire cliquez sur le premier icone. La case contient la milleure note du Module 4 porte la couleur verte et la mauvaise note porte la couleur rouge, et les autres notes prennent des couleurs entre le vert et le rouge. - Sélectionnez la plage du Module 5, dans le groupe Style de l onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, pointez la souris sur Jeux d icône, dans le menu socondaire cliquez sur format 3 Symboles (avec cercle). 3- Les Formules : Une formule est une expression permet à Excel d effectuer automatiquement un calcul. 3-1 La saisie de formule Ouvrez un nouveau classeur Excel. - Sélectionnez la cellule C3 puis saisissez la formule : 10*5-6/3 - Sélectionnez une autre cellule et retapez la même formule mais cette fois la formule est précédée du caractère = Appuyez sur Entrée. Vous voyez que la cellule affiche 48 et non la formule. Cliquez une seule fois sur la cellule C3 vous voyez maintenant dans la barre de formule le contenu réel de la cellule C3. ***** Attention : Sous Excel une formule débute toujours par le caractère «=» - Tapez la formule: =a+1 la cellule affiche le message d erreur #NOM? - Saisissez la formule : =8/0 et vous aurez comme résultat : #DIV/0 Si la formule n est pas correcte, Excel affiche un message d erreur précédé du caractère # Quelques messages d erreur: Message d erreur #VALEUR signification Un type d argument inapproprié est utilisé. 12

13 #NOM? #DIV/0 #N/A #REF! #NOMBRE! Excel ne connais pas une saisie sous forme de texte/ Division par zéro. Un manque d un paramètre d une fonction ou d une formule. Une référence de cellule non valide. Une formule ou une fonction contient des valeurs non valides. 3-2 les Operateurs : Les opérateurs sont répartis en 3 catégorie : Arithmétiques, comparaison, les opérateurs de texte Operateurs arithmétiques : Operateur Quelques exemples de formule de calcule Résultat Dans C1 = 1+44 Addition + Dans A1 = 32+C1 = 8-3 Soustraction - =100- B1 = -1 Inversion - = - C1 = 6*3 multiplication * = 2* V2 =4/2 Division / =5/2 =C1/5 =2^4 Puissance ^ =C1^2 Autres Exemples =8/(4*2) =(8/4)*2 = (3^3)^2-(1-4/2)+VRAI Operateurs de comparaison : Operateur Quelques exemples de formule de calcule Résultat = 1=1 = 100=C1 Egalite = = "A"="B" = "Excel"="Word" = 1>=1 Supériorité >= = C1>=G8 = "A">="a" Supériorité Strict > = 6>1 = "A">"a" = (1=1)>C1 = "A">" " = "ABC">"abc" Infériorité <= = 11<=10 13

14 Infériorité Strict < Différence <> ="EFGH"<="DEFGH" = 1<9 =" "<"A" = 5<>5 = 2<>3 = (1<>1)<>(3<>3) ="WWW"<>"WWW" Operateur de Texte Operateur Quelques exemples de formule de calcule Résultat Concaténation & = 1&2 = 9,5 & " *" = D2 & F9 & A2 ="ESB"&" DSEB"&" 19" Les règles de priorité des opérateurs: Les opérateurs possèdent un ordre de priorité qui est évidemment respecté: l'évaluation de formule commence par l'opérateur le plus puissant. Si les opérateurs sont en même niveau, elle commence de la gauche à la droite. Vous pouvez changer l'ordre de priorité à l'aide de parenthèses. L'ordre de priorité des opérateurs est bien montré dans figure suivante: - = < > & + - : * Espace simple / ^ % - (ou l intersection) ( ) + <= >= <> Sans utiliser ni l Excel ni une calculatrice, quels sont les résultats possibles des formules suivantes? =5+2*10 ça donne soit 70 ou 25? =2*6/2*3+2*4 Voici comment Excel évalue une formule: Etape 0: = 5+2*10 Etape 1: = 5+2*10 Etape 2: = 5+20 Etape 3: =25 14

15 La deuxième formule : Etape 0: =2*6/2*3+2*4 Etape 1: =2*6/2*3+2*4 Etape 2: =12/2*3+2*4 Etape 3: =6*3+2*4 Etape 4: =18+2*4 Etape 5: =18+8 Etape 6: =26 4- les fonctions : Microsoft Excel propose plus de 400 fonctions (sous Excel 2010) intégrées permettant de réaliser des manipulations de données. Une fonction est caractérisée par son nom suivi de parenthèses qui renferment facultativement un ou plusieurs arguments séparés par des points-virgules, Exemple : SOMME(A1 ;A2 ;A3 ;B1 :D9) Insérer une fonction : - Ouvrez la table des notes de la page 6, sélectionnez la cellule M6; la première cellule de la colonne Moyenne. - Sous l onglet Formule, groupe Bibliothèque de fonctions cliquez sur le bouton Insérer une fonction - La boîte d Insérer une fonction s affiche. Plusieurs possibilités s offrent à vous : 1. Chercher une fonction en saisissant son nom ou seulement les premières lettres si vous ne connaissez pas le nom complet. 2. Cliquer sur Sélectionner une catégorie 3. Cliquer dans la zone Sélectionnez une fonction. 15

16 Dans notre cas nous voulons obtenir la moyenne de chaque étudiant donc dans la zone «Rechercher une fonction» saisissez le nom de la fonction Moyenne, vous constatez que toutes les fonctions de type moyenne sont affichées dans la zone «Sélectionnez une fonction :». Dans cette liste sélectionnez MOYENNE puis cliquez sur OK en bas de la boîte de dialogue. Une nouvelle boîte de dialogue Argument de la fonction apparaît, dans le champ Nombre 1 définissez la plage des notes du premier étudiant D6 :L6 Appuyez sur OK pour valider. Le résultat apparaît dans la cellule M6, en sélectionnant celle-ci, vous voyez que la formule trouver cette cellule. Saisir une fonction connue : Sélectionne la cellule M7, saisissez =M. Dès que vous avez saisi la lettre M la liste des fonctions qui débutent par cette lettre apparaît. Continuez la saisie du nom de la fonction ou sélectionnez-la. Dès que vous avez saisi la parenthèse ouvrante une infobulle apparaît affichant l intitulé de la fonction et la liste des arguments de celle-ci. Si l infobulle n apparait pas alors que vous avez saisi la parenthèse ouvrante, c est qu Excel n a pas connu la fonction. Il y a donc une très forte probabilité pour vous ayez fait une faute de frappe. Utiliser les bibliothèques: Sélectionnez la cellule M8, dans le groupe Bibliothèque de fonctions de l onglet Formules vous disposez de plusieurs bouton qui vous permettent d accéder aux fonctions classées par thèmes : Texte, Date et heure, Logique, Finance, Comptabilité Cliquez sur la flèche déroulante du bouton Somme automatique, et dans la liste qui apparaît cliquez sur l option Moyenne Sélectionnez la plage et validez la formule en appuyant sur ENTREE. 16

17 - En utilisant la fonction MAX mettez dans la cellule D4 la meilleure note du Module 1 - En utilisant la fonction MIN, écrivez la formule qui nous permet d obtenir la mauvaise note de chaque module :.. - Utilisez la fonction PETITE.VALEUR pour afficher la 3eme mauvaise moyenne - Ecrivez la formule qui retourne la 2eme meilleure moyenne La fonction SI (ou IF) : La fonction SI est une fonction logique qui permet de faire un choix entre deux hypothèses en fonction d une expression logique. Une expression logique peut prendre seulement deux valeurs VRAI ou FAUX. Les formules utilisant la fonction SI sont appelées formules conditionnelles. Elle permettent de rendre vos feuilles de calcul intelligentes et réactives. Syntaxe de la fonction SI : =SI(Test ; Expression si le teste est vari ; Expression si le test est faux) Test : est une expression logique Expression si le test est vrai et Expression si le test est Faux : sont des formules qui peuvent contenir des fonctions y compris des autres fonctions SI - Ouvrez la feuille du bulletin de la page 7 Insérez une nouvelle colonne nommée Résultat Selon le brème suivant utilisez la fonction SI pour la remplir: Ajourné(e) si la moyenne est inférieure à 10. Admis(e) sinon. - Construisez le tableau suivant : 17

18 - Ecrivez la formule qui affiche dans la colonne E le message «En progression» si la vente de 2011 est supérieure à celle de 2010 : Il est possible d améliorer le message en faisant en sorte que le message affiché indique le pourcentage de progression, pour cela on saisit la formule: (pourcentage de progression est calculé comme suit : (ventes 2011 ventes2010)/ vente 2010 * 100 ) : Construisez le tableau ci-contre - Dans cette table trie par ordre alphabétique compte six types différents de carte de crédit : CIB Card, Discoverer Card, JCB Card, Master Card, Visa card et Maestro Card. Ecrivez la formule qui retourne le nombre de types de carte dans une table trie : 18