Bienvenue à notre deuxième édition des Systèmes de réussite de l année!

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1 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Mot du directeur de la rédactio Bieveue à otre deuxième éditio des Systèmes de réussite de l aée! des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Nous avos vécu de passioats chagemets au cours du trimestre derier, et avos progressé das de ombreux projets tels que la poursuite de la mise e œuvre des SIRH auprès des services de soutie commuautaire (SSC) et des services commuautaires de saté metale et toxicomaie (SCSMT), le choix de Microsoft Dyamics GP pour la 2e phase du déploiemet du projet NPRSSSO/SGI des cetres de saté commuautaire, et l egagemet avec les CSC locaux pour défiir leur participatio au projet. Cette ouvelle éditio des Systèmes de réussite vous réserve ecore bie des surprises. Boe lecture! Le projet NPRSSSO/SGI des FSLD frachit des étapes importates Le projet NPRSSO/SGI des FSLD a frachi plusieurs étapes importates au cours des deriers mois... Tour d horizo de la table rode des SIRH Depuis le déploiemet de la solutio logicielle des systèmes d iformatio des ressources humaies (SIRH) à la fi de l aée Cotactez-ous Courriel: Systèmes d iformatio des ressources humaies (SIRH) des services commuautaires de saté metale et de toxicomaie (SCSMT) Systèmes d iformatio des ressources humaies (SIRH) des Services de soutie commuautaires (SSC) Systèmes d iformatio des ressources humaies (SIRH) des hôpitaux de sois cotius petits et complexes (HSPC) Normes de productio de rapports sur les services de sois de saté de l Otario (NPRSSO)/ des systèmes de gestio de l iformatio (SGI) des cetres de saté commuautaires (CSC) Normes de productio de rapports sur les services de sois de saté de l Otario (NPRSSO)/ des systèmes de gestio de l iformatio (SGI) des foyers de sois de logue durée (FSLD) site Web GISC A Publicatio of CCIM Busiess Systems Commuicatios

2 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Le projet NPRSSSO/SGI des FSLD frachit des étapes importates des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Le projet NPRSSO/SGI des FSLD a frachi plusieurs étapes importates au cours des deriers mois. E mai 2012, tous les foyers de sois de logue durée de l Otario ot achevé la mise e œuvre des NPRSSO auxquelles ils ot préalablemet été formés, tel que stipulé par l Etete de resposabilisatio e matière de services liés aux maisos de sois de logue durée (ERS- SLD). À la date limite du 31 mai, 610 foyers, soit 99,2 %, ot préseté leur balace des comptes pour le projet NPRSSO T4. Parmi ceux-ci, 600, soit 97,6 %, ot frachi cette étape avec succès. Mais surtout, tous les foyers sot parveus à préseter au mois ue balace de vérificatio depuis le démarrage du projet. Maiteat que les foyers ot préseté leurs balaces de vérificatio, ils ot accès aux doées NPRSSO/SGI à des fis de budgétisatio, d aalyse comparative et de prise de décisio. L équipe du projet poursuit so travail e appliquat la méthodologie de CCIM, et s apprête à termier la trasitio des NPRSSO vers la directio des doées du miistère de la Saté et des Sois de logue durée d ici décembre Tous les foyers ot été iformés de la date de fi du projet le 31 mars Le derier groupe de foyers ayat opté pour la solutio logicielle s efforce maiteat de termier la mise e œuvre de la solutio de relais ou de la solutio complète d ici le 1er octobre La solutio de relais permet à u foyer de préseter plus facilemet sa balace de vérificatio, tout e coservat so système actuel de plaificatio des ressources. La solutio complète est, quat à elle, icluse das Microsoft Dyamics GP et la suite SGI et le Residet Maagemet System de QHR Software Ic. 1 INFO 1 TOUS les foyers ot préseté avec succès au mois ue balace de vérificatio le démarrage du projet. 2 INFO 2 Au 31 mai, 610 foyers ot préseté leur balace de vérificatio pour le projet NPRSSO T4, et 600 ot frachi cette étape avec succès! 2

3 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Tour d horizo de la table rode des SIRH des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Depuis le déploiemet de la solutio logicielle des systèmes d iformatio des ressources humaies (SIRH) à la fi de l aée 2008, les services commuautaires de saté metale et toxicomaie (SCSMT) et de services de soutie commuautaires (SSC) ot réalisé de ombreux bééfices, qu ils ot partagés avec l équipe du projet SIRH et d autres orgaismes de sois de saté. Das le cadre du projet, la solutio logicielle SIRH Quadrat Workforce a été istallée das plus de 50 % des orgaismes SSC et SCSMT ciblés. L équipe du projet SIRH veille désormais à ce que tous les orgaismes ecore e cours de processus effectuet l istallatio d ici l autome Il y a quelques mois, le projet SIRH a orgaisé ue table rode virtuelle par télécoférece. Six participats issus d orgaismes SSC et SCSMT y ot évoqué les avatages apportés par la mise e œuvre de Quadrat Workforce. Les orgaismes des deux secteurs ot été ivitées à écouter cette télécoférece et à poser des questios. Ce forum iteractif est apparu comme u excellet moye d e appredre davatage sur la faço dot la solutio SIRH a simplifié le recueil et la commuicatio de doées, et d autres ombreux avatages de celle-ci. Participats à la table rode : Stacy Hahkala SCSMT de Fort Fraces (modératrice) Das le cadre du projet SIRH, la solutio Quadrat Workforce a été istallée das plus de 50 % des orgaismes SSC et SCSMT ciblés. Lisa Hodges Sharo Kaye Marlee Brazeau Judy George Agela Kor Services des lésios cérébrales du comté de Simcoe Projets de participatio de Kawartha Cetre de couselig de Mito SCSMT de Niagara Cetre de vie autoome de la régio de Waterloo 3

4 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Tour d horizo de la table rode des SIRH Suite Voici certais des poits forts de la discussio etre les participats à la table rode au sujet des multiples facettes de l istallatio du logiciel : Cela a permis de réduire d au mois deux jours par semaie le temps passé à géérer les fiches de paye et à calculer les rapports, u gai de temps cosidérable. Plus besoi de passer deux jours à faire ue fiche de paie, 20 miutes me suffiset désormais. C est aussi rapide et aussi facile que ça! C est vrai que j appréhedais u peu pas seulemet moi, mais aussi mo assistat fiacier à l idée de faire appel au cetre de soutie. Nous pesios qu il ous faudrait attedre ue éterité et que ous serios déçus, mais le soutie est assez rapide. L équipe SIRH a très bie su mettre e œuvre la formatio sur les rapports; ce est qu après avoir acquis u peu d expériece et observé quelques rapports e lige et ordiaires que vous recevez la formatio persoalisée à ce sujet. C est vraimet u momet eurêka : il réuit l esemble du système, vous compreez à quel poit il s adapte à vos propres besois et vous permet d extraire des iformatios spécifiques à l attetio des acteurs de fiacemet ou de gestio. Notre persoel e est echaté. Ils adoret le fait que ce soit etièremet automatisé. De fait, qu ils soiet au bureau ou o e chage rie : ils peuvet accéder à leur fiche de paie à tout momet. C est aussi u superbe avatage pour la gestio des ressources humaies : par exemple, les doées d absetéisme sot à portée de mai et des caledriers compliqués de 6 à 10 semaies et à la demade sot géérés comme modèle et exportés das Excel pour tous les itéressés. Gai de temps Formatio et soutie Pour les ageces dot le processus de paie était ecore mauel, la perspective des viremets automatiques et des fiches de paie électroiques, surtout pour les services à la clietèle devat déclarer chaque mois leurs travailleurs bééficiat de l idemité otariee de soutie aux persoes hadicapées, QHRet était comme u do du ciel. Après deux as passés à travailler avec Quadrat Workforce, je trouve sicèremet que ce logiciel et l assistace qui l accompage sot absolumet exceptioels. L accès à distace est idéal pour ous. Au début, je e étais vraimet pas certai. Je aimais pas trop l idée que le logiciel et mes doées allaiet pas être stockés das mo orgaisme. J ai mis du temps à m y habituer. Mais cela sigifie que si je travaille hors du bureau, je peux me coecter à distace et accéder aux iformatios dot j ai besoi. Nos superviseurs e dispoibilité appréciet égalemet cette foctioalité, car ils peuvet accéder à tout momet aux iformatios de plaificatio. RH et relatios avec les employés Processus mauels réduits Accès à tout momet et e tous lieux 4 des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Après deux as passés à travailler avec Quadrat Workforce, je trouve sicèremet que le logiciel et l assistace qui l accompage sot exceptioels.

5 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Selo l ACSO, le projet OHRS/MIS des CSC représete ue avacée cosidérable pour les CSC Rodey Burs, Chief Iformatio Officer of the Associatio of Otario Health Cetres (AOHC) E choisissat Microsoft Dyamics GP pour aider les cetres de saté commuautaire (CSC) à gérer le recueil et la commuicatio de leurs doées fiacières et statistiques selo les ormes de productio de rapport sur les services de saté de l Otario (OHRS), CCIM a lacé la phase 2 du projet des ormes de productio de rapport sur les services de saté de l Otario/systèmes de gestio de l iformatio des cetres de saté commuautaire (OHRS/MIS des CSC). Le projet a pour objectif de motrer aux CSC commet la solutio MIS de Microsoft Dyamics GP peut répodre à l esemble de leurs besois commerciaux, aux exigeces de commuicatio des OHRS et à l amélioratio de la qualité à travers l aalyse comparative. Ce projet offre aux CSC participats la possibilité de réaliser des progrès cosidérables, a déclaré Rodey Burs, directeur de l iformatique au sei de l Associatio des cetres de saté de l Otario (ACSO). La solutio MIS s adapte égalemet à la stratégie de gestio de l iformatio de l ACSO, qui compred otammet les iitiatives suivates : aligemet sur la télésaté, dossier médical électroique (DME), visualiseur du profil pharmaceutique (VPP), rapports et aalyses o opératioels (RANO) et iitiatives commuautaires (outil IC). L ACSO est la voix des orgaismes de sois de saté primaires gérés par la commuauté e Otario. L associatio regroupe 73 cetres de saté commuautaire, 10 cetres autochtoes de services de saté, 15 équipes de saté familiale commuautaire et 4 cliiques dirigés par du persoel ifirmier praticie. des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des L utilisatio d u produit aussi solide que Microsoft Dyamics GP garatira au secteur ue meilleure gestio des doées fiacières, aisi que l adoptio de pratiques exemplaires. Toujours selo Burs, la solutio MIS de la stratégie de gestio de l iformatio de l ACSO a pour objectif de remplacer les solutios logicielles e vete libre, d améliorer la capacité de partage des doées 5

6 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Selo l ACSO, le projet OHRS/MIS des CSC représete ue avacée cosidérable pour les CSC Suite et modèles, d ecourager la collaboratio et, pour fiir, d améliorer l état de saté des cliets de l associatio. «La plupart de os cetres membres utiliset u produit grad public qui, cotrairemet à ue solutio stadard, e permet pas aux professioels de la fiace de l esemble du secteur de travailler esemble. L utilisatio d u produit aussi solide que Microsoft Dyamics GP garatira au secteur ue meilleure gestio des doées fiacières, aisi que l adoptio de pratiques exemplaires.» des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des La ormalisatio et le partage des doées sot essetiels pour promouvoir la sécurité du cliet et fourir des résultats positifs, souliget-il. «Nous sommes egagés das la productio d iformatios. Nous offros des sois de saté, mais e tat qu etreprise ou istitutio, c est l iformatio qui costitue otre élémet vital.» Avec la stratégie GI de l ACSO, les CSC sot de plus e plus à la poite de la techologie. «Nous sommes désormais sur u pied d égalité avec les hôpitaux et les autres fourisseurs de sois de saté e ce qui a trait au travail avec des acteurs tels que le Miistère de la Saté et des Sois de logue durée. Grâce à cette ifrastructure, ous pouvos maiteat défiir ou ifluecer des orietatios, e ous positioat aussi bie du côté de la politique de saté que du côté de l aalyse opératioelle.» Pour les CSC, la phase 2 du projet : Fourit u système efficace et fiable qui automatise la créatio de doées fiacières et statistiques coformes aux OHRS, et améliore l efficacité au travail e réduisat le travail mauel et le chevauchemet des tâches, et e limitat les erreurs; Fourit la licece, la maiteace et l assistace logicielles pour les activités liées à la mise e œuvre tout au log du cycle du projet; Ecourage le développemet et la mise e œuvre de processus cohérets de recueil, d eregistremet et de commuicatio des doées au sei de tous les CSC; Respecte les exigeces de sécurité et de cofidetialité; Iclut ue formatio et ue assistace logicielles e aglais et e fraçais, dispesat aisi les mêmes services à tous les CSC. Pour e savoir plus sur le projet de CCIM, veuillez cotacter l équipe du projet à Ce projet offre aux CSC participats la possibilité de réaliser des progrès cosidérables, a déclaré Rodey Burs, directeur de l iformatique au sei de l Associatio des cetres de saté de l Otario (ACSO). 6

7 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Solutio NPRSSSO/SGI des CSC : testée et approuvée Tady McHugh, Director of Fiace ad Systems at Commuity Care City of Kawartha Lakes D après Tady McHugh, directeur des fiaces et des systèmes à Commuity Care City de Kawartha Lakes, les cetres de saté commuautaire (CSC) qui rejoiget le projet des ormes de productio de rapports sur les services de saté commuautaires de l Otario et des systèmes de gestio de l iformatio des CSC (NPRSSSO/SGI des CSC) peuvet gager du temps, simplifier leurs processus d élaboratio de rapports et être sur la même logueur d ode qu u secteur. Cet orgaisme offre de ombreux services visat à promouvoir la saté à tous les âges, aisi que l idépedace des persoes âgées et des cliets aux besois spéciaux. Plus de 120 employés et 700 béévoles travaillet depuis ciq sites différets, et 40 poits d accès sot répartis partout das la ville de Kawartha Lakes. Il s agit d u orgaisme de saté et de soutie commuautaire multisectoriel (à la fois u orgaisme de services de soutie commuautaire et u cetre de saté commuautaire), ce qui augmete la complexité de ses besois e matière de productio de rapports. E avril 2011, Commuity Care City de Kawartha Lakes a mis e œuvre le système Microsoft Dyamics GP e collaboratio avec le projet SGI des services de soutie commuautaire. L équipe des Systèmes de réussite a recotré Mme McHugh pour discuter des avatages dot peuvet bééficier les CSC grâce à l istallatio du logiciel et des leços que so orgaisme e a tirées jusqu à préset. Décrivez-ous le système que vous utilisiez avat l istallatio de Microsoft Dyamics GP et dites-ous commet cette solutio vous a permis de répodre plus facilemet à vos besois e matière de productio de rapports. TM : Ue grade part des sommaires et des aalyses était réalisée mauellemet. Le système que ous utilisios était pas coçu pour répodre aux exigeces e matière de rapports apparues au cours des derières aées. À mesure que ous ajoutios diverses sectios à otre orgaisme, il deveait extrêmemet difficile de produire des rapports pour chaque secteur et cetre foctioel et de répodre à toutes os exigeces de rapports. des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Microsoft Dyamics GP facilite os tâches de productio de rapports e orgaisat tous les comptesredus fiaciers et statistiques des différets programmes et secteurs de faço cohérete, selo les NPRSSSO. 7

8 BULLETIN DES SYSTEMES D AFFAIRES DE LA GISC 2 e uméro 2012 Solutio NPRSSSO/SGI des CSC : testée et approuvée Suite Microsoft Dyamics GP facilite os tâches de productio de rapports e orgaisat tous les comptes-redus fiaciers et statistiques des différets programmes et secteurs de faço cohérete, selo les NPRSSSO. Sa précisio et sa puissace de calcul permettet égalemet l aalyse et la productio de rapports selo par programme, gestioaire, source de subvetio ou selo toute autre optique souhaitée. Avez-vous réalisé des gais de temps e utilisat la solutio SGI? Grâce à Microsoft Dyamics GP, la préparatio du derier bila provisoire trimestriel a pris qu eviro u jour et demi, ceci icluat le temps passé après pour valider l iformatio ous état retourée. Auparavat, ous passios ue semaie à covertir les doées das u format accessible, evoyer le rapport et attedre qu il ous soit retouré. Cela représete u gai de temps cosidérable. Pourriez-vous partager avec ous certaies des leços tirées lors du processus de mise e œuvre? Ue plaificatio adéquate costitue la clé de la réussite. Le pla comptable doit être coçu das l optique des doées qu il doit produire. Das otre cas, ous sommes partis de zéro et avos idetifié les secteurs écessitat des rapports, e dessous les cetres foctioels, et efi les comptes apparteat à chaque rubrique. Quels sot les avatages pricipaux de l utilisatio de Microsoft Dyamics GP? Si les réglages sot faits correctemet, la productio de rapports avec Microsoft FRx est utile, car elle me permet de faire des prévisios. La foctioalité liée au budget est égalemet utile, car elle permet d exporter le bila provisoire vers Excel. Je peux esuite utiliser ces documets Excel comme base de discussio pour illustrer aux gestioaires os ouvelles doées auelles aisi que mes otes pour expliquer leur source. De plus, mes rapports mesuels sot produits automatiquemet selo les resposabilités de gestio; ils peuvet être utilisés par l équipe de la haute directio et du Bureau pour évaluer les progrès et détermier les actios à predre pour atteidre les objectifs fixés. Pourquoi pesez-vous que d autres CSC devraiet evisager l istallatio de Microsoft Dyamics GP? Je crois que l esemble du secteur devrait foctioer à l uisso. Cela ous permettrait de ous aider mutuellemet et ous accorderait ue voix collective plus importate quat à l aveir. C est ue faço de permettre aux CSC de toute la provice de partager les avatages de l itégratio, d améliorer leur efficacité et de s aider les us les autres. Pour de plus amples reseigemets sur le projet RNSSO/SIG des CSC, veuillez cotacter le cetre de soutie du CSC à l adresse suivate : des FSLD frachit des étapes importates 3 Tour d horizo de la table rode des SIRH 5 Selo l ACSO, le projet représete ue avacée cosidérable pour les CSC 7 Solutio NPRSSSO/SGI des Ce projet offre aux CSC participats la possibilité de réaliser des progrès cosidérables, a déclaré Rodey Burs, directeur de l iformatique au sei de l Associatio des cetres de saté de l Otario (ACSO). 8

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